纵横交际协会交谊舞晚会外联策划书中南林业科技大学外联策划.docx
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纵横交际协会交谊舞晚会外联策划书中南林业科技大学外联策划
2012年中南林业科技大学
第一届
纵横交际协会交谊舞晚会
外
联
策
划
书
主办方:
中南林业科技大学纵横交际协会
时间:
2012年12月22日
目录
一、活动背景
二、活动目的
三、具体内容
四、晚会流程及工作分配
五、宣传方案
六、资金预算
七、应急预案
一．活动背景
当今的社会是充满竞争的社会,也是充满危机的社会。
社会中的人们更学会顽强拼搏,寻找突破,寻找属于自己发展的一片天地。
作为大学生的我们,也应该在踏入社会之前储备能量,自我锻炼,自我增值,扩大视野,提高大学生的综合素质。
社团是大学生活不可或缺的一部分，是迎合同学们兴趣，丰富课余生活，展示自我才华，结交良师益友的重要平台。
一个良好的社团是有气息，有朝气的集体。
沉闷，自我封闭的社团氛围只会让社团发展步履维艰，停滞不前。
因此我们需要在与外界的交流中，不断自我改进，吸收其他社团的优秀成果与经验以发展自己，从中壮大社团的整体实力。
为了丰富社团文化生活，充分展示我校大学生丰富多彩的校园文化生活和蓬勃向上的精神风貌，总结推广优秀学生社团实践探索的有益经验，促进我校学生社团的健康快速发展，为我校的和谐蓬勃发展做出贡献，我们将举办中南林业科技大学纵横交际协会第一届交谊舞晚会。
第一届交谊舞晚会将为全校同学打造一个展现自我,锻炼自我和充实自我的平台。
二．活动目的
为了进一步提高学生文化素质，丰富校园社团文化生活，弘扬传统文化，营造中南林业科技大学良好的文化艺术氛围,从而开展2012年第一届交谊舞晚会.本次活动展现同学的魅力与风采,提升同学的综合素质,展现"林科大人"的特有风采。
同时，本次活动也将采用众多宣传方法和组织形式的创新，力求进一步提高活动知名度，充分发挥交谊舞晚会的品牌效应。
三．具体内容
1.活动宗旨：
为了丰富校园生活，展现当代大学生的青春风采增进同学及协会间的交流。
2.主办单位
中南林业科技大学纵横交际协会
3.参与对象
中南林业科技大学全体在校学生
4.活动地点
中南林业科技大学武食堂三楼的舞蹈教室
5.活动时间
2012年12月22日晚上7:
00~9:
00
四．晚会流程及工作分配
一、前期准备
二、活动流程
三、后期处理
四、注意事项
五、突发事件与应急方案（附）
六、附录
附录1、前期宣传附录
附录2、人员安排表
附录3、物资清算表
一、前期准备
1、经费与物资申请（11月15日-12月20日）
由纵横交际协会确定赞助商，请公关部拉取赞助，取得赞助经费和物资
确定活动所需物资，再由办公室向上级申请
2、 前期宣传（12月01日-12月22日）见附录
3、人员邀请
专业老师、各协会会长、赞助商家代表
4、人员安排表见附录
二、活动流程
[活动准备期]
12月01日进行交谊舞活动日筹备大会，向纵横交际协会各部门介绍活动策划及安排，强调注意事项；分配各部门任务；通知各协会准备活动并让各部门做好策划；
12月15日~12月22日进行活动的前期宣传；
下午：
2：
00各部门以及各协会负责人到场，由当日活动总指挥主持简短工作会议
2：
00~2：
20工作人员到场签到，并到各岗位就位，并布置现场，检查设备。
各协会人员到场，进行活动准备。
12月22日晚上搬运所需物资以及舞台的搭建（这里要安排机动组）；策划部和各协会派人去巡视现场，整改不适当处（如文字所说）
18：
30邀请嘉宾入场
19：
00由交谊舞团人员进行最具旋律的舞作为开场舞。
19：
15主持人上台致活动欢迎辞，介绍到场嘉宾。
19：
25~19：
55有专业人士进行交谊舞扫盲。
20：
00：
~21：
00开始交谊舞表演。
（中间穿插游戏环节）
三、后期处理
1.清场：
请协会男生收拾帐篷、桌子、椅子和舞台等设备；女生负责打扫。
2.调查校内师生对本次活动的满意度，并请他们指出不当之处（在人流多的地方以随机抽样的问卷调查形式进行）。
3.后续工作：
各个部门相互总结报告和借用物资的归还问题。
4.总结：
以开会形式总结本次活动举的举办情况。
四、注意事项
1.联系校领导以及各个团队准时到场，并核实情况。
2.及时通知相关人员准备所需用品。
摄影员的选定。
3.保证流程完美衔接，确保开幕式正常进行。
4.电脑、音响等设备应预先设置和进行彩排，保证开幕式时不出错。
5.安排人员对设备进行维护（随时进行）。
6.通知各位工作人员必须保持通讯。
五、突发事件与应急方案（附）
附录：
前期安排
时间
地点
人员安排
内容&具体方法
海报
12/15~1/22
一三四五食堂旁、各教学楼楼梯口、各个宿舍区的公告栏
由宣传部全权负责，2人一组。
每组负责两个宿（或者饭堂和教学楼）
海报内容应贴近主题和口号并且标明时间、地点。
横幅
12/15~12/22
一三四五食堂旁、各教学楼楼梯口、外语楼前
由公关部安排人手悬挂
横幅内容应贴近主题和口号并且标明时间、地点
宣传单
12/15~12/22
各有宣传栏的寝室楼下
每组2人，6组共12个人，由各个部门抽调。
由所安排人员向过往人群派发或者交由扫楼人员派发或置于咨询点内供有意者索取
12/15~12/22
各食堂前
微博、人人等网络宣传
12/15~12/22
由宣传部负责
利用网络资源宣传交谊舞晚会
飞信
12/15~12/22
由宣传部发出,人员4个.
附录：
活动当天人员安排表
时间
项目
部门
人员
内容与备注
活动总指挥
部长、副部长
3名
负责当天活动流程总指挥，保证活动顺利进行
机动组
各部门
每部门每班次派出2~3名男生
场地布置，设备检查，道具搬运，清理现场等。
班次：
1：
30~4：
00
4：
00~6：
30
人员签到
关怀部
4名
负责到场工作人员签到登记
公关礼仪
公关部
6名
负责接待出席的嘉宾，并于出席商家接洽
当天宣传
后勤部
每班次5名
活动前负责宣传布置；各入口处分配1名人员负责宣传介绍；另外2名进行流动宣传
班次：
1：
30~3：
30
3：
30~5：
00
新闻撰稿
学习部
8名
负责当日新闻写稿，摄影。
舞台导演
舞团部
负责舞台节目指挥与监制
音响控制
关怀部
2名
负责音响调控，现场音效安排等。
司仪
学习部
一男一女
主持，串词
应急小组
各部门
每部门提供1名
负责通知，马上做第二手准备
附录：
前期准人员安排
时间
项目
部门
人员
内容
公关部部
人
完成对物资的清算并联系办公室进行申请
舞团部部
人
围绕交谊舞的主题完成对邀请函的设计和制作
关怀部
人
发送邀请函至各嘉宾及领导
后勤部
人
准备好摄影器材
学习部部
人
收集各个嘉宾领导及各工作岗位负责人的联系方式（包括手机、QQ、宿舍号等）
公关部
人
拉赞助---包括小奖品，横幅，矿泉水，升空气球
关怀部
人
提前联系医疗小组并准备好药箱（包括止血贴，绷带，药酒等）
协会各负责人
待定
去活动现场整改不适当处
五．宣传方案
一、宣传手段
本次宣传活动以建立宣传点、传单、海报、网络（包括新浪微博、人人网、腾讯微博）、展板、喷绘、横幅、学院宣传、广播、请柬等方式。
PS（各个部分详细说明）
传单：
印制各期宣传单共500份，用于宣传点以及各协会会发放
海报：
印制各期海报共30张（每期10张），用于一食堂、三食堂、外语楼、国际楼前坪张贴
人人主页：
建立人人主页，用于更新交谊舞晚会信息
网络
新浪微博：
建立官方微博，用于更新交谊舞晚会信息
腾讯微博：
建立官方微博，用于更新交谊舞晚会信息
展板：
制作各期展板共4张（每期1张），用于食堂门口摆放
大型喷漆：
喷绘交谊舞晚会标志
横幅：
制作横幅共6条，悬挂于一食堂、三食堂门口、外语楼
学院宣传：
将传单发放至分团委学生会文艺部部长及协会会长手中，用于加大宣传覆盖面
广播：
撰写广播稿两期，用于宣传时期广播宣传，
地标：
在重点交通位置贴放地标用于宣传
请柬：
制作请柬，用于邀请本校各级领导各协会会长以及长沙各高校社联主要负责人前来观看
附件二：
大赛赞助商的权力和义务
赞助方式
1、全程赞助
赞助商赞助我方本次交谊舞晚会的全过程，包括交谊舞晚会前期宣传、、后期巡展的全部基本设备组织费用。
赞助商可以独家赞助、冠名赞助、合作赞助等形式赞助，（另外可以双方具体商议。
）
2、协助赞助
赞助商赞助我方本次交谊舞晚会的分期阶段，根据赞助商愿意出的一部分钱协助赞助本次即谊舞晚会的某些项目。
（另外可以双方具体商议。
）
赞助商的权利：
1、按协议商定作为独家冠名赞助的公司将获得中南林业科技大学纵横交际协会“第一届交谊舞晚会”所有相关冠名权。
2、活动过程中我们将在各种宣传品，包括海报宣传、纸质宣传单、节目单、横幅宣传等在允许范围内在宣传品显著位置注明公司名称、标志广告语。
或者协商后的产品体验区。
（具体可双方商定）
4、赞助方可提供一名代表作为晚会当晚的评委嘉宾、颁奖嘉宾，，还可增设嘉宾抽奖环节。
6、在我们使用的相关道具上粘贴赞助方商标，以及相关背景与标语注上商家名称或商标。
（具体制作可与商家协商）
7、根据赞助商意愿制定相关宣传及合作方案。
赞助商享有在规定范围内被宣传的权利。
（宣传方式和内容由双方商洽后决定）
8、赞助商享有对本次活动提出建议和意见的权利。
赞助商的义务：
1、赞助商在活动期间有维护中南林业科技大学名誉的义务。
2、赞助商有提出宝贵意见的义务。
3、赞助商有尊重和服从中南林业科技大学社团文化节活动统一安排的义务
此活动优势：
1、赞助商能够通过整个中南林业科技大学最大的活动平台做出最有效、最广泛、最深入的宣传
2、针对性强，宣传范围广，针对的学生群体集中
3、有足够的人力资源调配，满足一切可行性要求
4、此次活动持续时间长，能够让赞助商在学生群体中的印象更为深刻
5、投资见效快
6、通过最合理最正规的渠道方便基本宣传事务
7、大型活动历史渊源，中南林业科技大学人才辈出，晚会质量保障
六．资金预算（附）
项目
规格
数量
单价
总价
宣传费用
横幅
（可选）普通横幅，10米一条
5条
6元/米
300元
海报
A3彩印
10张
5元/张
50元
传单
A4
500张
0.1元/张
50元
节目单
A4
50张
0.1元/张
50元
舞台布置
场地申请
300元
舞台背景
彩喷5*4m
1
20元
400元
节目出场费（包括服装租借及道具）
500元
装饰物
如气球，萤光棒，彩带，哨子
充气棒等
100元
物资费用
音响及灯光
500元
总计
选用普通横幅
2250元
七.应急预案
为强化对学生大型活动及集会的管理，确保校园安全稳定和师生员工人身、财产安全，提高对大型活动突发事件的处置和协调能力，特制定本预案。
一、制定预案目的
（一）、确保本次活动期间校园内不发生影响活动有序进行的事端。
（二）、确保本次活动期间现场不发生意外的事故。
（三）、确保本次活动期间校园内不发生重大火灾、交通事故及其他影响稳定的重大安全事故。
（四）、确保参加本次活动人员的安全。
2、指导思想
在校团委的指导下，动员和组织全院各系学生社团队伍及社团部工作人员，坚持以“三个代表”重要思想为指导，精心组织，严密部署，并全面开展安全检查和安全防范工作，有效控制和及时处置现场的突发事件，确保本次活动万无一失。
3、组织体系及职责
（一）、活动期间，成立文化节活动突发事件应急指挥部，由裴光斌任总指挥、金磊、李海波任副指挥，负责统一领导、指挥和协调学生本型活动突发事件的应急处理工作。
（二）、应急部下设若干保障工作组，具体负责现场突发群众性事件应急处理工作：
1、现场处理组
由---部及四名委员组成。
负责整体活动的应急及相关协调，减缓或化解集中问题和拱门倒塌等突发情况；稳定现场人员情绪；尽快疏散聚集人群；调查事发原因。
2、后勤组
由---部三名委员组成，--负责指挥，负责聚集现场的水、电供应以及环境卫生等后勤保障工作。
●治安组
由关怀部组成，---负责指挥，负责维护聚集现场及周边的秩序，积极配合其他部门开展工作，做好交通疏导，预防和制止现场冲突和混乱。
●信息组
由学习部四名委员组成，----负责指挥，负责活动中各部门的信息沟通及传达，负责及时将有关信息向裴光斌、金磊、李海波汇报，确保联络渠道的快捷畅通，以获得相应支持。
●医疗组
由---部两名委员组成，---负责指挥，协同相关部门和单位，负责及时救护现场受伤人员，对伤情严重者及时送往校医院救治。
●商家组
由---部组成，---负责指挥。
负责掌握会场商家的有关动态，接待商家，积极做好巩固工作，保障活动的有序进行。
四、突发情况（部分列举）
1.拱门倒塌，舞台下陷
2.音响的不到位，话筒不够或者丢失
3.视频、音乐等的不到位，礼仪的不到位
4.其他影响节目的有序进行的突发情况，如演员的迟到，道具、服装的不到位，主持人的大型口误，节目间的衔接过长等等
5.人员出现不满情绪
6.领导未能按时出席或者出席时间不是所预料的情况
7.现场秩序的混乱，观众未就座，多数观众站着
8.现场氛围的冷场
9.互动环节的冷场
10.礼品发放的不及时，或者发放错误
11.商家的现场刁难及闹事
12.舞台上颁奖的混乱
13.有些照片现场忘了采集，采集的照片的质量不高
14.图片、文字等一些资料整理不够
15.场地划分不合理，宣传效果不佳
16.部门负责人出现离席，委员找不到
17.工作人员态度不友好，技术不熟练
18.活动中，各部门之间信息不畅通
19.活动宣传力度不够
20.晚会的延迟，推迟30分钟的情况
21.活动场地申请的延迟或者未能申请到
22.彩旗等相关物品的丢失
23.天气状况的恶化
五、事故处置程序：
7.、现场处理组指挥有关人员立即到达规定岗位，采取相应的应对措施。
8.、参与活动的各部门和个人都应当服从现场处理组所作出的决定和命令。
活动安全事件涉及的有关人员要积极做好对学生的安抚工作，涉及的其他部门人员也应当配合应急工作保障组做好学生的疏导工作。
9.、活动事故发生后，在进行事件调查和现场处理的同时，如出现受伤人员，及时送医院。
10.、保安组应组织人员立即维持现场秩序、采取疏散、隔离等措施，加强纪律管理。
11.、对于大型事故，应急指挥部根据需要，可以采取中止活动、疏散等措施，并及时向主席团汇报事件情况以及采取的应急措施。
六、注意事项：
（1）、事件第一发现人应及时向相关工作组负责人汇报，并随时与上级保持密切联系。
（2）、对于各类突发事件，应迅速判断事件性质，根据事件性质，及时向总指挥汇报，并与相关的负责部门沟通。
（3）、活动负责人要及时做好整个活动的调度和控制，稳定好现场的秩序。
后勤组人员不得擅自脱离岗位。
发生事故，及时各就各位，负责安全出口的疏散工作，避免发生拥挤踩踏事故。
（四）、对于出现的突发情况予以解决，并提高警惕性，防止同类事件的重复发生。
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