电子文件保管模式研究历史机理与路径.docx

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电子文件保管模式研究历史机理与路径

电子文件保管模式研究：

历史、机理与路径

章燕华

2012-12-2321:

19:

52　　来源：

《浙江档案》（杭州）2008年11期

　　【英文标题】ResearchonCustodyModelsofElectronicRecordsfromHistory,MechanismandRoute

　　【作者简介】章燕华，浙江大学公共管理学院

　　【内容提要】电子文件应当采取集中式还是分布式的保管之争是电子文件管理的焦点问题之一。

本文阐释了电子文件保管模式的研究意义、模式历史演进、发展机理，并在借鉴国外经验和立足于国情的基础上对我国电子文件保管模式的路径选择作了初步探索。

　　【关键词】电子文件/保管模式/历史演进/发展机理/路径选择

　　一、电子文件保管模式的研究意义

　　国家对于具有长久保存价值的电子文件应当采取集中式保管（Centralized/PhysicalCustody）——由档案馆接收进馆实行集中统一管理，还是分布式保管（Distributed/Non-Custody）——由各文件形成机构管理，抑或是集中式与分布式的折中方法——自由进馆，是中外电子文件管理界关注的焦点问题之一。

就学术研究而言，采取什么样的保管模式无非就是探讨“由谁保管”的问题，它实质上是不同管理理念、管理方法合乎逻辑的结论，因此并不是一个十分重要和复杂的问题。

正如杜兰蒂（LucianaDuranti）女士就人们对哥伦比亚学派的“电子文件实体（集中式）保管”立场质疑时指出，“档案机构在电子文件长久保存中的实体保管角色并不是目前研究的焦点，而它仅仅是研究发现合乎逻辑的结论之一。

①”就管理实践而言，早期的电子文件管理实践主要是基于机构层面，立足于提升管理效益和效率，关注管理流程与管理方法，而对具有宏观、全局意义的保管模式并未有太多的关注。

　　然而随着我国电子化业务的广泛开展，电子文件数量急剧增长，应用范围扩大，在社会各领域发挥作用增强，相应的电子文件管理问题也日益突出。

如果说在电子文件管理实践和研究的初期，关注机构电子文件管理流程与方法、效益与效率而无需过多关注保管模式，那么在开始国家层面的电子文件管理探索、强调国家对信息资源控制、开发利用，尤其是我国各地纷纷开展电子文件管理项目的背景下，从理论和实践上明确我国应该确立什么样的电子文件保管模式无疑恰逢其时且意义重大。

一方面，采取什么样的保管模式归根结底是由社会需求、技术发展等客观因素决定的，因此，我们的选择应当遵循保管模式的客观规律以及符合电子文件管理发展的潮流。

另一方面，采取何种保管模式反映了国家在电子文件管理中所扮演的角色，从而影响着未来我国电子文件管理工作的任务和重心。

一般来说，在分布式保管模式下，国家（档案馆）在电子文件管理中主要扮演的是规制者与服务者角色，主要任务是通过制定标准规范和提出标杆实践来辅助形成机构更好地管理电子文件；而在集中式保管模式下，国家（档案馆）主要扮演的是管理者角色，主要任务则是综合运用技术等手段实现电子文件的长久保存和利用。

　　采取何种电子文件保管模式不是无关紧要，但也并非理所当然。

在社会发展与技术变迁的背景下，从纸质文件到电子文件时代的进程中，新模式的出现、新旧模式博弈的进程与结果为我们共同展示了现代技术、社会需求、文件档案保管传统、机构管理实践等因素相互交织、相互影响的图景。

本文将从历史演进、发展机理两方面全面剖析电子文件保管模式，并在此基础上分析我国电子文件保管模式的路径选择。

　　二、保管模式的历史演进：

理论与实践

（一）集中式：

纸质文件保管

　　从古埃及奴隶起义暴徒们将档案库打开，将其中保管的档案撕毁到法国大革命成立全国性的档案管理机构保存新旧政权文件，通过保管来实现对档案控制从来都是统治阶级实施统治的手段之一。

因此，保管在档案管理历史上一直扮演着十分重要的角色。

尽管对档案进行实体保管、保证其作为行动和业务的证据由来已久，但是现代意义上档案机构对文件档案保管的概念及对它的专门论述则是20世纪以来的现象。

　　古典档案学集大成者詹金逊认为，档案就是“官方需要加以保存的文件”；档案人员的职责是保管，而非制造档案。

据此，档案人员在英国被称为“保管者”。

而对詹金逊而言，文件是否具有档案特性是决定其是否需要保管的必要条件。

他提出了“不间断保管（continuouscustody）”的概念，并在他的《档案管理手册》中提出了一个严格的保管框架，这也构成了他对档案实体保护和道德捍卫的基础。

现代档案管理之父谢伦伯格在詹金逊理论以及美国国家档案馆实践的基础之上提出了自己关于保管的观点。

他反对詹金逊的“不间断保管”的概念，认为在现代文件管理背景下，考虑到现代文件及其形成的复杂性，任何试图“不间断保管”的探索都是徒劳的。

尽管谢伦伯格并不将保管看做是鉴定文件是否能转化为档案的途径，但是他却在文件移交到档案馆后将保管看成保护其证据价值的方式。

他提出了实体保管（physicalcustody）和法律保管（legalcustody），这两个概念成为统治美国文件移交的两大支柱，美国国家档案馆对保管的定义也是基于这两个概念的。

当档案机构从文件形成机构处正式接收了文件，它就承担起了保管的义务，并且由此开始了文件的法律和实体保管。

詹金逊的保管思想仍然盛行于英国，同时被加拿大和澳大利亚引进和改造，而谢伦伯格的保管思想则被美国档案界所广泛接受。

尽管两位学者保管思想有许多不同，但是要求对国家档案实行集中保管却是共同的。

在实践中，美、英、加、澳等国的国家档案馆对联邦（中央）政府文件也均采取集中式保管。

　　直到1980年美国学者杰拉尔德·汉姆（GeraldHam）对詹金逊和谢伦伯格的保管理论提出了质疑。

汉姆认为，文件数量激增和技术的飞速发展对档案机构的管理造成了威胁，档案工作者需要重新考虑他们的保管角色，需要采取积极主动的战略。

他提出了“后保管时代”名词，并指出，档案工作者将自己看作“保管者”将成为国家文件有效管理的威胁②。

汉姆对传统保管思想的挑战无疑为后来电子文件保管模式之争埋下了伏笔。

可以说，这种对传统保管的反思与电子文件相伴，而集中式与分布式保管之争则是新旧保管思想交锋的体现。

（二）分布式Vs集中式：

电子文件保管

　　如果说在纸质文件时代，保管实践与理论的发展最终对集中式作为一种保管范式加以默许的话，那么在电子文件时代似乎就没有那么理所当然了。

由此引发的电子文件集中式保管与分布式保管之争几乎笼罩了20世纪整个90年代，无论是实践还是理论多少呈现了一种举棋不定、莫衷一是的势态。

电子文件保管模式是应该沿袭传统抑或另辟蹊径？

　　以杜兰蒂为代表的哥伦比亚学派提出了电子文件集中式保管模式，他们指出，电子文件管理需要经过文件形成机构和档案馆两个阶段，对于具有档案价值的电子文件应该交由档案馆保存，只有这样文件的真实性才能保证③。

而以戴维·比尔曼（DavidBearman）为代表的匹兹堡学派提出了电子文件分布式保管模式，支持者阵营中还包括了澳大利亚的学者们。

他们要求电子文件保存在形成机构的信息系统管理部门而不是集中保管到档案馆，档案工作者应当放弃实体保管而转向行政管理和内容（知识）控制。

在分布式保管模式下，档案馆通过监控文件和文件保管者来实现其保管的法律职责④。

理论上两种截然不同的观点在实践中均有各自的拥护者：

美国、加拿大、英国和北欧等国家原则上赞成集中式保管模式，其中美国可以看做是典范；而澳大利亚则是分布式保管模式的积极践履者。

　　电子文件时代，谢伦伯格关于档案“实体保管”、“法律保管”思想仍然深刻影响着美国的实践和理论。

一方面，美国主流档案界仍然是集中保管的拥护者和倡议者，甚至有学者要求对电子文件采取比传统文件更严格的保管。

他们认为，不履行保管职能的档案馆并不是真正的档案馆。

如果不保管档案实体，档案馆及其作为为世界提供公正、真实历史纪录的工作人员将会被庞大的官僚体系所湮灭。

他们还指出，尽管有大量文章论述档案馆在电子文件管理上应该采取“不保管（分布式）”的方法，但是到目前为止，欧洲没有一个国家档案馆真正采纳该种方法，不管它是否已经开展了电子文件管理项目。

⑤而在国家层面的电子文件管理实践中，美国国家档案馆（NARA）对文件集中式保管立场并未因电子文件的出现而有所动摇。

1988年NARA成立了电子文件中心，其职责就是对具有档案价值的联邦机构电子文件鉴定、处理、保存和内容控制、提供利用，它还建立电子档案检查和控制系统、电子档案保存系统⑥。

为了迎接日益生成的复杂、种类多样、数量庞大的联邦政府电子文件带来的新挑战，1998年NARA开始实施著名的电子文件档案馆（ERA）项目，它的目标是使NARA具有处理海量的复杂、不断变化、各种格式的电子档案材料，对联邦政府有价值的材料提供永久保存和利用⑦。

美国国家档案馆通过设立专门机构、建立系统、开展大型电子文件管理项目等行动强有力地贯彻和保障了电子文件的集中保管。

　　而澳大利亚国家电子文件保管模式则是“一波三折”，它的“背离”与“回归”引人注目、发人深思⑧。

上世纪70年代澳大利亚国家档案馆（NAA）接收石油开发文件和其他机读文件，标志NAA管理电子文件的开始。

到了80年代末NAA已经接收了数量庞大的计算机文件，在这一阶段NAA管理电子文件仍然基于传统的纸质文件管理方法，即建议有完备纸质文件管理系统的机构将电子文件转换成纸质文件，在保管模式上仍采取与传统纸质文件相同的集中式保管模式。

1992年，NAA开展了电子文件研究项目并起草了电子文件管理指南，这标志着电子文件档案化管理路径的转折。

1993-1994年NAA继续致力于研究电子文件保管的新方法，最终采用了颇有争议的、世界上第一个电子文件分布式保管。

1995年3月发布《管理电子文件：

共同的职责》，它明确了政府机构和国家馆在电子文件分布式保管环境中各自的职责。

NAA认为，电子文件一旦形成就应该被维护和保存在形成机构的现行系统中；而国家馆应当扮演标准的制定者和建议的提供者来保证电子文件得到良好的管理，国家档案馆只有在某些特殊的情况下才接收电子文件进馆保管。

　　分布式保管模式的确立为世界电子文件管理蓝图绘上了浓重而极具特色的一笔。

至此，分布式保管不再仅是一种技术背景下的逻辑推演，分散式与集中式之争也不再是学术观点的争鸣，而是现实中的两种保管范式。

如果说分布式保管模式并不是电子文件时代的创举，也不是比尔曼等理论家的创新⑨，但是将分布式明确地作为国家层面的保管模式还是第一次，其意义和影响深远。

　　然而，到了2000年NAA颁布了《联邦政府文件保管政策》，它指出，NAA原则上将承担起对所有具有档案价值的电子文件的保管责任，不管其形式如何。

这标志着NAA电子文件保管模式开始从分布式向集中式转变。

澳大利亚在历经不到10年的分布式保管实践之后，却再度选择了集中式模式，这种回归原因何在？

是权宜之计，还是历史的必然？

　　三、保管模式发展的机理分析

　　回顾20世纪以来的文件保管历史，我们发现，尽管各国走过了不平坦的道路，但是集中式保管却是大家最后共同的选择，电子文件也不例外。

显然回顾历史并不是作者的根本意图，选择适合我国国情、合理的保管模式才是最终目的，而科学的选择有赖于对保管模式运动机理和内在规律做全面的探究。

　　档案保管的历史表明，保管不是固定或永恒的，保管理论是对应于它那个时代特定的保管实践而发展的，而保管模式的确立则是文件档案保管传统、保管理论与实践发展及其互动、现代技术、机构管理体制、社会现实需求互动相互交织的产物。

决定保管模式的影响因素可以归为三个方面：

　　一是外部环境，社会对保管的需求构成了保管模式发展的“推力”和“压力”因素，它回答的是“保管什么，如何保管”的问题。

也就是说确立什么样的保管模式必须反映和服务于这种外在的现实需求，而自古以来对文件的控制就是国家的基本需求之一。

澳大利亚电子文件管理集中式保管的回归与社会日益对真实、完整的电子文件及其良好管理诉求紧密相连。

具体来说就是，随着电子化业务的大规模开展，电子文件对电子政府、电子商务、机构治理的重要性日益显现，而对具有长久保存价值的电子文件如果不实行国家档案馆集中管理将可能引发更大的风险。

卡罗琳·威廉姆斯（CarolineWilliams）在谈及英国文件管理发展趋势时指出，“在英国，文件分散管理的状况也处于改变之中，变化的动力是深远的。

最具有影响的是英国政府的现行政策、信息时代的推动和电子政府带来的机遇。

⑩”

　　二是系统内部因素，尤其是保管的传统与历史。

文件管理系统内部因素繁多且作用的机理复杂，既有实践的、理论的，也有体制、管理的，还有主动、也有被动的。

尽管各国不同的文档管理传统使得对保管的强调呈现一定的差异，然而作为一个整体，保管却始终保持着一种顽强的生命力和稳定性。

事实上，要求对国家档案财富实行保管一直以来都是档案工作最重要的使命，也是职业的立命之本。

以保管模式具有典型性的美国和澳大利亚为例来说明：

美国政府在1934年国家档案馆成立之前长达150多年的时间里，错误地执行“不保管（分布式）”的档案政策，致使出现了大量文件丢失、损毁、管理混乱的状况，而国家档案馆的成立就是为了解决上述问题。

因此包括谢伦伯格在内的美国国家档案馆先驱们不希望类似的情况在后代中再次发生，不管文件是何种形式（格式）（11）。

与此同时，美国的档案管理深受谢伦伯格主义影响，强调文件的第二价值和突出为利用者服务而弱化其作为证据的作用。

不保管的沉痛历史教训与强调文件第二价值的档案传统使得NARA的电子文件管理尽管历经组织的变迁、技术条件从不成熟到成熟，却始终坚持集中式保管而未曾动摇。

而澳大利亚情况则不同。

在联邦政府中，国家档案分散保管政策（传统）早而有之，而NAA本身就是在这个大背景下产生的。

在1994年档案法确立国家档案馆法定地位之前，这种传统得到延续。

1983年的《档案法》就体现了这种分散保管模式（12）。

具有鲜明澳大利亚特色的联邦政府文件系列（CRS）本身就极少关注终端利用者定位和获取相关信息的需求，它将满足联邦机构的业务需求置于第一位，而将利用（研究）者的需求至于第二位（13）。

由此可见，无论是宏观政策法规还是微观的管理实践，澳大利亚都是一个强调文件证据价值、突出其为形成机构服务的文件管理传统的国家。

在这种传统下，澳大利亚选择电子文件分布式保管也变得可以理解了。

　　三是技术条件，系统内部能否（多大程度上）满足系统外部需求还需要借助中介——技术条件来实现。

信息技术在澳大利亚电子文件保管模式转变中扮演了十分重要的角色。

20世纪70年代澳大利亚国家档案馆沿袭纸质文件保管模式对电子文件进行管理，到90年代随着接收进馆电子文件数量增加，由于计算机硬件和数据格式的过时，致使保存在国家馆里的很多电子文件无法阅读，电子文件的长久保存和利用受到威胁。

NAA认为，对电子文件管理不能采取和传统纸质文件一样的管理方式，而分布式保管则是NNA处理这个棘手问题的应对之策。

其依据主要是：

电子文件不能脱离生成它的硬件和软件系统，只有将其保存在电子文件形成者的系统中而不是集中到档案馆里才可以确保它的长久利用。

档案馆没有能力和必要保存和维护所有电子文件的软硬件，即使经济上可行，那么档案馆也将成为一个计算机博物馆。

其背后的潜台词就是对国家馆而言，从技术上长久保存电子文件不可能亦不效益，在这种情况下分布式保管的确立就具有一定的合理性和正当性。

斯蒂芬·斯塔基（SteveStuckey）多次谈及澳大利亚电子文件回归集中保管模式时指出，“分布式保管仅仅是NAA的权宜之计，在公开和标准的软件足够成熟和强大到允许我们将电子文件接收进馆保管，有效、低成本进行管理且保持其证据特性之前，NAA将专注于制定标准和指南以帮助我们有效保管这些材料（14）”。

而到了2000年，NAA开始采用集中式保管模式并开展了数字长久保存项目，建立数字文件保存的理论框架、工作流程，开发应用软件。

对NAA而言，长久保存电子文件在技术上（可接收的成本范围内）是能够实现的，美国ERA项目的实施无疑也对NAA电子文件长久保存产生了影响。

因此可以说，技术是决定保管模式最重要的变量之一。

新模式的确立和模式转变反映了技术对管理机制的冲击、瓦解和重构作用，这种作用需要引起我们的高度重视和反思。

管理机制具有一定的稳定性，然而技术尤其是当前飞速发展的信息技术可能会冲击和打破机制中的要素和原有的结构关系、稳定状态，因此在制定管理制度过程中一定要充分重视技术的作用并预见它可能给管理带来的影响（15）。

　　由此可以看出，确立什么样的保管模式是外在社会需求、内在保管传统、技术条件三大因素互动的结果。

具体说来，就是保管传统具有一定的稳定性和惯性，社会需求是推动保管传统变化发展的动因，技术条件则是连接两者的桥梁，它决定保管传统能否（多大程度）上满足社会的需求，而最终模式的确立是三者互动、不断契合的结果。

　　四、我国电子文件保管模式的路径选择

　　我国电子文件保管模式从根本上来说也必然遵循上述规律，而在具体保管模式的选择和确立上则需要借鉴国外经验和充分考虑国情相结合。

从国际经验来看，目前信息化走在前列的发达国家，如美、英、澳、加等国国家层面电子文件管理均采取了集中式保管，其中澳大利亚这个分布式保管倡导者的“易帜”更是强有力地向人们证明了：

（至少在现有社会、文档管理、技术背景下）集中式保管模式是各国电子文件管理的现实选择和大势所趋。

从我国的国情来看，随着我国信息化建设的深入，尤其是国家大力发展电子化业务，未来电子文件数量急剧增加，种类繁多，能否保证具有长久价值的电子文件的真实、完整、可用，不仅关系到公民权益的维护，组织机构的科学决策，还关系到国家能够保存完整、真实的历史记录，为此国家必须对这部分电子文件进行集中保管和控制。

另一方面，集中式的档案管理体制是我国档案管理的一大特点，相对于美、英、澳、加等分散式档案管理体制国家而言，我国更具有对电子文件采取集中保管的惯性以及先天优势。

　　然而问题并非如此简单，我国电子文件保管模式的选择与实施较国外复杂得多。

由于美、英、加、澳等国采用的是分散式档案管理体制，模式的选择仅需要考虑联邦（中央）政府这一层级，而无须考虑地方政府，地方政府可以根据自己的法律和实际自由选择电子文件是分布还是集中保管。

相对来说。

在联邦（中央）这一层级，政府信息化水平高、业务规范、人员素质高、对文档管理重视，国家档案馆对各部门形成的电子文件实施集中式保管也较容易，从入口处便能有效地保证电子文件的质量。

这种优越性在实践中体现也非常明显，比如电子文件管理标准规范的制定与贯彻、培训的开展、监控的实施等操作起来较容易。

而我国实行的是档案集中式管理体制，不仅需要考虑中央，还要考虑各地的情况。

中央与地方、地区与地区之间信息化发展不平衡、政府部门差异大、各地综合档案馆条件、管理人员素质参差不齐等对电子文件集中式保管模式的选择产生了影响。

由此引发的问题包括：

是否有必要对各地政府形成的电子文件实行档案馆集中保管？

如果需要集中保管，档案馆是否能够担此重任（技术上，经济上）？

确立了集中式保管，各地具体实施策略是什么？

　　考虑到电子文件的特性、集中保管的技术实现和经济成本等因素，一种方案是针对中央和地方综合性档案馆在某一个时间点后采用同一标准规范体系、用一种（或类似）管理方式实施对电子文件的集中式保管（如同传统的纸质档案集中式保管）；另一种方案则是在承认集中式保管作为最终模式选择的前提下，根据地区信息化发展水平、机构业务需要、档案馆现实条件等因素，灵活、自主地选择是否需要、什么时机采取电子文件集中式保管。

比如中央层级（或者某些地区）可以首先开始实施档案馆的集中式保管，而在各地根据实际情况分阶段（先后）、有选择性地（有些部门/地区）采用不同管理方式（技术方案）实施集中式保管，等待时机成熟了最终实现全面的集中式保管。

换句话说，特定阶段和某些地区可以将电子文件分布式保管作为一种过渡性模式。

其实澳大利亚在保管模式上的另辟蹊径与回归可以看作是一种渐进走向集中式的历程，模式的变化实际上具有一定的合理性。

在电子文件保管模式的选择上如美国那样“从一而终”并不必然符合我国的实际。

采取分布式保管作为过渡模式一个直接的好处就是，我国电子文件管理规范体系、技术方案等可以高标准、严要求地制定，无须因过多迁就参差不齐的各地实际而使规范、技术方案最终成为妥协的结果甚至流产。

等到未来时机成熟，尤其是技术条件和管理水平的提高，这一整套体系可以对各地实践具有标杆和约束作用。

近两年来，我国地方综合性档案馆的电子文件管理项目竞相启动，国家主管部门及相关领导开始关注国家的电子文件管理问题，可以预见未来地区电子文件管理实践项目将进一步推进。

在这种背景下，采取什么样的电子文件保管模式及实施策略是综合性档案馆开展电子文件管理项目首先需要明确的。

　　注释：

　　①⑨DurantiD.Thephysicalcustodydilemma.[2007-10-16].http:

//lists.archivists.org.au/pipermail/archivists.org.au/aus-archivists/1996-November/000264.html

　　②特里·库克，刘越男：

《电子文件与纸质文件观念：

后保管及后现代主义社会里信息与档案管理中面临的一场革命》[J]，《山西档案》，1997，

（2），91;BastianJATakingCustody,givingAccessapostcustodialroleforanewcentury,Archivaria53.2002：

87

　　③冯惠玲：

《电子文件管理教程》[M]，北京：

中国人民大学出版社，2001：

21

　　④BearmanD.Electronicevidence:

strategiesformanagingrecordsincontemporaryorganizations[M].Pittsburg:

Archives&MuseumInformatics,1994:

28-30,86-87

　　⑤（11）HenryLJ.SchellenberginCyberspace.AmericanArchivist61（Fall1998）:

314-27

　　⑥ThibodeauK.ElectronicRecordsActivitiesattheU.SNationalArchivesandRecordsAdministration.Archives&MuseumInformatics,1993:

55-57

　　⑦WoodsAM.BuildingtheFuture:

NARA'sElectronicRecordsArchives（ERA）Program.[2007-10-18].http:

//www.archivists.org/saagroups/gov/newsletters/April2002.asp

　　⑧章燕华摘译，戴维斯著：

《回顾过去展望未来：

澳大利亚电子文件管理30年》[J]，《档案管理》，2007（6）

　　⑩卡罗琳·威廉姆斯：

《英国政府与电子文件管理：

从分散到集成》，《城建档案国际学术研讨会论文集》，2004

　　（12）StuckeyS.Custodyvpostcustodydebaterevisited.[2007-10-13].http:

//lists.archivists.org.au/pipermail/archivists.org.au/aus-archivists/2002-April/003062.html

　　（13）BoadleD.Reinve