办公密码管理制度.doc
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第一章总则
第一条目的
为规范本公司办公密码的使用并确保其安全，特制定本制度。
第二条适用范围
适用于全体员工。
第三条办公密码的分类
本公司办公密码包括以下五种类型:
密码类型参照表
密码类型
举例
办公系统管理密码
如：
人事系统管理密码、OA系统管理密码、财务系统管理密码等
电脑开机密码
——
财务相关密码
如：
保险箱密码、存折密码、U盾密码等
公司域名/网站/服务器/宽带密码
如:
网上商城管理员密码、积分兑换系统密码等
其他密码
如：
人才网密码
第二章办公密码管理细则
第四条办公密码保管/借用
1、办公密码涉及公司机密文件及资料，各部门办公密码使用人妥善管理自己使用的办公设备/系统密码，保管人员直接上级主管/经理必须随时了解所管辖员工保管密码的更新情况。
2、若其他人员因工作需要使用到自己保管的密码，须经部门主管同意后才可将密码提供他人使用。
在相关人员使用密码后的一个工作日内，须及时对密码进行修改，并及时填写OA流《办公密码变更登记表》申报更改。
第五条电脑开机密码设置
除以下可设置开机密码的岗位外以及行政部经理特批的情况以外，其他人员不得随意设置电脑开机密码。
总部/分区
可设置开机密码的岗位
南宁总部
*财务部人员、*人事薪酬科人员、*行政信息员、*统计分析员、部门经理级（含）以上员工
柳州总部
*行政出纳、*行政会计
分区
*行政经理、*出纳、*会计、*人事薪酬专员、*仓库协理员、*店面
注：
*表示必须设置开机密码。
第六条办公密码变更申报
1、需使用OA流《办公密码变更登记表》申报变更的情况包括以下七种：
①更改密码、②更改使用人、③更换密码并更改使用人、④增加备案人、⑤增加使用人、⑥新增密码、⑦其他。
2、申报负责人：
一般情况下，办公密码变更OA申报由密码保管人（即使用人）负责。
如因人员离职/调动/休长假需变更密码，由员工直接上级进行OA申报。
办公室主任负责进行店面办公密码变更OA申报。
3、申报时间：
密码产生变更后一个工作日内。
第七条办公密码登记备案
1、密码备案人（一般为部门主管、经理）根据《各岗位人员密码设置对照表》（附件四）的要求，负责备案管辖员工办公密码，及时更新《办公密码设置登记表》。
一般情况下，行政经理/部门经理需备案管辖区域/部门所有人员的密码；部门主管只备案本科室各人员的密码。
2、公司各员工如因工作需要需备案其他部门密码，应提前通过公Q向相关部门经理申请，经过批准后才可进行密码的备案。
3、密码备案人接收密码保管人因密码变更而进行的OA流《办公密码变更登记表》申报时，须及时向相关人员核实确定密码变更情况，并更新登记《办公密码设置登记表》。
4、行政管理科负责存档备案各区域/部门《办公密码设置登记表》。
第三章办公密码季度检查规定
第八条本公司例行办公密码检查时间为每年3、6、9、12月28日-30日。
第九条行政文秘/行政会计负责季度办公密码检查工作，如因文秘需看管前台，店面办公密码季度检查工作可由办公室主任开展。
第十条检查出纳所保管的存折密码可由办公室主任/行政助理不定期进行，一般在出纳需到银行取款时随同前往，只需检查出纳是否记得该存折密码，不需了解密码的具体内容。
第十一条办公密码检查工作关系到公司各类文件、资料的安全保密，检查人需严肃认真对待，发现差异须如实记录并及时向相关部门汇报，不得推脱隐瞒或知情不报。
检查人不得利用职务之便询问/打探办公密码。
第四章办公密码管理工作各相关部门职责
第十二条店面、办公密码使用人
1.持有办公密码的人员须对密码安全保密负责，不得向他人泄露密码。
如发生密码丢失/被盗/转借他人使用等情况，一个工作日内更改密码并填写OA变更申报。
遇无法处理的情况立即向上级部门汇报。
2.店面办公密码如有变更，统一告知办公室主任，由办公室主任填写OA变更申报。
第十三条办公密码备案人
1.备案人负责管辖员工办公密码的登记备案，收到密码变更信息须及时更新《办公密码设置登记表》。
2.每月第五个工作日。
总部各部门经理、分区行政经理需将有变更的《办公密码设置登记表》通过邮件形式传给行政信息员公布OA系统。
第十四条分公司行政部
负责办公密码变更登记信息的OA分传，确保各备案人及时了解所备案密码的变更情况。
及时更新《各岗位办公密码保管及检查表》，确保办公密码检查工作的顺利开展，每月定期向总公司行政部汇报区域办公密码管理情况。
第十五条总公司行政部
1.监督并不定期抽查各区/部门的办公密码管理工作，定期汇报核查结果和异常情况，对违规行为作出处罚。
2.负责《办公密码设置登记表》存档备案，掌握公司办公密码变更信息。
第五章附则
第十六条以上工作失误内容未详尽完善，在实际工作中如发生未列入工作失误的行为，公司有权决定失误等级并予以相应处罚。
经公司研究后增补的条款，将自动成为员工行为规则的一部分。
第十七条总公司行政部拥有本制度的最终解释权。
第十八条本制度自公布之日起实行，各相关人员须配合执行。
工作失误处罚参考标准
处罚参考因素
无心违反
故意违反
初次犯错，影响小，损失小
口头提醒改正，公司通报批评；
扣除3个工作失误；
初次犯错，影响小，损失大
根据相关条款赔偿损失，
口头提醒改正，公司通报批评；
根据相关条款赔偿损失，
再扣除3个工作失误；
初次犯错，影响大，损失小
扣除3个工作失误；
扣除5个工作失误；
初次犯错，影响大，损失大
根据相关条款赔偿损失，
再扣除5个工作失误；
根据相关条款赔偿损失，
再扣除8个工作失误；
屡次犯错，影响小，损失小
扣除1+N个工作失误；
扣除3+N个工作失误；
屡次犯错，影响小，损失大
根据相关条款赔偿损失，
扣除1+N个工作失误；
根据相关条款赔偿损失，
扣除3+N个工作失误；
屡次犯错，影响大，损失小
根据相关条款赔偿损失，
再扣除3+N个工作失误；
根据相关条款赔偿损失，
再扣除5+N个工作失误；
屡次犯错，影响大，损失大
根据相关条款赔偿损失，
再扣除5+N个工作失误；
根据相关条款赔偿损失，
再扣除10+N个工作失误；
备注：
1、N=犯错次数
2、“无心违反”即无心之失，新入职员工或非业务部门的员工在不知晓制度/流程情况下的违规操作一般可属“无心违反”。
“故意违反”即明知不可为而为之。
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