10文件与档案管理制度.doc

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文件与档案管理制度

1.目的

为了对公司文件进行有效管理，规范编制、批准、发放、使用及归档流程，以确保其有效性和适用性，特制定本规定。

2.适用范围

本制度所指“文件”指与生产销售、技术质量、安全环境、行政管理及其它各项工作相关的各类管理制度、技术文件、操作规程、外来文件等用于规范各项工作的文字材料。

3.职责

3.1办公室负责红头文件等公文的管理；

3.2办公室负责职业健康安全和环境管理体系文件的管理；

3.3办公室档案室负责对职业健康安全和环境管理体系文件的归档管理；

3.4保障部负责质量管理体系文件的管理。

4.工作程序及要求

4.1文件起草：

各部门在起草文件之前，应充分了解起草该文件的目的及所需注意事项，并收集相关法律法规，确保文件地合规性。

4.2文件审批：

经办人员负责草拟文件，经部门负责人初审后，公司分管领导批准，必要时由总经理审批；必要时可召集相关部门、单位对文件进行会审，经办部门根据会审意见修订后，经分管领导审核，必要时，总经理审批后方可下发。

具体要求如下：

a）技术类文件报技术部审核，公司主管技术领导批准；

b）质量类文件报保障部审核，公司主管质量领导批准；

c）生产管理类报公司主管生产领导批准；

d）设备类报设备部审核，公司主管设备的领导批准；

e）职业健康安全和环境类的文件报办公室审核，公司主管安全的领导批准；

f）其他类文件有本部门审核，总经理批准。

4.3文件发布：

公司红头文件的发布由办公室按照公司发文流程执行；管理体系发文有保障部按照《文件控制程序》发布文件，下发时要迅速、及时，并做好下发记录；对于作废文件，应及时收回、销毁，并做好文件回收记录；有限定发放范围的文件，要注意做好相关的保密工作。

4.4文件编号

4.4.1对于各类下发的文件，须统一按照《文件控制程序》要求编制文件编号，文件编号位于文头与界栏线上。

编号Q/BDHSE01~xx-20xx为安全、环境类规章制度二级文件编号

编号Q/BDQM01~xx-20xx为质量类规章制度二级文件编号

编号Q/BDOP02.xx-20xx为岗位/设备安全操作规程编号

编号Q/BDOP03.xx-20xx为应急救援和响应文件编号

其余体系文件编号要求按照《文件控制程序》要求执行。

4.4.2外来文件的编号和版本号采用该文件原来的编号和版本号。

4.5文件的日常管理

4.5.1各部门文件应有序的存放，编制部门文件清单，以便于存取和查阅。

4.5.2部门内员工、作业现场等共同使用的文件不得个人保管或锁入抽屉内，应确保相关人员随时翻阅和使用。

4.5.3不得在文件上乱涂乱画，不准私自外传和复印，确保文件的清晰、整洁和完好。

4.6文件评审：

文件应定期或不定期进行评估，以确定文件的适宜性、充分性和有效性。

4.6.1定期评估：

每年年初，各部门应结合最新法规、标准、公司经营状况等因素，对相关文件的有效性、正确性和充分性进行评估，并决定相关其修订与否。

4.6.2不定期评估：

公司各部门如发现文件标准的有效性、正确性、充分性有缺失时，可提议召集会议进行评估。

4.7文件的归档管理

4.7.1档案移交：

公司各部门在办公室档案人员的配合指导下按照要求，在每年下发的《各部门预立卷归档范围》时间内，将上一年应归档的文件材料经整理、预立卷后，填写“档案材料移交清单”，于每一年度的5月底前向公司办公室档案员移交。

4.7.2归档文书立卷要求：

a）归档的文件材料应为原件，因故无原件的可归具有凭证作用的文件材料，但要加以说明。

b）立卷的文件材料必须齐全、完整，正确反映业务活动的真实情况。

c）组卷必须按照文件材料的自然形成规律，保持其历史联系。

5文件的修订与保存

5.1修订文件，按照程序文件《文件控制程序》进行修订。

5.2文件保存期限根据每份文件限期要求保存。

6附件

6.1公司公文（发文）流转程序

6.2文件（档案）目录清单