物资采购管理规定.doc
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物资采购管理制度
第一部分：
标准采购程序
1.申购
1.1申购部门的划分：
1.1.1生产原料、辅料、委外加工配件、毛坯料、产品包装、劳保用品由仓储部提出申购；
1.1.2生产设备、设备配件、设备维修工具由设备部提出申购；
1.1.3计量器具、检测设备由质检部提出申购；
1.1.4办公车辆、办公家具、办公设备、办公用品、后勤生活用品由行政部提出申购；
1.1.5基建材料由基建部提出申购；
1.1.6产品、设备和工艺研发所需的设备、工具、仪器、材料、配件等由技术部提出申购；
1.1.7乐器成品由销售部提出申购。
1.2《申购审批表》的开立、递送：
1.2.1仓储部、质检部、设备部提出申购，应在《申购审批表》上填清申购物料名称、规格、用量要求到货日期等内容，经部门负责人核签后申购审核决定权限呈报审核，经审批同意后送交采购部。
1.2.2需用日期相同的材料，申购部门应以一单多品方式填制《申购审批表》，提出申购。
1.2.3行政部提出的申购应参酌办公物资库存量、各部门平均消耗量，《申购审批表》上填清申购物料名称、规格、用量、用途、要求到货日期等内容，经行政部经理核签后依申购审核决定权限呈报审核，经审批同意后送交采购部。
1.3免开《申购审批表》的情况：
1.3.1下列物品免开《申购审批表》，以书面请示形式呈报董事长（总经理）审批后，由行政部办理，或由董事长（总经理）直接下达指令，指派相关部门按指令办理：
1.3.1.1贺奠用物品：
花圈、花篮、礼物等。
1.3.1.2招待用品：
饮料、香烟、茶叶等。
1.3.1.3书报（含技术性书籍及定期刊物）。
1.3.1.4刻制印章。
1.3.2食堂粮油菜肉副食的采购免开《申购审批表》，按照食堂管理规定执行。
1.4申购审核决定程序和权限
以下图标所列是总经理集权情况下的审核决定程序、权限；根据总经理实际分权授权情况应做相应调整
1.4.1仓储部提出的申购：
1.4.2由质检部提出的申购：
1.4.3由设备部提出的申购：
1.4.4行政部提出的申购：
1.4.5基建部提出的申购：
1.4.6技术部提出的申购
1.4.7成品采购：
1.5申购业务的撤销
申购业务撤销时，撤销审批人应在《申购审批表》上注明“撤销”字样和撤销原因并签名，并在撤销审批后2小时内通知采购部停止采购。
2.采购业务方式
除一般采购业务方式外，采购部应依材料使用及采购特性，尽可能选择下列一种最有利的方式进行采购：
l集中计划采购：
凡具有共同性的材料，须以集中计划办理采购较为有利者，可核定材料项目，通知各申购部门依计划提出申购，采购部定期集中办理采购。
l长期报价采购：
凡经常性使用，且使用量较大的材料，应与供应商议定长期供应价格，呈准后通知各申购部门依需要提出申购。
l采购招标：
大宗物料采取招标形式采购。
3.采购业务处理期限
采购部门应依采购地区、材料特性及市场供需状况等因素，分类制定材料采购业务处理期限，，编制物料采购周期表，供各申购部门参考，遇有变更时，应立即修正。
4.采购业务分工
4.1成品的采购由销售部负责；
4.2本制度“1.1.3”项中免开《申购审批表》的采购业务由行政部或总经理指定部门采购；
4.3食堂粮油菜肉副食的采购业务由食堂负责；
4.4除以上三项（4.1\4.2\4.3）以外的采购业务由采购部负责。
5.采购技术文件
5.1采购部门应及时与申购部门协商确定物料技术要求，新品种必须有相应的技术文件。
5.1.1仓储部、设备部、技术部申购的采购技术文件由技术部编制，技术部经理批准。
5.1.2质检部申购的采购技术文件由质检部负责编制，质检部经理批准。
5.1.3行政部申购的采购技术文件由行政部的资产管理人员负责编制，行政部经理批准。
5.1.4基建部申购的采购技术文件由基建部负责编制，基建部经理批准。
5.2采购技术文件内容：
1.7.2.1采购清单：
采购物资名称、类别、型号、规格、式样、配置、数量、用途、到货时间等。
1.7.2.2技术文件：
在有要求时，写明规范、图样、检验规程和适用版本及所采用的标准和特殊质量要求。
1.7.2.3在有质量保证要求时，须写明适用的质量保证模式标准、版本、编号等。
1.7.3采购技术文件审批后方可作为采购依据执行（参考文件无需批准，只在采购时借鉴参考）。
6采购业务处理
6.1询价、比价、议价：
6.1.1采购经办人员接到经审批的《申购审批表》后应按申购业务的缓急，参考市场行情及过去采购记录或厂商提供的资料，可网上、电话或到市场询价，填写《询价记录表》，精选三家以上的供应厂商进行比价或经分析后议价。
6.1.2若厂商报价的规格与申购材料规格略有不同或属代用品者，采购经办人员应向申购部门提供物料资料，征求申购部门意见，经同意后在填制《采购计划审批表》或《紧急采购申请单》备注栏中注明。
6.1.3采购经办人员应深入分析厂商的报价资料，之后联络厂商议价。
6.1.4采购经办人接到紧急的采购业务，应立即询价、议价，呈报审批。
6.1.5因缺货或不明供应处所，以致无法购得或逾期者，采购部应及时通知申购部门。
6.2采购审批：
6.2.1免开《申购审批表》的采购业务也免开《采购审批单》。
6.2.1.1以书面请示形式呈报董事长（总经理）审批后，由行政部直接采购，后按报销程序审批；或由董事长（总经理）直接下达指令，指派相关部门按指令采购，后按报销程序审批。
6.2.2食堂粮油菜肉副食的采购免开《采购审批表》，按照食堂管理规定执行。
6.2.3一般采购审批程序：
6.3订购
6.3.1采购部接到经批准的《采购审批表》后，采购业务经办人应立即联系供应厂商签订供货合同，在合同中注明交货时间，分批次供货数量等内容；不需签订供应合同的采购业务，采购业务经办人应立即通知供应厂商交货日期、数量，填制《订购单》通过传真、快递或电子邮件形式通知供货；应按招标程序采购的业务按“招标采购程序”办理。
6.3.2属分批交货者，采购经办人员应在《采购审批表》上注明分批交货日期和每批次交货数量。
6.4进度控制及事务联系
6.4.1采购应分询价、订购、交货三个阶段，依照采购计划控制采购业务进度。
6.4.2采购经办人员未能按既定进度完成业务时，应立即在《采购审批表》上注明异常原因及预定完成日期，呈报采购部经理审核后转送申购部门，依申购部门意见拟订对策处理。
7.价格及质量的复核
7.1采购部门应调查物料的市场与行情，并建立物料信息库和供货商资料库，作为采购及价格审核的参考。
7.2采购部应就各部门所提出的重要物料，提供市场行情资料，作为仓储部物料存量管理及上级审核决定价格的参考。
7.3入库验收：
7.3.1仓储部、质检部、设备部申购的物料及销售部采购到厂入库的成品由质检部进行入库前质量检验，技术部负责对生产设备的技术指标进行验收；仓储部负责生产性物料入库的数量清点。
7.3.2行政部申购的物料由使用部门进行质量检验，行政部负责数量清点。
7.3.3基建部申购的物料由基础设负责入库前质量检验，仓储部负责数量清点。
7.3.4采购部负责对物料已到厂进行确认。
7.3.6所有物料须经检验合格、清点测量无误后方可办理入库手续。
8.整理付款
8.1物料接收部门应在物料验收后向采购部门提供《入库单》、《供应商往来确认单》，采购部门将其与《申购审批表》、《采购审批表》、发票进行核对，核对无误，经采购部经理核签后送财物部。
财物部应于结账前，办妥付款手续。
8.2采购物料须待检验者，其订立合同部分，依合同规定办理付款，未订合同部分，依采购部门呈报总经理核准的付款条件整理付款。
9.采购业务处理时限
9.1申购审批时限：
内容
部门经理审核
使用部门复核
主管副总审核
总经理审批
时限
接到申购审批表2个工作小时内
接到申购审批表4个工作小时内
接到申购审批表6个工作小时内
接到申购审批表8个工作小时内
审核内容
需求合理性、必要性、紧迫性、合理库存
及时性、准确性
合理性、必要性、紧迫性、合规性
合理性、必要性、紧迫性、合规性
9.2采购周期表：
采购部门应根据各类物料的采购渠道、采购量、采购方式、采购周期编订各类物料采购处理周期表，经审批后提供给各相关部门；各部门根据各类物料采购周期合理确定申购提请时间，确保物料及时供应。
表样：
类别
申购
审核
询价比价议价（招标）
编制采购
审批表
采购
审批
加工
制造
运输
验收
入库
合计
（工作日）
所需
时间
9.3采购审批时限：
内容
采购部门经理审核
主管副总审核
总经理审批
时限
接到《采购审批表》4个工作小时内
接到《采购审批表》6个工作小时内
接到《采购审批表》8个工作小时内
审核
内容
质量、价格、供货及时性、付款方式、供货方式、售后服务内容和质量
质量、价格、供货及时性、付款方式、售后服务内容和质量、合规性
价格、付款方式、合规性
9.4采购合同会审
9.3.1对大宗物料采购、长期报价采购、招标采购的业务应与供货商签订合同，采购部除编制《采购审批表》外还须拟订采购合同，同时呈报审批。
9.3.2采购合同应在签订前有相关部门负责人会审，在《采购合同审批汇签表》上签署意见，总经理根据会签意见进行审批。
9.5采购业务办理时限：
根据申购部门到货日期要求在物料采购时限内完成采购业务。
9.6采购部发现采购业务不能按既定进度完成业务时，采购部应在发现当日通报申购部门和仓储部采购业务异常原因及预定完成日期。
申购部门应在接到通报后8个工作小时内拟订对策处理。
10.相关表单：
10.1《申购审批表》
10.2《采购审批表》
10.3《入库单》
10.4《供应商往来确认单》
11.采购业务流程图
第二部分：
采购工作制度
1.加强物资的计划管理：
采购部应根据各部门提供的物资需求计划及仓储部、行政部库存情况，提前做好物资供应计划，准确上报采购计划。
2.加强物料采购合同的管理：
物料采购合同的签订是一种经济责任，必须由采购部门对外签订，其它部门不得对外签订物料合同，否则财务部拒绝付款。
在签订合同前应主动征求相关部门的意见，尽量做到采购回来的物料符合质量要求，使用部门满意；同时要对物料合同进行登记。
3．保证合理库存：
采购部门对于签订合同的材料根据仓储部门提供的库存情况实行分批进货。
常用零星物资要根据申购部门的需求量和库存情况进行分散进货，做到物资积压少，供应有保证。
4．三方验收：
采购物料入库实行质检员、库管员、采购员共同验收，对物资质量、数量进行严格检查，做到货板相符，把好材料入库质量关。
5.采购人员要严格履行自己的职责：
采购人员在订货、采购工作中实行“货比三家”的原则，询价后报领导核准供应厂商，不得私自订购和盲目进货。
在重质量、遵合同、守信用、售后服务好的前提下，选购低价物资，做到质优价廉。
同时要实行跟踪办事负责到底的责任制，不得无故积压或拖延办理有关商务、账务工作。
6.采购人员要加强业务技能学习：
为掌握瞬息万变的市场经济商品信息，如价格行情等，采购人员必须经常自觉学习业务知识，提高商务工作的能力，以保证及时、保质、保量地做好材料供应工作。
7.遵守制度：
物资供应工作必须严格遵守公司的各项规章制度，做到有令即行，有禁即止。
8．保持廉洁：
采购人员必须牢固树立企业主人翁思想，严格遵守《采购业务廉洁公约》，尽职尽责，秉公办事。
第三部分：
采购业务廉洁公约
为建立廉洁高效的采购管理团队，打造公平、透明的购销环境，建立诚信互利的合作伙伴关系，乐器有限责任公司与物资供应商、采购业务岗位员工共同约定如下：
1.禁止一切物资供应商向我公司采购人员行贿的行为：
行贿行为是指物资供应商为了争取向我公司销售物资材料或进行合作的机会，在账外暗中给予我公司员工财物或其它好处的行为。
（如安排我公司员工的亲友、关系人就业、为其或其亲友处理个人事务等）
2.对行贿行为的处理：
物资供应商向我公司员工行贿价值的100-1000元的，一经发现，受贿员工将不得继续从事一切与该公司有关的业务；超过1000元以上的，受贿员工将被调离岗位，待我公司按规章制度处理。
行贿的公司如与我公司有业务来往，我公司有权立即停止业务关系，并给予该公司行贿金额50倍的款项扣除。
如无业务来往，我公司将永久停止与该公司发生往来关系。
3、索贿行为处理：
如发现我公司员工在业务过程中，以明确告诉、暗示或者用形成业务障碍的方式迫使物资供应商为其个人提供回扣、报销费用、宴请、娱乐服务、安排亲友工作等等便利的情况，请物资供应商于知悉后20日内向我公司行政部投诉，电话：
。
收到投诉后我公司会立刻调查。
经查证属实后，该员工会立即被永久调离与该公司业务相关的任何岗位。
行政部会通报处理结果，并将该公司列为业务合作优先考虑对象。
如对行政部处理结果不满意，可向我公司总经理投诉，我公司会立即组织复查。
4、行贿未遂处理：
我公司员工在无法推脱的情况下，接受业务伙伴的礼品、礼金或其他便利的，必须于接受之后的2个工作日内向采购部经理和财务部经理汇报。
经上级裁定该项礼品、礼金或便利是否构成行贿行为后，方可决定对礼品礼金的处理方案。
在规定期限未汇报者视为行贿受贿成立。
5、本公约适用于乐器有限责任公司员工及公司所有供应厂商。
6、该约定旨在保障全体员工和合作伙伴的利益。
7、该约定解释权归乐器有限责任公司。
8、签字前，签字人已经仔细阅读并认可。
9、本协议一式二份，甲乙双方各执一份，自双方签字或加盖公章之日起生效。
约定人：
约定人：
有限责任公司本人（公司）完全同意上述约定
（章）（章、指印）
年月日年月日
第四部分：
供应商管理办法
1.目的、适用范围：
为了稳定供应商队伍，建立长期互利互惠的供求关系，特制定本办法。
本办法适用于向公司长期供应原辅材料、生产和办公设备、工具、日常用品、办公服务及提供配套外加工服务的厂商。
2.管理原则和体制
2.1采购部与质检部、技术部、生产部、仓储部、基建部、设备部、销售部、财务部、行政部等部门协同管理。
2.2对选定的供应商，公司应与之签订供应合作协议，在该协议中具体规定双方的权利与义务、双方互惠条件。
2.3公司对供货商评定信用等级，根据等级实施不同的管理。
2.4公司定期地对供应商进行评估，不合格限期整改，仍不合格的，不再与之合作。
3.供应商的筛选与评级
3.1筛选程序：
3.1.1对每类物料，由采购部经市场调研后，各提出3家以上候选供应商名单；
3.1.2对大宗、重要物料的采购成立由采购业务相关部门人员组成的对供应商评选小组；
3.1.3评选小组初审候选厂家后，由采购部门组织实地考察厂家，形成《供应商考察报告》；
3.1.4经对各候选厂家逐条对照打分，并计算出总分排序后决定取舍。
3.2评级标准：
见《供应商评价表》。
3.2.1评估总分为100分，根据评分标准及对应分值确定各供应商每项评估指标的分值，分值应取整数。
根据实际供应情况，本着谨慎、负责的态度，据实评估，最后由采购部经理签字确认评估结果。
序号
评估得分
评估结果
1
0—59分
不合格
2
60—79分
基本合格
3
80—100分
优良
3.2.2评估结果为“不合格”的，由采购部发出通知，除正在执行的或被锁定的需要外不应续签新的合同。
3.2.3评估结果为“基本合格”的，将评估结果及具体改进建议反馈该供应商。
3.2.4评估结果为“优良”的，可考虑不经招标，通过谈判续签长期供货协议。
4.供应商日常管理
4.1公司对重要的材料供应商要经常对其进行质量抽查。
4.2采购人员应配合质检部和仓储部对供货商提供的产品进行抽查跟踪，发现问题及时协调。
4.3公司应减少对个别供应商大户的过分依赖，分散采购风险。
4.4验收标准应符合国家相关法律法规的规定以及甲方的要求。
4.5每季度对供应商评估一次，不合格者予以淘汰，从候选队伍中再行补充合格供应商。
4.6公司可给供应商划定不同信用等级进行管理。
评级过程参照如上筛选供应商办法。
4.7对优良等级供应商，公司可提供优先支付贷款、列为最佳合作伙伴等优惠待遇。
5.相关表格：
5.1供应商考察报告
编号：
供应商名称
采购物资名称
规格型号
考察内容：
考察记录：
考察人：
年月日
初步结论：
5.2供应商评价表
供应商评价表
编号：
供应商名称
评价时间
序号
内容
评价指标
评分
权重
加权得分
评价标准
80-100（好）
60-79
（一般）
0-59（差）
1
质量水平
物料合格率
15%
质量保证体系
2%
样品质量
4%
对质量问题的处理能力
4%
2
价格水平
优惠程度
15%
消化涨价的能力
3%
成本下降空间
2%
3
交货能力
交货的及时性
15%
扩大供货的弹性
3%
样品的及时性
4%
增、减订货的适应能力
3%
4
技术能力
工艺技术的先进性
2%
产品设计能力
2%
技术问题的反应能力
2%
5
后援服务
配套售后服务能力
4%
零星订货保证
4%
6
人力资源
经营团队
2%
员工素质
2%
7
合作状况
合同履约率
10%
工作配合情况
2%
评价结论
总计
□优良□基本合格□不合格
评分
小组
意见
主管副总
意见
总经理意见
第五部分：
委外加工业务管理规定
1.目的：
为了保证我公司外协件的质量，并使我公司外协件检验标准化、规范化，特制定本规程。
2.分工
2.1技术部负责设计或审核外协单位设计的公司委外加工产品、原件、配件的技术方案，负责制定委外加工件的技术要求和质量验收标准。
对外协件根据图号、名称进行分类编码。
2.2采购部负责委外加工业务的联系洽商、合同签订、加工费确认以及组织对外协单位的技术、生产、服务能力的考察与评估。
2.3质检部负责对委外加工进行质量验收。
2.4仓储部负责对合格的委外加工件清点入库。
2.5财务部负责委外加工业务费用的结算。
3.委外加工业务合同签订
3.1公司委外加工业务须签订委外加工合同。
3.2采购部在接到办理委外加工业务后，根据技术部提供的委外加工件的技术要求和质量标准，按照采购流程对外协单位进行询价、比价、组织实地考察等进行筛选，并编制《采购审批表》，起草委外加工合同。
3.3委外加工业务单笔金额超过元，或需长期委外加工的业务，采购部应按照招标采购流程办理。
3.4委外加工合同范本由行政部拟订。
3.5采购部在初步选定外协单位后，将《采购审批表》及草拟的委外加工合同呈报审批。
3.6委外加工业务合同的审批应按照《合同管理制度》执行。
4.委外加工件的验收
4.1采购部根据委外加工合同约定的交货时间联系外协单位交货，通知质检部、仓储部办理入库检验。
4.2质检部按照技术部制定的委外加工件技术要求和质量标准进行检验。
原则上依照《计数抽样检验程序》（GBT2828）标准执行：
4.2.1在100件以内进行全检，如100件均合格则判定为该批零件合格；如有部分不合格，则需在《入库检验记录表》质检报告单中注明不合格品数量、不合格项目。
4.2.2在100件～1000件以内，抽检率为5%，如抽检数零件均合格，则判定为该零件合格；若发现其中一件不合格，则要进行全检，处理方法同“4.2.1”。
4.2.3件数在1000件以上，抽检率为4%，如抽检数均合格，则判定为该批零件合格；如其中一件不合格，则提交抽检率8%，如被抽件均合格则判定为该批零件合格，如其中仍有两件不合格，要进行全检。
处理方法同“4.2.1”。
4.2.4如发现严重质量问题时，质检员须同时出具《不合格报告》交采购部，采购部接到《不合格品报告》后应立即核实情况、提出处理意见，呈报主管副总审批后处置。
4.2.5对需做试用检验的委外加工件，质检部负责跟踪，并记录试用检验结果。
4.3委外加工件入库办理程序同原料入库程序。
5.外协加工单位的管理：
按照《供应商管理办法》执行。
第六部分：
合同范本
1.采购合同范本
采购合同
合同编号：
甲方（采购方）：
乙方（供货方）：
根据《中华人民共和国合同法》及其他有关法律、行政法规的规定，甲、乙双方遵循平等、自愿、公平和诚实信用的原则，就产品的采购事宜协商订立本合同。
一、订购产品
1、产品订单
名称
品牌
产地
规格\型号
单位
数量
单价
总价
合计人民币（大写）：
（小写）：
￥元
备注
2、乙方应当保证其所提供产品的质量符合本合同约定的质量标准；乙方应当向甲方提供产品质量合格证书；如提供有关产品质量说明的，应当符合该说明的质量要求。
乙方提供实物样品的，应当符合该样品表明的质量状况。
质量要求不明确的，按照国家标准、行业标准履行；无国家标准、行业标准的，按照通常标准或者符合合同目的的特定标准履行。
3、如乙方提供的产品为进口产品，乙方应当在交货时向甲方提供进口产品的全套进口文件，其中包括但不限于产品原产地证明、报关单等文件；如甲方发现进口手续有瑕疵，有权随时解除本合同。
4、甲方采购的产品由乙方定做的，乙方在甲方配合下对产品的技术参数进行确认，并对该数据负责。
乙方应当绘制产品规格图纸供甲方签字且盖章确认，甲方确认后以方式交予乙方；乙方在收到甲方确认后的图纸后，在日内签
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