行政物品管理办法.doc

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行政物品管理办法

1.目的

为了合理控制行政办公用品的使用，并做好成本控制，特制订本办法。

2.适用范围

本程序适用于本公司所有单位和部门。

3.职责

3.1人事行政部负责办公用品的采购、发放及监管。

3.2各部门使用并保管所领用物品，使用人为第一责任人。

3.3财务部对行政物品采购的费用实施监管，具有问责权。

4.定义

4.1行政物品：

本制度所提及的行政物品包（含）办公所需的纸笔等办公用品，以及日常生产过程中涉及的手套、扫把等低值易耗品和电脑等高值物品。

4.2低值易耗品：

签字笔、圆珠笔、铅笔、刀片、胶水、胶带、绑带、大头针、图钉、曲别针、橡皮筋、复印纸、打印纸、便签纸、橡皮擦、笔芯、夹子、涂改液、白板笔、荧光笔、记事本、线插板、剪刀、订书机、计算器、电话机、装订机、档案夹、裁纸刀、印泥等价值较低的日常用品。

4.3高值物品：

电脑、打印机、文件柜、空调、相机、投影仪、仪表、工具、办公桌椅等价值较高的物品。

4.4以旧换新原则：

公司发放给员工的行政物品若产生损耗需领用新品时，员工必须拿已损耗旧物到人事行政部领用新品；若无法提供旧物，则由使用者赔偿相应价值的金额。

5.内容说明

5.1行政物品的申请

5.1.1低值易耗品根据各部门工作性质、内容、人数等情况予以人均配置，使用人员定期自行到人事行政部仓库以旧换新领用即可。

5.1.2高值物品或特殊非常用物品的申请，使用部门及人员必须填写《领用申请单》，经部门负责人、人事行政部负责人和公司领导或（代理人）签字批准后，方可采购及领用。

5.2行政物品的采购

5.2.1人事行政部采购员根据每月所需物品特性寻找相应供应商,尽量做到集中采购、货比三家。

5.2.2人事行政部每月20号拟定下月采购计划，并提交《采购申请单》，交由公司领导或其（代理人）审核签批后生效。

5.2.3人事行政部每月每种物品的采购数量需严格依照各部门工作、人数、库存等条件参考执行；若有超额情形，须在采购申请单中注明原因。

5.2.4各类低值易耗品库存量低于5％时，或高值品有急需时，可实施另时采购，但也要按流程经有关领导审批后方可采购。

5.3行政物品的管理

5.3.1在供应商送来所购的物品后，应由人事行政部仓库管理员统一签收、保管和发放。

5.3.2人事行政部采购员应当将编制出的常用办公用品的价格表交公司财务部保管，财务部在接相应付款单据时应当再次核对相应品种的单价和总金额及签收人的签字，确认无误的准予付款。

5.3.3人事行政部对于行政物品的入库、领用等数据必须建立清晰的台帐，以供备查。

5.3.4行政物品在采购、储藏环节的保管责任由人事行政部仓库管理员承担，其部门负责人有监督权限；发放后，物品的保管责任由领用人（使用者）承担。

5.3.5因个人原因导致行政物品的浪费或损毁，公司有权要求使用者进行赔偿。

5.3.6高值物品在正常使用过程中发生损坏的，统一报送人事行政部处理。

5.3.7已损坏物品，经人事行政部鉴定后，不可修复者，由人事行政部实施报废处理，并填《物品报废申批单》方可报废。

5.4行政物品的领用与发放

5.4.1低值易耗品的领用，根据不同岗位的工作需求，实施人均配额原则；即同种工作岗位所分发的数额是相等的。

5.4.2高值物品的领用，根据个部门的工作需求，实施部门配额原则；即部门有总量限制。

5.4.3行政物品的发放，除第一次领用外，实施以旧换新原则；领用人必须拿已损耗旧物来更换新物品；若无法提供旧物，则由使用者赔偿相应价值的金额。

5.4.4人事行政部仓库管理员必须如实记录领用发放的数据，并做好物品出库台帐。

5.5行政物品的回收

5.5.1以旧换新的旧物和报废的高值物品，由人事行政部仓库统一回收。

5.5.2回收物品仍存在变卖价值的，由人事行政部进行变卖，所得金额上缴财务部，对相关费用进行对冲。

5.5.3员工离职前，必须将相关物品上缴到人事行政部；若有欠缺和损毁，当事人须做出相应赔偿。

6.作业流程图

附表一

行政物品管理相关流程

申请人（部门）

领导（代理人）

人事行政部

财务部

物品领用

申请

物品修理或报废申请

否

是

审批

是

否

审批

安排修理或变卖

物品发放

采购、入库并制作台帐

拟定采购

计划

财务审核、付款、做帐

财务审核、付款

附表二物品领用申请表

部门负责人/分管领导

行政人事

负责人

公司领导（代理人）审批

领用部门：

领用人：

日期：

年月日

序号

物品名称

型号

领用数量

价格

合计

备注

附表三物品报废申请表

部门：

申请报废人：

日期：

年月日

序号

报废名称

型号

报废数量

预计价格

合计

备注

部门负责人/分管领导意见

人事行政负责人/分管领导意见

公司领导或（代理人）审批

7、低易耗物品申领流程：

行政部门负责人批准意见

领用部门负责人同意

领用人填申请单

仓库做好物品登记台帐

申领人签收

行政仓管员发放

8、高值物品申领流程：

行政部门负责人审核对意见

领用部门负责人同意

领用人填申请单

申领人签收

行政仓管员发放

领导或（代理人）审批

仓库做好物品登记台帐

9、物品申请报废流程：

仓管员填写报废申请单单

行政分管领导意见

行政部门负责人意见

仓库做好物品报废登记台帐

公司领导或（代理人）审批

仓库管理员执行

10.其它

7.1本制度自颁发之日期生效实施，修改亦同。

7.2本制度未尽事宜，由人事行政部负责制度的变更和修订，人事行政部拥有最终解释权。