费用开支审批管理规定doc.docx
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费用开支审批管理规定doc
费用开支审批管理规定
归属体系：
鹏润投资（国美电器）有限公司经营管理手册――财务系统分册
文件编号：
鹏润－财－费用001
撰写单位：
鹏润投资（国美电器）财务中心
版本：
第一版
生效日期：
2004年4月1日
机密等级：
□机密■一般
合计页数：
31页正文页数：
23页
附件个数：
8个
制度正文目录：
页次
1、目的
1
2、范围
1
3、名词解释
1
4、职责
1
5、作业内容
1
6、注意事项
21
7、附件
22
总裁审批
管理研究室审核
撰写人
1.目的：
为进一步规范公司费用管理工作，指导、监督费用开支，为公司各级单位提供费用控制依据，特制订本规定。
2.范围：
2.1适用范围：
本规定适用于国美电器总部各中心、各部门及下属各级公司。
2.2发布范围：
国美电器总部各中心、各部门及下属各级公司。
3.名词解释：
3.1费用：
企业为销售商品、提供劳务等日常活动所发生的经济利益的流出。
费用具有如下基本特征：
一是，费用最终会导致企业资源的减少，具体表现为企业的资金支出，或者表现为资产的消耗；二是，费用最终会减少企业的所有者权益。
3.2固定费用：
是费用开支在一定范围内，其支出不随销售额的变动而发生变动的费用，如人员工资、折旧等费用支出。
3.3变动费用：
是费用开支在一定范围内，其支出随销售额的变动而发生变动的费用，如促销费、一线奖金等费用支出。
4．职责：
4.1总部费用主管负责公司日常费用开支的指导、监督、分析及上报工作，完善公司费用制度及费用预算的组织、跟踪、分析和通报工作。
4.2分部费用会计负责分部日常费用开支的审核、指导、监督、分析及上报工作，分部费用预算的组织、跟进、上报工作。
4.3分部财务经理负责按授权分部费用预算、费用开支的审核、指导、监督工作。
4.4分部总经理负责按授权对分部费用预算、费用开支的审批工作。
5．作业内容：
5.1费用控制的原则
A计划管理：
公司的所有费用开支（本文所指费用开支包括直接形成费用的开支以及先形成资产，然后以摊销、折旧等形式形成费用的各类资本性支出，主要是现金流部分，下同）一律纳入计划管理，计划内用款按照授权体系进行签批，计划外的用款履行报批手续，严禁无计划、无报批的费用开支。
B总额或总费用率控制：
总部将核定后各分部的费用开支总额或总费用率以及各费用项目的开支总额下发。
各分部根据总额按月、按项目、按单位进行分解使用。
使用时，当月结余额度可以调剂到下月使用，但未经批准当月不准预支下月或以后月份的额度，费用项目之间也不允许调剂额度使用。
C专户管理：
各分部设立专门的费用帐户对各项费用开支进行管理。
各分部所有的费用开支必须、且只能从此专用帐户支出，且此帐户专门用于费用支出，严禁支付其它任何支出。
D专人管理、分级监控：
总部设立费用主管，分部设立费用会计实行专人管理、分级监控。
费用会计负责报表的报送、日常的费用监控以及月末的费用分析等工作。
对于计划外、超计划且未经总部授权人员审批的费用开支，费用会计必须拒绝签字支付，任何人不得干涉；对于违反规定，乱支乱用的，费用会计必须逐级反映，直至解决为止。
总部费用主管对各级费用会计进行监督、指导，并对各分部费用开支情况实行监控，及时汇报各分部、各费用项目的使用情况。
E授权管理：
总部及各分部的费用开支，在计划管理、总额控制的前提下，实行授权管理的规定。
凡计划内的用款，必须由相关各级领导按照授权权限审批后，方能支付；凡计划外的用款，必须报送总部按照授权权限审批后方能支付。
XX擅自签批的，视为无效。
5.2日常费用的控制
5.2.1费用帐户的日常管理
A各分部所有的费用开支必须从且只能从费用专户支出，且此帐户专门用于费用支出，严禁支付其它任何支出。
B各分部所开立的费用专户原则上必须使用基本帐户（可以提取现金），若使用一般帐户的分部经与银行协商可随时提取现金亦可将其做为费用专户。
C各分部用于费用开支的备用金应按照费用计划根据日常开支需要随时在费用帐户中提取，严禁将门店现金销售收入坐支用于费用支出，如遇特殊情况，需报总部财务中心审批。
5.2.2费用帐户资金的日常拨付
A费用帐户资金的拨付，实行“按月总额控制，按周分次拨付”的原则。
B各分部的资本性开支应单独提前申请，经总部相关人员按授权批准并交总部财务中心总经理审批签字后一份交费用主管留档，一份交分部财务部，作为划拨资金至费用专户进行使用的依据。
C各分部应严格按照计划及授权权限进行费用的使用及报批，违反相关规定的，费用会计有权拒付。
5.3费用控制的反馈与分析
各分部每月应做出费用进度分析表及详细分析报送总部财务中心和分部总经理。
总部财务中心汇总后报各中心及总经理并根据各分部费用的控制情况进行全国通报。
分部财务部还应按费用各归口管理部门以及费用进度，对各职能部门和总经理进行通报。
5.4费用的审批程序
5.4.1计划内费用的审批程序
A总部的审批程序：
经手人持原始凭证→部门经理审核签字→各中心总经理签字→费用会计审核签字→财务中心总经理签字→出纳审核报销付款
B分部的审批程序：
经手人持原始凭证→部门经理审核签字→费用会计审核签字→财务经理审核签字→总经理审核签字→出纳审核报销付款
5.4.2计划外费用审批程序
A计划外费用应首先上报计划外费用申请，其程序为：
费用使用部门申请签字→各中心总经理签字→总部中心/分部总经理审批签字→各中心总经理签字→上报费用归口管理的中心相关部门审核签字→各中心总经理签字→归口管理的中心总经理审批签字→各中心总经理签字→总部总经理审批签字→各中心总经理签字→报总部财务中心及相关财务部门备案。
B计划外费用审批后，将审批单附在原始凭证后按正常手续审批报销。
5.5费用报销的要求
5.5.1报销费用必须以合理、合法、真实的原始凭证为依据，确实无法取得正式发票的费用支出，应由经手人说明原因，经财务中心总经理签字，方可作为报销的依据；
5.5.2原始凭证不得涂抹、刮擦，内容和项目必须齐全；
5.5.3原始凭证必须按公司规定的程序进行审核、签字，手续必须完备；
5.5.4费用会计要严格遵守费用报销制度，认真审核各种凭证，对不符合要求的凭证应拒绝予以报销，否则要承担责任；
5.5.5费用报销严禁分拆，属于同一项目、同一时间或同一性质的费用按照单笔费用报销；
5.5.6费用报销经手人适用从高原则。
如招待费，在参加人员中，应由其中最高级别的人员填制费用报销单报销。
5.6费用的分类及核算要求
5.6.1促销活动费：
为组织促销活动而购买促销奖品、赠品以及印制、派送宣传单（POP、DM单页等）、返（抓）现金、促销活动道具制作费以及促销活动中涉及的场地租赁费和雇佣临时人员的费用等。
公司代厂家垫支的以上费用不在本科目核算；
5.6.2卖场布置费：
A门店标准配置：
T型架、L型支架、大展板、吊旗杆等；
B美工用品：
麦克笔、补充液等；
C新店开业费用：
开业吊旗、外场喷绘、内场喷绘（难以出租的空白广告位）、顶棚装饰、楼梯装饰、公共区域装饰、外场巨幅、三角旗、刀旗等；
D“VI”导入费用（含未改造的老门店）：
商品类导视、楼层导视、服务类展板、警示贴等；
E节假日促销卖场装饰：
常规巨幅、报广喷绘、内场条幅及其它装饰品等；
5.6.3运杂费：
在商品、物品的采购、调拨等过程中支付的租车费、运输费、搬运装卸费等；
5.6.4送货费：
为顾客送货支付的租车费、劳务费、过路费和停车费等；
5.6.5安装费：
为顾客安装商品支付的车费、工资、补助、劳务费、材料费，以及修理商品所发生的劳务费、材料费等；
5.6.6促销奖：
支付给门店人员的促销费；
5.6.7一线奖金：
支付给门店营业员、促销员和门店其它人员的计件奖、利润提升奖和排名奖等各种奖金；
5.6.7办公费：
办公用品、笔墨纸张、帐表票卡、名片、书报、硒鼓、碳粉、电脑耗材（如软盘）、邮寄费等费用；
5.6.8交通差旅费：
A交通费：
因公务或加班而发生的市内交通费；
B差旅费：
因公出差发生的往返交通费、住宿费、订票费、出差补贴，以及异地调动人员领取的异地补贴等；
5.6.9业务招待费：
在日常工作中因公请客发生的餐费、礼品赠品费和其它为客户发生的费用，以及员工加班餐费等，不包括召开专项办公会议、新闻发布会等发生的餐费、礼品礼金费；
5.6.10工资：
支付给员工个人的工资；
5.6.11奖金：
支付给总部和分部管理人员的半年奖金，以及发给员工个人的专项奖励；
5.6.12财产保险：
为固定资产（包括汽车）和流动资产缴纳的各种保险费；
5.6.13燃料费：
汽车和其它机械设备消耗的汽油、柴油，以及为取暖而购买的燃油费等；
5.6.14水电费：
支付的水、电、气、供暖和制冷等费用；
5.6.15通讯费：
支付的固定电话费、移动电话费、寻呼费、入网费、电话初装费、专线月租费、VIP电子邮箱费和因出差发生的漫游费等；
5.6.16物料消耗：
日常消耗的电工电料、卫生材料、卫生用具、消防材料、小型工具器具、工服、饮用桶装水、修理用零配件和材料、各种消耗性材料等；
5.6.17修理费：
为修理固定资产、低值易耗品而发生的劳务费、材料费等；
5.6.18低值易耗品摊销：
低值易耗品是指单位价值在100元以上2000元以下，且使用年限在一年以上的各种财产物资按规定计算摊销的费用，包括办公家具用具、包装物、劳保用品、展台展架以及其它价值不很大，但使用时间长，有必要作为阶段性资产、分期计入费用的各种财产物资；
5.6.19临时劳务费：
国美报的稿费、暗访人员津贴以及支付给公司外部人员的其它各种劳务支出；
5.6.20会议费：
召开新闻发布会、新闻宣传活动等发生的所有费用，包括餐费、场地租用费、会场布置费、人员劳务费、记者礼品礼金、胶卷冲洗费等与宣传活动相关的一切费用，以及招待记者、刊登软文等发生的费用。
在费用进度表中此项目名称改为“新闻公关费”；
5.6.21日常广告费：
一切为了提升销售和公司知名度、美誉度的广告行为所发生的费用，包括电视、报纸、户外、电台、杂志等媒体发布费用，以及广告设计、制作费用。
所有广告费支出必须与专业广告公司签订合同，且取得广告业发票；
5.6.22咨询费：
工商、税务、银行年检费、审计验资费、各种会费、年费等。
5.7主要费用项目的管理
5.7.1差旅费
5.7.1.1出差种类
A临时出差人员：
即由公司派往现工作地点以外（不含境外）地区公干，并且在外地连续工作时间不超过壹个月的员工。
B长期出差人员：
即由公司派往现工作地点以外（不含境外）地区公干，并且在外地工作连续时间超过壹个月，不满叁个月的员工。
C调往异地工作人员：
即根据公司调任文件由公司派往原招聘入职工作地点以外（不含境外）地区工作或在外地连续工作时间超过叁个月的员工。
5.7.1.2出差申报程序
A出差人出差前需填出差任务书（格式如下）。
出差任务书，经主管领导签字后，作为借支和报销差旅费的依据。
B一般员工出差，由部门负责人提出，分管领导（指分部总经理，总部各中心副总）或其授权人批准。
C部门经理、总部各中心副总出差，由分管领导（指分部总经理，总部各中心总经理）或其授权人批准。
D分部总经理、总部各中心总经理出差，由总部总经理批准。
5.7.1.3出差人员定票程序
A分部出差人员须持出差任务书到各分部办公室，总部出差人员到总务处办理订票手续，填写订票明细单；
B出差人员将出差任务书传真至出差到达地所在分部办公室，注明到达时间、返程时间及住宿级别.
C当地办公室收到传真后立即订购返程车（机）票并按出差人员级别预定相应住宿房间。
D买火车票的订票费最高不得超过30元，订票费的原始凭据上注明盖章有效的，必须有订票中心公章或财务章。
E因个人原因产生的退票费，由个人承担；因公产生的退票费，注明原因，由分管领导签字后，按费用报销程序可实报实销。
5.7.1.4差旅费的报销标准
5.7.1.4.1临时出差人员的费用报销
5.7.1.4.1.1临时出差差旅费按公司制定的交通工具、住宿、出差补贴标准报销。
5.7.1.4.1.2出差补贴：
含市内交通（出租、公交车费）、餐补等各项费用。
5.7.1.4.1.3通讯报销限额：
临时出差，手机漫游费报销标准以赴外地出差天数为准，当月凭手机话费单报销，超标准的按标准报销，没超标准的实报实销。
不允许在差旅费报销单中根据出差天数按通讯补贴（如：
10元／天）领取漫游费．出差员工使用储值卡的按10元/天报销，但必须出具原始发票，并以费用报销单形式领取漫游费。
5.7.1.4.1.4城市类别：
A一类城市：
北京、上海、广州、深圳、珠海、大连、湛江、福州、北海、汕头、厦门、温州；
B二类城市：
天津、成都、重庆、西安、郑州、沈阳、哈尔滨、长春、海南、新疆、西藏、内蒙古、青岛、烟台、杭州、威海、各省省会及计划单列城市；
C三类城市：
除以上地区以外的一般地区。
5.7.1.4.1.5特殊原因超出本规定标准的交通、住宿、通讯等费用，须在发生后以书面形式提交总部各中心总经理或分部总经理审核批准，总部各中心总经理及分部总经理超标的，须报总部总经理。
5.7.1.4.1.6总部到分部短期出差人员，住宿费（住办事处人员除外）、车（机）票费均必须返回总部按标准报销，各分部不得自行垫支报销。
5.7.1.4.2长期出差人员的费用报销
5.7.1.4.2.1长期出差人员按公司制度规定的交通工具、住宿、出差补贴标准报销。
5.7.1.4.2.2长期出差人员不享有异地通讯补贴；
5.7.1.4.2.3长期出差人员的住宿最高标准不得高于临时出差住宿标准的50%。
住宿费由被派分部承担，分部可视出差时间长短等实际情况解决租房；
5.7.1.4.2.4长期出差人员不得报销漫游费用，如因未购买出差当地手机储值卡，而在长期出差期间仍使用异地手机而产生的漫游费用由出差人自行承担。
（也就是说，手机漫游费持续报销时间不能超过３０天，如连续两个月均有漫游费，
则只能按３０天报销）。
特殊情况经出差人所属分部总经理同意后上报总部行政中心，经总部行政中心总经理批准后方可报销。
因此而导致的分部通讯费超半年计划，由分部自行承担，总部不再追加费用额度。
5.7.1.4.3调往异地工作人员福利标准
5.7.1.4.3.1通讯补贴：
调往异地工作人员不享有异地通讯补贴；
5.7.1.4.3.2分部住宿补贴：
调往异地工作人员（总部除外）的住房补贴按照本人月工资标准的20%以现金形式发放，公司不再提供住房及家具等。
5.7.1.4.3.3总部住宿补贴：
对于调往总部工作人员的住房，按级别及以下标准入住公司在总部的员工宿舍，不再享受住房补贴。
A三级副总（含）及以上级别人员，公司提供两室一厅或一室一厅单独套房。
B高级部长/高级经理及部长/经理级别人员，公司提供套房中的一间。
C部长/经理级别以下人员，公司提供集体宿舍。
5.7.1.4.3.4生活补贴：
调往异地工作人员的异地生活补贴按级别分为三个等级：
A三级副总（含）以上级别人员，每人800元/月；
B高级部长/高级经理及部长/经理级别人员，每人500元/月；
C部长/经理以下级别人员，每人300元/月。
5.7.1.4.3.5住房补贴及异地生活补贴虽以现金形式发放，但不作为工资构成的一部分，不在工资表中体现，不随工资一同发放。
5.7.1.4.3.6调往异地工作人员在领取住房补贴及异地生活补贴时填写差旅费报销单，按照公司相关规定签字完全后方可到财务部领取现金。
5.7.1.4.3.7在管理费用或经营费用下的差旅费科目下设立长期调动人员差旅补助科目对住房补贴及异地生活补贴进行单独核算管理。
5.7.1.4.3.8总部及各分部通过当地招聘而在当地录用的外地人员均视同本地员工，不予解决住宿等问题，特殊情况者上报至总部总经理审批。
5.7.1.4.3.9经相关授权批准后的职工探亲，一切差旅费用自理。
5.7.1.5出差补贴天数的计算:
当天中午12:
00以后出差，出差补贴按半天计算；当天中午12:
00以前出差回来，出差补贴按半天计算。
当天报销了出差补贴的，均不再保销其它相关杂费。
5.7.1.6出差招待费用报销的规定:
凡因业务需要在出差地招待客户的，应事先请示分管中心领导同意或相关分部总经理同意。
招待费经分管领导签字后，根据费用报销程序实报实销。
但报销招待费的当天出差补贴按上述标准的50%计发。
5.7.1.7差旅费报销的其它相关要求
A员工出差，到达分部可以联系住宿、代购火车票等，但所有费用均实行当地代为办理，但不垫支费用的原则。
B员工因出差发生的全部费用均应返回工资发放地进行报销，不得在其它分部借支、报销。
各地财务部不得报销不属于该分部员工的差旅费用。
C差旅费报销时填写“差旅费报销单”，在“差旅费报销单”上注明出发时间、返回时间、乘坐的交通工具、订票手续费金额、享受出差补贴的标准、以及其它需单独注明的事项。
D持“差旅费报销单”报销或借款时，“差旅费报销单”或借款单后必须附有按照公司相关规定签字完全的出差任务书，财务部根据出差任务书核定出差日期并计发差旅补助。
5.7.1.8员工培训及开会差旅费报销的相关规定
5.7.1.8.1员工参加异地培训、会议（含厂家举办的各种会议），培训期间或会议期间均不享受出差补贴。
总部举办的会议，住宿费由总部统一支付，车、船、机票按规定回原单位报销。
厂家举办的会议，住宿费由厂家承担。
5.7.1.8.2新开分部人员培训：
实习费用由总部或实习所在地分部先垫支，待新开分部成立后，作为开办费用一次性转入新开分部。
具体费用报销方法如下：
5.7.1.8.3实习、培训人员从外地到北京的车票、机票，先由本人自行垫付，到总部后由培训部集中收缴统一办理报销手续。
5.7.1.8.4实习、培训人员从北京到实习地车票、机票，先由本人自行垫付，到达实习地后，交实习地人事部，由人事部统一办理报销手续，需经总部培训部审核。
实习地财务经审核报销后，与新开分部挂往来。
5.7.1.8.5实习、培训人员返回新开分部时，车票、机票先由个人垫付，到达分部后按规定报销。
5.7.1.8.6实习、培训人员在北京培训期间的一切费用，均由总部培训部负责报销，由总部先垫支。
5.7.1.8.7老分部人员培训费用由分部自行承担，在“职工教育经费”列支。
5.7.1.8.8应聘人员到北京总部面试的费用：
A面试合格，留分部试用并任职，其往返车票和住宿费回用人分部报销，由分部自行承担；
B面试不合格。
其来京往返车票及住宿费用由个人承担。
人事部门或负责招聘的部门事先应与被招聘人员讲好，以免引起矛盾。
5.7.1.8.9所有实习、培训人员，在实习或培训期间，只按公司规定标准发放工资，不享受各项出差补贴。
5.7.1.9差旅费借款的规定
5.7.1.9.1出差人差旅费，原则上由个人垫付后，回所在单位统一报销。
需要借款的，凭出差任务书到财务部门办理，财务依照“上不清下不借”的原则，按规定办理借款手续。
5.7.1.9.2一般情况下，员工出差只能在工资发放单位的财务部门借差旅费，特殊情况按以下原则执行：
若出差期间遇特殊情况,或临时增加任务,原出差借款不够开支;被派驻外地时间较长,不能及时回工资发放单位借款。
经原派差人认可出差任务及时间的变化，由总部财务中心同意,可在异地分部办理借款.借款单位财务部门付款后,凭借条与派出单位挂内部往来。
付款单位在一周内将借款单复印件寄往（用挂号信即可）借款人工资发放单位的财务部门.借款人工资发放单位收到借款单后,作为其它应收款和内部往来挂帐。
在当月结账前,将该借款汇给垫付单位。
5.7.1.10支持新开分部相关人员的费用报销规定
5.7.1.10.1前往新开分部支持人员由总部各中心提出支持人员名单，报总部各中心审批同意（总部开业支持部门成立后，由开业支持部门负责），按开业计划要求，填制书面“支持人员抽调通知”，“抽调通知”上注明抽调支持人员所属分部、岗位、职别、支持到岗日期，报总部行政中心总经理签字确认后，同时传真至被支持分部和支持人员所在分部人力资源部。
5.7.1.10.2支持人员所在分部根据抽调通知，由分部总经理签发出差任务书，由分部人力资源部通知支持人员，支持人员持出差任务书前往被支持分部人力资源部报到。
抽调通知由支持分部人力资源部留存，作为管理人员考勤、核发工资、奖金的依据。
5.7.1.10.3被支持分部按各中心下发的“支持人员抽调通知”中列明的人员数量及职别，报销各类费用。
5.7.1.10.4没有持“抽调通知”的人员的费用一律不得在新开分部报销。
5.7.1.10.5新开分部人员出差申报程序、订票程序、借款程序等参照员工个人因公出差借款手续办理。
5.7.1.10.6奖金：
支持新开分部的人员，出差时间超过半个月的，出差期间的当月奖金在总部核发，先由北京分部代垫，然后北京分部将奖金发放表传至新开分部，与新开分部挂帐，新开分部作为费用入帐。
5.7.1.10.7交通费、车船费、住宿费、出差补贴、其它杂费等的处理：
支持新开分部人员的上述费用，在被支持的新开分部报销，入当地的相关费用科目,包括支持新开分部的人员的返程交通费。
5.7.1.10.8新开分部人力资源部在开业半个月后应及时清查滞留本分部的支持人员数，并上报总部行政中心予以确认其派驻性质。
无确认函，且在新开分部开业半月后仍滞留新开分部的人员一律不再视同支持人员，其发生的相关费用也不得再在新开分部报销，而必须返回原所在分部办理费用报销手续。
5.7.1.10.9总部或分部支持人员原则上不允许在被支持分部借支费用，特殊情况经总部相关中心总经理和总部财务中心总经理签字批准后，方可在被支持分部借款。
5.7.1.10.10被支持分部报销支持人员的费用之前，必须先报总部财务中心批准。
被支持分部的费用会计，每日必须将当天支持人员需报销的费用明细整理成册，于17：
00之前传至总部费用主管处，总部费用主管严格按标准审核各项费用的金额及相应的审批手续。
审核完毕，按公司规定找总部相关领导履行签字审批手续，传回申请报批的分部，报批分部据此报销、入账。
未经总部批准的费用，一律不得报销，否则将对费用会计及相关人员进行处罚。
5.7.2通讯费
5.7.2.1通讯费按公司标准报销。
5.7.2.2通讯费报销时，必须持有国家规定使用的电信业专用发票。
5.7.2.3通讯费报销填写“费用报销单”，报表单上必须注明所报话费的所属期间，享受漫游报销的天数和时间。
5.7.3装修费
5.7.3.1所有的装修工程必须与装修公司签订合同，装修合同报总部投资部批准后，复印件交财务部备案。
没有合同一律不予付款。
5.7.3.2装修工程结束后需经公司总部投资部、分部总务部组成联合验收小组进行验收，并签订验收单，验收不合格的不得付款。
工程验收单复印件需交财务部备案。
5.7.3.3装修工程结束后需经公司总部投资部、分部总务部组成联合验收小组进行验收，并签订验收单，验收不合格的不得付款。
工程验收单复印件需交财务部备案。
5.7.3.4装修工程结束后需经公司总部投资部、分部总务部组成联合验收小组进行验收，并签订验收单，验收不合格的不得付款。
工程验收单复印件需交财务部备案。
5.7.3.5支付的装修费必须取得国家税务局规定的装修业专用发票。
5.7.4汽车使用费
5.7.4.1汽车使用费包括公司各种车辆在使用过程中发生的各种费用，如保养费、日常修理费、大修费、年检费、车船税、过路过桥费、停车费等。
5.7.4.2车辆修理费必须报总部车管人员审批（正常保养除外），修理费用由办公室人员凭总部审批报告到修理厂结算后在财务部办理报帐手
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