房产中介管理制度大全⑥文员.docx
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房产中介管理制度大全⑥文员
分行文员人事行政工作规范
为规范二手楼交易中心各分行人事行政操作工作，有效支持业务工作的开展，现对各分行文员履行人事行政职责的日常工作指引如下：
人事部分
1、新人指引：
对新跑盘或入职员工在到岗当日内提供书面公司《员工手册》，协助分行经理指导员工阅读《员工手册》及新人入职引导，并作相应答疑；
2、入职准备：
经区域经理审核报公司面试的员工，文员负责安排该员工准备面试资料后提交人力资源部，经公司审批并接到人力资源部通知后，负责通知员工体检并指引新员工按入职提交资料清单准备入职资料，督促新员工按时至公司办理入职手续；
3、入职办理：
新入职员工因特殊情况个别未及时提交入职资料和办理手续的，分行文员须督促其在办理入职手续一周内补齐，否则公司有权取消入职资格；
4、员工转正：
如分行员工达到转正资格（业绩标准参照相关规定），分行文员安排员工填写《试用期反馈表（转正申请）》，并作《转正审批表》请直属上司进行员工转正评议，部门意见栏里须注明该员工的业绩及经纪人上岗证号，区域负责人须签署意见。
5、员工晋升：
员工达到拟晋升职位的业绩标准时，文员安排填写《晋升审批表》，并注明该员工业绩，分行经理及区域负责人须签署意见。
6、人员调动：
人员在区域内部各分行间调动，分行文员第一时间告知人事专员即可，无须办理审批手续，如为跨部门、跨区域调动或职位变更的调动，则须填写《调动审批表》。
7、人员离职：
员工如确定离职，文员协助分行经理督促办理离职手续，须在第一时间电话知会人事专员，并在三个工作日内填报《离职审批表》至人事专员、在办理完工作交接手续填报《离职手续完善表》，物业顾问离职完善表财务部一栏由分行文员签字确认即可。
8、人事记录：
文员需建立分行人员变动一览表，包括人员的入职、离职时间，加班换休及请假记录。
行政部分
1、行为规范管理：
各分行员工的日常行为由分行文员进行监督、管理，其中包括员工着装、办公礼仪、办公环境的管理。
（值日生制度）
2、资产管理：
分行文员要做好固定资产的标识工作，要熟悉本分行各类办公设备的操作方法，并负责指导、培训、监督其他同事正确使用办公设备；固定资产的申请及报废需填制《资产购置申请表》、《资产报废申请表》；定期协助人力资源部进行资产清查工作。
3、考勤管理：
分行文员须对本分行的出勤情况进行监督、管理和汇总，根据员工入离职时间、请假记录制作《考勤汇总表》，备注须说明人员的新入职、调动和离职等人事变动情况，于每月1日中午前传真至公司本部，并于一周内将考勤卡交至人力资源部；员工的《假期申请单》经部门负责人签字后须于一周内送至人力资源部备案（不可传真）。
1）分行员工由分行经理签卡；
2）分行经理由区域经理签卡。
4、名片制作：
公司名片实行每周统一印制、配送，各分行在每周一全天、周二上午传真《名片印制申请单》至公司前台，经人力资源部确认后印制，于周六、周日发放至各分行。
其他时间传真的申请单将于下周印制，不予单独安排。
5、办公用品领用：
1）公司于每月10日、25日两次统一发放办公用品送至各个分行，分行文员必须在10日及25日前两个工作日填制《办公用品申领单》，经部门负责人确认后交人力资源部行政主管处审批；除办公耗材（墨盒、墨水等）外，其他时间不予领用办公用品。
2）工牌、徽章领用及管理：
新分行开业期间，由文员根据分行需要，一次性在人力资源部领取一定数量的工牌吊绳及徽章，用于日常备用。
在员工离职时，须交还吊绳及徽章于文员处，重复使用。
6、零星制作及印刷品印制申请：
分行由于工作需要，制作零星用品及印刷品，须填制《零星制作/维修申请单》及《印刷品审批单》，经由部门负责人签字后送人力资源部行政主管处审核。
7、印刷品领用：
公司印刷品主要包括公司期刊、宣传品、报告用纸（内页、封面、封底）、手提袋、信封及二手楼交易中心各类合同。
文员领用各类合同、信封、手提袋等物品，填制《印刷品申领单》，由分行经理签字，区域经理确认后即可在新华分行文员处领用，使用时加盖分行公章即可。
8、通讯录制作：
分行文员于每月25日将本分行员工的姓名、职位、手机号码及台面电话传真至公司前台，用于制作公司通讯录。
10、入职引导工作：
包括物业顾问及区域新文员的指引工作。
11、工装管理：
填制《工装制作申请单》由分行经理、区域经理签字后递交人力资源部行政处。
12、分行成本控制：
包括办公用品、耗材、水电、采购等。
13、计划性工作：
办公用品领用、名片制作、印刷品申领等。
人力资源部
2006年X月X日
建设部关于纳入国务院决定的十五项行政许可的条件的规定（节录）
根据《行政许可法》和《国务院对确需保留的行政审批项目设定行政许可的决定》（国务院令第412号）的有关规定，现就国务院决定所列涉及建设部职能的十五项行政许可条件规定如下，自2004年12月1日起施行。
本规定施行前建设部规章和规范性文件有关该十五项行政许可条件的规定与本规定内容不一致的，适用本规定。
房地产估价机构资质核准条件：
1、一级资质：
（1）机构名称有“房地产估价”字样；
（2）从事房地产估价活动连续6年以上，取得房地产估价机构二级资质2年以上；
（3）有限责任公司的注册资本人民币200万元以上，合伙企业的出资额人民币120万元以上；
（4）有15名以上专职注册房地产估价师；
（5）近两年平均每年完成估价项目总数200宗以上，估价标的物建筑面积50万平方米以上或者土地面积25万平方米以上；
（6）法定代表人或者执行合伙企业事务的合伙人是注册后从事房地产估价工作3年以上（含3年）的专职注册房地产估价师；
（7）有限责任公司的股东中有3名以上（含3名）、合伙企业的合伙人中有2名以上（含2名）专职注册房地产估价师，股东或者合伙人中有一半以上是注册后从事房地产估价工作3年以上（含3年）的专职注册房地产估价师；
（8）机构股份或者出资额中专职注册房地产估价师的股份或者出资总额不低于60％；
（9）有固定的经营服务场所；
（10）估价质量管理、估价档案管理、财务管理等各项企业内部管理制度健全，建立并公示企业信用档案；
（11）随机抽查的1份房地产估价报告符合《房地产估价规范》的要求。
2、二级资质
（1）机构名称有“房地产估价”字样；
（2）从事房地产估价活动连续4年以上，取得房地产估价机构三级资质2年以上；
（3）有限责任公司的注册资本人民币100万元以上，合伙企业的出资额人民币60万元以上；
（4）有8名以上专职注册房地产估价师；
（5）近两年平均每年完成估价项目总数150宗以上，估价标的物建筑面积30万平方米以上或者土地面积15万平方米以上；
（6）法定代表人或者执行合伙企业事务的合伙人是注册后从事房地产估价工作3年以上（含3年）的专职注册房地产估价师；
（7）有限责任公司的股东中有3名以上（含3名）、合伙企业的合伙人中有2名以上（含2名）专职注册房地产估价师，股东或者合伙人中有一半以上是注册后从事房地产估价工作3年以上（含3年）的专职注册房地产估价师；
（8）机构股份或者出资额中专职注册房地产估价师的股份或者出资总额不低于60％；
（9）有固定的经营服务场所；
（10）估价质量管理、估价档案管理、财务管理等各项企业内部管理制度健全，建立并公示企业信用档案；
（11）随机抽查的1份房地产估价报告符合《房地产估价规范》的要求。
3、三级资质
（1）机构名称有“房地产估价”字样；
（2）有限责任公司的注册资本人民币50万元以上，合伙企业的出资额人民币30万元以上；
（3）有3名以上专职注册房地产估价师；
（4）在暂定期内完成估价项目总数100宗以上，估价标的物建筑面积8万平方米以上或者土地面积3万平方米以上；
（5）法定代表人或者执行合伙企业事务的合伙人是注册后从事房地产估价工作3年以上（含3年）的专职注册房地产估价师；
（6）2名以上（含2名）的股东或者合伙人为专职注册房地产估价师，股东或者合伙人中有一半以上是注册后从事房地产估价工作3年以上（含3年）的专职注册房地产估价师；
（7）机构股份或者出资额中专职注册房地产估价师的股份或者出资总额不低于60％；
（8）有固定的经营服务场所；
（9）估价质量管理制度、估价档案管理制度、财务管理制度等各项企业内部管理制度健全，建立并公示企业信用档案；
（10）随机抽查的1份房地产估价报告符合《房地产估价规范》的要求。
4、新设立的房地产估价机构的资质等级按照最低等级核定，并设1年的暂定期。
关于评比最佳文员的奖励方案
为了提高分行文员对一线部门的服务意识、加强内部管理，并在分行与公司本部后勤部门之间作好衔接工作，二手楼租售交易中心初步决定自2006年X月起每月对所有分行文员进行评选，设立“最佳文员”奖项，名额一名，奖金200元，评比标准及流程如下：
1、初选入选条件
由本区域内进行评比，评选一名区域最佳文员后经区域第一负责人确认报公司本部
2、评比评比条件
3、确认确认方法
以上建议妥否，请公司领导批示。
二手楼租售交易中心
2006年X月X日
分行文员财务工作规范
一、新员工入职指引、员工行为守则、薪酬及福利、培训考核与发展、奖励及处分、保密制度、紧急事件处理请遵照《员工手册》执行。
二、财务文员办理分行领用办公用品或分行维修事宜，请参照人力资源部相关制度执行。
三、财务文员在总公司开会、培训或办理其它事宜，应提前支会分行经理，并提前安排好自己当天的工作（财务部召开文员会议或培训会提前一天在中介管理系统公告栏中发出通知）。
四、财务文员与财务对接的工作标准及流程事项如下：
一）资金保管及使用事项
1、财务文员暂存代收款金额不得超过伍万元整，超过限额请遵照《各分行转款（暂存代收款）程序》执行。
（资金统一交公司管理的区域除外）
各分行办理转款（暂存代收款）程序
根据公司规定，各分行财务文员各项留存代收款（包括零星代收款、订金、诚意金）金额不得超过伍万元，代收款超过伍万元的差额必须及时缴存公司财务部。
具体办理程序如下：
一、各分行财务文员应及时掌握留存代收款金额，当留存金额超过伍万元时，计算出差额作为暂存代收款，将款项缴存至公司指定帐户（出纳通知），且转款后与公司财务部出纳确认是否到帐。
二、出纳收到暂存代收款后开具收款收据给分行财务文员。
三、当各分行财务文员留存资金不足以支付相关款项时，可向公司财务部申请暂存代收款的转款。
四、转款时各分行财务文员需提前一天通知公司出纳准备资金，然后填写转款申请单，经财务部会计、经理审核，公司财务部出纳根据转款（暂存代收款）申请单转款，并收回或备注相关收据。
转款（暂存代收款）申请单
分行名称：
成交单元名称：
客户名称：
分行上周资金余额：
本周收入资金：
本周支出资金：
本周资金余额：
暂存公司金额：
申请金额：
转款明细：
收款银行：
收款帐号：
转款方式：
财务经理：
财务会计：
分行经理：
财务文员：
2、财务文员必须根据暂存代收款金额详细记录资金收支情况（现金日记帐），每日必须清点现金，及时做到实存现金与帐本金额核对无误。
3、于每周一将上周现金日记帐明细、存折复印交给财务审核。
财务部及区域经理可随时对各管辖分行财务文员现金及银行存款进行抽查。
4、各分行经理应配合各分行财务文员工作，分行经理保管存折（或卡），财务文员保管密码，每次存取款时，各分行财务文员在分行经理拿取存折（或卡）后办理相关业务。
若为取款，先应由用款人提出申请，经分行经理审核，财务文员确认后方可办理。
分行经理长时间不在时应授权财务文员保管存折（或卡），保证业务的正常进行。
5、各分行业务如有款项划转公司时，应及时与公司财务部出纳核对款项是否到帐，并于三天内将收据或发票交至财务部，出纳签收（如遇月未应在最后一天清理帐务）。
6、分行收取或支付的每一笔款项都应在财务周报表或代收款支付明细表上反映。
7、如在较晚收到大额定金或首期款现金，而无法立即存入银行，此款由区域经理代收，存入财务部指定公司帐号（帐户卡帐各区域经理保管），并电话通知财务部款项事宜。
如收取假钞应由收款人负责（区域经理资金代管权限以人力资源部通知为准）。
8、各分行经理需支付任何款项时，需填写《代收款支付申请单明细表》。
代收款支付申请明细表
分行名称：
单位：
元
序号
日期
成交单元名称
客户名称
本次支付项目
代收款原金额
本次支付金额
现留存金额
分行经理审批
财务文员核对
签收人
备注
二）放款事宜
各分行需存入公司的款项都应存入财务部下发至各分行的指定帐户。
1、各分行收定、收诚意金、转定，请填写《代收款支付申请表》。
2、各分行收放首期款，请按《首期款收放款制度》（存入农联社帐户）附件1。
3、各分行收放赎楼款或收银行回款，请按《赎楼款收放款制度》附件2。
4、各分行转款、放款需严格按各项制度及表格填列，不得代他人签名，如原跟单的分行经理、区域经理发生改变，应由现任该职位人员签署。
三）创收业绩报表填列要求事项
1、工商铺、住宅部创收业绩的上报标准，请遵照二手楼租售交易中心发放的相关标准执行。
2、创收业绩周报表、月报表、季度报表按财务部发放的表格及要求填列，电脑上的创收业绩应及时与报表业绩相核对，并在报表上注明应增加或减少项的金额。
3、如合同上标明所收费用为大包干费用，在填写成交报告时，要求置业顾问将预估支出的费用在备注栏中写明明细，将分行代收的费用减去预估所需支出的费用等于创收业绩数，分行经理确认财务文员审核无误后，将创收业绩输入电脑。
4、当创收业绩与实收业绩不一致时，填报需按下列方式：
1）创收业绩>实收业绩，应填写佣金折扣审批单；2）创收业绩<实收业绩，如是当月发生，直接在原创收业绩上更改，并在创收业绩月汇总表中标注；如是跨月增加实收数，应将所收实收业绩算为当月创收业绩，本月增加填写成交报告并以编号--1、--2区分标注。
5、填写创收业绩报表
四）成交结算事项
1、佣金基准月的核定及结算标准请遵照2005年3月25日《关于二手楼交易中心员工任职、晋升、降职及薪资标准》执行。
2、置业顾问每填写的一份成交结算报告，必须附有房地产租赁合同（三方）复印件，财务文员必须审核填写内容及附件是否正确，佣金是否收全，如有不详情况应及时查明原因后完善相关手续后上报财务。
3、原则上佣金与成交结算报告同时交于财务部，成交报告如有特殊原因也应在每月末前上交，结算佣金依据实际到帐款项及成交结算报告，佣金结算日期以每月月末（最后一天）划分，如有一项超过限定日期的将在下月计算。
4、每月30日前将结算报告、2日前发电子版月报表交财务，每月8日前将无误的结算报告、月汇总及各区域评选的奖项原件上报财务。
5、月底应对返佣（包括转介者的公司或个人）佣金进行统计，填写《返佣明细表》后于次月8日前（如遇节假日推迟1天）上报财务部。
二手楼租售交易中心分行返佣结算明细表
日期：
单位：
元
序号
日期
成交单元名称
面积
售\租
总计佣金
公司实收佣金
对方提成比例
支付对方佣金额
支付对方名称
支付方式（现金/支票）
签收人
备注
总经理：
副总经理：
财务部审核：
分行经理：
制表人：
6、成交报告的分佣金额以实际到帐佣金分配。
如业务发生当月不能收齐全佣，先将本月收佣情况填写成交结算报告交财务，次月收到另一半佣金的同时，再填写一份成交结算报告，但成交报告编号不变。
五）发票、收据管理
1、各分行税务登记证办理完后，应及时在地税局征收分局申请领用发票。
每次购销发票都需在财务部进行登记。
2、各分行没有特殊原因时，收佣时应给客户（业主）开具发票。
3、各分行当月开具的发票，需在当月将款项收回，如未收到款项，应在当月月末将发票底联交财务进行帐务处理。
4、分行文员对发票的填写，需按税务局统一要求，每一项目都必须填列，不得涂改，如有填错事项应将发票四联收回后写“作废”字样。
5、发票只能由分行文员保管、开具，如文员因特殊原因不在分行，分行经理写借条，文员将整本收据交由分行经理保管。
6、发票、收据、费用报销单的正确填列及要求，请参照财务部制定的《费用报销制度》。
六）各分行办理完工商营业执照、税务登记证后，应及时办理分行纳税申报手续及非独立核算批文。
详细办理程序及要求请参照另行规定。
所需提供资料见附件4。
七）个人所得税计算公式：
工资总额*0.87—1600—社保费=应纳税额
含税级距税率（%）速算扣除数
不超过500元的50
超过500元—2000元1025
超过2000元—5000元15125
超过5000元—20000元20375
超过20000元—40000元251375
以上工作规范手册各分行财务文员应严格遵照执行，其最终解释权归财务部。
妥否，请批示。
附件1：
《首期款收放款制度》
附件2：
《赎楼款收放款制度》
附件3：
《二手楼租售交易中心成交结算报告》
附件4：
《放款单》
附件5：
《成交报告修改申请单》
附件6：
银行开基本帐户及纳税帐户所需提供资料（如有不同以银行所需资料为准）
附件7：
办理非独立核算所需提供的资料
附件8：
佣金折扣审批单
附件1
公司首期款放款制度（存入农联社帐户）
一、人员配备
已设置一名专职面对三级市场的财务人员，管理房款与租金、定金、押金等三级市场款项的放款，对帐、审核。
二、已配备公司帐户号与私人托管帐号。
三、操作程序
1、当客户将款项存入公司任一托管帐户之前，各分行财务文员通知财务部出纳查收并确认。
财务部开具收据给客户。
2、放款程序
A、租赁定金或租金放款----业务员须填写《代收款支付申请单明细表》并交给分行经理签名确认。
放款时，业务员须带业主到分行财务文员办理放款手续，业主或受托人须带身份证原件和委托人证明，业务员须复印留底，再带物业之产权资料交予财务文员审核后放款。
业主出具收款收据。
B、买卖放款-----在放款前几天，业务员填写《放款通知单》并交由分行经理签署、区域经理签署后，交至公司财务部确认并交刘总、路总审批。
放款当日，业务员须带业主（或受托人）到公司财务部办理手续，业主（或委托人）须带齐身份证原件及复印件、委托书原件，三方买卖合同原件一份、复印件一份，业务员复印留底并带齐新房产证（客户方）的原件、复印件交财务部审核放款。
办理此项业务时银行不收取任何手续费。
业主出具收款收据。
（银行要求放款时原业主需在农联社上步支社开户并且转入转出款项名称与房产证名称一致）
3、佣金结算
分行中每一买卖单完成后，成单业务员须在当天填写一份成交报告，并由分行经理、区域经理、财务文员、刘总确认签署后，留存财务部对帐。
以上二份表格，分行必须留底以备查验，如没提前通知而影响公司托收、放款或佣金结算，责任由成单业务员承担。
附：
公司放款流程图
财务部
2006年X月X日
公司放款流程图
放款通知单
年月日
附件2
赎楼款收款放款程序
附件3
二手楼租售交易中心成交结算报告
分行名称：
成交日期：
成交合同编号：
结算编号：
物
业
区域：
物业名称：
物业类型：
□住宅□别墅□写字楼□商铺□厂房□其他
户型：
□平面房厅□复式□其他朝向
交
易
□租赁总计：
元/月
□买卖总计：
元成交单价：
元/平方米
□代办手续：
总计：
元
业
主
名称：
地址：
联系电话：
联系人：
身份证号码：
客
户
名称：
地址：
联系电话：
联系人：
身份证号码：
公
司
佣
金
收
入
年月日全部收放款程序及交接手续办理完毕，
并收到业主佣金（人民币），客户佣金（人民币），
公司收入佣金总计（人民币）。
佣金余额（人民币）。
成交人签字：
销控签字：
合作单位：
合作人：
电话：
合作关系：
□盘源转介□客户转介□客户合作
合作者/转介佣金：
公司净佣金为：
内
部
分
配
比
例
成交人：
（工号：
分行）占%即
合作者：
（工号：
分行）占%即
合作者：
（工号：
分行）占%即
盘源方：
（工号：
分行）占%即
锁匙/独家：
（工号：
分行占%即
按揭员：
（工号：
）占%即
分行经理签字：
填表人：
财务文员：
区域经理：
按揭部：
财务：
主管副总：
备
注
附件4
放款单
年月日
分行名称：
成交报告编号：
成交单元：
业主名称：
客户名称：
本单暂存公司余额：
放款事项：
定金：
赎楼款：
首期款：
佣金：
房款：
税费：
水电押金：
代收租金：
按揭费：
担保费：
其他：
结算尾款（客户/业主）：
总计放款金额（大写/小写）：
放款方式：
现金/转帐
收款人名称：
收款银行及帐号：
备注：
总经理：
分管副总：
财务审核：
区域经理：
分行经理：
置业顾问：
附件5
成交报告修改申请单
分行：
成交编号：
原录入日期：
成交物业：
原录入
现修改
修改原因
项目
金额
项目
金额
置业顾问：
分行经理：
按揭部：
财务部：
主管副总：
附件6
深圳发展银行（罗
升级会员 