销售部档案管理制度.doc

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销售部档案管理制度

为规范销售档案管理工作，使档案管理工作规范化、标准化、系统化特别制定以下

管理办法：

一、档案归档范围

1、销售合同

（1）预定书（认购书）原件；

（2）买卖合同原件；

（3）换、退房申请；

（4）房型修改申请；

（5）其他合同之补充协议。

2、客户资料档案

（1）来访客户名录

包括客户姓名、联系方式、需求，及了解到的客户的家庭情况及其他特别事项。

（2）签约客户档案

①基本资料：

姓名、联系电话、已购房型、付款情况、家庭情况等；

②办理按揭及房屋产权证所需客户提供的资料；

③其他客户提交之资料。

3、内部管理档案

（1）销售部内部管理档案：

各项管理制度、成文发放的管理文件

（2）销售管理档案

①各日、周、月统计表及报表；

②早晚会会议记录。

4、内部往来文件

（1）发往各部门间的日常函件；

（2）收到公司各部门的往来文件。

5、公司对外宣传资料

（1）各类公司制作的楼书、提袋、宣传品样本；

（2）电视宣传资料：

各种宣传用VCD、录音带、录像带；

（3）户外灯箱、路牌的样稿；

（4）各类宣传活动的录影带及照片。

6、房地产相关信息

（1）房地产相关法律、法规、政策、资料；

（2）各楼盘楼书；

（3）房地产相关信息剪报；

（4）各项目对外宣传广告剪报。

7、对外合同合约

（1）户外宣传制作合同复印件；

（2）媒体制作合同；

（3）其他与销售部有关的合同合约。

二、归档及保管要求

1、严格按归档范围对档案进行归档整理；

2、档案资料分类应清晰、全面；

3、档案接收时要认真清点、验收，并办理交接手续后入档；

4、档案必须使用专用资料柜、资料盒；

5、应建立清晰、明了的检索工具便于检索。

三、档案的借阅

档案的借阅应有严格的借阅制度，必须填写借阅登记表方能借阅。

档案借阅办法按

以下制度执行：

1、本部门档案仅限本部门员工借阅；外部门借阅需出示借条，附双方负责人许可签

字；

2、本部门员工借阅，借期不超过两天。

如因需要延长借期，须出示借条并附部门负

责人签字；

3、查阅、借还档案都必须在管理员处办理登记手续方能借阅和离开；

4、按期归还，爱护所借档案资料，逾期不还或有损坏、遗失，按有关规定进行处

理，造成重大损失者当追究责任。

四、档案的保管

1、档案接收时要认真清点，验收份数、张数、规格必须符合要求，办理交接手续后

方可入档；

2、各类档案材料，应按管理规范要求分类、编目、立卷，放入档案盒或档案夹内上

柜保管；

3、档案存放必须使用专用资料柜，排柜方式要省时、醒目，便于查找；

4、每年年底要对档案库存保管情况进行一次清理，核对以保管单位为基础，做到账

物相符，对破损或载体变质情况要及时采取有效措施补救。

五、档案的剔除和销毁

1、在整理档案的过程中，对档案材料要仔细甄别，对无保存价值的资料及时剔除，

必要时列出剔除资料目录提交部门经理批示；

2、每年年底对保管期满的档案列出目录写出专题报告提交领导，经部门批示后销

毁。