外贸英语函电1.docx

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外贸英语函电1

教案

2008～2009学年第一学期

课程名称

外贸英语函电

系（院、部）

经济贸易与管理系

教研室（实验室）

市场营销教研室

授课班级

2005级市场营销专业1、2班

主讲教师

胡雨

职称

硕士

湖南科技学院教务处制

二00八年九月

教案（首页）

课程名称

外贸英语函电

总计：

32学时

课程类别

专业任选课

学分

2

讲课：

32学时

实验：

学时

上机：

学时

任课教师

胡雨

职称

助教

授课对象

专业班级：

2005级国际贸易专业1、2、3、4、5班共5个班

基要本参教考材资和料主

（一）使用教材：

兰天，《外贸英语函电》，东北财经大学出版社，2004年3月

（二）主要参考书目

1、KittyO.LockerandStephenKyoKaczmarek,BusinessCommunication:

BuildingCriticalSkills,McGraw-HillHigherEducation，NewYork2001

2、冯祥春、隋思思，《外经贸函电核心英语》，中国商务出版社，2005年4月

3、 腾美荣、许楠，《外贸英语函电》，首都经济贸易大学出版社，2005年1月

4、尹小莹，《外贸英语函电》，西安交通大学出版社，2004年2月

5、陈祥国，《国际商务函电》,中国对外经济贸易出版社,2003年6月

6、陆墨珠,《国际商务函电》,中国对外经济贸易出版社,2002年10月

7、范红，《英文商务写作教程》，清华大学出版社，2001年9月

8、杨丽华、董俊英，《贸易实务英语》，首都经贸大学出版社，2000年1月

教和学要目求的

（一）教学目的

本课程是市场营销专业的专业任选课程。

通过本课程的学习，熟悉翻译和写作外贸业务中各类书信、合同，掌握外贸业务中英语术语、缩略语、惯用句型和表达方法。

能够胜任用英语进行对外经贸活动方面的工作，为毕业后成为适应社会需要的应用型涉外商务工作者打下坚实的基础。

（二）教学要求

通过学习有关商务活动的实用材料，学生应熟悉并掌握主要的商务语言和用法，并了解和掌握当代商务活动中的基本交际技能，具有一定的从事国际商务活动的能力。

教及学难重点点

教学重点及教学难点：

第一，英文书信的写作要点及格式。

第二，建交信函的写作内容、写作方法及相关句型和词汇。

第三，询盘信函的翻译和写作、相关句型和词汇。

第四，报盘信函的翻译和写作内容、方法、相关句型和词汇,还盘的翻译和写作方法、内容、相关句型和词汇。

第五，成交信函的写作、合同的翻译和写作、相关句型和词汇。

第六，与支付条款有关的各类信函的翻译和写作、相关句型和词汇。

第七，信用证的开立和修改信函写作、相关句型和词汇。

第八，与包装、运输标志和装运相关的信函翻译与写作、相关句型和词汇。

第九，与保险有关的信函翻译和写作，投保、保险条款、险别等专业术语的表达方法。

第十，与申诉、索赔和理赔相关的信函翻译与写作，相关句型和词汇。

1．授课时间：

第一周第一次课

2．授课类型：

理论课

3．授课题目：

Chapterone:

BasicknowledgeofBusinessletters（I）

4．教学目的、要求（分掌握、熟悉、了解三个层次）

掌握：

英文书信的构成及写作要点

熟悉：

英文书信格式及信封的写法

了解：

商务沟通的基本原则与技巧

5．教学重点及难点

Focus：

thestructureandwritingrulesofbusinessletter

Difficulty：

thesameasfocus

6．教学基本内容纲要，采用的教学方法和教学手段，实施步骤

教学内容纲要：

Sectionone:

Essentialqualities

Partone:

Somerulesofgoodletterwriting（Focus&difficulty）

1.Studyyourreader’sinterests研究读者的兴趣

2.Adopttherighttone使用正确的语气

3.Writenaturallyandsincerely写得自然、真诚

4.Avoidwordiness避免罗嗦

5.Writeclearlyandtothepoint简明扼要

6.Becourteousandconsideration礼貌、周到

7.Avoidcommercialjargon避免使用商业行话（难懂的话）

jargon:

n.行话，难懂的话

8.Writeeffectively有效

9.Avoidmonotony避免千篇一律

10.Planyourletter组织、安排得当（逻辑清楚）

11.Payattentiontofirstandlastimpression注意第一印象和结尾印象

12.Checkyourletters检查整封信

Parttwo:

Elevenwritingtips（Focus&difficulty）

1.Tojointwoindependentclauses,useacomma（逗号）followedbyaconjunction（连词）,asemicolon（分号）alone,orasemicolonfollowedbyasentencemodifier（修饰词）.

2.Usecommastobracket（vt.把…括在括号内n.括号）nonrestrictivephrases,whicharenotessentialtothesentence’smeaning.

3.Donotusecommastobracketphrasesthatareessentialtoasentence’smeaning.

4.Whenbeginningasentencewithanintroductory（adj.介绍的，导言的）phraseoranintroductory（dependent）clause,includeacomma.

5.Toindicatepossession（名词所有格）,endasingular（单数）nounwithanapostrophe（表示所有格和复数的）撇号，省字号即“’”followedbyan“s”.Otherwise,thenoun’sformseemsplural（复数）.

6.Useproperpunctuation（标点符号）tointegrateaquotation（引文）intoasentence.Iftheintroductorymaterialisanindependentclause,addthequotationafteracolon（冒号）.Iftheintroductorymaterialendsin“thinks,”“saying,”orsomeotherverbsindicatingexpression,useacomma.

7.Makethesubjectandverb（主语和谓语）agreewitheachother,notwithawordthatcomesbetweenthem.

8.Besurethatapronoun（代词）,aparticipialphrase（分词短语）,oranappositive（同位语）refersclearlytothepropersubject.

9.Useparallelconstruction（并列结构）tomakeastrongpointandcreateasmoothflow.（语句通顺、流畅）.

10.Usetheactivevoice（主动语态）unlessyouspecificallyneedtousethepassive（被动语态）.

11.Omitunnecessarywords.

Foraboveitems,theteachershouldtranslateandexplainthecontentsonthebookindetails.（Page6-11）

Sectiontwo:

Thestructureandformofbusinessletter

Partone:

Thestructure:

.一般英语商业书信从结构上可分为：

信头、日期、封内地址、称呼、事由、信的正文、结尾语、结尾礼词、签名、附件、其他（辨认代号、副本抄送、附启）

（一）信头（LetterHead）:

信头一般都是事先就印好的，它表示发信人公司行号名称及地址，使收信人一看就知道发自何方、何处、核实，也便于复信时参考。

包括发信人的姓名、地址、网址、电子信箱、电报挂号、电话号码。

有的信头还包含公司负责人的姓名和职务职称。

1.信头的写法

信头一般印在信纸上端的中间，但也可印在信笺的左上方或右上方

1）平头式RichardThomas&BaldwinsLtd.

151GowerStreet

London,SCT6DY,England

Tel:

63216260

Fax:

63302700

2）缩行式

SHANGHAIPHARMACEUTICALCO.,LTD

P.O.BoxNo.1752,Shanghai200002,China

Tel:

63216260Fax:

63302700

E-mail:

spcld@online.shcn

发信人地址的具体写法：

1.门牌号码和街名（或邮箱号），如151GowerStreet

但有些不写门牌号与街名，而写出信箱号，如P.O.Box1079,既PostOfficeBox1079的缩写，第1079号信箱。

2.城市、邮政编码、国家名

例如，London,Swg250Y,England

Toronto4,Canada

美国地址在城市名称后应写州名和邮区号，例如，Columbus,Ohio43210，U.S.A.

城市名与国家名之间用逗号隔开

2.编号（ReferenceNo.）和日期（Date）:

有的信头下有编号。

编号是供参考用的档案编号（afilenumber）、部门（departmentalcode），有时还可以使口述人和打字人的名字缩写，即辨认代号。

作用是能使复信与先前发出的信函联系起来。

编号又分：

你方编号（YourReferenceNo.）,

我方编号（OurReferenceNo.）,例如：

YourRef:

B-1549YourRef:

JBD/WM

OurRef:

A-3450OurRef:

WDW/LP

应据信头右下角三至六行处。

打日期应注意下列各点：

1、日期可按“日、月、年”的次序排（英国），如15Jan.,1999（国际通用），也可按“月、日、年”的次序排（美国），如：

Jan.15,1999

2、年份应完全写出，不能用（00）来代表（2000）

3、月份要写英文名称，不能用数字代替,例如，3/9/99×

4、月份名称可用缩写，如Aug.代替

August;Oct.代替October，但May，June，July本身很短，不再减缩。

5、日期可用基数词，也可用序数词。

一般用基数词，较少使用序数词

基数：

3November,2000（3Nov.,2000）

November3,2000（Nov.3,2000）

序数：

30rdNovember,2000

November30rd,2000

6、月份和日期之间不要用标点点开，年份之前，必须用逗号点开

例如，Oct.1,2000（或October1,2000）

30Nov.,2000（或30Novermber,2000）

日期的几种常见写法：

1）June5,2000（5thJune,2000）

2）1stOctober,2000

（1stOct.,2000或October1,2000）

3）30Nov.,2000（30Novermber,2000）

信头和日期的写法：

1）缩行式信头，日期写在右下方：

SHANGHAIPHARMACEUTICALCO.,LTD

11YanAnRd,Shanghai200002,China

Tel:

63216260Fax:

63302700

E-mail:

spcld@online.shcn

你方文号：

YOURREF.JH/nb

我方文号：

OURREF.345/128921August,2000

2）平头式，日期可以写在左下方：

RichardThomas&BaldwinsLtd.

151GowerStreet

London,SCT6DY,Englond

Tel:

63216260

Fax:

63302700

YOURREF.JH/nb

OURREF.345/1289

21Aug.,2000

（三）封内地址和行名（InsideNameandAddress）:

这是指收信人的行号和地址。

距日期两行，打在左边。

写上封内地址的益处：

1）发信时可与信封上地址相互对照，以免发信时发生错误

2）收信人读信时可以相互对照

3）便于查阅

注意：

如需注明对方经办人，希望收信商号将信迅速交将经办人办理，可以在收信人名称住址下面或右边加Attention或Attentionof等字样。

Biddle,Sawyer&Co.,Ltd,

HadderHowse,

FitzroyStreet,

London,Sw825DY,England.

Attention（:

）Mr.H.A.Donnan,ExportManager

或Attentionof……………………………………

写封内地址时对公司的称呼：

1）在公司的名称由人的姓名组成时可以使用Messrs表示客气

Messrs.JohnSmith&Co.

Messrs.Black&WhiteCo.

2）公司的名称是非人名的，则用公司的全称，如

LondonExportCorporation

ChinaChemicalCo.

3）即使公司的名称由人名组成，也不应该加Messrs的情况，例如

a.写给公司中某一个人的信，例如

Mr.CharlesSnow

Robinson&Co.

b.公司名称中已包括其职衔

Dr.Haris&Co.：

（四）称呼（Salutation）：

写信人对收信人的一种称呼，其位置是在封内地址的下面空两行，并与之平头

1、商业函件

1）用“DearSirs,”不能单独用“Sirs,”

2）美国人用“Gentlemen：

”,更加普遍

（不能用单数）,单数时称“DearSir”

3）如果是女性公司，则用“DearMadams,”

2、公事函件：

“DearSir，”对一般机关团体负责人适用，

此外公事函件还可以用“Tothosewhomaybeconcerned，”

3.、半公半私函件，且给个人的信件

1）给男士，用“Mr.”或“Esq.”

a）DearMr.Black,

b）Esq.=Esquire。

在英国，它是对一般男性的敬称，在美国Mr.是很通用的称呼，Esq.则是对有声望的男性的尊称，如法官、地方长官等。

注意：

用在姓之后

DearBlack,Esq.

2）给女士，用“Miss”,“Mrs.”,“Ms.”,最好用“Ms.”,例如，DearMs.Black,

称呼后面的标点一般用逗号（，），不用冒号（：

）或分号（；），但美国和加拿大等地的来信中，Gentlemen后面也用冒号（：

）

（五）事由（主题）TheSubjectHeading或Caption：

事由（标题）的作用是让收信人对信的主旨一目了然，写在称呼语下面的两行，一般是在信笺中间的位置，可在前冠以

Subject或Re：

的字样。

事由要简单扼要，说明商品名称、数量、信用证或合同号码等即可。

Subject:

AnnualStockholedersMeeting

Re:

YourOrderNo.111

（六）信的正文Bodyoftheletter

大多数书信遵循三段的原则,即三个部分：

（1）Openingsentence、开头语，一般第一部分，自我介绍或说明来信已收到。

（2）Body，正文，第二部分提供信息或说明事实。

（3）Closingsentence，结尾语，第三部分设计将来的打算和行动。

注意事项：

1）段与段之间一般空两行

2）如果信的正文很长，一页纸不够用而需两张或数张联页，应在第一页的右下端打“待续”（tobecontinued）,并在联页上端注明收信人的名称、日期、页数，再继续打正文。

这是为了避免第一页和第二页，第三页在发信时误置。

3）用联页时不要用已有信头的信纸，这时名称可尽量缩写，样式如下：

a）-page2-TheUniversalTradingCo.,Ltd.Jan.7,2000

b）.Mr.T.N.L.,March10,2000P.2

4）正文的联页至少有两、三行内容

一般用来总结本文所谈的事项，提示对受信人的要求。

如希望来函或电报订货，答复询问或作必要的声明等，另外也附加一些略带客套的语气。

他在正文结束之后，另起一段。

1）用分词短语开始的：

Awaitingyourgoodnews,weare,

Lookingforwardtoyourearlyreply,weremain,

Lookingforwardtoreceivingyourshippingadvice,weremain,

注意:

句末用逗号，不用句号。

2）用完整句子的：

Weawaityourgoodnews.

Wehopetoreceiveyourearlyreply.

Welookforwardtoyourshippingadvice.

（七）结尾敬语（ComlimentaryClose）:

1）商业函件用：

Yoursfaithfully，Faithfullyyours，

Sincerelyyours，Sincerelyyours

2）公事函件用：

Respectfullyyours，Yoursrespectfully

注意：

1）结束礼词写在结尾语下隔一行，正中或略向右边写起

2）只有第一个字母大写，后面加逗号

3）欧洲信函把Yours放前，美国则把副词放前

4）用Yours而不用Your，与Yours连用的一定是带-ly的副词。

（八）签名（TheSignature）:

1）在结束礼词的下一行打上公司名称

2）由负责人签名（手签）

3）打上负责人的签名

4）打上负责人的职务

格式一般如下：

Yoursfaithfully

THENATIONALTRANSPORTCO.，

T.M.White

T.M.White

Manager

格式一般如下：

Yoursfaithful

（P.P.）THENATIONALTRANSPORTCO.，

T.M.White

T.M.White

Manager

注意：

p.p.，有时候有资格签署的人不在公司，常以授权（powerofattorney）授权一负责的雇员签署，在这种情况下，则应在公司行号前写上P.P.（PerProcuration）或PerPro.,它的意思是代理。

也有用for代替p.p.的。

（九）附件（Enclosure）:

如信中有附件时，应在左下角注明Encl.或Enc.（缩写），如果附件不止一件，应注明2Encls.或3Encls.等.

例如:

Encls.：

2Invoices（发票二张）

Encls.：

1B/Lading（提单一张）

1Photo（照片一张）

1Certificate（证明书一张）

（十一）其他

1）副本抄送（CarbonCopy）：

如果写信人希望信件内容为更多人的知晓，那么再Enclosure的下方必须注明c.c.的字样，然后打上抄送单位的名称。

c.c.可以大写，也可以小写，其后跟冒号

c.c.:

Mr.BrucePatco

C.C.:

PublicRelationDepartment

2）主办人代号，又叫辨认代号identificationmark

以便日后查对这封信是由何人主稿，由何人速记打字。

一般的写法是把主稿人、速记员的姓名的第一个字母连续打出，两者之间加一斜划,或加冒号。

例如一个名叫WilliamL.Rich的人向一位名叫MargaretDavis的秘书口授一封信，他们可以缩写成

WLR/MDWLR:

MDmlr/md

3）附笔（再启）（Postscripts）

信写完后，如果想起还有要紧的话要说，可以在信末加P.S.,然后由发信人签署本人简笔签名（本人姓名的每一个字母，如ParkDavis,只签P.D.）。

郑重的函件一般不用P.S.，说明写信人办事不够周密。

格式一般如下：

LetterHead（信头）

Ref.No.（编号）

Date（日期）

InsideAddress（封内地址）

Attention:

（特定受信人）

Salutation:

（称呼）

Subject（主题）

BodyoftheLetter（本文）

结尾礼词

公司名称

署名（手写）

打字署名

职务

附件

主办人代号

副本抄送

附启

Parttwo:

theformorlayoutoftheletter,信函格式（见书第19-24页）

1、缩行式、

2、平头式、

3、简化平头式、

4、混合式、

5、简化式

7．作业、讨论题、思考题

用混合式形式写下列信：

1）Sender’sname:

ChinaNationalLightIndustrialProductsImport&ExportCorporation.ShanghaiBranch

2）Sender’saddress:

128HuchiuRoad,Shanghai,China

3）Sender’scableaddress:

INDUSTRYSHANGHAI

4）Sender’stelexad