行政管理制度管制程序.docx
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行政管理制度管制程序
行政管理制度管制程序
核准
会签
审查
制订
文件编号：
KM-QP-XZB-04制定部门：
管理部版本：
A
制订日期：
2005-04-01修订日期：
生效日期：
2005-04-01
KM-QP-XZB-04-01A
文件标题
行政管理规章制度
文件编号
KM-QP-XZB-04
制定部门
管理部
版本
A
页码
01OF11
制订日期
2005-04-01
修订日期
生效日期
2005-04-01
更改/修订记录
序号
修订条款
修订后内容
版本
文件修订单号
备注
1
A
2
3
4
5
6
发放范围
总经理室市场部文管中心
财务部管理部投资部
音响部工程部生产部
品管部资材部仓储部
新品部
注:
方框为阴影的部门为文件需分发部门。
文件标题
行政管理规章制度
文件编号
KM-QP-XZB-04
制定部门
管理部
版本
A
页码
01OF11
制订日期
2005-04-01
修订日期
生效日期
2005-04-01
1、目的
规范公司员工和各项事务的管理，保证公司健康有序地发展
2、适用范围
适用于本公司各个部门。
3、定义
质量术语按ISO9000：
2000国际标准术语。
4、职责
4.1管理部
负责制定公司各类行政管理规章制度，落实并执行制度的效力，督察掌控公司制度执行并对相关制度进行修改。
4.2管理代表
负责对公司制度管理工作的执行状态监督。
4.3文管中心负责维护ISO9000程序、标准及相关内容的宣导和存档工作；
4.4各部门负责本部门各级管理人员、专业技术人员及其他员工制度执行工作，并配合管理部作好制度的执行工作。
5、程序内容
5.1办公设备管理条例
5.1.1办公室办公设备包括电脑、打印机、复印机、传真机、数码摄像机、照相机、空调、档案柜、桌椅等。
应登记造册，标明价格、分管到人、妥善保管。
5.1.2办公室工作人员使用办公设备应按章操作，定期保养。
如因使用不当而造成损坏的，照价赔偿，设备出现问题要及时处理，如不能解决的，应迅速送交专业维修人员维修处理。
5.1.3办公设备属公司内部办公用品，不对外服务，
5.1.4办公设备只能由办公室人员使用，其他人员未经许可，不得擅动；不得私自外借其它部门或个人，借用要办理借用手续，说明交还时间，经部门主管签字同意后，方可外借。
5.2文档管理制度
5.2.1归档范围：
公司的规划、年度计划、统计资料、科学技术、财务审计、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决议、决定、委任书、协议、合同、项目方案、通告、通知等具有参考价值的文件材料。
文件标题
行政管理规章制度
文件编号
KM-QP-XZB-04
制定部门
管理部
版本
A
页码
02OF11
制订日期
2005-04-01
修订日期
生效日期
2005-04-01
5.2.2归档管理要指定专人负责，明确责任，保证原始资料及单据齐全完整，密级档案必须保证安全。
5.2.3档案的借阅与索取：
总经理、副总经理、厂长、总经理助理借阅非密级档案可通过档案管理人员办理借阅手续，直接提档；
5.2.4公司其他人员借阅档案时，要经主管、副总经理批准，并办理借阅手续；
5.2.5借阅档案必须爱护，保持整洁，严禁涂改，注意安全和保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失，如确属工作需要必须摘录和复制，凡属密级文档，必须由总经理批准方可，一般内部文档经管理部经理批准方可。
5.2.6档案的销毁：
5.2.6.1任何组织或个人非经允许无权随意销毁公司档案材料；
5.2.6.2若按规定需要销毁时，凡属密级档案必须由总经理批准方可，一般内部文档经管理部经理批准方可销毁。
5.2.6.3经批准销毁的公司档案，档案管理人员要认真填写、编制销毁清单，由专人监督销毁。
5.3文件收发规定
5.3.1公司的文件由管理部负责起草并经审核，公司总经理签发；公司各部门的文件由各部门负责起草部门主管审核，总经理签发。
5.3.2文件签发后，由部门文员打印后呈交部门主管校对，校对无误方能复印、盖章。
5.3.3文件和原稿，由管理部文控分类归档，保存备查。
5.3.4属于秘密的文件，核稿人应该注明“秘密”字样，并确定报送范围。
秘密文件按保密规定，由专人印制、报送。
5.3.5文件统一由管理部派人发送，送件人应将文件内容、报送日期、部门、接件人等事项登记清楚，请收件人签字接收，并向文件签发人报告报送结果。
秘密文件由专人按核定的范围报送。
5.3.6外来的文件由管理部负责签收，并分类登记。
由管理部经理提出处理意见后，签收人应于接件当日即按文件的要求报送给有关部门，请领导阅签，不得积压迟误，属急件的，应在接件后即时报送。
5.3.7传阅文件由管理部专人负责收回，对领导指示的文件，管理部应及时组织传达和落实。
5.4会议管理制度
5.4.1目的：
检讨工作，提升品质效率，降低成本，完善体系及运作。
5.4.2范围：
公司内各部门及相关人员。
文件标题
行政管理规章制度
文件编号
KM-QP-XZB-04
制定部门
管理部
版本
A
页码
03OF11
制订日期
2005-04-01
修订日期
生效日期
2005-04-01
5.4.3会议种类：
例会、周会、月会、品质检讨会，生产异常检讨会，产销协调会,季度、全年工作总结会。
5.4.4会议主席：
部门主管，执行主管，厂长。
5.4.5执行主管设量及责权，执行主管以各部门主管轮换制，每部门/人执行主管履行责权一月，组织处理全公司一切日常工作事务，督查，执行工厂主管权限，在厂长授权和厂长总经理许可下，对各项工作落实讲评，提升全员素养，和企业形象及工厂动作。
5.4.6会议时间及内容
日期
地点
参会人员
会议名称
主席
会议程序及内容（记录：
相关部门文员）
周一19：
30
各自办公室
3职等以上人员及相关人员
部门例会
（品管、市场部、开发工程部）
部
门
主
管
1、上周未完成事项追踪答复；
2、工作报告：
①各负责人报告工作达成和未成事项及原因
说明；②未完成项对策时间，责任人；
3、沟通协调：
提出问题点由相关人员答复；
4、会议讲评（部门主管）；
5、工作指示；
6、会议结束。
周二19：
30
会议室
各部门主管，各相关单位及责任人
品质检讨会
品
管
主
管
1、上周未完成事项追踪，答复；
2、品质异常问题点提例检讨答复，对策裁决；
（资料周一15：
00前发放相关参会单位，责任人）
3、会议讲评，散会。
周三19：
30
各自办公室
部门相关人员
部门例会
（采购、生产、财务）
部
门
主
管
1、上周未完成事项追踪答复；
2、工作报告：
①各负责人报告工作达成和未成事项及原因
说明；②未完成项对策时间，责任人；
3、沟通协调：
提出问题点由相关人员答复。
4、会议讲评（部门主管）；
5、工作指示；
6、会议结束。
周四19：
30
各自办公室
部门相关人员
部门例会
（资材部、管理部）
部
门
主
管
1、上周未完成事项追踪答复；
2、工作报告：
①各负责人报告工作达成和未成事项及原因
说明；②未完成项对策时间，责任人；
3、沟通协调：
提出问题点由相关人员答复；
4、会议讲评（部门主管）；
5、工作指示；
6、会议结束。
周五19：
30
会议室
各部门主管，各相关单位及责任人，相关领导列席
生产异常
检计会
生产部主管或生技组长
1、上周未完成事项追踪，答复；
2、生产异常事项检讨，答复，对策商讨、裁决。
（据生产异常单统计列发资料周四15：
00前）
3、会议讲评，散会。
、
周六14：
00
会议室
各部门主管
列席：
厂长
总助
总经理
周会
本月执行主管
1、上周未完成事项追踪；
2、各部门主管报告工作已达成和未达成事项原因对策，
完成时间，责任人；
3、沟通与协调有关异常事项或困难事项；
4、执行主管讲评；
5、厂长，总助，总经理指导；
6、散会。
文件标题
行政管理规章制度
文件编号
KM-QP-XZB-04
制定部门
管理部
版本
A
页码
04OF11
制订日期
2005-04-01
修订日期
生效日期
2005-04-01
不定期
会议室
各部门主管及相关人员，相关领导列席
产销协调会
生管主管
1、订单机种，作业方式及时间，内容确定；
2、裁定相关内容及要求；
3、领导指导后散会。
每月月初周六14：
00
会议室
3职等以上人员
列席：
总助
总经理
月会
厂长
1、上月未完成事项厂务文员追踪；
2、报告工作：
①部门主管月报告工作已达成和未达成事项
原因说明，完成时间及责任人；
②各单位负责人报告工作。
3、沟通与协调并答复；
4、厂长讲评；
5、总助讲评；
6、总经理指导；
7、散会。
5.4.7会议记录执行程序：
5.4.7.1文员将记录会议内容与参会各发言人核对无误后，电脑打印，送参会人员阅审签名后呈厂务室，总助，总经理室，阅签批示，批示后发送各相关责任人。
部门复印留执行完成后存档，文员追踪完成状况并记录，作为下次会议追踪事项，会议报告。
5.4.7.2文员发送会议记录在8小时内完成并呈报，急件事项4小时内完成呈报厂务室，总经理，特急事项，2小时内完成呈报厂务室，总经理。
5.4.8计划报告提交：
5.4.8.1每月25日部门提交下月重点工作计划表，于厂务室签转总经理室。
5.4.8.2年初15号前各部门提交年度经营策略检讨总结报告，于厂务室签转总经理室。
5.4.8.3年初12月25号前各部门提交年度经营策略检讨报告，于厂务室签转总经理室。
5.4.8.4周品管提交超过不良率标准IPQC，FQC，IQC品质质检验报告，出货品质检验退货报告，随时提交厂务室转总经理裁签。
出货检验OK报告会签生产部，品保核准后分发存档。
5.4.8.5每天生产部提交生产效率及不良率日报，会签生管后呈于厂务室，签转总经理室。
5.5网络通讯管理制度：
5.5.1信息网络的使用是公司信息的收集、处理与传播、对外形象宣传的重要工具。
5.5.2信息网络的使用人员应有为公司的发展建设而奉献的精神，应具备良好的政治思想素质和业务操作能力，有创新意识。
5.5.3做好信息收集与整理，随时上报，并加强文件、档案的管理，严守秘密。
信
文件标题
行政管理规章制度
文件编号
KM-QP-XZB-04
制定部门
管理部
版本
A
页码
05OF11
制订日期
2005-04-01
修订日期
生效日期
2005-04-01
息载体必须安全存放、保管，防止丢失或失效。
5.5.4讲究清洁卫生，平时做好办公设备的维护、清洁、保管工作，如有损坏，照价赔偿。
设备出现问题及时处理，不得影响工作的正常进行。
5.5.5按时作息，注意劳逸结合。
上班时间不得利用网络聊天、玩游戏、浏览与工作无关的信息，更不得访问各类非法网站。
5.5.6非电脑使用人员未经允许，不得随意使用电脑、打印机、传真机、复印机等设备，不得用于私人用途。
5.6员工投诉管理规定
5.6.1目的
为保护员工工作、学习、生活之合法权益，激励员工更好地为公司服务，及时发现和处理隐患问题，维护企业整体利益。
5.6.2范围
本公司所有员工。
5.6.3投诉内容范围要求
如果上级有下列情况之一，员工方可进行投诉。
A、上级有贪污、受贿、盗窃、以权谋私等违法乱纪行为
B、上级有出卖、泄密等危害企业行为。
C、上级滥用职权，对投诉者有重大不公正行为。
D、上级违章指挥造成严重事故隐患。
E、企业行政处分侵犯职工合法权益。
F、员工作业条件危害职工身体健康。
G、其他严重不合理行为
员工对上诉情况的投诉既是权利也是义务。
5.6.4投诉方式与途径
A、投诉人可采取面谈、信函（署名）方式进行投诉
B、投诉人可以向直属上级进行投诉，也可向管理部进行投诉。
C、公司为保护员工，免受打击报复，同时设立总经理投诉信箱。
由总经理亲自负责定期收取投诉信件。
D、投到总经理投诉信箱之信件，由总经理指派专人负责登记存档并及时（三天内）直接调查。
E、投诉人可根据受理投诉的对象能否处理投诉的问题及其公正可信程度来选择受理投诉对象。
5.6.5投诉处理
文件标题
行政管理规章制度
文件编号
KM-QP-XZB-04
制定部门
管理部
版本
A
页码
06OF11
制订日期
2005-04-01
修订日期
生效日期
2005-04-01
A、受理投诉人在调查取证过程中要本着迅捷、保密、客观的原则进行，相关部门必须积极配合。
凡被调查的人员必须据实出证，并对调查事项保密。
B、隔级上级及有关部门负责人受理投诉应当在十五日之内做出裁决，投诉人如服从裁决则必须履行。
C、管理部受理投诉，有权为员工辩护，有权代表员工向其行政领导或有关行政部门了解有关细节，应当在十五日内做出调解，投诉人服从调解则必须履行。
5.6.5投诉及投诉处理的责任
5.6.5.1投诉人必须对投诉内容的真实性负全责，严禁捏造或恶意夸大事实。
如经查实与事实不符，公司对投诉人可从重处罚，情节严重的可提请司法机关依法追究其法律责任。
5.6.6.2受理投诉人必须对处理投诉的过程和结果负责，经查有不公正或泄密行为，公司可对直接受理人或受理部门领导从重处罚，情节严重的可提请司法机关依法追求其法律责任。
5.6.6.3凡涉及到的被调查人员经查有出具伪证或有隐瞒、泄密行为，公司对其从重处罚，情节严重的可提请司法机关依法追究其法律责任。
5.6.6.4任何人不得对员工合法投诉给予打击报复。
一经发现，公司将对其从重处罚，情节严重的可提请司法机关依法追究其法律责任。
5.6.6.5当事人对裁决或调解结果无异议但拒不履行的，公司可对其强制执行，必要情况下可对其进行处罚。
5.7保密制度
5.7.1目的：
建立完善的保密程序，保卫公司内部机密。
5.7.2适用范围：
公司各部门
5.7.3公司各类资料要严格确定密级和保密期限，保密范围，并在规定的载体上予以注明，公司的所有资料（含文件、协议、合同、证件、报表、信息等）分机密级，密级，非密级三级，机密级严禁张贴，密级原则上不准张贴，传阅，非密级可张贴，传阅；
5.7.4密级标准由资料的建立部门拟定，管理部核定。
机密级必须明确阅读者姓名，密级明确阅读级别，非密级资料明确传递，张贴方式；
5.7.5机密资料由管理部统一保管，密级资料由管理部备案，使用部门保管，非密级资料由建立部门保管，机密资料和密级资料借阅，传阅需办理登记手
续；
文件标题
行政管理规章制度
文件编号
KM-QP-XZB-04
制定部门
管理部
版本
A
页码
07OF11
制订日期
2005-04-01
修订日期
生效日期
2005-04-01
5.7.6凡涉及公司机密的记录本，笔记本，电脑软盘资料，照片导载要由专人负责管理，无关人员不得动用或随意查阅，公司任何人员不得私自收藏，销毁，出售涉及企业机密的文件，实物；
5.7.7公司各级干部及机要保密人员调离公司时，必须按规定将其使用或保管的机要资料，笔记本等移交给公司，否则，有关部门可拒绝为其办理调离手续；
5.7.8各部门建立资料而不确定密级标准，保密期限，范围，也不交管理部核定，责任由建立部门负责人负责，违反此条，未造成严重后果，每次罚款50元；
5.7.9凡违反密级规定扩大阅读范围，未造成严重后果，每次罚款100元；
5.7.10凡因泄密造成严重后果，将给予当事人行政处分，直至追究法律责任；
5.7.11与保密制度同时执行的附件有《资料密级划分标准》、《资料密级登记录》、《资料借阅登记》。
5.8印章管理办法
5.8.1目的：
为规范公司印章的使用、保管。
5.8.2范围：
公章、私章均为厂内使用（特别使用除外）
5.8.3部门印章领用必须有指定的印章使用专人在管理部填写印章使用备案登记
5.8.4印章是代表公司内部运作规范的象征，凡对使用印章的报告、内参、运作程序，部门之间运作的必要资料上加盖印章的，印章使用人要认真对需盖印章件进行核对后盖章或签名，也可盖章签名后并用。
5.8.5使用印章是一件严肃负责任的工作，因此，印章使用人必须保管好印章，如果个人原因造成印章乱盖，他人使用或丢失，对造成的不良后果公司将追查印章使用人的责任。
5.8.6使用印章人因工作变动或其他原因离开此职时，必须将印章完好交退管理部，并填写使用时间内无误的保证书，公司对此保留半年的追索权力。
5.8.7在特别情况下盖章，先经主管同意后文员可代办（如主管不在位可请示更上一级主管后盖章），一般性文件也可先盖章后请知。
5.9出入管理
5.9.1人员和物品的进出公司
5.9.1.1公司员工进入公司,一律佩带“健马科技”工作牌,否则不得入内.
文件标题
行政管理规章制度
文件编号
KM-QP-XZB-04
制定部门
管理部
版本
A
页码
08OF11
制订日期
2005-04-01
修订日期
生效日期
2005-04-01
5.9.1.2外单位人员来公司洽谈工作须进入公司时,需要相关部门联系人确认同意,保卫发放来宾卡方可进入公司办公区域.
5.9.1.3原料进出入公司时必须填写《出入货登记表》，门卫确认无误后，方可放行。
5.9.2对外接待和会客
5.9.2.1必须在公司的工作时间内方可接待，来访者凭有效证件进行登记后方可进入公司；特殊情况，由被访（或接待）单位预先通知公司门卫，进行验证登记后，方可进入公司办公区域。
5.9.2.2工作时间原则上不允许会见私人客人，私人会客应在下班时间进行。
来客必须在20：
00时前离开公司。
5.9.2.3来访人员进门携带的物品，应在登记时写清楚。
5.9.3携物品出入公司
5.9.3.1任何人携带公司物品出公司，必须主动向门卫交验主管、副总经理或总经理等人员签发的放行条，并接受检查，验证无误时门卫登记后放行。
5.9.3.2私人携带个人物品出公司，凭本人证件，应主动登记并接受检查，方可放行。
5.9.3.3门卫有权对有疑物品、车辆扣押或不予放行，待将情况查清楚即可放行，当事人应予积极支持和配合。
5.9.3.4供应商退换料时，由于时间仓促，货仓人员陪同经保安检查无误，立即补写放行条经上级签名并说明原因。
5.9.4对违反门卫制度，不听劝阻强行出、入公司，或无理取闹者，视其情节，给予批评教育或送交公安机关处理。
5.10内部保卫制度
5.10.1目的：
为维护正常的工作秩序，确保公司财产安全和职工在工作岗位上的人身安全，特制定本规定。
5.10.2执行
安全保卫工作要认真落实责任制，管理部主管是企业主管保卫的责任人，保安队长为具体执行人，应把安全保卫工作切实提上议事日程，进行研究、部署、对本企业的安全保卫工作负全部责任。
文件标题
行政管理规章制度
文件编号
KM-QP-XZB-04
制定部门
管理部
版本
A
页码
09OF11
制订日期
2005-04-01
修订日期
生效日期
2005-04-01
5.10.3职责：
5.10.3.1负责公司的治安综合治理部署和组织实施公司的治安保卫工作，落实
责任制。
5.10.3.2维护公司生产场所、生活区和公共场所秩序，保护公司员工人身、财
产安全。
建立健全各项治安保卫管理制度，抓好落实检查。
5.10.3.3对公司员工进行法制教育、安全教育，组织群众做好防盗、防火、防灾
害事故的“三防”工作。
5.10.3.4追查一般破坏事故，处理治安案件，调解、处理公司内的治安纠纷。
5.10.3.5加强对保安队的领导，加强对值班人员和门卫的管理。
保卫要害部位
的安全，做好重点人员的工作。
建立健全群防群治的组织和队伍。
5.10.3.6做好社会治安综合治理工作，建立责任人和责任制，预防犯罪案件。
积极开展安全文明建设，逐步把公司建设成为安全文明企业。
5.10.3.7做好消防工作。
定期和不定期组织安全大检查，发现重大火险隐患和
治安隐患，及时报告上级主管领导，督促有关部门整改，消除火险隐
患和不安全因素。
建立地震、火灾、突发事件预案。
5.10.3.8协助有关部门做好保密工作，防止和追查失密、泄密及出卖公司商业秘
密的事件。
5.11复印机管理规定
5.11.1目的
确保复印资料，复印机安全可靠正常运行。
5.11.2范围
本公司内。
5.11.3内容
5.11.3.1公司人员复印需先填写《复印申请单》，经部门主管签名后持复印核准单复印，复印操作者行政文员，复印完成后需登记《资料复印登记表》
5.11.3.2复印机管理责任人管理部文员，管理人员要对复印机性能、使用方法熟记，对发生的个人不能排除故障要立即报告公司处理（通知保修人员处理）；
5.11.3.3复印机只能复印公司的资料、报表，严禁复印与工作无关的资料，一经
文件标题
行政管理规章制度
文件编号
KM-QP-XZB-04
制定部门
管理部
版本
A
页码
10OF11
制订日期
2005-04-01
修订日期
生效日期
2005-04-01
发现予以处罚；
5.11.3.4严禁非操作人员操作复印机，一经发现予以处罚。
5.12消防安全管理规定
5.12.1、厂区内严禁吸烟引火，乱丢烟头，带烟火出入办公室、生产区场地；
5.12.2、全厂范围内的消防设备，不得随意移动，非紧急情况不得随意动用灭火筒。
凡故意破坏者，按情节轻重进行处理。
5.12.3、任何单位或个人不得私自接电源线，若因工作需要，则必须向管理部申请后解决。
5.12.4、各生产车间每日下班后，指定专人检查各电源程序开关是否关闭。
5.12.5、在车间进行焊接或切割等作业时，必须远离易燃物体，同时必须在现场放置1-2只灭火筒备用。
5.12.6、操作各种机械、机床、加工设备必须严格遵守操作指南和安全守则。
5.12.7、车间不得使用汽油、甲苯、天那水等易燃性有机溶济擦洗地板，墙壁，窗户等。
5.12.8、货物及杂物不得堆放在消防通道上或有阻于安全通道的地方，货物堆放的高度不得高于2.5米，距离任何电器必须超过0.8米，
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