交易管理部管理制度.doc

交易管理部管理制度.doc

《交易管理部管理制度.doc》由会员分享，可在线阅读，更多相关《交易管理部管理制度.doc（11页珍藏版）》请在冰点文库上搜索。

上海沪晨公司规章制度　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　企管部整理

交易管理部管理制度

第一章总则

交易管理部（以下简称交管部）作为公司核心监管部门，以公司政策为主导方针，对公司一切销售及采购业务执行监控与协调工作。

为了规范交易管理部的各项工作，加强部门内部管理，有效提高部门工作效率，特制定本制度，交易管理部所有员工应严格按本制度规定及规范认真开展本职工作。

第二章交易管理部部门职责

一、以公司政策为核心主导方针，对一切销售及采购业务执行监督、把关、控制、协调等监管工作。

二、各岗位员工应严格遵守公司各项规章制度，积极认真开展本职工作，不断提高自身专业技能及综合素质，努力成为德才兼备优秀人才。

三、严格按公司每日销售政策合理制定当日销售计划，如公司销售政策有所变化，销售计划也应随之及时调整控制，竭力完成公司销售目标。

四、召集定价小组各成员制定公司当天开市销售价格。

五、严格按公司销售政策结合市场价格行情变化，作出正确判断及反映，及时控制调整销售价格，有利于促进销售及采购业务开展，以公司利益为首，努力使销售、采购交易达到购销平衡。

六、负责详细记录每日价格调整明细，以电子文档形式作为交管部重要资料保留存档，以备公司核查。

七、负责审核销售及采购业务拟定的《工业品买卖合同》，经交易管理部审核无误后方可盖章确定。

八、负责公司二级市场采购交易管理工作。

九、负责公司销售业务货物资源分配工作。

十、负责二级市场销售业务客户《提货单》制单工作。

十一、交管部原则上不向公司客户开具任何形式的材料证明，如遇特殊情况须经总经理批准特殊处理。

十二、二级市场销售业务，应严格按照公司规定款到发货的原则进行，货物全款未到达公司帐户的，交管部一律不予以开具《提货单》。

十三、严格按公司销售政策要求合理分配销售资源，未经交管部批准的销售数量交管部不予认可，该交易无效。

十四、每日下班前负责与物资管理部核对当日资源入库数据以及在途资源数据明细，确保销售资源数据准确无误。

十五、结合市场销售及客户需求情况，及时向资源发展部提出有利于销售的钢厂资源订货建议。

十六、交易管理部有责任定时向总经理汇报公司销售情况及市场情况，以便总经理随时掌握公司销售情况及市场行情动向。

十七、负责月底与结算部核对总库存数据，确保资源数据准确无误。

十八、在二级市场销售交易过程中，负责监督协调非正常程序交易手续，凡事以公司利益为首严格把关控制。

十九、交易管理部对所有交管部发布的信息（包括库存表、仓库信息等）的准确性、及时性负责。

二十、交易管理部须对属于公司货权的现货资源及时掌握相关资源信息，如存放仓库、入库时间、货物新旧程度、仓库注意事项等。

二十一、公司所有公布的销售政策、价格、资源等，及其他相关交易事宜变动，均以交管部发出的通知为准。

二十二、交管部应时时掌握市场行情变化，深入了解国家相关法定法规、新推政策对本行业的影响，应具有一定市场行情分析判断能力。

法定节假日也应时刻关注市场行情，关注国家政策变化，为即将开展的工作做好充分准备。

二十三、交易管理部的一切工作内容及相关数据信息，均为公司保密事件及保密资料，全体员工须严格按照公司《保密制度》执行保密工作，如有违反公司将严肃处理，并由责任人承担一切后果及法律责任。

二十四、交易管理部一切公司资源数据文档、客户提单明细文档等相关业务资料，均为公司保密档案，交易管理部应严格按公司《档案管理制度》进行有效档案管理。

第三章交易管理部的岗位职责

第一条制单员的岗位职责

一、严格按公司销售业务流程规范要求审核业务员所递交的计划单、客户凭证等相关内容是否准确或完整，经核实无误后方可开具《提货单》，否则返回业务员继续完善相关手续工作。

二、定期整理提货单电子档案，分类进行归档保存，以便客户发生异议及时与业务员核查交易明细。

三、负责递交《提货单》及客户凭证至结算部，与结算员沟通协调相关事宜。

四、勇于创新，不断学习与提升业务技能，工作中不断思考与探索，积极提出有效提高工作效率、强化工作质量的合理化建议。

五、认真完成部门主管分配的其他工作任务。

第二条资源分配员的岗位职责

一、负责公司二级市场销售业务资源分配工作。

二、销售业务资源分配工作，须严格按公司政策及部门主管下达的资源分配要求认真严谨执行，不得违反公司政策，利用职权按个人意愿分配资源。

三、负责接收物资管理员提供的资源入库数据明细，及时整理资源数据文档，以便销售资源分配工作得以顺利开展。

四、定期与物资管理员核对公司资源进出库数据明细，发现问题及时核查落实，确保公司资源库存数据准确无误。

五、负责每日向市场部、资源发展部相关业务人员提供公司资源库存表，以便销售、采购业务顺利开展。

六、资源分配员应认真严谨的开展工作，尽量避免工作中可能发生的失误与纰漏，积极努力不断提高工作效率及工作质量，从而有效提高自身专业技能。

七、认真完成部门主管分配的其他工作任务。

第三条交易管理部主管岗位职责

一、以公司政策为核心主导方针，凡事以公司利益为首，对一切销售及采购业务执行监督、把关、控制、协调等监管工作。

二、严格按公司每日销售政策合理制定当日销售计划，如公司销售政策有所变化，交管部主管应按政策变化及时调整销售计划，合理调控销售价格，竭力完成公司销售目标。

三、召集市场部、资源发展部、交管部相关业务人员制定每日开市销售价格，坚持以公司销售政策为主导方针合理均衡价格定位，有利于促进销售及采购业务的开展，以为公司创造利益最大化为首要目标，努力使公司销售、采购交易达到购销平衡。

四、上海二级市场价格行情每天都有可能瞬间变化，交管部主管应随时关注市场行情，具有敏锐的市场洞悉能力，及时关注价格异常涨跌情况，对市场及行情动态要有预见性，具有一定的分析及判断力，及时作出正确的判断和反映，以公司销售政策为核心结合市场行情合理调整销售价格，确保公司销售利益及销售量同步发展。

五、二级市场销售业务原则上均应按公司统一表价进行销售，如遇特殊情况，交管部主管严格按公司销售政策制定优惠政策，并统一告知业务员，不得徇私舞弊有所偏私，须公平公正执行公司政策。

六、二级市场销售业务过程中，成交价非公司统一表价的，均应经过交管部主管签字核准，未经交管部主管签字核准的特殊价格交管部不予认可，该交易无效。

七、督导资源分配员严格按公司销售政策执行资源分配工作，交管部主管须对每一笔销售业务数量实施把关与调控。

八、在二级市场销售业务过程中，交管部主管负责监督协调非公司正常规范交易流程，凡事以公司利益为首严格把关控制。

九、负责审核业务员拟定的《工业品买卖合同》，经交管部主管核实无误后方可交由业务员继续执行。

十、二级市场采购业务过程中，交管部主管有责任公平公正按市场行情及价格趋势提出合理采购价格建议，不得利用职权徇私舞弊，不得带有任何个人主观意识或私心感情用事。

十一、注重部门员工思想道德及素质教育，努力培养员工成为德才兼备的优秀人才。

十二、严格交管部内部管理，加强各项规章制度的执行力度，对本部门办公设备的使用及管理负责。

十三、严格按照公司政策及规章制度对交易管理部各项工作进行监督与管理，做到工作积极跟踪、忠于职守、廉洁奉公、以身作则；不得徇私舞弊，利用职权以公报私；所有销售及采购业务监管工作，均应以公司利益为首公平公正严谨执行。

十四、监督教育员工严格遵守公司各项规章制度，对涉及公司销售、采购的相关事宜及档案资料，实施行之有效的监督、管理工作。

十五、负责部门员工的专业素质、业务技能培训，开展职业道德、法制观念、保密守则的教育，努力培养人才，提高员工政治思想觉悟，与时俱进，不断提高员工的业务水平及工作能力。

第四章交易管理部各岗位工作规范要求

第一条制单员工作规范要求

一、审核业务员《发货计划单》工作要求及注意事项：

1、计划单上的公司抬头必须与来款单位一致，公司不允许以任何形式与第三方公司有业务往来。

2、计划单上的单价应为公司统一表价，如非表价成交的须经交管部主管签字核准，未见有交管部主管签字的，制单员应及时向主管汇报，按主管批示严格执行工作。

3、审核计划单上的品种规格、吨位是否准确，如有差异及时与资源分配员核查，如属业务员原因应及时通知业务员与客户协调，立即补足货款或滞后办理退款手续。

4、单价与吨位均审核无误后，核算总金额是否准确，如有差异及时通知业务员与客户联系，立即补足货款或滞后办理退款手续。

5、计划单总金额审核无误后，核实是否与来款金额一致，如不一致及时通知业务员与客户核查落实，如客户提出滞后补足尾款的，制单员应及时通知部门主管，由主管审核欠款事项是否符合公司欠款规定，不符合规定的不予批准欠款，待客户补足全款后才可开具《提货单》。

6、客户货款未到达公司帐户的，制单员一律不予以开具《提货单》，须严格执行。

7、公司二级市场销售业务欠款规定如下：

⑴、试用期间及转正后工作时间未达6个月的业务员在销售业务过程中，不得允许有任何额度的欠款；

⑵、已转正且工作时间超过6个月的业务员，销售业务过程中只可允许客户滞后补足尾款，单笔尾款金额不得超过1仟元，业务员须在3个工作日内追缴客户付清余款，逾期未能支付的视为不良欠款，由业务员自行承担该笔欠款；

⑶、已转正且工作时间超过1年的业务员，销售业务过程中允许发生小额欠款，须满足以下三个条件：

①、该笔欠款金额小于该笔总货款金额的10%（不含）；

②、单笔业务欠款金额不得超过1万元；

③、业务员个人名下欠款金额积累不得超过2万元。

⑷、业务员发生小额欠款业务的，须在7个工作日内追邀客户付清余款，逾期未能支付的视为不良欠款，由业务人员自行承担该笔欠款。

⑸、附则：

①、违反以上第⑴条的，交管部不予开具提货单，该交易无效；

②、符合以上第⑵条的，《发货计划单》上须明确注明欠款事宜，业务员签字确认；

③、符合以上第⑶条的，《发货计划单》上须明确注明欠款事宜，业务员签字确认，部门主管签字核准。

8、审核计划单类别名称、产地、仓库是否准确，如不准确应及时通知业务员告知客户，待业务员与客户协调落实后再继续进行制单工作。

9、最后审核客户是否有加工要求、提货方式及其他备注信息，如《发货计划单》上未明确注明提货方式的，制单员应主动询问业务员该客户提货方式，并提醒业务员应完整填制《发货计划单》确保公司开具《提货单》准确无误，尽量避免作废《提货单》带来不必要的损失及延误工作效率。

二、审核客户凭证工作要求及注意事项：

1、业务员提交《发货计划单》时应同时提交《提货单领取方式声明》（以下简称提货声明），提货声明根据各公司所盖印章不同，时效性也有所不同：

⑴、加盖公章且无加减任何文字，该提货声明长期有效，日后交易无需再提供；

⑵、加盖其他有效印章的，该提货声明仅限该次交易有效，日后交易需继续逐笔提供；

⑶、公司原则规定，客户提供的提货声明必须为原件有效。

由于特殊原因客户未能及时提供原件的，可先递交传真件予以发货。

上海市内二级客户必须于交易之日起30天内追缴回原件；上海市外二级客户必须于交易之日起60天内追缴回原件，如逾期未能追缴回原件的视为不良交易，停止该业务员一切日常交易工作，直到所欠提货声明原件追缴至结算部为止才可恢复该业务员交易工作。

2、原则要求提货声明须提供原件作为客户凭证，如遇特殊原因提货声明未能及时提供原件的，应先递交传真件至交管部审核开单，原件或传真件都未能提供的，制单员不予开单，待相关手续完善后才可开具《提货单》。

客户不愿在提货声明上加盖任何专用章的，交管部一律不予认可该笔交易，该交易无效，由业务员办理退款手续取消交易。

3、客户要求领取《提货单》原件的，领取《提货单》原件时须向我公司提供该公司盖章确认的授权《委托书》原件，传真件或复印件无效，未提供《委托书》原件或只提供传真件、复印件的公司一律不予以领取《提货单》原件。

《委托书》根据各公司所盖印章不同，时效性也有所不同：

⑴、加盖公章的，该《委托书》长期有效；

⑵、加盖其他有效印章的，该《委托书》仅限该次交易有效，日后交易需继续逐笔提供。

4、客户有要求本公司协助下加工单的，业务员应向制单员提供客户盖章确认的加工单，制单员在审核加工单无异议后递交至结算部，由结算部传真至仓库；客户不予提供盖章确认加工单的，本公司一律不予以加盖公司任何专用章代客户向仓库下加工单，制单员审核加工单时须按公司规定严格把关。

5、客户已确定提货方式的，应向本公司提供该公司盖章确认的提货方式申明，作为客户提货方式原始凭证，制单员根据客户提货方式要求开具相应《提货单》，未加盖该公司专用盖的提货方式申明本公司一律不予认可。

三、开具《提货单》工作要求及注意事项：

1、严格按公司二级市场销售流程规范要求审核业务员递交的《发货计划单》及客户凭证，均审核无误后方可开具《提货单》。

2、《提货单》上的日期、购货单位、提货地址、电话、货物名称、规格、产地、卡号、数量、重量、业务经办人、提货方式申明等明细内容均应与实际销售数据、信息相符，制单员不得私自更改或伪造，制单员对《提货单》上的所有数据及明细内容真实性负责。

3、《提货单》作废规定如下：

⑴、《提货单》各联原件存放于本公司的，制单员须先从结算部领回《提货单》各联原件，盖作废章确认作废后，才可重新开具新的《提货单》，否则不予重开单；

⑵、《提货单》提货联原件客户已领走的，制单员必须要求业务员追踪客户退回《提货单》提货联原件至交管部后，才可重新开具新的《提货单》，否则不予重开单，制单员须严格按公司规定执行。

4、客户有明确提货方式的，如：

凭车号、提单号，制单员应在《提货单》备注栏将客户提供的车号、提单号数据明细注明在内，由结算部传真至仓库确认，确保客户能及时提货。

5、制单员在电脑制单系统拟制《提货单》时，须认真严谨按实际业务数据、信息输入，拟制完毕后应在电脑系统上复核检查；打出《提货单》后，应再次进行复核，确定《提货单》数据、信息准确无误后交由部门主管签字复核。

第二条资源分配员工作规范要求

一、公司二级市场销售业务资源分配工作要求及注意事项：

1、每日早8：

40前，整理公司库存表发放至每一位业务员及采购员处，以便大家及时做好销售前的准备工作。

2、负责公司二级市场销售业务过程中，向业务员报货物吨位、锁货、催款等相关事宜：

⑴、严格按公司销售政策执行资源分配工作，未经批准销售的资源不得向业务员报吨位；

⑵、每一笔销售业务要均衡资源分配量，公司原则要求热轧卷同规格的资源每一个公司限出2个卷，特殊情况上报部门主管审批特殊处理，建材高线每笔交易出货量均应经部门主管核准；

⑶、公司原则要求业务员锁货货款到达公司帐户时间最长不得超过30分钟，资源分配员应严格控制好时间，一般情况下不得超时。

如有超时，业务员未提出延时申请的，该笔交易视为自动放弃，该资源可重新向其他业务员报吨位出货。

业务员申请延时锁货的，资源分配员上报部门主管，由部门主管根据具体情况权衡是否批准。

资源分配员应严格按公司规定执行，特殊情况上报部门主管审批特殊处理；

⑷、业务员确定锁货后，资源分配员有责任按锁货时限催促业务员追踪客户付款，超过锁货时间仍未见货款到帐的，资源分配员有责任通知业务员该货物锁货时限已过；

⑸、所有违反公司规定、交管部不予认可的交易均视为无效交易，由交管部通知财务部将该笔交易到账货款全额退回至客户打款帐户，同时通知业务员与客户沟通解决相关事宜。

3、资源分配工作在销售过程中起着至关重要的作用，每一项货物吨位数据都直接与公司利益息息相关，资源分配员有责任确保所报出的每一个吨位准确无误，避免报错吨位客户付款不足或超出，增加业务员工作量延误工作效率。

4、客户货款已到达公司帐户的，该货物货权已自动转移，资源分配员应及时将款到已售货物注明清楚，确保不发生任何卖重、卖错的事宜，避免给公司造成不必要的损失。

二、公司资源入库、质押、出库、在途等明细数据核实的工作要求及注意事项：

1、每日有钢厂资源、二级市场采购资源入库的，物资管理部整理完数据第一时间递交至交管部，资源分配员负责与物资管理部对接电子文档数据明细，将入好库的资源数据整理录入资源分配系统，并按可售、不可售资源状态分类注明，及时通知业务员可销售资源的规格及数量。

2、公司原则要求二级市场采购资源须办理转库手续完毕后才可进行销售，资源分配员应严格按公司规定执行，特殊情况上报部门主管审批特殊处理。

3、每日下午5：

30前将当日已销售数据汇总，发现问题及时与业务员核对，确保次日销售数据的准备性。

4、交管部有责任了解公司在途钢厂资源情况：

资源何时从钢厂发出、已发资源数据明细、预计何时到港、何时入库等相关信息，资源分配员负责接收物资管理部提供的在途资源信息，及时做好相关记录，并跟踪资源入库进程，以便交管部充分做好销售准备。

第三条交易管理部主管工作规范要求

一、销售业务管理工作规范要求

1、每日早9：

00前，组织召集公司定价小组各成员制定当天开市销售价格。

2、在定价会议中，主要由销售部及资源发展部提出定价，交管部则以公司政策为核心方针作为平衡点，主要针对这两个部门制定的价格作合理均衡，如两个部门的定价统一，则按统一报价；如定价不统一，则由交管部主管权衡定出一个折中价格。

3、二级市场销售及采购业务过程中，如采购业务开展顺畅而公司销售业务开展艰难，或销售业务开展顺畅而采购业务开展艰难时，交易管理部主管应立即对购销不平衡不良现象作出反映，召集市场部主管及资源发展部主管商议对策，以公司政策为核心结合市场行情针对销售及采购价格作出合理调整。

4、上海二级市场价格行情变化莫测，价格随时瞬间变化，故公司销售价格也将结合市场行情变化随之相应调整，每日都将出现不同频率的调价政策，调整后的最新价格自交管部主管或交易员口头通知后立即生效，调整前的价格即时失效，一律按最新价格进行交易。

5、交管部应及时将最新调整价格公布至公司销售群，利用飞信平台发送调价短信至每一位相关业务及领导人员处，让所有相关人员都能准确及时收到调价通知，以便顺利开展销售及采购工作。

6、调价前锁货的在规定时限内款到的，按原价格执行，超时款未到达公司帐户的按最新价格执行，交管部主管应严格把关控制。

7、交管部主管应严格以公司政策为核心主导方针制定销售计划，为努力完成销售目标，交管部主管可结合市场行情动态权衡选择促销方案：

如制定特价资源促销政策，或特定某些品种规格允许价格下幅优惠等。

促销方案确定执行后须及时统一通知到每位业务员处，公平公正执行，最终实现销售目的，有效促进完成销售目标。

8、公司销售业务开展原则要求应按统一表价进行销售，所有业务员不得在未经交管部主管批准的情况下低于表价销售。

经过交管部主管批准的优惠价格，交管部主管须在业务员《发货计划单》上签字核准，否则该价格无效，交管部不予认可。

9、交管部主管应督导资源分配员开展工作，随时查看锁货资源价格、数量、时间是否符合公司要求，监督把关资源分配工作，发现问题立即核查落实，避免给公司造成不必要的损失。

10、制单员开具《提货单》后递交至主管处审核，交管部主管应认真复核，确定提单准确无误后签字确认，同时也对该提单内容的真实性、准确性负责。

11、业务员须与交管部主管确认每笔交易价格、数量，核实无误后才可通知客户付款。

没有经过交管部主管确认价格和数量的交易，交管部一律不予认可。

12、每日销售价格只限当日交易款到有效，公司原则规定当日销售价格不予保留至次日，特殊情况由交管部主管上报总经理审批特殊处理。

13、交管部主管应严格把关控制交易到款时间，在公司资源较少或市场涨势的情况下，均不允许业务员锁货，以款到先得的方式进行销售确认，款后到者一律退回货款，交管部主管应严格执行。

14、业务员需申请延时的，应直接向交管部主管申请，交管部主管了解分析具体原因后给予批示，业务员严格按交管部主管批示执行工作。

15、销售及采购业务所签订的《工业品买卖合同》审核、管理工作细则：

⑴、公司原则规定销售业务不得主动与客户签订销售合同，如客户强烈要求签订合同的，应严格按公司统一合同版本签订，特殊情况由交管部主管报总经理审批特殊处理；

⑵、所签订的销售及采购合同除交易数据明细外，公司原则规定其他任何内容不允许修改、删减或添加，特殊原因由交管部主管报总经理审批特殊处理；

⑶、所有合同拟定完毕经交管部主管审核无误后，盖章流程原则规定：

对方公司盖章确认→我公司盖章确认→合同签订完毕，特殊情况向交管部主管申请特殊处理。

二、采购业务管理工作规范要求

1、二级市场采购业务由资源发展部采购小组执行，交管部主管根据公司购销政策制定每日采购量。

2、根据公司购销政策结合市场行情以创造公司利润为首要原则，制定合理采购价格。

3、交管部主管坚持以公司政策及利益为原则执行合理公正的采购监管工作，针对采购业务的实施进行有利的协调与配合。

4、交管部主管负责审核《采购付款申请单》的价格、数量、规格品种、产地、仓库、生产日期等明细，对该笔交易货物安全实施严格审核，严格按公司采购要求把关、控制。

5、《采购付款申请单》由采购员统一交由交管部主管复核递交财务出纳执行付款工作，交易管理部主管应根据实际采购经销商、单价、数量、钢厂、仓库、产品生产日期等相关信息，以公司利益为首，严格按公司采购要求执行择优付款流程。

6、采购业务实施付款必须由交管部主管通知财务执行，其他任何采购业务员不得直接递交《采购付款申请单》让财务付款，特殊情况向交管部主管申请特殊处理。

7、交管部主管应以确保公司交易购销平衡为首要原则，以公司政策为主导方针，以创造公司购销利益为基本方向，对采购工作执行行之有效的监管工作。

8、公司每日将预留部分采购款予以支付采购价格相对较低的交易，如采购业务员努力采出差价额度较大的，在完全符合公司采购规定情况下，公司将全力支持，不限量予以采购，交管部主管根据市场情况公平公正执行。

9、交管部主管有责任根据公司销售情况及市场需求情况，向资源发展部提出合理市场采购及钢厂采购资源规格建议。

三、库存数据管理工作规范要求

1、每日负责核查资源分配员统计的销售总数据明细，于下班前向总经理汇报当日公司销售及市场行情情况。

2、负责督导资源分配员定期与物资管理部、结算部核查资源入库、出库数据明细，发现问题及时核对落实，确保公司库存资源数据及已售资源数据准确无误，交管部主管应严格对此项工作的完成进行监督检查。

3、负责协助市场部、结算部针对客户分单提货的实提货物数据核对工作，发现问题及时核对制单员开具的《提货单》，确保每份提单发货数据的准确性。

四、交管部主管有责任督导教育部门员工认真严谨开展本职工作，努力创新不断提高工作效率，交易管理部主管对交管部每项工作的完成情况及完成质量负责。

第五章驻外分部交易监管工作规范要求

第一条销售价格、销售量管理

驻外分部销售价格统一由上海总公司交易管理部制定，交易管理部负责驻外分部销售价格、销售量的监管工作，按公司政策执行销售：

1、单笔业务销售量在100吨（含）以内，由驻外分部业务员自行调控。

2、单笔业务销售量在100吨以上，业务员必须电话向交易管理部负责人申请，经批准后才可进行交易。

3、特殊情况上报交易管理部申请，特殊处理。

第二条付款

1、付款方式：

网划或电汇，公司不接受其他任何付款方式。

2、货款统一打入“上海沪晨贸易有限公司”名下对公账户，不得打入任何私人账户。

第三条欠尾款事项

1、不允许有任何额度的欠款事项，均严格按款到核实无误后发货。

2、特殊情况由业务员向交易管理部负责人申请，特殊处理。

第四条提货单的开具

1、提货单统一由上海总公司交易管理部开具。

2、由驻外分部业务员填写《发货计划单》，物资管理员签字确认，将《发货计划单