外勤工作流程.docx

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外勤工作流程

外勤操作流程与规范

外勤负责办理船舶的进出港手续,装卸现场的作业协调,人员上下的登轮手续以及船长和委托方委办的需外勤完成的各项工作.

一、船舶抵港登轮前的准备工作

1、接到调度安排的具体船舶后,详阅委托方的委托函电及其他相关来往函电,了解船舶来港任务,装卸货物信息,装卸特殊要求,船方或委托方委办事项,以及其他各有关方的具体要求和委托事项,预估港使费及其他费用的划分情况等,核对由调度安排的委办事项等落实情况,涉及费用的委办事项向商务结算人员核实,以上需在<单船工作记录>上做详尽记录,同时<单船工作记录>还需填写包括但不限于的以下内容并由外勤主管签字.

A.中外文船名,船籍,委托方名称,船舶类型

B.来港任务

C.装/卸条款及有关协议签署情况

2.由船长报取得进江或预抵的时间后,根据调度的船舶作业计划等安排,按照口岸各联检部门的要求,做好相应的预检,预申报,申领服务卡等工作,由国检处确定检疫方式（锚地还是码头）,中国籍船舶下一港开国外的联系开航前安全检查事宜等并通知调度以便调度做相应的安排.

3.备妥办理船舶进港所需的各种表格单证,其中进口舱单,清单,出口舱单,清单从单证部取得并分送港口,船方等各作业部门.收齐应转交船方的各类电报,船舶信件,邮件等.同时对第一次来港船舶应准备一份<南通口岸抵港须知>及其他口岸单位要求的注意事项如供应单位列表等交船长,做好签收.

4.了解靠泊时间，掌握船舶靠泊的实时动态,在船舶靠妥前通知边防、国检等准确的靠泊时间,提前通知船长做好检疫准备,悬挂检疫信号等等!

二、登轮工作

1、船舶靠泊或系浮筒（包括作业锚地）或抵锚后（锚地办手续的船舶）,外勤应在第一时间登轮办理有关手续,首次登轮应与船长核实索要以下信息,并在<单船工作记录>上逐项记录,此项工作须外勤主管审核签字确认.

（1）船舶规范

（2）船舶抵长江口锚地时间,长江口引水登轮时间.宝山交接引水时间

（3）船抵南通锚地时间,靠泊时间,抛作业锚地时间.

（4）进口手续办妥时间.

（5）装/卸作业开始时间

（7）船舶抵港存油水

（8）船舶抵港吃水

（9）船舶吊杆数量,负荷,状况.

（10）船舶吨税证书有效期或新办的期限.

（11）船方委办的其他事项

（12）书面递接（具体操作见NOR递接要求）

（13）船方有无任何会影响港口作业,船舶开航的修理项目,如有,则询问详情并报公司调度.

2.协助船长准备办理进口手续所需的单证。

取得经船长签字/盖章的单据和船舶证书等资料，联检船舶联检完毕且已办预检的通知公司调度,码头,货代等相关各方安排作业.通知船方可以上下人员等。

3.交接送交的船方信件,邮件,函电,电报或物品,需由船长签收

4.记录船方的委办事项并及时安排并通知调度,牵涉到费用的还需立即和商务结算人员汇报,待商务确认后及时安排.委托事项的船方书面申请需及时交接给商务并做好交接记录.

5.无需联检的船舶,收齐所有经船长签字/盖章的单据和船舶证书等资料，将船长提供的抵港报报予公司调度,到有关联检单位办理进口手续。

6.装货船

A.对来港装货的船舶,将装货清单（从单证部取得）,危险品申报单（如有,从危险品申报员处取得）及其他有关货物资料交船长/大副配载（应留底一份存档）,散杂货配载图由船长/大副绘制签字,索要一份留底.

B.应单证部的要求,向船长索取足够的空白提单.

C.船长委托我司签单,经公司同意,向船长索要授权书并及时转交单证部.

7.卸货船

A.将从单证部取得的进口载货舱单与船方的积载图等资料对照,如无误,则让船长签字盖章,交海关,我司留底至少一份.

B.危险品申报单交船方及码头,并在<单船工作记录>上做好记录

C.载有大宗货的船舶,如委托人或船长坚持要求凭正本提单卸货时,及时通知调度联系货主,从收货人处取得正确背书的正本提单交船长,并取得船长签字的收据（收据需列明提单的要素,提单号,船名,货描,数量,装卸港等）

三、船舶作业期间

1.船舶在港作业期间,外勤原则上至少每工作日登轮一次（如因故未做到,必须通过电话或VHF联系）,修理船舶每两日登轮一次或按船长要求时间登轮.

2.每日登轮和船长,港务公司等认真核对前一日至今日登轮时装卸作业的详细情况,包括但不限于停工原因,工班安排等,以及船上发生的其他所有影响船舶作业,开航等的事情及处理情况,重要事项立刻汇报公司调度.

3.协助办理船东等相关各方的登轮手续.

4.外勤原则上每日参加生产调度会,汇报在港船舶单船代理工作情况.

5.原则上外勤不可将所代船舶交由其他外勤办理,如因特殊情况需换人操作,必须经部门经理同意且应在<单船工作记录>上清楚详细列明接班后需续办事项,双方签字确认.

6.根据公司调度的计划,载船舶离港前一天的10:

00之前,联系船长核实船员船舶证书的齐备有效情况,委办事项的落实安排情况,通知船员及时回船,影响船舶开航的修理等事项的进展情况,是否还有船员的换班,遣返等情况以及船舶的开航预计吃水,能否夜航,下一港有无变化等情况并及时汇报公司调度做相应安排.

7.船舶开航前24小时之内,收集协助船长完成出港手续所需的单证,至各检查机关办理出港手续,通知船长开航情况,要求船员提前归船等等.

8.原则上,船舶作业完毕开航前登轮放船,做好如下交接工作:

A.将从单证部取得的出口舱单等与船长/大副及理货报告/商检水尺计重数量核对,如有不符,立即联系单证部及调度核实处理,并在<单船工作记录>上做记录.如正确则让船长签字盖章足够的份数带回,留两份给船长留底,随船单证必须由船长签收.从大副/船长处取一份积载图存档.

B.进口件杂货卸完,向船方/外理索取卸货溢短单,残损单等（如有）并立即通知公司调度.

C.与船长会签<装卸时间事实记录>,如产生争议,需立即报告公司调度并按公司要求处理.

D.将离港证,船舶证书,关封边封等单证交船长,并需船长签收.

E.向船长索取<开航报告>,电话告知公司调度包括但不限于以下内容:

手续办完时间,开航时间,离港吃水,存油水,预抵下一港时间等.

四．船舶开航之后

1．开航后一个工作日之内，将船长签字盖章的仓单交单证部再次审核，注明船舶离港时间。

单证部审核无问题，退两份交外勤补交海关。

一份外勤，单证人员签上核对完毕时间，交单证人员录入海关仓单系统，单船外勤复核，双方复核无问题，传输电子数据并做好登记（登记内容应包括但不限于船名，航次，提单数，录入人，复核人，录入传输时间）。

2．对照《单船工作记录》，落实本航次未尽事宜，补交各联检单位及其他部门过程中未能及时提供单证并记录，做好航次小结。

待全部完成后会同外勤主管共同签字确认。

3．原则上，船舶开航三个工作日内，应将单船档案资料整理妥当交部门档案管理人员，交接需有书面交接记录（内容包括但不限于交接时间，交接人，交接船名，航次，交接单据列表及份数）

附件（各类委办事项及外勤常见业务处理规范及流程）

一．就绪通知书

1.NOR应按照委托方的要求及其提供的货物买卖合同，租船合同或港口船舶速遣协议来签署接受并转递其他各有关方。

通常情况下，外勤已如下身份来签署NOR：

1）代表港方（船方与港方签有速遣协议）

2）代表买/卖方（买卖合同对船期，交货期，装/卸速率有奖罚规定。

其中一方委托我司做代理或是第二方委托时）

3）代表程租，期租，租船人时。

4）作为船东代理人（需以适当形式通知有关方）

2．船长要求外勤协助制作NOR时，在征得船长同意认可后可使用我司固定格式的NOR，否则由船长自行制作。

3.NOR的递交应接受有关契约的约束。

通常船舶在递交NOR应符合以下条件：

1）船舶抵达合约规定的地点

2）在LAYCAN日期之内

3）进口手续/检疫通过

4）船舶具备立即开始作业的条件

5）在合约规定的办公时间内

4.如委托方对NOR的递接无明确他示，有关租约无不一致约束，在上述条件满足后，可接受NOR

5.若委托方/租约对NOR的提接时间、抵达地点等有明确要求，按其指示办理。

6.若有关利益方未委托我司代接NOR，我司应手续要求仅以船舶代理的身份签署“ASAGENTONLY”并需及时以适当的方式通知其他有关方。

7.无论如何，NOR签妥后，将船舶备妥情况以适当形式通知有关方才是比较安全的。

二.装卸时间事实记录

1、装卸时间事实记录是订有滞/速计算的船舶在港装卸作业的实际情况记录。

它反映船舶从抵港之装卸完毕的全面情况，是船、租、港、货各方计算装卸时间与结算速遣/滞期费的重要依据，是外勤业务员现场工作中的一项重要内容。

装卸时间事实记录的制作，应视委托方或其他与船舶运输有关的关系人的要求,并需按照有关契约的规定来缮制。

2、填写装卸时间事实记录应按照如下步骤进行:

（一）熟悉租约/买卖合同/协议书等规定。

要求实事求是，有理有利，兼顾国家经济利益切实熟悉掌握有关规定，特别要注意不同租约的不同规定。

例如：

“作业期间的开仓盖”、“装货前的铺垫舱：

、”“允许两次移泊”等经常有异的时间计算。

（二）详细记录，分清责任

（1）记录的时间必须逐日时连贯，中间不得有空隙或省略，防止计算装卸时间的无法确定其是否属于应予计算的装卸货时间。

（2）船舶抵达锚地，联检后在等泊过程中遇有不良天气，应同时注明“等泊”和“不良天气”，以便按合约不同规定扣除或不扣除。

（3）装卸开始前及装卸过程中，注意等泊/等工人/等货物期间的一般公认的坏天气，或不适合货物装卸的坏天气，应按“坏天气”记录，不作“装卸货时间”计算。

等泊期间的坏天气，可参照当地气象台或其他习惯饮用的资料。

（4）在港作业过程中出现的坏天气，大浪日（SURFDAY），雨、雪天、雪后清扫船上积水，积雪所用去的时间必须做好记录。

（5）与港方订有滞/速计算的船舶，同一舱口的两对吊杆中一对损坏，应把舱口号数，损坏时间记载清楚。

（6）属船方原因造成装卸停工（如绞车故障，货灯熄灭，索具更换，船电中断等），记录中必须注明“由船方某某原因造成停工”以明责任。

绞车动力不足，影响装卸，亦应详细记载原因和时间。

（7）因工人损坏绞车造成停工，并为港方确认，可以把损失的时间和原因记载清楚，也可以照旧记载为“装卸”，记为装卸时间。

（8）移泊时间：

1．移泊前，从停止装卸至等候移泊所占去的时间，可并入移泊时间，按“移泊”记录，或记录为“准备移泊”；

2．如等候移泊时间较长，超过正常所需时间，属港方原因，应按“等候移泊”记录；属船方原因，“船舶准备移泊”记录；属潮小原因，按“候潮移泊”记录，绝不能用“停工”或者“候装卸”等原因不明的记录。

3．移泊后在正常时间内开始或恢复装卸，应按“准备开始装卸或准备恢复装卸”记录，绝不能记录为“等候装卸”。

如超过正常时间，超过部分，可记录为“等候装卸”。

4．船舶在装卸过程中，因受潮水影响，需从泊位移开，然后又移回，不能记录为“移泊”，应记录为“因潮水影响，作业中断”，或记录为“因低潮，船舶拖离码头”和“船舶回靠码头”。

（9）雨天装卸时间：

1）雨天装卸磷灰土，废钢等不受影响的货物，应在安排作业前与船方充分洽商，明确时间计算办法。

2）争取船方同意时间按50%计算，在记录上注明“下雨，装/卸货时间按50%计算。

”

如船方不同意按50%计算，而我方又急于装卸，在港方同意下，雨天实际用去时间可记录3）为“装卸货物”，不记“下雨”。

实际作业以外的时间应按“下雨”记录，以便扣除。

在雨篷下作业，雨篷由船方租用，装卸速度不受影响，可记录为“装卸货物”；如船方不租用雨篷，在安排前洽商船方，由港方租用，记录为“下雨”，装卸时间不计。

（10）卸货完毕清扫船舱地脚货的时间不属卸货时间，不必记录。

如船方坚持，可先注明卸货完毕，在记上清扫地脚，以防止承运人钻空子。

（11）装卸完毕商检公估水尺时间，不属作业时间（合约有明确规定者除外）。

如船方要求公估，可以记录，如无要求，不必记录。

（12）等泊，等装、卸，等货时间：

1．船舶在港内等泊、等装卸、等货情况，原则上应如实记录；但对“等货”字样，应慎重对待，应否填入事实记录，必须请示公司领导决定。

2．装卸过程中，因我方原因停工等候装卸，可记录为“等候装卸”，不必集体记录为“等工人”，“等泊”，“等船舶”等。

（13）根据船方申请，进行的困难作业及特殊平舱的时间应记录清楚。

（14）由于船舶设备问题，造成工人伤亡或作业船舶被其它船舶碰撞等原因而使作业中断，应记录为“发生xx事故，作业中断”。

（15）船舶起货设备损坏或不敷应用（合约规定使用船方起货设备），如港口起货设备由船方租用进行作业，应记录为“继续作业”；如港方自行安排，应事先向船长申明，并记录为“船舶起货设备故障，作业中断”。

（16）风力对作业的影响，应根据装/卸货物所受风力影响的情况，事实求是地记录。

如台风警报发出后作业停止，尽管台风将临前天气良好，仍应记录为“台风影响，作业中断”.

又如卸磷灰土，铝粉，散装硫磺等类货物，风力四，五即影响作业，应如实记录。

17）进口卸货船抵港联检并递接了通知书，后因故调往国内其他港口，如在港发生涉及到有关计算装卸时间的情况，仍应制作“事实记录”，连同通知书一并送委托方或第二委托方。

18）一艘船舶，租船人和收/发货人都有委托，应按租约和贸易合同分别制做“事实记录”，对外分别寄送委托方或第二委托方。

（三）文字精练，统一，确切。

记录用词应尽可能精炼、清楚、确切。

船舶从引水锚地（或联检锚地）驶至作业泊位，记录应用“驶至”（PROCEEDING），不要使用“移泊”（SHIFTING），避免与真正的“移泊”混同，造成时间计算错误。

坏天气前后，或雷阵雨的间隙时间，或大风期间，虽不下雨、下雪，同样不能作业，应记录为恶劣天气（THERTENINGWEATHER），不要记录为“等装卸”。

为此，必须使用统一用语（参阅附件）“装卸时间事记录统一用语”。

（四）及时核对，做好签署工作。

填写时首先填写固定的项目，再详细记录船舶抵港至船舶离港期间的有关船舶装卸的所有事实及起始时间。

记录的时间应具有连续性和不间断性。

装卸时间事实记录须至少包括但不限于以下的项目和时间：

1）船舶抵达长江口下锚时间

2）船舶在长江口起锚的时间

3）长江口引水登轮时间

4）船舶抵达宝山锚地，上海引水离船时间

5）长江引水登轮时间

6）船舶到港，下锚或直接靠泊时间

7）船舶通过检疫或联检时间

8）NOR递交时间及接受的时间，方式

9）靠泊，系浮及移泊的时间及原因

10）开始装卸的时间点及装卸进行时间的详细记录

11）开关仓盖的时间（尤其是开第一块仓盖和关最后一块仓盖）

12）坏天气记录

13）非作业停工的时间及原因

为保证记录装卸时间事实记录的准确及顺利签署,外勤须必须

（1）加强内部与装卸指导员和现场理货组长的核对，避免记录差错。

（2）原则上每天与船方核对，发现问题及时协商解决，不要拖到开船时一并处理，影响船舶及时开航。

核对的主要内容还包括如下：

A）出口手续办妥、开航等时间。

B）船舶排压舱水时间。

C）船舶规范、TPC/I数据、备车时间、作业舱口数、实装/卸数量、货名

（3）与船方核对后，要求船方在记录草稿上签字，防止对方反复。

（4）船舶装卸完毕前，可先缮制正式文本的事实记录，其中空出完工时间，待完工后填上实际完工时间，交船方共同签认。

（5）船舶开航前，外勤业务员在与船长核对确认并按船舶通知要求的身份签署作业事实记录。

应在签字下面注明xx代理人（xxAGENTS）。

（6）至少一份交船长，至少一份留底存档，一份交调度传真或邮寄委托方（如需要）

（五）船方批注处理

船长在签署事实记录时，由于对装卸时间记录有异议，为维护船方利益要求附加批注，对此应具体分析，区别批注性质与作用，采取不同的处理方法。

（1）下列一般性批注，对结算时间无甚影响，可以考虑接受：

1．“按租约规定办理”（SUBJECTTOALLTERMS，CONDITIONSANDEXCEPTIONSASPERC/P），也有在本句前面加上“仅为工作时间。

。

。

。

。

。

”（FORTIMEWORKEDONLY）。

2．“仅为装卸时间记录”（FORLAYTIMERECORDONLY。

（2）下列一般性批注，可能会给速/滞结算产生一定影响，应说服不批。

如坚持，亦可接受：

“船方与租方间解决”（SUBJECTTOOWNER’SANDCHARTERER’SAPPROVAL）。

（3）下列批注，影响事实记录的作用，须慎重处理，一般不予接受：

1．“在抗议下签字”（UNDERPROTEST）。

2．“在争论中”（INDISPUTE）

3．“以船东同意为准”（SUBJECTTOOWENR’SAPPROVAL）

（4）其他有影响的批注与船方摆清情况，核对事实，据理力争取消批注。

如争执不下，必须迅速请示公司领导决定处理，或将当时实际情况另作详细记载附于事实记录上，以便划清责任。

装卸时间事实记录统一用语

本“用语”系供外勤业务员在缮制装卸时间事实记录时参照使用。

由于船舶在港的情况很多，本“用语”不可能包括齐全。

如遇有特殊情况，可自行据实翻译记录

（一）船舶抵达。

1．抵达引水锚地AnchoredatPilotanchorage,ArrivalatPilotanchorage

2．抵达检疫锚地AnchoredatQuarantineanchorage

3．等候引水Awaitingpilot/Waitingforpilot

4．等候联检AwaitingJointInspection

5．检疫通过FreePratiquegranted

6．进行联检JointInspectionconducted

7．联检完毕JointInspectioncompleted

8．等候潮水进港Awaitingtideforentry

9．（从引航站）驶往装/卸泊位Proceedingtoberthforloading/discharging

10．起锚驶往装/卸泊位Heavedup（Weighed）anchorandproceededtoberthfor

Loading/discharging

11．驶靠第x号码头Proceeded&berthedalongsidewharfNo……

12．从浮筒移至装/卸泊位Shiftingfrombuoystoloading/dischargingberth

13．船系xx号浮筒MooredatbuoysNo……

14．因……不能进港Failedtoenterowingto……

15．因……返回锚地Turnedbacktoanchorageowingto……

（二）装卸准备

1．准备装卸Preparationforloading/discharging

2．首末次开舱盖Firstopening&finalclosingofhatches

3．整理吊杆Riggingderricks

4．清扫舱（船员/工人清扫舱）Cleaningholds（bycrewmembers/shorelabourers）

5．铺垫舱Dunnagingandmatting

6．水密检验通过Watertighttestpassed

7．接油管Connectingpipes

8．拆油管Disconnectingpipes

9．搭雨篷Erectingraintents

10．拆雨篷Takingoffraintents

11．搭防动设备Erectinggrainfitting（athatchNo……）

12．搭防动板Erectingshiftingboards（athatchNo……）

13．拆防动板Dismantlingshiftingboards（athatchNo……）

14．工人上船准备Stevedoresboardedforpreparationofholds

15．商检人员上船验舱CargoSurveyorsboardedforinpectionofhold

16．验舱不合格Inspectionofholdsnotpassed

17．验舱合格Inspectionofholdspassed

18．第X舱商检合格HoldNopassedinspection

19．全部货舱通过Allholdspassedinspection

20．安放漏斗Erectingfeesers

（三）

1．开始装卸Loading/dischargingcommenced

2．继续装卸Loading/dischargingcontinued

3．恢复装卸Loading/dischargingresumed

4．暂停装卸Loading/dischargingsuspended

5．在雨篷下装卸Loading/dischargingunderraintents

6．开几条路（几个头）装卸Loading/dischargingwith……gangs

7．装卸完毕Loading/dischargingcompleted

8．公估Determingthequantityofcargoloadedbydraftsurvey

9．卸地脚Dischargingcargosweepings

10．（特殊）平舱（Special）trimmingofcargo

11．扫舱Sweepingholds

12．等驳船（车皮）Awaitinglighters/wagons

13．等加载Awaitingarrangementforadditionalcargo

14．等待租方卸货安排AwaitingCarterers’loadingarrangement

15．等移泊Awaitingshifting

16．等候舱口照明Awaitingcargolights

17．因xx原因装/卸暂停Nowork（Loading/dischargingsuspended）owingto……

（四）装卸时间

1．递交准备通知书NotedofReadinesstendered

2．接受准备通知书NotedofReadinessaccepted

3．收到准备通知书NotedofReadinessreveived

4．开始计算时间Timecommencedtocount

5．用于装/卸的时间Timeusedforloading/discharging

6．不计时间Timenottocount

7．按租约不计时间TimenottocountasperC/P

8．扣除1/5时间Timedeductedby1/5

9．星期日不计时间TimenottocountonSunday

10．元旦、春节、“五一”Newyear’sday/springFestival/Mayday/

国庆节不计时间NationalDayofthePeople’sRepublicofChina

timenottocount

11．星期六下午不计时间Saturdayafternoon,timenottocount

12．例