T6企业管理软件 基础档案年结准备.docx

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T6企业管理软件基础档案年结准备

基础档案年结准备

（1）对于准备删除的各类档案信息（包括科目的辅 助核算），应保证其相应的余额为0。

（2）对于期末有余额的各类档案信息（包括科目的辅助核算） ，可以在结转年度数据后在期初余额进行调整，或做凭证进行调整。

（3）对于年度数据按明细结转的单位，应保证无相应的发生数据。

（4）建完新年度账，结转上年数据之前可以做新年度的凭证， 但是不要记账。

（5）在建立完新的年度账后，不要急于对新年度账中的基础档案进行增删改（包括客户档案、供应商档案、会计科目、存货档案等），等彻底进行完年度结转后，再到新年度账中对需要调整的基础档案相关信息进行调整。

若一定要修改，请务必保持新旧年度的同步!

否则会造成后续的“年度结转”时出现错误提示（一般会出现类似insert失败的提示），或年度结转后数据出现错误，或直接提示结转失败。

最后一定要提醒的是请务必做好用户数据的备份。

即使用户设置了自动备份，但也请在年结前手工备份，以确保年结的数据是用户最新最终的数据。

一、会计科目部分年结

年结前注意事项：

1.已经使用的会计科目，要修改辅助核算，建议年度结转以后在2011年度中修改。

否则修改起来非常麻烦且工作量很大。

2.如果2011年的年度账已经建立好，请不要在2010年度中增加、删除会计科目或者修改会计科目的辅助核算了，如果一定要修改，需要同步修改新年度中的科目或删除年度账后重新建立。

3.在年结过程中会计科目结转后系统会生成科目结转报告，上面显示结转成功或失败的科目数。

如果结果列显示Y表示结转成功，显示N表示结转失败。

建议打印出这个结转报告以便日后查询。

（建好年度账后人为修改基础科目，导致总账系统结转时出现的问题）

年结后注意事项：

1.在2011年度账中可以直接在新年度中修改科目的属性，或者增加删除科目，但注意有余额的科目删除或修改后期初余额要重新录入，务必保持期初试算平衡!

2．如果要修改的科目已经使用，要修改科目的属性，例:

修改科目的辅助核算，一定要取消以前月份记账，然后把该科目的凭证和期初余额删除，再修改，否则可能会导致对账不平。

3.增加明细科目时系统自动将上级科目余额转到第一个增加的下级科目中。

如果有多个下级科目，请手工调整科目余额。

增加科目时，如果系统提示功能暂不能执行或次操作员无权限，请将所有站点的总站系统退出，然后用工具清除所有任务，重新增加即可。

4．删除科目的时候，需要先删除该科目的凭证、期初余额、转账定义、常用科目、常用凭证指定为现金流量科目等。

5．如果删除科目的时候提示已经在常用科目或常用凭证中使用，不能删除，需要在填制凭证中增加凭证，然后点开科目参照的界面，从常用科目中把该科目删除。

然后才能删除该科目档案。

如果在常用科目中看不到该科目，可以尝试更换其他操作员登陆，然后按刚才的步骤删除常用科目，因为常用科目的设置是按照操作员来保存的，当前操作员看不到其他操作员设定的常用科目。

6.如果删除科目的时候提示已经在常用凭证中使用，不能删除。

需要在填制凭证中点击F4调用常用凭证，然后将其删除。

7．如果删除科目的时候提示已经在转账定义中设置，不能删除，需要在总账系统的期末，转账定义中的找到该科目的相关记录，如果是在自定义转账中设置，可以直接删除该自定义转账的凭证，如果是在期间损益中设置，可以把该科目对应的本年利润科目编码删除。

然后就可以删除该科目档案了。

8．如果删除科目的时候提示已经在多栏账定义中使用，不能删除，需要在科目账下的多栏账中把该科目设置的多栏账删除，然后才能删除该科目档案。

9．如果删除科目的时候提示已经在银行账中使用，则需要在出纳菜单下的银行对账期初中把该科目的未达账项全部删除，然后才能删除该科目档案。

10．基础档案中编码保存后不能修改，会计科目编码使用后不能,没有使用科目的编码可以修改。

11．如有个别科目实在无法删除，是由于后台有该科目期初余额为0的记录，建议将此科目封存。

设置－》基础档案－》财务－》会计科目－》双击打开此会计科目后勾选“封存”选项，这样填制凭证时该科目就不能使用了。

12.删除科目后请务必保证期初数据的试算平衡！

13．已经封存的科目会结转到下年，但是不能使用科目作凭证。

二、存货档案

年结前注意事项：

1.存货档案中关键信息，基本页签下的存货编码、计量单位组、主计量单位在存货使用后不可修改。

存货未使用，计量单位组信息可修改。

2.成本页签下，按照存货核算，计价方式在存货核算期初记账前可以修改。

其他随时可修改.如果按照存货核算，存货核算模块期初记账后，该存货的计价方式不可修改，原因是该存货在存货核算有期初数据。

3.存货档案使用后，控制页签下批次、保质期、出库跟踪入库属性在存货档案使用后不能修改。

出库跟踪入库属性、批次管理属性，如果存货已经使用，不能增加这些属性；如果存货之前有该类属性，但是还有未完成业务，不能取消该属性。

因为在取消时，可以取消。

但是取消后，无法再加该类属性。

4.存货档案已经被单据或者对照表、销售价格列表引用后，不能删除；必须将全部对照表、单据、价格列表中该存货相关数据全部删除后，才能在基础档案中删除该存货档案。

删除存货档案提示：

现存量表已经使用过，可以整理现存量后再进行删除操作。

5.存货结构性自由项被单据引用后，不可删除和修改。

年结后注意事项：

1.如果新建年度账之后在上年增加存货档案，并做单据。

有可能会出现结转失败的提示。

此时要手工在2011年度账中把2010年度新增加的存货档案在2010年度手工增加，然后再进行结转。

总之请务必保证新旧年度基础档案一致。

2.年结后要修改存货档案信息，必须要求相应的余额为0以及没有作任何相关单据的引用。

3.存货档案中的主计量单位需要修改，要保证该主计量单位没有被存货使用。

4.存货核算方式按照存货核算时如果要修改存货档案的计价方式，有期初的要在存货档案期初记账前才可以修改。

5.年结前没有采用批次和保质期和出库跟踪入库管理年结后要启用,存货期初余额中和期初业务单据中没有该存货的业务记录;年结前若采用了此核算年结后若不想启用,可以在存货档案中去掉。

6.存货的计价方式按照仓库核算时，年结后仓库的计价方式要进行修改，请确认存货期初余额不要记账且期初单据未涉及到该仓库（期初单据如期初发货单等）

6．存货核算方式按照仓库核算时,年结后要启用货位管理的,仓库要启用货位管理,建立货位档案且年结后的期初数据中要录入货位。

7．存货属性关系到可以在何种单据中使用,例:

外购属性:

可在采购模块的单据中使用。

8．年度结转后，存货档案可以进行修改，但存货编码不能修改；如果无期初余额，计量单位、供需政策、计价方式等信息也可修改；库存和存货的期初记账后，上述信息不能修改。

9．年结后，对于无期初、未被其他基础设置，单据引用的存货档案可以删除。

三．其他基础档案

1．部门档案

A．已经使用，不可删除；系统会提示不能删除原因，一般为被其他系统引用。

B．部门编码不能修改。

C．部门已经使用，不能增加下级部门,如果需要增加,先将部门内包含的人员或有部门核算的科目余额清空。

D．年结后要删除部门，请确认采用部门辅助核算的科目该部门余额为0而且往来单位信息中没有引用此部门。

2．人员档案

A．如果被引用，则不能删除,系统会提示不能删除原因信息。

B．人员档案中选择的部门为末级部门时，在薪资模块中批增时才可直接选择增加，否则薪资部门为空。

C．人员档案中的部门可以修改，软件会自动在总账明细账中进行更新。

D．要删除人员档案，请确认采用个人辅助核算的科目该部门余额为0而且往来单位信息中没有引用此人员档案。

3.．供应商分类

A．被基础档案引用后不能删除，账套建立时，供应商，客户，存货分类，可在系统管理中修改账套参数，选择无分类，原先档案会自动归到无分类类别中。

4．供应商档案

A．使用过，不可删除，删除会有提示。

如果未曾使用过，年结前后均可删除（但请注意基础资料的一致性）

B．年度结转后，除编码、发展日期、信用页下系统自动维护项目不能手工修改外，其他均可修改。

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（建好年度账后人为修改供应商档案，两个年度不一致，导致结转时出现的问题）

5．客户分类

A．被基础档案引用后不能删除。

B．账套建立时，供应商，客户，存货分类，可在系统管理中修改账套参数，选择无分

类，原先档案会自动归到无分类类别中。

6．客户联系人档案

可随时修改删除，即使被客户档案参照过后也可删除；删除后客户档案中联系人自动清空。

7．客户档案

A．使用过，不可删除，删除会有提示。

如果未曾使用过，年结前后均可删除（但请注意基础资料的一致性）

B．年度结转后，除编码、发展日期、信用页下系统自动维护项目不能手工修改外，其他均可修改。

（建好年度账后人为修改客户档案，两个年度不同步，导致结转时出现的问题）

8．存货分类

A．已经被基础档案引用，不能删除，只能修改名称。

B．被存货档案引用的分类，不能再增加下级分类，系统有提示。

C．未直接被存货档案引用的级次可以增加下级存货分类编码。

D．账套建立时，供应商，客户，存货分类，可在系统管理中修改账套参数，选择无分类，原先档案会自动归到无分类类别中。

9．计量单位

A．被存货档案引用的单位不能删除。

B．无换算率单位，能修改单位名称。

C．固定换算率，若组下计量单位未被存货档案或者单据中引用过，可以修改与主计量单位的换算关系。

否则不能修改换算率。

D．浮动换算率，换算率可以随时修改。

10．结算方式

A．如果被引用，则不能删除，系统会提示不能删除原因信息。

B．是否票据管理属性可修改；结算方式名称可修改。

11.不合格品处理方式，不合格品处理原因

A．如果被引用，则不能删除，系统会提示不能删除原因信息。

12．付款条件

A．如果被引用，则不能删除，系统会提示不能删除原因信息。

B．信用天数等信息可以进行修改。

13．仓库档案

A．如果被引用，则不能删除，系统会提示不能删除原因信息。

B．上年记入成本为‘是’，本年不能修改；上年使用过货位，是否货位管理不能修改；计价方式在存货期初记账之前可以修改。

C．仓库档案使用过不能修改其计价方式。

D．仓库默认为不进行货位管理。

如果该仓库已使用，由货位管理改为非货位管理，系统将货位结存表中该仓库的所有信息删除；由非货位管理改为货位管理后，要在货位期初数中输入该仓库各存货各货位的结存情况。