电子表格管理规程.doc

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电子表格管理规程

1. 目的：

为规范EXCEL电子表格的使用管理，使EXCEL电子表格的使用符合法规要求，特制定本规程。

2. 适用范围：

本规程所指的EXCEL电子表格为利用EXCEL软件编辑成含有计算公式、数学函数等关系的计算模板，为物料、产品放行提供依据的计算类电子表格，以下简称“电子表格”。

用EXCEL电子表格制作的空白台帐、空白记录、空白报告等模板按公司《文件管理规程》进行管理。

3. 责任者：

质量部经理、质量控制部经理、QC人员及其他使用电子表格的人员对实施本规程负责。

4.内容：

4.1支持软件：

本规程所指的电子表格为利用正版MicrosoftExcel办公软件制作成的电子表格，利用MicrosoftExcel软件编辑的Excel电子表格应在MicrosoftExcel软件打开和使用。

利用MicrosoftExcel编辑的电子表格，若在第三方软件打开，其数据完整性应经验证。

4.2电子表格审批程序：

Excel电子表格由所使用的QC人员起草，QC经理审核，审核通过的电子表格由QC经理进行加密管理并提交质量部经理批准。

4.3电子表格的编码：

电子表格应设置编码，电子表格的编码格式为JS-A-C，其中A代表序号，由三位阿拉伯数字表示，C代表此电子表格的版本号。

4.4电子表格权限管理：

电子表格应设置密码，防止未经批准的人进行修改。

检验员具有录入检验数据、打印电子表格的权限，但不能更改电子表格的格式、公式、函数等内容。

4.5电子表格的验证：

经批准后的电子表格，应组织验证小组对其进行验证，验证内容包括电子表格的权限管理、公式等内容。

当影响电子表格计算结果的内容或安全性内容被修订后，应进行再验证。

4.6电子表格的使用：

经验证的电子表格应存放在指定的文件夹，并进行保护，防止未经授权的删除。

电子表格应设置为只读模式，录入数据的电子表格仅供本次计算结果打印，不得对计算模板进行保存。

4.7电子表格软件版本：

电子表格起草时，起草人应记录所用电子表格的软件名称及版本号，并尽可能在相同版本的软件中进行起草和使用。

通常情况下，高版本软件对低版本软件的功能基本能够兼容，因此电子表格由低版本软件起草，在高版本软件使用的，不再进行验证。

但软件名称不同的，应验证后使用。

4.8当电子表格模板内容被修订后，应对文件的编号进行改版，旧版本的电子表格模板应加密锁定，未经授权的人员无法打开，并不得在化验员电脑中使用。

旧版本的电子表格模板可由质量控制部经理进行单独备份。

修订历史：