U8总账UFO报表操作手册.doc
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U8总账UFO报表
操作手册
手册名称：
总帐、报表操作手册
适用部门：
财务部门
编写人员：
版本号
1.0
编写日期
2003年5月20日
对口支持
业务
财务部门
会计主管
业务问题、操作问题
财务部门
主管会计
业务问题、操作问题
财务部门
出纳
业务问题
技术
财务部
白晓宇
软件问题、错误提示
8010083-202
计算机
网络、硬件、系统故障
8010083-108
目录
1、 部门岗位：
2
2、 岗位职责：
2
3、 日常业务处理流程：
2
4、 日常业务操作：
2
5、 月未业务操作：
2
6、 UFO报表编制：
2
1、部门岗位：
财务部门工作岗位职责：
Ø进行日常财务核算工作。
Ø进行各费用报销处理；
Ø进行企业日常经营活动的会计反映与核算；
Ø进行相相关部门进行上报各种经营性报表，为决策层提供及时准确的会计信息。
2、岗位职责：
出纳：
出纳对涉及现金、银行存款的凭证签字确认、录入对账单、定期与银行对账。
主管会计：
录入会计凭证、打印会计凭证和科目汇总表与原始单据粘贴、装订成册、打印帐簿保存。
记账：
记帐（取消记帐）、转帐生成、对帐、结帐（取消结帐）。
报表人员：
在UFO报表系统中录入关键字、设置取数公式、生成报表、打印报表进行上报。
财务经理：
审核会计凭证、审核财务报表。
3、日常业务处理流程：
4、日常业务操作：
²日常工作描述：
1．主管会计录入凭证（制单）。
2．出纳对涉及现金、银行存款科目的凭证签字确认，进行支票登记簿的录入。
3．财务经理审核记帐凭证。
4．记帐人员对审核后的凭证记帐。
²初始设置
n会计科目设置（编码4-2-2-2-2-2）
单击“设置”下“会计科目”，系统进入“会计科目”界面：
l如果增加科目：
单击[增加]，在输入窗口中录入或选择相应内容，单击[确认],单击[关闭];
l如果删除科目：
选中要删除的科目，单击[删除]，点击“确认”；
l如果修改科目：
选中要修改的科目，单击[修改]或双击该科目，点击[修改]修改相应内容，点击[确定];
l指定科目：
单击[编辑]菜单下[指定科目]→单击选择核算现金，银行总帐，现金流量的科目→点击“>”选入→单击[确认]
备注
l科目编码及名称必须唯一；
l在增加或修改科目时，若该科目需要设置为辅助核算的科目，则必须在对应辅助核算的复选框打上“√”标记；
l指定的现金流量科目供UFO出现金流量表时取数函数使用。
n外币及汇率定义
单击“设置”下“外币及汇率”，单击[增加]→在录入窗口中录入币符和币名并选择折算方式，→单击[确认]à在汇率一览表中，输入该币种的相应汇率à单击“退出”
备注：
此处仅供用户录入固定汇率与浮动汇率，并不决定在制单时使用固定汇率还是浮动汇率，在【选项】中的【汇率方式】的设置决定制单使用固定汇率还是浮动汇率。
n录入期初余额
单击“设置”下“期初余额”，系统进入“期初余额”界面：
l将光标移到需要输入数据的余额栏，直接输入数据即可。
l如果是年中启用，还可以录入年初至建账月份的借、贷方累计发生额。
l录完所有余额后，用鼠标单击〖试算〗按钮，可查看期初余额试算平衡表，检查余额是否平衡，也可单击〖对账〗按钮，检查总账、明细账、辅助账的期初余额是否一致
备注：
l无论往来核算在总账还是在应收应付系统，有往来辅助核算的科目都要按明细录入数据。
l〖清零〗：
当科目的下级科目的期初数据互相抵消使本科目的期初余额为零时，清除此科目的所有科目的期初数据。
存在已记账凭证时此按钮置灰。
l则只要录入末级科目的期初余额及累借、累贷，年初余额将自动计算出来。
l如果某科目为数量、外币核算，可以录入期初数量、外币余额。
但必须先录入本币余额，再录入外币余额
l若期初余额有外币、数量余额，则必须有本币余额。
l在录入辅助核算期初余额之前，必须先设置各辅助核算目录。
n设置凭证类别
单击“设置”下“凭证类别”→单击“记帐凭证”或其它需要的凭证类别→单击“确定”→单击[退出]。
n设置结算方式
单击[设置]→选择[结算方式]→单击[增加]，输入“结算方式编码”和“结算方式名称”，若启用票据管理，单击该项打上“√”标记；单击[确认]，单击[退出]。
备注
l结算方式编码：
用以标识某结算方式。
用户必须按照结算方式编码级次的先后顺序来进行录入，录入值必须唯一。
结算方式编码可以数字0—9或字符A—Z表示，但编码中&、“、;、-以及空格禁止使用。
l结算方式名称：
用户根据企业的实际情况，必须录入所用结算方式的名称，录入值必须唯一。
结算方式名称最多可写6个汉字（或12个字符）
n录入部门档案（编码1-2-2-2）
单击“设置”菜单下“编码档案”à单击选择“部门档案”à单击“增加”，录入部门编码及部门名称，à单击“保存”，录入下一部门档案à录完后单击“退出”。
n录入职员档案
单击“设置”菜单下“编码档案”à单击选择“职员档案”à单击“增加”，录入职员编码及姓名及所属部门à按回车键直至转入下一行à单击“退出”。
备注
l职员编号：
必须录入，必须唯一。
l职员名称：
必须录入，可以重复。
l部门名称：
输入该职员所属的部门。
您只能选定末级部门。
l职员属性：
填写职员是属于采购员、库房管理人员还是销售人员等人员属性。
l信用信息：
包括信用额度、信用等级、信用天数，指该职员对客户的信用权限，可以为空。
如果要在"销售管理系统—信用控制"中选择"业务员信用控制"，建议在这里输入职员信用权限。
n录入客户档案（编码1-2-2-2-2）
单击“设置”菜单下“编码档案”à单击选择“客户档案”à单击“增加”，录入系统提供的四个页签内容，录入完后单击“保存”à单击“退出”。
备注：
其中客户编码，客户简称，所属分类码必须输入。
n录入供应商档案（编码2-2-2-2）
单击“设置”菜单下“编码档案”à单击选择“供应商档案”à单击“增加”，录入系统提供的四个页签内容，录入完后单击“保存”à单击“退出”。
备注：
其中供应商编码，供应商简称，所属分类码必须输入
n录入项目目录
单击[编码档案]下[项目目录]
建立项目档案的操作流程如图：
备注：
l核算科目：
在总账系统【会计科目】功能中设置项目辅助核算，如对产成品、生产成本、商品采购、库存商品、在建工程、科研课题、科研成本等科目设置项目核算的辅助账类。
l项目分类定义：
为了便于统计，可对同一项目大类下的项目进行进一步划分，这就需要进行项目分类的定义。
l项目结构：
一个项目除了项目名称外，有时还应加一些其他备注说明，比如课题核算除了课题名以外，还有如课题性质、课题承担单位、课题负责人等备注说明，这些备注说明均可以设置为项目栏目。
l项目目录：
列出所选项目大类下的所有项目
n银行对帐期初录入
l单击[银行对帐]下[银行对帐期初]à选择“银行存款”科目，单击[确定]，在启用日期窗口中录入启用日期，在单位日记帐和银行对帐单的“调整前余额”栏录入企业最后一次对帐的调整前余额；
l单击“方向”可调整对帐单的余额方向；
l若有期初末达项还应录入单位日记帐和银行对帐单的期初末达项；
备注:
l第一次使用银行对帐功能前，系统要求录入日记帐及对账单未达账项，在开始使用银行对账之后不再使用；
l在录入完单位日记帐，银行对账单期初未达帐项后，请不要随意调整启用日期，尤其是向前调，这样可能会造成启用日期后的期初数不能再参与对帐；
²日常财务工作：
n增加凭证
单击[填制凭证]à单击[增加]à录入凭证分录à录完凭证，单击[保存]à单击[退出]。
凭证表头部分的录入
备注:
l凭证类别为初始设置时已定义的凭证类别代码或名称。
l采用自动编号时，计算机自动按月按类别连续进行编号
l采用序时控制时，凭证日期应大于等于启用日期，不能超过业务日期。
l凭证一旦保存，其凭证类别，凭证编号不能修改。
输入凭证正文部分
备注:
l摘要可以相同，但不能为空，按回车，系统将摘要自动复制到下一分录行
l会计科目通过科目编码或科目助记码输入。
l科目编码必须是未级的科目编码。
l金额不能为零，红字以“-”号表示。
l在金额处按空格键，系统将自动调整当前分录的金额方向。
l在金额处按“=”，系统将根据借贷方差额自动计算此笔分录的金额。
l录入涉及数量核算的分录时，录入“数量”、“单价”系统自动计算出“金额”放在借方，可用空格调整方向；
u辅助核算信息
l如果科目设置了辅助核算属性，还要输入辅助信息，如部门、个人、项目、客户、供应商、数量、自定义项等。
备注：
l在录入凭证过程中新增加的部门、个人、单位、项目可通过参照窗增加录入；具体操作：
单击辅助信息[参照]→单击[编辑]→单击[增加]→单击[退出]
n修改凭证
单击[上张]、[下张]选中要修改的凭证，直接修改；修改辅助信息可双击对应的辅助项调出相应窗口修改。
备注：
l未经审核的错误凭证可通过【填制凭证】制单功能直接修改
l已审核算的凭证应先取消审核后，再通过证制单功能进行修改。
l若您在【选项】中设置了"制单序时"的选项，那么，您在修改制单日期时，不能在上一编号凭证的制单日期之前。
1月份制的凭证不能将制单日期改为2月份的日期。
l若在【选项】中设置了"不允许修改、作废他人填制的凭证"，则不能修改他人填制的凭证。
l外部系统传过来的凭证不能在总账系统中进行修改，只能在生成该凭证的系统中进行修改。
n冲销凭证
单击[上张]、[下张]选中要作废/恢复的凭证，单击[制单]菜单下[作废/恢复]。
冲销凭证可以采用【制单】菜单下的冲销凭证命令制作红字冲销凭证。
备注：
制作红字冲销凭证将错误凭证冲销后，需要再编制正确的蓝字凭证进行补充，通过红字冲销法增加的凭证，应视同正常凭证进行保存。
n删除凭证
单击[上张]、[下张]选中要作废/恢复的凭证，单击[制单]菜单下[作废/恢复]。
单击[制单]菜单下[整理凭证]à选择整理凭证期间à单击“确定”→选择要删除的凭证→单击“确定”。
备注：
l如果遇到有非法的凭证需要作废时，则可以使用作废/恢复功能，将这些凭证进行作废。
l如果作废凭证不想保留时，可以通过整理凭证功能，将其彻底删除，并对未记账凭证重新编号。
l只能对未记帐的凭证作凭证整理。
l已记帐凭证作凭证整理，应先恢复本月月初的记帐前状态，再作凭证整理。
l若本月有凭证已记账，那么，本月最后一张已记账凭证之前的凭证将不能作凭证整理，只能对其后面的未记账凭证作凭证整理。
若想对已记账凭证作凭证整理，请先到"恢复记账前状态"功能中恢复本月月初的记账前状态，再作凭证整理。
n会计凭证审核
更换操作员：
在企业门户中单击菜单[重注册]，屏幕显示“系统登录”，选取帐套后单击[确认]；在“操作员”窗口选择有审核权限的操作员单击[确认]；
审核：
单击[审核凭证]下的[审核凭证]à设置要进行审核的凭证条件，点击“确认”à选择要审核的凭证，点击“确定”à点击单击“审核”或[审核]菜单下的［成批审核凭证］；
取消审核：
如上进入审核凭证窗口，点击单击“取消”或[审核]菜单下的［成批取消审核］；
标识错误：
如上进入审核凭证窗口，可单击[标错]，系统在该凭证上标识为有错，便于制单人进行修改；
审核完毕，单击[退出]。
备注：
l制单人与审核人不能是同一人；审核前必须更换操作员（重新注册）；
l凭证一经审核便不能修改和删除，若要修改删除可先取消审核；
l取消复核只能由复核人自已进行。
n会计凭证记帐
在”凭证”菜单中单击[记帐]→单击“记帐范围”输入要记帐的凭证范围（格式如：
1-20或1,3,5,7-10）→单击[下一步]，核对记帐报告无误后，单击[下一步]，单击[记帐]，系统即开始记帐，记帐完毕退回总帐系统画面。
备注
l第一次记账时，若期初余额试算不平衡，系统将不允许记账。
l上月不记帐，本月不能记帐。
l未审核凭证不能记帐。
l作废凭证不需要审核可直接记帐。
5、月未业务操作：
²月未工作描述：
1）银行出纳录入对账单,与银行对账。
2）记帐人员进行转帐定义，执行转帐生成。
（如果涉及现金，银行存款科目，凭证也须出纳签字）。
3）财务经理审核转帐生成的凭证。
4）记帐人员对审核后的凭证记帐。
5）凭证全部记帐完毕后，记帐人员执行对帐。
6）对帐平衡、显示正确后，制表人在UFO报表系统内编制报表，打印报表，送交财务经理审核。
7）打印会计凭证和科目汇总表与原始单据粘贴、装订成册，打印帐簿保存。
8）数据备份后进行结帐。
（其他各系统必须先结帐）
²月未财务工作：
n银行对帐工作：
录入银行对帐单：
单击[出纳]à[银行对帐]à[银行对帐单]à选择银行科目à单击[增加]à录入银行对帐单内容à录完后单击“保存”à单击[退出]；
录入银行对帐：
单击[出纳]à[银行对帐]à选择银行对帐科目，进入对帐界面
§单击[对帐]，屏幕显示“对帐条件”对话框；逐级选取对帐条件，录入截止日期，单击[确定]，系统即开始自动勾对，并打上勾对标记“○”；
§对那些应勾对而未勾对上的帐项，可在两清区域双击，系统标注为“√”；
§单击[检查]，检查结果平衡，单击[退出]；
余额调节表查询：
把光标移到要打印余额表的科目上，单击[查看]或双击，屏幕显示银行存款余额调节表，并可打印输出。
对帐结果查询：
单击[银行对帐]下的[查询对帐勾对情况]à单击科目下拉框à单击选择科目à单击[确定]à单击“单位日记帐”或“银行对帐单”标签，屏幕显示各自的对帐结果à查询完后，单击[退出]；
核销已达帐：
单击[核销银行帐]选项，选取要核销的银行帐户，单击[确认]，系统即自动核销；
n取消记帐
1.单击系统主菜单【期末】下的【对帐】，按下键，将决定是否显示/隐藏菜单中的【恢复记账前状态】功能
2.恢复记帐前状态有两种方式：
（1）恢复最近一次记帐前状态；
（2）恢复到月初未记帐前状态。
具体操作：
若该功能被隐藏，可如1操作调出，单击[凭证]菜单下[恢复记帐前状态]à选择恢复方式à点击“确认’’
备注
已结帐月份的数据不能取消记账
n科目汇总
1.输入汇总条件后，点击〖汇总〗按钮，屏幕显示科目汇总表。
2.当光标在科目汇总表的某一科目行上时，按〖详细〗按钮，则显示对方明细科目汇总表。
3.按〖级次〗按钮，可指定汇总的级次。
n自动转帐设置
Ø自定义转帐：
1、公式说明：
§期初余额：
QC（”科目编码”,会计期间,代码）；
§期末余额：
QM（”科目编码”,会计期间,代码）；
§发生额：
FS（”科目编码”,会计期间,”方向”,代码）；
§取对方科目计算结果：
JG（）；
§常数
2、具体操作：
单击[自动转帐]→单击[自定义转帐设置]参照窗→单击[增加]图标→录入相关内容→定义完凭证后，要点击“保存”，单击[增加]定义下张转帐凭证，定义完后单击[退出]。
备注
编制自动转帐公式时，若涉及到项目核算的要分项目进行结转，编制自动转帐凭证时可编制多张凭证。
Ø转帐生成：
1.具体操作：
单击[自动转帐]→双击选中要执行转帐生成的转帐目录→点击“确认”→点击[上张]或[下张]并点击“保存”或[编辑]菜单下的[成批保存]保存生成的凭证→点击[退出]；
2.凭证生成后→更换操作员→复核→记帐。
n对帐
1.单击系统主菜单【期末】下的【对账】，显示待对账界面。
2.选择要对账的会计期间和对账内容，选择总账与哪些辅助账进行核对。
3.确定，单击〖对账〗按钮，系统开始自动对账。
在对账过程中，按〖对账〗按钮可停止对账。
4.若对账结果为账账相符，则对账月份的对账结果处显示"正确"；若对账结果为账账不符，则对账月份的对账结果处显示"错误"，按〖错误〗可查看引起账账不符的原因。
5.按〖试算〗按钮，可以对各科目类别余额进行试算平衡，显示试算平衡表。
n结帐
1.单击系统主菜单【期末】下的【结账】进入此功能，屏幕显示结账向导一──选择结账月份。
点击要结账月份。
2.选择结账月份后单击〖下一步〗，屏幕显示结账向导二──核对账簿。
3.按〖对账〗按钮，系统对要结账的月份进行账账核对，在对账过程中，可按〖停止〗按钮中止对账，对账完成后，单击〖下一步〗，屏幕显示结账向导三──月度工作报告。
若需打印，则单击〖打印月度工作报告〗即可打印。
4.查看工作报告后，单击〖下一步〗，屏幕显示结账向导四──完成结账。
按〖结账〗按钮，若符合结账要求，系统将进行结账，否则不予结账。
n取消结帐
在结账向导一中，选择要取消结账的月份上，按[Ctrl+Shift+F6]键即可进行反结账。
备注
l上月未结账，则本月不能记账，但可以填制、复核凭证。
l如月还有未记账凭证时，则本月不能结账。
l已结账月份不能再填制凭证。
l结账只能由有结账权的人进行。
l若总账与明细账对账不符，则不能结账。
l反结账操作只能由账套主管执行。
n帐簿查询及打印：
l单击菜单[帐表]下各项内容查询
l查询时按需要设定相应条件，即可得到查询结果；
l多栏帐查询时要先定义多栏帐格式，再查询；操作如下：
单击菜单[帐表]à单击[科目帐]à单击[多栏帐查询]→单击[增加]图标→设置多栏帐格式→点击[确认]→双击定义好的多栏帐查询；
l现金和银行存款日记帐必须到[出纳]中查询；
l涉及辅助核算的科目可在相应的辅助核算中查询；设置为客户往来或供应商往来的科目，必须到应收或应付系统中查询；
l系统提供通过总帐联查明细帐以及通过明细帐联查凭证的功能
6、UFO报表编制：
n制作UFO报表的基本流程：
启动UFO->建立报表->设计报表的格式->定义各类公式->报表数据处理->打印报表
Ø基本概念
lUFO的两种基本状态:
（1）、格式设计状态：
主要是为报表设置固定内容。
（2）、数据处理状态：
主要是为报表进行数据处理。
（3）、格式状态和数据状态的切换，单击左下角的“格式”或“数据”开关进行。
l单元：
由行和列构成的最小单位，用《列号》+《行号》来表示，如A3。
l组合单元：
由相邻的两个或两个以上单元组成的矩形。
l区域：
由一个或多个单元组成的矩形，用[起始单元名]：
[结束单元名]来描述，如C5：
D20
l关键字：
在UFO报表中用来确定某张表所在位置的“鉴别标志”，称其为关键字。
系统中共提供了单位名称、单位编号、年、月、季、日六种关键字，主要是对帐表进行定位、取数等操作。
l单元属性：
指单元在报表中所要处理的内容，系统根据需要提供了表样型、字符型、数字型三种；
l单元风格：
对报表进行修饰，改变字体、加背景等；
l函数的应用
1、帐务函数：
系统提供了函数向导帮助用户编辑公式，编写公式时,可以利用函数向导来完成公式的定义。
账务取数常用函数有：
总帐函数
金额式
数量式
外币式
期初额
QC（）
sQC（）
wQC（）
期未额
QM（）
sQM（）
wQM（）
发生额
FS（）
sFS（）
wFS（）
累计发生额
LFS（）
sLFS（）
wLFS（）
净额
JE（）
sJE（）
wJE（）
2、平面计算公式：
PTOT（某区域），如：
C10=C5+C6+C7+C8+C9表示为：
C10=PTOT（C5:
C9）
主要函数有：
数据合计->PTOTAL（）；平均值->PAVG（）；计数->PCOUNT（）
3、本表他页取数：
SELE选择函数的应用，例如：
本月损益表D6单元的值等于本月C6单元的值加上上月D6单元的值。
公式如下：
d6=C6+sele（D6，月@=月+1）
本月D6单元值
本月C6单元值
选择函数
上月D6单元值
当前月
数据来源月
等于当前月与数据来源月的差
注：
l“月@”表示当前月，在本例中代表的是“本月”；
l“月”表示数据来源月，在本例中代表的是“上月”；
l“1”表示可变的常数，它等于“月@”减“月”；
l如果要手工录入公式，所有的标点符号和括号必须在英文状态下录入
Ø设计报表的格式
设计报表的两种操作步骤：
一、新建→[格式]→表尺寸→列宽→选择区域→区域画线→设置组合单元（为标题）→录入标题→录入表样文字→修饰报表格式（字体、背景等）→保存
二、新建→选择[格式]→[报表模板]→选择[行业]与[报表]→确认→进行修改、修饰→保存
Ø关键字的设置与录入
在［格式］状态下，定好关键字所在位置，单击[数据]菜单下[关键字]→设置→选择关键字→确认
在［数据］状态下，单击[数据]菜单下[关键字]→录入→录入相关的关键字内容→确认
ØUFO报表数据生成
计算表页
利用单元公式对表页进行计算：
点击“格式”标签转换到“数据”处理状态，录入关键字内容后，单击[数据]→[整表重算]
表页管理
1、增加表页：
报表格式编辑好后，每月只需要录入关键字，执行表页计算即可。
在数据处理状态下，[编辑]→[追加]或[插入]→[表页]。
2、删除表页：
在数据状态下，[编辑]→[删除]→[表页]，输入表页号即可。
注意表页一经删除就不能恢复。
ØUFO报表日常应用流程：
1）登陆UFO报表。
2）打开需要的报表文件。
3）通过追加表页功能追加一张新的表页。
4）录入表页关键字（年、月、日、单位名称等）。
5）设定取数账套、会计年度。
6）在数据状态进行表页计算，生成报表数据。
7）检查报表数据的正确性（平衡关系或与总账科目账进行核对）。
8）进行打印上报。
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