日常费用报销管理.doc
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日常费用报销管理办法
第一章总则
第一条为规范四川XX有限公司（以下简称“公司”）日常费用管理，促进经营活动规范，合理控制各项费用开支，根据国家和上级单位有关文件精神，结合公司实际，特修订本办法。
第二条本办法适用于公司各部门。
第三条XX分公司参照执行。
第四条日常费用指在科研生产经营活动中发生的经费，包括会议费、差旅费、办公费、资料费、交通费、通讯费、业务招待费、车辆使用费以及其他日常费用。
第五条日常费用管理原则：
归口管理、预算控制、事前审批、合理开支、凭票报销。
第六条职责分工
（一）经办人员应按规定办理费用开支申请手续，业务结束10个工作日内，在批准的范围内据实办理报销手续。
（二）经办部门负责人及分管领导对业务发生的真实性和取得票据的合法性负责。
（三）财务部门对业务报销凭证的合规性负责。
第二章会议费
第七条会议费是指公司组织召开有关科研生产经营会议所发生的各项费用，包括住宿费、伙食费、资料费、会议室租用费、会标制作费、交通费、评审费等。
严禁在会议费中列支业务招待费；不得使用会议费购置电脑、复印机、打印机、传真机等固定资产，以及开支香烟等与本次会议无关的其他费用；不得组织会议代表旅游和与会议无关的参观；严禁组织高消费娱乐、健身活动；严禁以任何名义发放纪念品。
第八条行政部门是会议费归口管理部门，负责制定会议费管理办法，并督促执行。
会议费报销原则为“谁组织谁报销”。
第九条会议费发生前需填写、审批《会议费预算审批表》，报销时附《会议费预算审批表》和签署完整的会议纪要或会议签到表。
第十条会议费中住宿费和伙食费开支标准不高于450元/人.天。
第三章差旅费
第十一条差旅费是指公司员工因公出差、外出学习、司机行车等所发生的费用，包括住宿费、车船机票费、市内交通费、伙食补助费、误餐补助费、行李托运费等。
第十二条差旅费借款时填写出差详细内容，并出示签字完备的《出差（外勤）申请单》，报销时附《出差（外勤）申请单》。
第十三条差旅费标准
（一）住宿费及伙食补助
1.住宿费及伙食补助实行包干制，其中住宿费执行以下标准：
标准级别
住宿费限额标准（元/人.天）
成都及周边
其他城市
省会城市
特殊地区
总经理、党委书记（系数2.0）
300
300
400
520
公司副总、财务总监、党委副书记（系数1.7）
250
250
340
440
总设计师、营销总监及安全总监、总经理助理（系数1.5）
220
220
300
390
部门正副职及副总工程（艺）师、助理（系数1.3）
190
190
260
340
其他人员（系数1）
150
150
200
260
伙食补助执行以下标准：
项目
伙食补助标准（元/人.天）
成都及周边
其他城市
省会城市
特殊地区
伙食补助
15
30
30
40
说明：
出差下井每天标准增加80元
2.报销说明
（1）成都周边指成都市六个主城区以及青白江区、龙泉驿区、温江区、双流县、新都县、都江堰市、彭州市、郫县、新津县、邛崃市、金堂县、大邑县、蒲江县。
（2）特殊地区为北京、上海、广州、深圳、珠海、厦门、汕头、海南、鄂尔多斯、榆林、港澳台及国外等地区。
（3）出差人员外出参加培训、会议，学习在费用中包括住宿费或伙食费的均不再计算对应补助。
费用中不包括住宿及伙食补助，时间在一个月内的，按实际出差标准报销，时间在1个月及以上的伙食补助标准15元/人.天，住宿费按相应标准计算。
公司组织培训，全部费用不得高于300元/人.天。
（4）若出差期间从事下井工作，每人每天伙食补助在包干标准上增加80元，以矿方签字盖章确认的实际下井天数为准。
（5）住宿费以实际住宿天数为准，以发票为依据，伙食补助以自然出差天数计算。
按月领取伙食补助计入工资的不再计发伙食补助。
（6）部门正职及以下人员出差人数为2人，且为同性别的员工，原则上合住标准间，住宿费按高职位员工标准报销，伙食费按人数计算。
（7）原则上超过规定限额标准部分不予报销。
陪同重要客户及随领导出行等情况住宿超标的，经办人在发票背面写明超标原因，须由公司分管领导、财务总监在住宿票面上签署同意后报销，但不得超过标准的30%。
（8）出差地为员工家庭所在地时，专职外勤人员长期出差固定地区，租有住房的，不得报销住宿费，特殊情况需总经理在住宿票面上签署同意后报销。
（9）住宿费用按出差人员住宿天数、限额标准凭票报销。
节约金额的50%奖励给个人，超支部分自理。
（10）在外监造人员、生产服务人员，由协作厂方或矿方提供住宿的，不予报销住宿费。
（二）交通费报销
1.车船机票费标准如下：
标准
级别
交通工具标准
火车、动车
轮船
飞机
其他
部门正职以上人员
软卧、动车一等座
二等舱
经济舱
据实
部门正副职（含助理）
硬卧、动车二等座
三等舱
5折及以下
据实
其他人员
硬卧、动车二等座
三等舱
5折及以下
据实
2.报销说明
（1）因工作需要，超标准乘坐交通工具的，事先需经分管领导同意，报销时需在票面背后注明超标原因，须经公司分管领导、财务总监签名核准后方可报销。
未经同意，超标准乘坐交通工具，按照相应享受标准报销，超支部分自理。
（2）各种送票费用、站台票不予报销，因正常原因发生的退票手续费，需写明原因，经部门负责人及分管领导批准后，凭票报销。
（三）市内交通费标准
1.市内交通费以实际发生发票报销。
2.自带车辆不报销市内交通费。
3.原则上不得发生出租车费，如因接送客人或因时间较晚交通不便等特殊情况乘坐出租车的，报销时须填写“市内交通费（出租车）报销明细表”，经公司分管领导、总经理在票面上签字同意后，方可报销。
第十四条计时人员出差期间无计时工资或其他工资的，每人每天补贴工资标准为110元，按出差自然天数计算，计时人员报销需行政部门确认其为计时类。
第十五条招聘应届毕业大学生或由其他单位调入的新员工来公司报到，其差旅费由行政部门审签，报销以所在地至公司的直线单程火车的硬卧票价为报销标准。
若有协议的，按协议办理。
第十六条出差期间，所发生的杂费（邮寄费、传真费、打印费、办公费、取款手续费等）凭有效原始票据按程序签字报销。
第十七条出差人员必须在返回公司10日内，办理相关报账手续，超15日不予报销。
凡出差借款的员工，应在出差返回公司之日起十个工作日内，到财务部门报账并结清借款，否则直接从当月工资中全额扣除。
第十八条报销注意事项
在“差旅费报销凭证”上方空白处注明实际住宿的天数。
第十九条出国人员参照《中国航天科技集团公司出国经费财务管理办法》执行。
第四章业务招待费
第二十条业务招待费是指为完成科研生产经营活动，在对外工作联系中，按程序审批后发生的对促进科研生产经营活动更好开展而发生的招待费用，不含公司内部各部门之间及部门内部发生的招待费。
第二十一条 业务招待费分为两类，主要用于以下几个方面：
（一）公务接待：
即不以经济合作为基础的工作接待，接待范畴主要包括党政机关、上级组织、兄弟单位对公司的各类视察、考察、调研、交流等活动，主要包括以下方面：
1.上级领导的视察与考察；
2.外来专家的指导与授课；
3.地方政府的接洽与联系。
（二）商务接待：
即以经济合作为基础的工作接待，接待范畴主要包括客户、投资（合作）方、咨询服务专家等给公司带来经济利益的市场公关活动，主要包括投资（合作）方、客户、供应商等单位的协作与合作。
第二十二条市场与产品开发部业务招待费计入营销费用控制办法管理，其他业务招待费归口行政部门管理。
第二十三条业务招待费借款时须出示《业务费审批单》，报销时须附《业务费审批单》，归口部门签字后方可在预算指标限额内凭票据实报销。
第二十四条按照业务接待级别及类别，确定业务招待费用标准，其中重要接待是指国家处级及以上领导、企业副总经理及以上人员。
（一）用餐（含酒水）标准：
接待级别
业务接待类别
标准（≤）
备注
公司领导
公务
150元/人*餐
商务
300元/人*餐
重要接待≤400元/人*餐
业务部门
公务
120元/人*餐
商务
200元/人*餐
重要接待≤300元/人*餐
（二）礼品赠送标准：
公务接待原则上不赠送礼品。
接待级别
业务接待类别
标准（≤）
备注
公司领导
公务
/
/
商务
400元/人·次
重要接待≤500元/人·次
业务部门
公务
/
/
商务
300元/人·次
重要接待≤400元/人·次
（三）住宿接待标准：
如业务接待需要由公司安排住宿，则重要接待住宿标准≤500元/人.天，一般接待≤300元/人.天。
（四）报销说明
1.接待单笔总体费用超过5000元的必须将分管领导及财务总监、总经理审批后的接待方案作为费用报销凭证附件处理。
2.业务招待费不得开支香烟，酒水价格≤400元/瓶；不得组织旅游和与接待无关的参观；严禁组织高消费娱乐、健身活动；旅游景点、洗脚按摩、康乐中心、温泉酒店等的发票不予报销。
3.礼品以航天礼品、本地土特产为主，外购礼品控制在标准以内。
4.若业务招待实际发生费用超出标准，超出部分原则上不予报销，特殊情况需提交详细说明并经分管领导和财务总监签字确认后给予报销。
第二十五条接待物品购买、保管
行政部门负责日常招待物品（酒水、礼品等）的采购、保管并建立台账。
各部门因工作需要领用招待物品，需经行政部门负责人签字同意后方可领取，报销时计入经办部门预算，财务部门每季度对台账进行审核。
报销出差期间购买的招待物品时需写明详细情况，报销时向财务部门提供证明单据（如购物小票等）。
第五章车辆使用费
第二十六条车辆使用费是指公司拥有和控制的交通工具所发生的使用费用。
包括汽油费、过路费、洗车费、停车费、车辆保险费、车辆修理费及车辆保养费等。
因特殊原因，私车公用应填写“私车公用申请单”，列明去向、车牌号、随行人员等相关事宜，填写完整后报各有关分管领导批准，然后交归口管理部门车管人员统一备案，私车公用应遵循“以车定人，车主开车”的原则，用车人申请公用的私车按照私车公用给予补助，计入差旅费。
第二十七条公司车辆归口行政部门管理，证照保管；负责其年审工作；负责油料、养路费、保险费的购买缴纳等事务；负责组织驾驶人员的安全、教育培训与管理等工作，负责使用车辆费用的审核与报销；车辆具体使用部门负责使用车辆的维护、保养，报销车辆使用费。
第二十八条公司车辆使用费由司机统一报销，报销车辆使用费时注明车辆牌号，附“用车申请单”，超过两天费用报销须附《车辆费用报销明细统计表》。
私车公用应参照公里数进行核定，按1.1元/公里实行补贴，车辆通行费、停车费据实报销，其他费用自行承担。
车辆费用必须按月及时报销。
第二十九条办理车辆维修需事前办理《车辆维修（保养）申请单》，同意后办理。
报销时附《车辆维修（保养）申请单》。
第三十条所有公务用车，用车人需填写“用车申请单”，报业务分管领导同意，车辆管理部门签署后，交由车辆管理人员直接安排。
第三十一条出车补助标准
1.专职驾驶人员的出车补贴＝行车公里数×0.2元/公里。
2.兼职驾驶人员的出车补贴＝行车公里数×0.1元/公里。
3.接待用车时，驾驶人员若未随同用餐，由归口管理部门确认并按每人每次30元予以补贴。
驾驶人员的出车补贴，由车辆管理人员依据行车记录按月编制《出车补贴申请表》，按流程报销。
第三十二条如遇公司车辆紧张，确需在外租车的，可临时租车。
报销时须对租车原因进行专项说明，凭行政部门领导审批的情况说明和租车发票据实报销。
第六章修理费
第三十三条办理房屋、建筑物、机器设备、办公设施等维修费借款时，须出示签字完备的《维修申请表》，报销时附《维修申请表》、维修设备明细，若购买备件还需附交接单或入库单。
第七章办公费
第三十四条办公费是指公司日常办公所需花费的费用。
主要包括办公用电话机、打印纸、笔、笔记本、文件夹及计算机、打印机耗材等。
第三十五条办公费归口行政部门管理，负责制定办公用品管理办法，并督促执行。
第三十六条行政部门负责建立办公用品的收、发、存台账，月末按部门统计并向财务部门报送《办公用品领用汇总表》。
财务部门按季度稽核办公用品的收、发、存台账。
第三十七条经办人报销办公费时，须附销货单位提供的实物明细单，同时附上出入库单据。
第三十八条各部门每月28日前向行政部门提交经部门负责人审批后的次月《办公用品月度计划表》，行政部门对各部门办公用品需求进行审核，如因工作需要紧急采购或超出预算的办公用品需填写情况说明，呈公司分管领导审批后执行。
第八章通讯费
第三十九条通讯费归口行政部门管理，实行限额控制。
（一）个人办公电话费补贴范围为部长助理及以上管理人员、市场开发人员、外协外购人员，标准如下：
序号
职务
补贴标准（元/月）
1
副总师
250
2
部门正职（含主持工作副职）、市场开发片区经理
200
3
部门副职、车间主任
150
4
部长助理、一般市场开发人员、外协外购人员
100
享受补贴人员原则上要求24小时开机；出现因工作需要，电话打不通或无人接听，处罚50元/次，直至处罚当月所给全部话费补贴为止。
（二）部门办公座机电话费限额标准如下：
序号
职务
限额标准（元/月）
（元/月）
1
市场与产品开发部
600
2
装备制造事业部
500
3
精密制造事业部
500
4
行政部门
1000
5
财务部
200
合计
2800
通讯费归口行政部门管理，按半年进行统计，超标准的部门对超额原因进行分析，若出现个人原因造成话费超标，则对部门负责人按超标金额的3倍给予处罚。
（三）发放方式
办公通讯费由行政部门统一报销。
高层管理人员手机通讯费按实际发生通讯费发票报销，全年报销金额最高不得超6000元，其他人员按标准计入工资统一发放。
第九章其他费用
第四十条资料费归口行政部门管理，报销时附档案管理室在发票的背面加盖“资料专用章”并签名。
第四十一条宣传费、培训费归口行政部门管理，由行政部门实行统一报销，不得报销烟、酒、茶等。
第四十二条因工作需要发生的其他费用，除提供发票外，还须附发生费用的证明材料，说明有关情况。
第四十三条报销运输费需附有合法运输发票、合同或协议、交货单。
第四十四条对于超预算或没有预算的费用，必须按照《全面预算管理实施细则》规定办理《追加预算审批单》及相关手续。
第十章报销票据的有关规定
第四十五条票据要素必须齐全，包括凭证的名称、填制日期、填制单位名称或填制人姓名、经办人员的签名或盖章、接受凭证单位名称、经济业务内容、数量、单价及金额等。
第四十六条从外单位取得的原始凭证，必须取得由税务监制或财政监制的发票或收据，发票和收据应加盖填制单位的发票专用章或财务专用章（特种票据除外，如车票、过路过桥费单据等）。
从个人取得的原始凭证，必须有本人的签名。
第四十七条自制原始凭证必须有部门领导或者其指定人员及制单人的签名或盖章。
自制原始凭证是指本单位内部发生经济业务时，由业务经办部门或经办人按公司统一格式填制的凭证。
例如：
材料入库单和领料单、借款申请单、工资发放明细表、固定资产折旧计算表、押金交纳通知单等。
第四十八条购买实物的票据，必须有实物明细单和验收证明。
需要入库的实物，必须填写入库单。
不需要入库的实物，必须由实物保管人员或使用人员在票据背面签名验收。
第四十九条支付款项的业务，需有收款单位或收款人的收款证明（如收款收据）。
第五十条原始凭证不得涂改、挖补。
发现原始凭证有错误的，必须由开出单位重开或者更正，更正处应该加盖开出单位的公章或财务专用章。
凡填有大写和小写金额的原始凭证，大写和小写金额必须一致。
原始凭证金额出现错误，或者大小写金额不相符，不得更正，只能由开出单位重开。
第五十一条从外单位取得的原始凭证如有遗失，应当取得原开出单位盖有公章或财务专用章的证明，并注明原凭证的编号、金额和内容等，经公司分管领导、总经理签字批准后，才能代作原始凭证。
第五十二条报销同一阶段超过2天的费用，需按费用发生时间依次填写《出差费用明细统计表》，作为凭证附件。
第五十三条因特殊情况无法取得正规发票，只能取得收据的，经公司分管领导、财务总监在其票据背面签署意见后，财务按签署意见报销。
第五十四条旅游景点、康乐中心、温泉酒店、四星级及以上宾馆、头等舱飞机票等违反“八项规定”的发票不能报销。
第五十五条原始凭证粘贴
（一）附件固定不能使用书钉等金属性易锈蚀的物品。
（二）过宽过长的附件，应进行纵向和横向的折叠。
（三）过窄过短的附件，不能直接装订时，应将附件粘贴于《报销附件粘贴单》上。
（四）粘贴时应横向进行，从右至左，第一张原始凭证右边与粘贴单的右边对齐，用胶水固定原始凭证左边，逐张左移，后一张压前一张，粘牢即可。
（五）应在粘贴单的空白处填写原始凭证的张数及金额。
（六）附件本身不必保留的部分可以裁掉，但不得因此影响原始凭证内容的完整性。
第五十六条经办人报销时，须区分费用用途，分别填写《差旅费报销凭证》或《费用（材料）报销单》。
第十一章审批流程及权限
第五十七条部门正职及以上和市场开发片区经理个人借款限额不超过2万元，部门副职、部长助理和一般市场开发人员个人借款限额不超过1万元，其他员工借款限额不超过5000元。
第五十八条所有费用报销的审批原则
各部门发生的日常费用，必须符合公司预算管理要求，做到事前有计划、开支有预算。
所有费用（包括预算内的费用项目）在开支以前必须经过申请、批准手续后才能支付。
第五十九条所有费用报销的审批权限
公司日常费用报销审批执行“一支笔”最终签字审批，签字顺序为：
经办部门兼职预算员、经办部门领导、预算管理办公室、公司分管领导、财务负责人、财务总监、总经理。
因情况特殊，上述相关审批人未在公司时，按公司领导替代关系办理。
第十二章奖惩办法
第六十条借款人预借公款必须用于申请借款时批准的用途，不得挪作他用。
借款后2个月内未报销，且未向财务部门出具经公司分管领导、总经理签字的未正常报账的说明，财务部门从当月起在借款人工资中扣除，直至扣清为止。
恶意拖欠不归还者，按《四川XX装备有限责任公司员工手册》等相关规定执行，情节严重的追究其法律责任。
第六十一条各项财务收支业务不得违法，经办人报销时提供的原始凭证必须真实、合法。
对于虚报、瞒报的行为，一经查实，不予报销当次费用，同时给予当事人虚报金额的50%扣款，处以已审核签字人员50-500元扣款。
情节严重的追究其法律责任。
第六十二条经办人取得增值税专用发票等报销票据后应及时报账，因未及时报账给公司造成损失的，应根据发票金额对当事人及部门负责人进行处罚。
增值税专用发票金额小于5000元（含）人民币的，当事人负责赔偿金额为200-500元，当事人部门负责人赔偿金额为100-200元，公司通报批评一次；增值税专用发票金额大于5000元人民币，当事人负责赔偿金额为500-5000元，当事人部门负责人赔偿金额为300-1000元，并按《四川XX装备有限责任公司员工手册》等规定追究责任。
第六十三条材料/外协需在产品全部生产完毕后1个月内报销完毕，未按规定执行的给予经办人200-500元扣款，重复报销、付款等造成重大影响的按具体情况一事一议。
第六十四条对报销和开票过程中因经办人员工作不认真造成入库单数量、名称、型号、收款单位收款信息（银行名称、开户行、单位名称）错误的，每次给予10-1000元扣款。
第六十五条各部门的费用应严格按照董事会批准的费用指标进行预算控制。
年终时，预算管理办公室根据各部门预算执行结果按《公司全面预算管理实施细则》进行年度考核和奖惩。
第十三章附则
第六十六条附表：
费用报销相关附表。
第六十七条本办法由财务部门负责解释与修订，未尽事宜参照上级有关文件执行。
第六十八条本办法自下发之日起执行,原《四川XX装备有限责任公司日常费用报销管理办法》（司财〔2014〕56号）废止。
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附表
市内交通费（出租车）报销明细表
部门：
姓名：
乘坐事由：
市内交通费（除出租车费）
出租车费
时间
起点
止点
单据数
金额
时间
起点
止点
单据数
金额
注：
凡报销出租车费须总经理签字
单据数合计
张
金额合计
大写：
￥：
总经理：
公司分管领导：
经办人：
出差（外勤）申请单
姓名
申请日期
部门
岗位
预计出差（外勤）起止日期
年月日至年月日
出差地
实际返回日期
事由说明：
XX装备部车辆费用报销明细统计表
单位：
元
车牌号
驾驶员
期间
总里程
日期
出发地
目的地
起数
止数
里程
油费
过路费
停车费
洗车费
修理费
其他
直接领导：
申请人：
XX公司部出差费用报销明细统计表
单位：
元
序号
日期
出发地
目的地
交通费
业务费
住宿费
其他费用
交通工具
金额
乘车时间
参加人数
金额
地点
地点
金额
申请人
部门
乘车人数
出车日期
车牌号
去向
用车事由
出车时间
时分
预计返回时间
时分
出车地点
用车部门
负责人
用车部门分管领导
行政部门
行政部门
记录
车型
核定里程
核定补助金额
私车公用申请单
XX行政部门20XX年XX月XX日印发
校对：
XX共印1份
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