新时代档案数字化加工场地规范化管理策略Word格式.docx
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2016年5月《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》
2017年7月，中国国家标准化管理委员会与国家质量监督检验检疫总局联合发布《干部人事档案数字化技术规范》，
然而笔者在选取部分档案部门发布的档案数字化工作标准规范进行调研时发现，各层面标准规范中针对加工场地提出规范化管理要求的只占少数。
如何加强档案数字化加工场地规范化，确保档案数字化工作顺利进行，是当今档案部门亟须思考的问题。
2
研究现状
笔者通过文献调查发现，有关档案数字化加工场地规范化的理论研究寥寥无几。
国内研究主要包括场地选址及布置
3
主要症结
3.1
场地环境标准有待明确。
我国档案馆环境控制主要参照《档案馆建筑设计规范》（以下简称“设计规范”），档案数字化工作主要参照《纸质档案数字化规范》，其中都没有明确数字化加工场地温湿度、光照强度等具体范围。
虽然纸质档案库温度范围已有明确规定，
在光照方面，场地必须具备充足的光照条件保证操作人员正常工作。
虽然纸质档案库的照度已有相关规定，
在有害气体方面，纸张对有害气体的吸收能力与其暴露面积、周围空气流速、周围环境温湿度有密切关系，
在有害生物方面，档案有害微生物与档案害虫的生命活动与周围环境有密切关系。
3.2
场地操作制度有待完善。
多数档案部门规定操作人员严禁操作除自己设备以外的任何设备，但这也易造成人员闲置，影响进度。
当然，不允许多人使用同一台设备的原因主要是进行批量操作的数字化设备不具备个人信息识别功能所致。
3.3
场地结构模式有待改进。
场地结构模式即各加工区域之间的结构。
目前暂无标准规范涉及此方面。
目前国内大多数档案部门采用的是“多块状”加工结构，即各工作区域各守其位、互不干涉。
“单块状”加工结构即先组织所有加工人员集中做一个生产环节，再通力进行下一环节。
其优点在于每个生产环节逐一进行，加工场地简洁有序，不存在积压情况。
但由于所有环节都需要全部人力参与，操作人员需要熟练掌握每个生产环节的操作规范，对操作人员有很强的能力要求。
且若后续环节发现错误，需要耗费大量人力返回每个环节进行修改，不能及时发现改正错误。
《纸质档案数字化规范》第五章第二条
然而，一方面，《纸质档案数字化规范》只表明加工场地不应不利于档案实体的保护，并没有细化数字化加工场地的突发事件应急管理办法，另一方面，临时库房只发挥临时保存作用，导致临时库房往往没有引起足够重视。
如若发生突发事件，无法第一时间抢救珍贵档案。
同时要注意的是，日常数字化工作涉及的档案不仅数量庞大且在临时库房内留存时间短暂，日常工作中对临时库房内每份档案进行抗灾粗分类显然不够实际，如何在二者之间寻求平衡是其关键所在。
3.5
政策支持力度有待提高。
从国家颁布的各项标准规范来看，关于数字化加工场地的规范要求逐渐丰富与具体。
但场地支持力度仍有待提高。
一方面，场地政策支持的全面性有待提高。
目前我国没有出台专门档案数字化加工场地标准规范，2006年发布的《文献档案资料数字化工作导则》和2017年发布的《纸质档案数字化规范》是我国各级档案部门进行档案数字化的主要依据，前者没有对数字化加工场地提出要求，
另一方面，场地政策支持的协同性有待提高。
目前我国涉及到数字化加工场地的数字化工作标准规范只占少数，国家层面出台有《干部人事档案数字化技术规范》，行业层面出台有《纸质档案数字化规范》《档案数字化外包安全管理规范》等，地方层面部分省份、直辖市、高校等档案部门也出台有涉及加工场地的标准。
4
管控建议
4.1
制度管控
4.1.1
突发应急事件制度。
突遇到操作设备突发故障时，可让操作人员更换设备继续操作，避免工作进度落后。
由于此情况较少见，可通过制定相应规章制度及时跟进操作人员，保证数字化加工场地的有序化和规范化。
在遇到重大公共突发事件时，档案部门可参照《档案工作突发事件应急处置管理办法》《档案馆应急管理规范》等规范对临时库房进行应急管理，例如对暂时存放在临时库房的档案按价值或保管期限进行粗分类保存，以便在必要时优先抢救珍贵档案。
4.1.2
场地管理“三个结合”制度。
在进行数字化加工场地管理时可借鉴数字化前处理“三个结合”思想，
4.1.3
场地人员管理制度。
数字化工作人员的活动对于数字化加工场地来说如同予之生命，操作人员的任何操作都会对数字化加工场地带来影响。
第一，可通过奖惩制度对人员进行管理。
第二，也可通过组织经常性的集中培训增强人员档案保护意识和加工场地规范化维护意识。
第三，应重视数字化工作人员在实操工作中遇到的问题以及提出的解决想法，充分运用群体智慧，对问题采取“零容忍”态度。
4.2
场地管控
4.2.1
场地区域结构管控。
“多块状”加工结构对操作人员、资金的要求较低，在纸张耐受能力较高、保存环境较好且馆藏数量相对较少的情况下可采取此结构。
“单块状”加工结构对操作人员要求较高，较适用于普遍数量少、易损坏的珍贵档案。
还可组织成立专门小组进行数字化，达到数字化加工的最优效果。
辽宁省档案馆创新设立“多能”动态结构，
4.2.2
试点管控。
试点作为前期典型试验能够很好地起到示范作用。
在档案数字化加工项目立项之后，通过试点方式确定目标基层档案部门，在与各方面专业人员协同参与下进行选址，再对场地进行设备配置，并定期进行场地检查、记录工作情况，以点带面，调动其余档案部门数字化加工场地规范化建设积极性，带动数字化加工场地规范化建设。
例如北京市平谷区档案局2014年在两个镇档案室进行数字化试点，
4.2.3
场地环境管控。
各级档案部门可在参照各方面标准的前提下结合自身场地特点，制定在数字化加工场地方面更为详实的数字化工作细则。
在参考制定标准时，还应注意如下方面：
在温湿度控制方面，第一，应针对不同加工区域制定场地温湿度控制标准。
第二，标准制定应保证在人员身体健康的情况下开展工作。
第三，标准应根据地域、气候的不同适当改变。
在光照控制方面，数字化加工场地应避免日光直射，
在有害气体防控方面，数字化加工场地应适当利用空调设备进行通风换气，并考虑温湿度及空气流速变化进行有害气体防控。
在生物防治方面，场地应时刻保持清洁卫生，适当进行药物防霉，
由于没有相应法律依据和充分实践经验作为支撑，目前我国档案数字化加工场地的结构模式尚未成熟，大部分档案部门面对档案数字化加工“半成品”积压情况也无计可施。
3.4应急预案制度有待补齐。
笔者认为数字化加工场地突发应急事件可分为操作设备故障以及重大公共突发事件。
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