会计电算化高教原版教案PPT第五章讲义.docx
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会计电算化高教原版教案PPT第五章讲义
第五章账簿管理的详细设计
第一节账簿管理的总体设计
一、账簿管理的功能模块划分
企业发生的经济业务，经过制单、审核、记账等处理，就形成了正式的会计账簿。
对企业发生的经济业务进行查询、统计、分析等操作时，都可以通过“账簿管理”功能完成。
查询账簿是会计工作所必须的工作内容。
除了前述现金和银行存款总账和日记账查询之外，账簿管理还包括基本会计科目的账簿查询和输出，以及各种辅助核算账簿的查询与输出。
在账簿管理中，不论是查询还是打印，都必须指定查询或打印条件，系统根据指定的条件显示或打印账簿。
在账簿管理中，处处可以方便地实现总账←→明细账←→凭证的联查。
账簿查询提供未记账凭证的模拟记账功能，使企业能随时了解各科目的最新情况，对部门、往来、项目、外币信息反映及时，费用控制更加有效。
自定义多栏账可根据实际管理的需要将不同科目、不同科目级次有机地组合起来，生成多栏账，以满足多科目、多级次的综合管理。
账簿管理的功能模块划分如图5-1所示。
图5-1账簿管理的功能模块划分图
二、账簿管理的数据存储设计
账簿管理所涉及到的数据基表，绝大多数在系统管理和凭证管理中已经设计，账簿管理中需要设计的只有多栏账格式基表，其基表名称为Dlzgs。
在Dlzgs基表中存储各账套、各种多栏账的格式定义信息，包括各栏栏目定义信息、栏目对应的科目信息、栏目分析信息等，该基表的作用是在生成多栏式明细账时，系统按该基表中的有关多栏账的定义信息生成多栏账。
多栏账格式应设计历史数据基表，在查询以前年度的多栏账时，可根据多栏账格式的历史数据基表生成。
Dlzgs基表的数据结构如表5-1所示。
表5-1多栏账格式基表的数据结构
列名
含义
数据类型
长度
主键
完整性约束
Zth
账套号
字符型
2
组合主键
非空
Dlzkm
多栏账科目
字符型
20
组合主键
非空
Dlzmc
多栏账名称
字符型
40
非空
Lmxh
栏目序号
数值型
2
组合主键
非空
Lmkm
栏目科目
字符型
20
非空
Lmmc
栏目名称
字符型
20
非空
Lmfx
栏目方向
字符型
2
非空
Lmfxfs
栏目分析方式
字符型
4
非空
Lmnr
栏目内容
字符型
4
非空
Fxlwz
分析栏位置
字符型
4
非空
三、账簿管理中通用功能设计
1、我的账簿
“我的账簿”是为了方便用户录入账簿查询条件而提供的账簿查询工具，它可将用户常用的查询条件加以保存，以便在下次查询时可直接调用查询。
此功能类似于凭证管理的“输出”和“引入”功能。
以明细账为例，如果要查询生产成本科目的月份明细账，则需进行以下操作：
选择“明细账”选项，选择生产成本科目下的起始科目和终止科目，选择“包含未记账凭证”的选项，选“确定”功能。
如果将这些查询条件保存成名为“生产成本明细账”的“我的账簿”，那么，每次查询该科目明细账时只需用鼠标选择“我的账簿”，然后再选中该账簿双击或选“确定”功能即可。
每一个条件查询窗都由两部分组成，左边为“我的账簿”，右边为查询条件，如图5-2所示。
在“我的账簿”中，系统根据文件扩展名，将文件扩展名与当前运行的功能编号相同的文件列示出来以供选择。
“我的账簿”实质上是一个目录，其路径为：
服务器公共目录\操作员专用目录\我的账簿目录\，在该目录下存储此操作员的各种查询定义信息，包括凭证、账簿等各种查询定义信息，该目录是在操作员设置时，由系统自动建立或删除。
图5-2我的账簿
（1）在“我的账簿”中增加查询账簿
在图5-2中输入完查询条件后，用“增加”功能，屏幕显示“我的账簿”名称录入窗，录入账簿名称后，选“确定”功能，即将当前的查询条件以文本文件格式保存成“我的账簿”目录下的文件了，其文件名由所输入的名称后叠功能编号扩展名组成，在“我的账簿”中不显示文件扩展名。
用鼠标选择“我的账簿”中的账簿名称，此时系统根据选择的文件，将其内容读出并赋给右边查询条件的各对应数据项，选“确定”功能，系统将按此条件进行查询。
（2）在“我的账簿”中修改查询账簿
在图5-2中，用鼠标选择“我的账簿”中的账簿名称，此时右边查询条件显示该账簿的查询条件，此时可直接对查询条件进行修改，修改后用“保存”功能，系统提示“此账簿查询条件’已存在，是否覆盖旧的查询条件？
”，选“是”，则将新的查询条件保存到原“我的账簿”目录下，选“否”则此次修改作废，原账簿查询条件内容不变。
（3）在“我的账簿”中删除查询账簿
在图5-2中，用鼠标选择“我的账簿”中的账簿名称，此时右边查询条件显示该账簿的查询条件，此时可直接选“删除”功能，系统提示“此查询账簿’将被删除是否真正删除？
”，选“是”，则将此查询账簿从“我的账簿”中删掉，选“否”，则此查询账簿没有被删除。
（4）无论是用“我的账簿”输入查询条件，还是直接输入查询条件，只要选用“确定”功能则系统将按此条件进行账簿查询。
2、锁定摘要列
在查询明细账、日记账等账簿时，账簿栏目可以左右滚动进行查看。
在滚动查看时，日期和凭证号两列基本信息是锁定列，不跟着滚动。
由于摘要列较宽，若将其锁定，会影响对其他列的查看，因此，系统默认该列不被锁定。
若想锁定摘要列，可用“锁定”功能锁定摘要列，锁定后摘要列将一直在屏幕左边显示，而不会随光标左右滚动。
但是一旦锁定摘要列，就不能再调整该列宽度。
若想调整摘要列的宽度，可先按起“锁定”按钮取消摘要列锁定，然后用鼠标拉动列宽，再按下“锁定”按钮锁定摘要列即可。
第二节总账和科目发生额与余额表的功能设计
一、总账功能设计
总账不但可以输出各总账科目的年初余额、各月发生额合计和月末余额，而且还可输出明细科目的年初余额、各月发生额合计和月末余额。
在输出总账时先要输入查询条件，总账查询条件输入窗口如图5-3所示。
也可将查询条件保存在“我的账簿”目录下，或直接调用“我的账簿”目录下的查询条件，按此条件或对查询条件进行必要的修改后，按设定的查询条件显示或打印账簿。
1、显示总账或打印总账选择：
在单选组中选择显示总账或选择打印总账。
2、账簿格式：
在下拉列表框中选择账簿格式，账簿格式具有金额式、数量金额式、外币式、外币数量式和空五个可选值，其默认值为金额式，当选空时，系统按科目字典中，各科目的账簿格式设置来显示或打印总账。
3、科目选择：
可输入起止科目范围，为空时，系统认为是所有科目。
4、级次：
在确定科目范围后，可以按该范围内的某级科目，如将科目级次输入为1-1，则只输出一级科目，如将科目级次输为1-3，则输出一至三级科目。
5、末级科目：
如果需要输出末级科目数据，则用鼠标选择“末级科目”即可。
6、包含未记账凭证：
若想输出结果包含未记账凭证，则用鼠标选择“包含未记账凭证”。
7、科目无年初余额，本年无发生额也输出：
若选此项则可能会输出一些无用总账账页。
对于无年初余额和本年无发生额的科目可将其删除。
8、科目有年初余额，本年无发生额也输出：
对于有年初余额的科目，在总账输出时应该可以输出。
对于有年初余额，但本年无发生额的科目应进行必要的分析。
9、输出账簿格式设置与所选账簿格式相同的账簿：
用于选择所输出的账簿格式，系统提供四种账簿格式供用户选择，即：
金额式、数量金额式、外币式、外币数量式。
当选择此项时，则系统只输出科目字典中账簿格式设置与所选账簿格式相同的科目账簿。
10、所选科目按所选账簿格式输出：
当选择此项时，则系统将所选择的科目全部按所选账簿格式显示或打印。
图5-3总账输出条件输入窗口
总账输出条件定义完成后，选“确认”功能即可进行总账输出，总账输出包括总账查询和总账打印两个功能，其功能与出纳管理中现金和银行存款总账的功能完全相同，但总账输出的会计科目不仅仅是现金和银行存款科目，而是科目字典中的所有会计科目。
在查询过程中，可以用鼠标点取科目下拉框，选择需要查看的科目。
用户可以用账簿格式下拉框选择账簿格式，系统自动根据科目性质列出账簿格式可选项，显示所选科目的数量、外币总账。
用工具栏中的“明细”功能，可联查当前科目的明细账。
但是当“期初余额”或“上年结转”所在行为当前行时，不能联查明细账。
总账的生成过程如下。
1、创建总账屏幕显示对象，其数据项包括日期、凭证号、摘要，本位币：
借方（数量、金额）、贷方（数量、金额）、方向、余额（数量、金额）、汇率、外币：
借方（数量、金额）、贷方（数量、金额）、方向、余额（数量、金额）共18个数据项，并定义对应的列标题，年份填入系统参数中的当前核算年份（历史数据查询时根据年份选择填写）。
2、按选择的科目编号，从科目字典中读取该科目的科目余额方向和1月份该科目的月初余额（数量、金额），如果此科目为外币科目，则还要读取外币科目发生额与余额基表中1月份该科目的外币月初余额，将其分别填入总账第一行的本位币方的“方向”和“余额（数量、金额）”栏，以及外币方的“方向”和“余额（数量、金额）”栏，同时将该行的日期的月份填入“01”，摘要填入“上年结转”。
3、按选择的科目编号，从科目字典中读取1月份该科目的借方发生额（数量、金额）、贷方发生额（数量、金额）、累计借方发生额（数量、金额）、累计贷方发生额（数量、金额）、月末余额（数量、金额），如果此科目为外币科目，则还要读取外币科目发生额与余额基表中1月份该科目的外币借方发生额、贷方发生额、累计借方发生额、累计贷方发生额、月末余额，在总账中追加一行，将本位币借方发生额（数量、金额）、贷方发生额（数量、金额）、月末余额（数量、金额）分别填入新增行的本位币借方（数量、金额）、贷方（数量、金额）、方向（按已读出的科目余额方向填写）、余额（数量、金额）栏，将外币借方发生额（数量、金额）、贷方发生额（数量、金额）、月末余额（数量、金额）分别填入该行的外币借方（数量、金额）、贷方（数量、金额）、方向、余额（数量、金额）栏，同时，将摘要填入“本月合计”。
再在总账中追加一行，将本位币累计借方发生额（数量、金额）、累计贷方发生额（数量、金额）、月末余额（数量、金额）分别填入新增行的本位币借方（数量、金额）、贷方（数量、金额）、方向、余额（数量、金额）栏，将外币累计借方发生额（数量、金额）、累计贷方发生额（数量、金额）、月末余额（数量、金额）分别填入该行的外币借方（数量、金额）、贷方（数量、金额）栏、方向、余额（数量、金额）栏，同时将摘要填入“本年累计”。
4、在凭证基表中，按选择的科目编号统计1月份涉及到该科目的凭证个数，统计时将相同的凭证号按一个凭证计算，即统计不同凭证号的个数，将统计得出的凭证个数分别填入“本月合计”行和“本年累计”行的凭证个数栏。
5、重复第3、4步，再读取并填入2月份的本期发生额、余额和本年累计发生额，统计并填入2月份凭证个数和1、2月份凭证累计个数等等，直至当前月份为止，若选包括未记账凭证，则当前月份的本期发生额、余额和本年累计发生额还要将未记账凭证数据计算在内。
6、将总账数据全部填列完成后，如果所选科目是外币科目，则要根据总账各行的余额，或发生额，或累计发生额计算汇率。
7、按照选择的账簿格式显示总账，若选金额式则借、贷、余只显示金额；若选数量金额式则借、贷、余分别显示数量、金额；若选外币式则需显示本位币借、贷、余，汇率和外币借、贷、余；若选外币数量式则需显示本位币借、贷、余的数量、金额，汇率和外币借、贷、余的数量、金额。
二、科目发生额与余额表功能设计
科目发生额与余额表用于查询统计各级科目的本期发生额、累计发生额和余额等。
传统的总账，是以总账科目分页设账，而余额表则可输出某月或某几个月的所有总账科目或明细科目的期初余额、本期发生额、累计发生额、期末余额，在实行计算机记账后，建议用户用余额表代替总账。
科目发生额与余额汇总有两种方式，一种方式是按月汇总；另一种方式是按条件定义汇总。
1、按月汇总
按月汇总界面如图5-4所示。
图5-4科目发生额与余额表—按月汇总
在图5-4中，系统最初按当前月份显示所有科目的一级科目汇总表，包括期初余额、本期发生额、累计发生额、期末余额，可用此汇总表来代替总账。
用户可根据需要选择月份和科目级次。
按月汇总只能输出某一个月的数据。
若科目级次选择3则系统显示1、2、3级科目汇总数据；若科目级次选择5则系统显示1、2、3、4、5级科目汇总数据等等，依此类推。
可以利用科目选择对汇总数据进行过滤，若起止科目不选，则系统按级次输出所有科目汇总数据，在输入的起止科目中可使用通配符（？
和*，？
匹配1个字母，*匹配1个字符串）。
通过期初、本期、累计、期末四个复选框可以设置需要显示的列，选中的列输出，没有选中的列不输出。
当选“外币”选择框时，则系统在所显示的数据（期初、本期、累计、期末）中增加外币列，并在外币列中显示外币科目数据。
当选“数量”选择框时，则系统在所显示的数据（期初、本期、累计、期末）中增加数量列，并在数量列中显示数量核算科目数据。
在科目发生额与余额表中，不输出单价和外币汇率数据。
在图5-4界面可随时用“打印”功能将显示的内容打印出来。
选择某一科目点击“总账”可输出该科目的总账。
同样选择某一科目点击“明细账”则可输出该科目的明细账。
按月汇总功能比较容易实现，只要根据选择的月份、科目级次、起止科目和需要输出的数据项，从科目字典中将对应的数据查询输出即可。
但当选“外币”选择框时，需要对外币发生额与余额基表中的数据按科目进行汇总，并将汇总结果数据按科目显示在相应的栏目内。
2、按条件定义汇总
按条件定义输出科目发生额与余额表需要先输入查询条件，然后系统按查询条件进行汇总输出。
可以利用“我的账簿”功能定义查询条件，也可将定义的查询条件保存为“我的账簿”，以便下次查询时使用。
其查询条件定义窗口如图5-5所示。
图5-5科目发生额与余额表—查询条件定义窗口
（1）月份范围：
选择起止月份，当只查某个月时，应将起止月都选择为同一月份，如查2001.10月，则月份范围应选择为2001.10-2001.10。
（2）科目范围：
可输入起止科目范围，为空时，系统认为是所有科目，在输入的起止科目中可使用通配符（？
和*）。
（3）科目级次：
在确定科目范围后，可以按该范围内的某级科目，如将科目级次输入为1-1，则只查一级科目，如将科目级次输为1-3，则查询一至三级科目。
如果需要查末级科目，则用鼠标选择“末级科目”即可。
（4）余额范围：
用于指定要查找的余额范围，例如输入余额下限输入0.01，上限不输，则表示查余额大于零的所有科目，若输入20000─40000则表示余额大于等于20000且小于等于40000的所有科目。
（5）科目类型：
为空时，系统默认全部类型。
也可用鼠标点取科目类型选择下拉框，选择要查询的科目类型，科目类型包括资产、负债、权益、成本、损益五种。
（6）外币名称：
为空时系统默认所有外币。
指定外币名称时，将查询具有该外币核算的科目。
在条件定义中按外币名称定义，查询时按外币编号查询，外币编号为非显示项。
（7）包含未记账凭证：
若想查询结果包含未记账凭证，用鼠标选择“包含未记账凭证”，此选项只对核算的当前月份有效，月份范围不包括当前月份时，此选项为不可选状态。
用户输入完查询条件后，选“确认”功能，则屏幕显示查询统计结果。
如图5-6所示，在图5-6界面可随时用“打印”功能将显示的内容打印出来。
图5-6科目发生额与余额表—按条件查询结果
在图5-6中，期初、本期、累计、期末、外币、数量六个栏目的选择与“按月汇总”的对应功能相同。
另外“总账”和“明细账”功能也与“按月汇总”的对应功能相同。
可以对科目发生额与余额表中数据进行进一步过滤，其过滤功能可在图5-6界面中，利用“查询”功能实现，查询时弹出科目编码输入窗口，系统根据输入的科目编码进行过滤，输入的科目编码中可使用通配符，输入完成后选“确认”即可。
账表查询中通配符有“？
”和“*”两个，其中“？
”匹配单一一个字符，而“*”则匹配多个字符（即一个字符串）。
下面通过一个例子来说明通配符的使用方法。
如图5-5中科目选择5?
?
01表示查一级首位为5且二级为01的任何科目，?
为单个编码通配符，一个“?
”可代表任何一位编码。
在输入科目编码时，任何级次的科目都可使用通配符“？
”，例如某科目编码方案为32222，则在科目编码处输入402?
?
01则可查询统计一级科目为402且三级科目为01的所有科目的发生额和余额。
包括4020101，4020201，4020301……等等。
当要查521管理费用下的所有科目时，可这样输入521*表示查前三位编码为521的任何科目，*为任意编码通配符，一个*可代表任意位编码。
在此输入科目编码时，任何级次的科目都可使用通配符“*”，例如某账套科目编码方案为32222，在过滤时输入402*01，则可查询统计一级科目为402且末级科目为01的所有科目的发生额和余额。
包括40201，4020101，402010101，4020201……等等。
利用“还原”功能可以将查询数据恢复到初始状态。
按条件汇总功能比较容易实现，只要根据选择的月份、科目级次、起止科目、余额、科目类型、外币科目等查询条件和需要输出的数据项，从科目字典中将对应的数据查询输出即可。
但当选“外币”选择框时，需要对外币发生额与余额基表中的数据按科目进行汇总，并将汇总结果数据按科目显示在相应的栏目内。
当选择包括未记账凭证时，在本期发生额、累计发生额、期末余额数据中，需将凭证基表中各有关科目的未记账凭证数据计算在内。
第三节明细账的功能设计
一、查询明细账
明细账功能用于查询各账户的明细发生情况，可按查询条件定义输出明细账。
在明细账中可以包含未记账凭证。
明细账提供三种账簿查询类型：
普通明细账、按科目排序明细账、月份综合明细账。
普通明细账是按科目查询，按发生日期排序的明细账；按科目排序明细账是按非末级科目查询，按其有发生的末级科目排序的明细账；月份综合明细账是按非末级科目查询，包含非末级科目总账数据及末级科目明细数据的综合明细账，使用户对各级科目的数据关系一目了然。
在进行明细账查询时要定义查询条件，查询条件定义如图5-7。
也可将查询条件保存为“我的账簿”，或直接调用“我的账簿”来定义查询条件。
图5-7明细账—查询条件定义窗口
在图5-7中，只有选择“按科目范围查询”时，科目范围选项才为可输入状态，当选择“月份综合明细账”选项时，只能在该选项右边的科目选择框中选择一个非末级科目。
科目范围和月份范围的定义与“科目发生额与余额表”中查询条件定义的对应数据项相同。
若要查询包含未记账凭证的明细账，可选择“包含未记账凭证”。
查询结果中的未记账业务将用不同颜色加以区别。
若希望在查询非末级科目明细账时，能看到该科目的明细账分别按其下属末级科目分别列示，则可选择“按科目排序”，当选此选项时，科目范围所选择的科目必为非末级科目。
若要同时查看某月份末级科目的明细账及其上级科目的总账数据，则可选择“月份综合明细账”。
例如：
某非末级科目109三月份明细账（按时间排序）如下：
日期摘要借方贷方余额
3月1日（10902）……100……
3月2日（10901）……200……
3月3日（10902）……100……
3月4日（10901）……200……
…………………………
若选择“按科目范围查询”，且不选择“按科目排序”，则明细账排列方式同上，若选择“按科目排序”，那么109三月份明细账的排列方式（按明细科目排序）如下：
日期科目摘要借方贷方余额
3月2日10901……200……
3月4日10901……200……
………………………………
3月1日10902……100……
3月3日10902……100……
………………………………
若选择“月份综合明细账”，则三月份的月份综合明细账如下：
日期科目摘要借方贷方余额
3月109月初余额……
3月109本月合计………………
3月109本年累计………………
3月10901月初余额……
3月2日10901……200……
3月4日10901……200……
…………………………………………
3月10901本月合计………………
3月10901本年累计………………
3月10902月初余额……
3月1日10902……100…………
3月3日10902……100……
…………………………………………
3月10902本月合计………………
3月10902本年累计………………
…………………………………………
由于月份综合明细账需要按科目和日期排序，若查多个月份的账簿数据会造成数据混乱，因此，月份综合明细账只能查询某一月份的数据。
在月份范围选择时，只能选择起始月份，终止月份应与起始月份相同，且系统默认为不包含未记账凭证。
在图5-7中，明细账查询条件输入完毕后，选“确认”则系统显示明细账查询结果。
图5-8为普通明细账（按科目范围查询且不选“按科目排序”），图5-9为按科目排序的明细账，图5-10为月份综合明细账查询。
图5-8按发生日期排序明细账
图5-9按科目排序明细账
图5-10月份综合明细账
在查询明细账时，除“月份综合明细账”外，其他账簿可以用科目选择下拉框选择需要查看的科目。
用户可通过账簿格式下拉框选择需要的格式，系统自动根据科目的性质列出可选账簿格式，即对于有数量核算的科目列示“金额式”和“数量金额式”；对于有外币核算的科目列示“金额式”和“外币式”；对于既有数量核算又有外币核算的科目列示“金额式”、“数量金额式”、“外币式”和“外币数量式”；否则对于既无数量核算也无外币核算的科目则只列示“金额式”。
在查询明细账时可随时用鼠标双击某行或选“凭证”功能，查看相应的凭证数据。
用“总账”功能可查看此科目的总账。
在查询明细账时，可随时用“打印”功能将显示的账簿打印出来。
普通明细账的生成过程与出纳管理中现金和银行存款日记账的生成过程类同，只是不计算日合计数，并将本位币借、贷、余和外币借、贷、余各栏设计为数量、单价、金额而已。
同样，按科目排序明细账的生成过程也与出纳管理中现金和银行存款日记账的生成过程类同，除了不计算日合计数之外，其排序是按科目编号排序，而不是按日期排序，且需要生成各明细科目的期初余额、各月合计、各期累计和期末余额数据。
月份综合明细账的生成过程也比较简单，即按指定的科目和月份，先生成该科目该月份的总账和明细账数据，然后再按科目编号和日期进行排序即可，排序时先按科目编号排序，然后再按日期排序。
下面给出普通明细账的生成过程。
1、创建明细账屏幕显示对象，其数据项和列标题定义与总账相同。
2、按选择的科目编号和月份范围，将凭证基表中该科目，该月份范围内的凭证数据记录全部填列到明细账中（是否包括未记账凭证视终止日期和该选项而定），凭证数据内容有日期、凭证号、摘要，本位币：
借方（数量、单价、金额）或贷方（数量、单价、金额）、汇率，外币：
借方（数量、单价、金额）或贷方（数量、单价、金额），其中无论是本位币还是外币，凭证
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