财务制度.docx
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财务制度
预算管理制度
第一章总则与分类
第一条总则：
为规范预算编制流程，落实预算编制主体，充分发挥预算管理的作用，配合公司总体战略规划的实施。
预算管理实行分级编制，逐级审批，分级控制，分级执行，逐级考核的原则。
第二条分类：
根据公司管理需要，将预算分为销售预算和费用预算两类。
第二章预算编制流程
第三条预算的编制主体：
各部门负责人负责编制各部门预算，财务部依据各部门的预算，汇总编制公司预算。
总经理为预算总负责人。
第四条预算的编制内容：
销售预算和费用预算
第五条预算的编制流程：
一、公司综合考虑各种因素，于当年11月1日前确定下年度公司年度经营目标。
二、公司将下年度经营目标分解到所属各责任部门，各责任部门编制部门年度销售预算和费用预算，经部门负责人审核后于当年11月15日前交公司财务部。
三、公司财务部对各部门年度财务预算和月度财务预算的准确性和合理性进行审核后，汇总编制公司销售预算和费用预算，财务部负责人报总经理签字后于当年11月20日前报公司董事长批准。
第三章预算调整
第六条预算调整前提：
公司在预算执行中因为市场环境、经营条件、政策法规等外部因素发生重大变化，从而导致预算的编制基础不成立或者即将导致预算执行结果产生重大偏差的情况发生时，可以申请对预算进行调整。
第七条预算调整流程
一、公司对相关因素的变化给公司预算造成的影响进行评估，确定具体的影响数额，提出预算调整报告，经财务复核报总经理审批后，报董事长批准。
二、财务依据批准后的预算调整报告，对公司的预算进行调整。
三、公司按调整后的预算执行。
第四章预算的执行与考核
第八条董事长批准后的各部门预算是公司对各部门进行经营业绩考核的主要依据之一。
第九条预算执行中，严格按预算控制开支，杜绝任何超预算和预算外开支。
第十条超预算和预算外支出必须报部门经理、总经理和董事长批准。
第十一条公司财务部根据各部门的月度预算执行情况，编制公司预算分析汇总表，报总经理批准后，由人力资源部对公司各部门的经营业绩进行考核。
资金管理制度
第一章总则
第一条为加强资金集中管理，提高资金使用效益，降低资金使用成本，保障资金安全，进一步推进公司“资金一体化”运动。
第二章资金管理原则
第二条预算控制原则：
公司的所有收入支出纳入资金预算管理，审核批准后方可执行。
第三条防范风险原则：
财务对外要确保资金安全，每笔资金的支付实行严格审核、监督，不能发生无审批、无授权支付。
第四条以收定支原则：
先收入后支出，根据收入确定支出。
第三章银行帐户管理
第五条基本帐户管理：
基本账户也称为备用金账户，用于公司日常零星开支，如：
差旅费、通讯费、招待费、个人借支等，由总经理核定其最高限额，该账户资金余额不足时可申请增加，总经理审批后从其结算账户划拨补足。
第六条结算帐户管理：
结算帐户也称一般帐户，结算账户开通网上银行，屏蔽柜台交易，所有货款收入和内部借款均存入该账户，所有对外付款由出纳通过网银代办支付。
第七条帐户开立和变更管理：
公司任何银行帐户的开立、撤销和变更，都必须填写相关表格，经财务主管审核、总经理批准后方能执行。
第四章银行印鉴管理
第八条公司的财务专用章由出纳管理，发票专用章由会计管理。
第九条公司银行印鉴由公司财务负责人和出纳分别管理。
第十条印鉴管理人员凭相关审批单加盖印章，并财务负责人进行印鉴使用登记。
第五章资金收入管理
第十一条现金收入管理
一、现金收入必须由出纳员填制收款凭据（收据），签章后交会计制作凭证。
二、公司的所有现金收入必须于当天下班前存入银行，不得“坐支”和“白条抵库”。
第十二条银行转帐收入管理
一、公司所有通过银行转帐方式流入的资金，必须直接存入专门的收入帐户。
二、由出纳员打印收款回单并标注资金来源及客户，打印后交会计制作凭证。
第十三条其他转帐收入管理
一、公司所有通过微信、支付宝转帐方式流入的资金，必须直接存入专门的收入帐户。
二、出纳员收到款项后打印收款回单并标注资金来源及客户，打印后交会计制作凭证。
第六章资金支出管理
第十四条预算内资金
各部门的预算内资金支出实行月度总额预算管理和权限审批相结合的办法：
即各部门根据月度经营预算目标，编制月度费用预算，按流程报批后，公司根据批准的月度预算总额，为各部门支出划拨款项。
如果帐户资金不足，可根据实际情况分次支付，公司财务部负责总额控制。
第十五条预算外资金
各部门的预算外资金支出实行逐笔书面报批的管理办法：
即各部门每月发生的预算外资金支出，事先必须由资金使用部门主管出具书面的预算外付款申请报告，报总经理审批后经董事长批准后，方可办理支付业务。
第十六条对外结算原则要求转帐支付，现金结算必须直接与对方结算；
第十七条资金使用审批权限
一、预算内经营费用类资金使用审批权限：
预算内经营性资金使用指各部门日常经营费用、业务费用等类别，按费用类别执行审批权限（见下表）：
岗位名称
审批权限（预算内）
备注
运营费用
日常费用
总经理
20000
5000
部门总监
500
二、各部门负责人费用需报总经理审批。
第十八条合同的签订无论金额大小，一律须由总经理签批；
第十九条价格变动或特价，一律须由总经理签批；
第七章备用金管理
第二十条备用金的用途
为方便公司日常小额费用开支，可保留一定额度的备用金。
第二十一条备用金的核定：
备用金实行定额管理制，公司依据经营情况，上报备用金额度及责任人（出纳），经总经理批准后执行；财务主管负责所有核定备用金额度的备案管理。
第二十二条备用金补充：
备用金帐户由出纳依据公司批准的备用金额度，通过收入帐户补充核定额度；个人借支备用金由借支人及时报帐补充，特殊情况超过核定额度需报总经理批准。
第二十三条备用金不得挪作它用，备用金责任人转岗、离职必须结算完毕。
第二十四条办事处备用金的用途及管理。
一、备用金的管理：
由办事处负责人管理及支配
二、备用金的用途：
办事处日常购置办公用品、办公场所及员工宿舍租金及物管水电费、办公场所电话宽带等费用
第八章借支管理
第二十五条借支范围
一、出差；公事；其他特殊情况（员工私人原因不借支），500元以下不借支
二、公益活动借支要凭活动计划表申请
第二十六条借支限额：
根据实际情况，由借支人提出借支申请，新进员工试用期内不能借支，其他特殊情况借支需总经理批准。
第二十七条借支审批流程：
由借支人填写借支单，部门领导审批，财务经理审核后报总经理签字批准后，出纳凭审批后的借支单付款。
第二十八条借支清理
一、借支人应及时到财务清理借支，原则上要求前帐未清后款不借，逾期借款未清的，在发放工资时，先予以抵扣借款。
二、如遇特殊情况，不能及时清理借支，报财务备案，财务主管根据实际情况，可不从工资内扣除，但每月只限一次。
三、借支人的直接上司和财务主管应及时催收未清理的借支，同时借支人的直接上司对借支负有完全责任，财务主管对借支负有管理责任。
如因为滥用借支权限，造成损失，借支人的直接上司和财务主管负有赔偿责任。
第九章其他事项
第二十九条不相容职务相互分离：
资金审核与审批，支付申请与批准支付，收付与记帐，销售与收款等岗位应当分离。
第三十条现金盘点
为加强公司现金管理，超过库存限额的部分应及时存入银行，不定期的进行现金盘点，确保帐实相符，出现短款由责任人全额承担。
票据管理制度
第一章总则
第一条为规范公司票据管理，保证票据的真实、完整，特制订本制度。
第二章出库单管理
第二条出库单为公司发出货物的唯一有效凭证。
第三条使用系统开单，严格按流程操作。
如是手工制单，必须要序列编号。
一、系统开单流程：
业务员下销售订单，出纳编制出库单，会计审核并打印出库单，交物流人员发货。
二、作废的出库单必须联次齐全，在每联上注明“作废”字样，严禁撕毁。
三、出库单由会计负责保管，若出现单据遗失，由此产生的帐实不相符，归单据保管人承担全部责任。
第三章发票管理
第四条发票有普通发票、专用发票。
发票由会计负责保管及开据，严格按照税务的发票管理办法管理及开据发票。
第五条开具电脑增值税专用发票的流程规范。
一、业务人员将客户证件复印件（身份证或营业执照）交存财务部，业务人员根据发货明细，填制《开票申请表》（见票据管理制度附表1），如部门主管当时不能签字的，则由上级主管签字。
“开票申请表”填写不完全者财务部门将拒绝开具增值税发票。
二、财务人员根据“开票申请表”开具增值税专用发票。
三、业务人员在发票登记本上登记开票日期、发票票号、购货单位、金额，并在发票登记本上签收。
四、业务人员填写《发票签收单》（见票据管理制度附表2），带到购货单位签收并盖对方单位财务专用章后于七天内交回财务部（卖场发票除外）。
五、财务部收到对方单位签字盖章的“发票签收单”后，在发票登记本上做勾记。
六、业务人员未在七天内将已签收的“发票签收单”返回财务部门，公司将对其绩效考核扣分，如确系特殊情况不能及时返回的，需经公司总经理在发票签收本上签字后方可免于扣绩效分。
相关表格
开票申请表
申请开票日期:
年月日
单位名称:
地址电话:
税号:
开户行帐号:
行次
品种规格
单位
数量
单价（含税）
金额（含税）
备注
合计
申请人:
部门主管:
票据管理制度附表1：
开票申请需向财务部提供的客户资料：
1、客户三证复印件（需加盖客户公章）。
2、一般纳税人年审合格证复印件（需加盖客户公章）。
票据管理制度附表2：
发票签收单
开票单位:
发票号码:
开票日期:
开票金额:
送票人:
送票日期:
签收人:
签收日期:
第四章票据的管理
第六条银行票据管理
一、银行票据的购买、保管：
公司根据银行帐户管理权限，由出纳购买和管理银行票据，并专设帐簿进行登记，防止空白支票遗失。
二、银行票据的使用：
严格执行中国人民银行《票据管理办法》。
银行承兑票据的开具、收取、贴现需报总经理批准。
第七条其他票据管理：
收款收据、入库单等。
一、开具各票据必须一次性套写，不得随意更改票据单上的所有事项。
二、开票人必须将票据单上所列示的所有内容按票据要求填写齐全，如为冲红单据，则还必须在备注栏注明“冲单据XXXX号”。
三、作废的单据必须联次齐全，在每联上注明“作废”字样。
往来账款管理制度
第一章总则
第一条为进一步规范往来账款的日常管理，安全、有效地管理往来账款，及时清理往来款项，杜绝坏帐发生。
第二条本制度适用于应收账款、其他应收款、预收账款、预付账款、应付账款、其他应付款。
第二章应收账款管理原则
第三条、代理商必须全款到发货。
第四条、所有欠款发货的必须经总经理审批后报董事长批准才能执行。
第五条、代理商按与公司签订的合同约定发货。
第六条、欠款发货的业务员提供担保，挂其个人借支发货。
第三章日常监控管理
第七条、营销客服应了解客户资信情况，建立客户信息档案，包括客户名称、地址、法人代表、联系电话。
第八条、按公司合同管理制度要求签定销售合同，依据合同和定单发货。
第九条、要求法律凭证，主要指合同、订单、签收单（或验收单）等原始凭据财务保存留档。
第十条、做好应收账款的日常记录，建立应收账款备查簿，财务每月及时登记应收账款明细账，发现差异时必须及时核查清楚。
每月财务将应收账款明细表进行统计和帐龄分析，并提交营销部，业务经理对接近账期的应收帐款督促业务员催收，对逾期的应收账款及时掌握客户的库存数、资金周转情况，并提出相关处理意见，对逾期15天以上回款难度大的必须上报财务部和总经理，接到申报后，各管理部门必须及时跟踪处理。
第十一条、公司财务每月中按客户账面金额出据对账明细给营销部，营销部交对账明细给客户，对账发现差异时，必须及时核查清楚。
因不及时出据对账函或对账不及时造成差异损失的，财务人员或业务员根据情况按公司制度负责赔偿；相关管理人员对上述差异损失按公司制度负管理赔偿责任。
第四章其他往来款项管理
第十二条按公司制度办理其他往来款项支付。
第十三章预付帐款、其他应收款每月10日前与往来客户对帐一次，出具对帐明细，对内部员工个人往来按相关资金制度办理。
第二十二章对帐发现有差异，必须在一周内及时核对清楚。
第二十三章款已付,发票未到,由业务经办人催收发票，及时清理往来。
费用报销管理制度
第一章总则
第一条采取费用预算管理、权限控制，遵循“必要、合理、节约、有效”的原则。
第二章费用票据要求
第二条所有人员必须根据合法、完整的原始凭证，按规定粘贴、填制报帐单据。
第三条原始凭证的内容必须具备:
凭证名称;填制凭证的日期;填写凭证制单人的姓名;经办人、证明人签名或盖章；接受凭证单位的名称；经营业务的内容、数量、单价和金额。
第四条从外单位取得的原始凭证，必须符合国家票证管理办法，并盖有填制凭证单位章。
如从外单位取得的原始凭证不属于正规发票的，则需报账人自行找替代发票（不属于餐费招待费类的严禁用餐费招待费发票替代）并附原始单据。
个人取得的原始凭证，必须有填制人员的签名或者盖章。
自制的原始凭证必须有经办人或指定人员的签名或盖章。
第五条凡填有大小写的原始凭证,大小写必须相符,购买实物的必须有入库单或验收证明;支付款项的原始凭证必须有收款单位的收款证明。
第六条一式几联的原始凭证,应注明各联的用途,并只能用一联作为收款的证明,一式几联的票据,必须用双面复写纸（票据本身具有复写功能除外）套写。
第七条需有关部门批准的经济业务,应当将批准的报告（合同）作为原始凭证的附件;如批准报告要单独归档,应当在凭证上按财务要求适当注明,同时在归档的报告上注明所属业务的凭证号。
第八条原始凭证粘贴的规定:
在原始凭证粘贴单从右至左按出差时间的顺序呈阶梯状依次粘贴,并在每张粘贴单上注明该单的粘贴张数、金额；票据较多可在多张粘贴单上粘贴；较小可在正式的报销单上粘贴（原始凭证的正面与报销单的正面同向）。
第九条如需报销的原始单据遗失,除飞机票、车船票，在理由充分的情况下，按票价50%报销外，其他票据遗失一律不予报销，特殊情况必须报财务部批准；已由银行付款，需进行报帐的原始单据遗失，须凭加盖对方发票章或财务章的原始单据复印件和经部门负责人和财务部签字的专题说明进行核销，造成损失承担赔偿责任（增值税发票的进项税由当事人全额赔偿）。
第十条对不真实、不合要求的原始凭证不予报帐；对记载不准确、不完整的原始凭证予以退回，并要求按规定更正、补充；原始凭证有错误的，一律退回。
第三章费用报帐要求
第十一条差旅费借支必须在返回公司一周内报帐；直接由公司汇往各往来单位的款项,由经办人填写付款申请，并附发票，如无发票的,经办人办理借支手续记入各经办人往来,经办人员必须在付款后（货到后）一个月到财务办理报帐手续（合同上有规定的除外）；凡未在规定期限内到财务部门结清财务手续的,超过规定时间10天者，暂扣发放当月工资；招待费超过次月不予报帐；交通、通讯费用在次月16日至月底期间申报；其他费用超过两个月不予报帐。
第十二条取得结算凭据的报帐业务,必须填写付款申请单；未取得报帐凭证的付款业务,由经办人填写借款单（经办人在其上签字证明）,待货到后由经办人取得发票,办理入库验收,填写付款申请办理报帐手续。
第十三条付客户单位的款项，由业务责任人办理转帐付讫，严禁现金支付，如特殊情况需现金付讫，必须有客户单位委托收现函和收款人的身份证，严禁公司员工代办结算业务。
第十四条公司员工必须本人到财务办理报帐手续,不得代办报帐手续。
第十五条财务关账期间（每月25日至次月5日期间不接收任何单据）。
第四章业务招待费用管理
第十六条业务招待费开支规定
一、因业务关系，各部门确需对外应酬，预算内的应酬费事先由各部门经理批准,各部门招待费计入部门总费用。
二、招待费支出应严格按照“事前请示、审批，事中自我约束，事后逐笔核销”的程序进行，经办人招待前应向直接上司电话请示，按公司制度报经批准，主管级以下人员无招待权。
三、公司用于接待来访客人的茶叶、水果、饮料、烟酒等统一由管理部负责购买、保管、发放控制。
四、以公司名义制作的纪念品、礼品，统一由综合企管部或仓库负责管理，各部门需领用时，按公司有关制度办理领用手续。
第十七条业务招待费标准
一、餐费又分为工作餐和宴请两类，工作餐在来宾期间按3餐/天执行，宴请一般只限
迎来或送往时安排一次，宴请标准中包含酒水费用，特殊情况报总经理批示。
宴请标准每人每餐60元（含陪餐人员）。
陪餐人数一般控制在2-3人，确因工作需要最多不超过4人。
报销时须标注宴请客户及人数。
二、业务关系，对外赠送礼品，由业务部门报总经理批准。
第十八条差旅费管理
具体差旅费标准参照人事制度中《出差管理制度》。
第19条市场活动核销标准及规定
序号
核销形式
核销材料
备注
1
陈列费
①开具的有效发票
②《评估报告》（含区域代表、区域经理/销售总监签字确认）
③批准的《申请审批表》
④陈列照片2张/店/陈列
⑤有效地陈列协议（盖公章）
⑥终端向经销商提供的发票、收据复印件（仅限经销商垫付）
照片要求：
2张（从陈列正面、侧面45度角全景拍摄，体现陈列形式、陈列大小、陈列位置及陈列品项）
2
海报费
①开具的有效发票
②《评估报告》（含区域代表、区域经理/销售总监签字确认）
③批准的《申请审批表》
④海报原件
⑤终端向经销商提供的发票、收据复印件（仅限经销商垫付）
海报要求：
完整的海报原件（将我司海报商品用笔勾出，此页折角）
3
店内促销
①开具的有效发票
②《评估报告》（含区域代表、区域经理/销售总监签字确认）
③批准的《申请审批表》
④促销变价照片
⑤经销商特价供货单和库存扣款明细
⑥终端向经销商提供的发票复印件（仅限经销商垫付）
照片要求：
照片应体现促销单品及促销价格。
照片数量：
系统门店数量50家以内，全门店提供；系统门店数量在50家以上，提供数量为50+（X-50）*1/2（X为门店总数量）
4
让利费
①开具的有效发票
②《评估报告》（含区域代表、区域经理/销售总监签字确认）
③批准的《申请审批表》
④经销商送货单和扣款明细
⑤超市验收单
①让利产生的费用均货补经销商
②货补发票问题：
若货补直接挂账，经销商需向我公司提供相应金额的发票
5
主题活动
①开具的有效发票
②《评估报告》（含区域代表、区域经理/销售总监签字确认）
③批准的《申请审批表》
④活动执行总结
⑤其他相关核销材料
活动执行总结应包含活动地点、活动时间、活动场次、活动照片（需带日期且拍摄角度体现活动主题）、活动总结等
6
人员进店
管理费、工卡费
①开具的有效发票
②批准的《申请审批表》
③终端向经销商提供的发票、收据复印件（仅限经销商垫付）
7
人员工资
⑴含我司（临时促销员）直接支付部分：
①批准的《申请审批表》
②促销员基本资料（姓名、电话）
③身份证复印件、银行卡复印件
④劳务协议
⑤活动结案（评估及促销员活动照片）
⑥考勤确认表
⑦工资表
⑵经销商垫付，我司核销或货补部分：
①批准的《申请审批表》
②促销员基本资料（姓名、电话）
③活动结案（评估及促销员活动照片）
④考勤确认表
⑤工资表
⑥经销商付款证明（经销商盖章确认）
①照片需从正面拍摄，体现促销活动及促销人员全脸）
②考勤确认表要求：
包含执行人、销售内勤或驻区区域代表、区域经理签字确认
8
产品买赠促销
①开具的有效发票
②《评估报告》（含区域代表、区域经理/销售总监签字确认）
③批准的《申请审批表》
④产品出库单及验收单（当事人签字确认）
⑤赠品发放记录表（客户姓名、电话、地址、购买品项、客户签收签字等），捆绑除外
赠品发放记录表中如若查出不真实等情况不予核销
10
物料购买或制作
①开具的有效发票
②购物小票、收据（盖章确认）或制作协议
③批准的《申请审批表》（含采购意见）
④物料制作验收单（含验收人签字确认）
⑤入库单（含入库人签字）指物料的购买
⑥物料制作照片
⑦如大批量物料采购，需提供合同复印件
11
场地费
①开具的有效发票
②《评估报告》（含区域代表、区域经理/销售总监签字确认）
③批准的《申请审批表》
④活动协议（盖公章），如不能提供的申请上注明
⑤照片
⑥终端向经销商提供的发票、收据复印件（仅限经销商垫付）
12
进场/条码费
①开具的有效发票
②批准的《申请审批表》
③终端向经销商提供的发票复印件（仅限经销商垫付
④照片
⑤进店协议（盖公章）
⑥首次送货/验收单
照片提供数量应与协议对应
注：
核销费用时需提供上述所列的全部材料（此标准适用直营部及经销商）。
二、核销要求
1、所有市场促销活动须提前申请，申请审批表要求：
注明活动区域门店、计划费用、计划销量、计划费比，预计活动带来的效果等（经销商申请活动的应盖章签字确认）。
2、所有市场促销活动结束须提交评估，评估报告要求：
注明活动区域门店、活动实际费用、活动实际销量及销量达成率、活动实际费比，活动实际带来的效果等。
三、核销规定
1、核销资料需具有真实有效性，任何人员不得虚报、伪造、涂改核销资料凭证，一旦发现有如上虚假情况，一律不予核销；
2、核销资料若有不清晰、不完整等情况，应修改后重新提报；
3、各项费用核销资料明细提报需按上述标准及次序提交，如资料不全或混乱及错位提报的，不得上报；
4、所有核销资料提交的照片需附带店名（备注在照片背面右下角）及日期，不符合标准不予核销；
5、发票抬头统一为湖南森根比亚销售有限公司；
6、报销发票要求：
1）、开具单位：
经销商本单位开具（如经销商不能开具发票的，可由当地税务局代开）或者活动卖场提供的真实有效的发票。
2）、发票项目名称：
应为与实际活动项目相符，如果特殊情况无法提供相符发票内容，则提供办公用品或者劳保用品字样的发票。
7、所有报销单据填写，必须使用钢笔、签字笔（严禁使用油笔、铅笔、红笔等）填写清楚、其中金额需与后面粘贴发票及核销资料一致，不得涂改，经区域代表、区域经理、销售总监签字后上报。
四、费用申请及核销流程
1、流程
活动申请流程：
销售部→市场部→总经理（审批完销售部、市场部留档）
评估流程：
销售部→市场部
报销流程：
销售部→市场部→财务部→总经理
2、时间
活动申请：
每月20日前提报次月活动申请
活动评估：
每月10日前市场评估完毕
核销时间：
每月10日至25日处理经销商及直营卖场活动事项
第二十条其他费用审批及报销规定
一、公司举办各类公益活动，承办部门必须事先提交活动计划申请，经财务和部门负责人审核，报总经理批准后实施。
在执行过程中必须严格按计划开支。
在报销时突破原计划的开支需说明原因，并报公司分管总监和财务主管审核，报总经理审批后报销。
二、货物运输费合同价月结算一次
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