贵州制药行业档案的管理规范.docx
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贵州制药行业档案的管理规范
贵州省制药行业档案管理规范
（试行）
1.引言
1.1为了加强全省制药行业档案工作的业务建设，逐步实现制药企业档案工作的规范化，不断提高科学管理水平，有效地为企业生产、经营、管理、发展服务，根据《中华人民共和国档案法》、《贵州省档案条例》等有关规定，制定本规范。
1.2本规范适用全省各制药企业的档案工作。
2.制药企业档案工作的基本任务
2.1贯彻国家有关档案工作法律、法规和方针政策，制定本企业文件材料归档和档案整理、保管、利用、鉴定、销毁、移交等有关规章制度。
2.2统筹规划和负责本企业档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作。
2.3指导本企业各部门、项目及专项工作文件材料的形成、积累、整理及归档工作。
2.4组织企业档案人员业务培训。
3.档案工作体制
3.1企业应建立分管档案工作领导、各部门和项目负责人的档案工作领导体系和以档案部门为核心、各专职和兼职档案人员为基础的档案管理工作网络。
3.2企业根据企业规模和档案工作实际需要设置档案部门。
档案部门统一管理企业各类档案，行使对企业档案工作的监督、指导、检查职能。
4.制药企业档案管理制度
4.1文件材料归档制度，主要包括归档范围、归档时间、归档要求和移交手续。
4.2档案整理制度，主要包括档案分类方案、档案整理标准、案卷排列方法、档号编制方案。
4.3档案保管制度，主要包括档案的安全保护和库房、设备管理措施。
4.4档案利用制度，主要包括利用范围、方式、要求、批准手续。
4.5档案保密制度，主要包括档案的保密措施和对档案人员的保密要求。
4.6档案鉴定销毁制度，主要包括鉴定工作的组织及职责、鉴定方法、鉴定时间和销毁要求。
5.文件材料的归档
5.1归档范围：
在企业管理、经营、生产、科研、基建等活动中直接形成的具有保存价值的各种门类、各种载体的文件材料均应列入归档范围。
（参见附录A）。
5.2归档时间
5.2.1企业在党群工作、行政管理工作、经营管理工作、生产技术管理工作中形成的文件材料在次年六月底以前归档。
5.2.2产品生产或业务开发、科研课题、基建项目文件材料在其项目鉴定、竣工后或财务决算后三个月内归档，周期长的可分阶段、单项归档。
5.2.3外购设备仪器或引进项目的文件材料在开箱验收或接收后即时登记，安装调试后三个月内归档。
5.2.4会计文件材料在会计年度终了后由会计部门整理归档，保管一段时间后向档案部门移交，保管时间由企业自行规定。
5.2.5电子文件逻辑归档实时进行，物理归档应与纸质文件归档时间一致。
5.2.6磁带、照片及底片、胶片、实物等形式的文件材料应在工作结束后及时归档。
5.3归档要求
5.3.1归档的文件材料应齐全、完整、准确、系统，其制成材料应有益于长久保存。
5.3.2归档的文件材料应为原件。
因故无原件的可将具有凭证作用的文件材料归档。
5.3.3非纸质文件材料应与其文字说明一并归档。
外文（或少数民族文字）材料若有汉译文的应与汉译文一并归档，无译文的要译出标题后归档。
5.3.4归档的文件材料一般一式一份。
重要的、利用频繁的和有专门需要的可适当增加份数。
5.3.5两个以上单位合作完成的项目，在无合同、协议要求情形下，主办单位保存全套文件材料，协办单位保存与承担任务相关的正本文件。
5.4移交手续
5.4.1文件材料归档时，由承办部门填写《归档材料移交清册》（一式二份）。
（格式见附录B）
5.4.2承办部门与档案部门根据《归档材料移交清册》进行清点，确认无缺后，双方在《归档材料移交清册》上签字确认。
5.4.3《归档材料移交清册》由承办部门和档案部门各存一份备查。
6.档案的整理
6.1档案的分类
6.1.1档案分类方案
6.1.1.1企业应以本企业全部档案为对象，依据企业管理职能和档案形成特点，参照《贵州省制药企业档案分类方案（参照方案）》（附录C），制定企业统一的分类方案。
6.1.1.2分类方案应保持相对稳定性和可扩充性，同时附分类说明。
分类层次不宜过多，一般为三级。
6.1.1.3根据分类方案设定类别符号。
可采用汉字或阿拉伯数字或英文字母或拼音字母或其中两种混合方法设定类别代号。
6.1.2在企业归档范围内的文件按照企业制定的档案分类方案进行分类整理。
6.2文书档案的整理（按《归档文件整理规则》整理）
6.2.1文书档案整理原则:
遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
6.2.2归档文件的装订:
归档文件应按件（归档文件的整理单位。
一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件。
来文与复文可为一件。
）装订。
装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。
6.2.3归档文件的排列：
归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。
会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。
6.2.4归档文件的编号：
归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。
归档章设置全宗号、年度、保管期限、机构（问题）、件号等项目。
6.2.5归档文件的编目：
归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。
对文件材料的题名不要随意更改和简化；没有题名应拟写题名，有的虽有题名但无实质内容的亦应重新拟写；没有责任者、年、月、日的文件材料要考证清楚，填入有关项内；会议记录应填写每次会议的时间和主要内容；填写的字迹要工整。
6.2.6归档文件目录应单独装订成册。
6.2.7归档文件的装盒：
将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊。
6.2.8有关盒内归档文件的情况说明，都应逐项填写在备考表内，若无情况可说明，也应将整理人、检查人的姓名和时间填上以示负责。
备考表放在盒内归档文件之后。
6.2.9归档章、归档文件目录、备考表的格式按《归档文件整理规则》执行。
6.3科技档案的整理（按《科学技术档案案卷构成的一般要求》整理）
6.3.1科技档案整理原则：
遵循科技文件材料的形成规律，保持案卷内科技文件材料的有机联系，便于档案的保管和利用。
具体应做到下述几点：
6.3.1.1案卷内科技文件材料内容必须准确反映生产、科研、基建、设备及其管理活动的真实情况。
6.3.1.2案卷内科技文件材料要齐全、完整。
6.3.1.3案卷内科技文件材料的载体和书写材料应符合耐久性要求。
不能有热敏纸，不能有铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水、复写纸等书写的字迹。
6.3.2科技档案的组卷：
6.3.2.1直接针对具体项目的管理性科技文件材料放入所针对的项目里组卷.
6.3.2.2产品、科研课题、基建项目、设备仪器方面的科技文件材料按其结构或阶段等分别组卷。
6.3.2.3引进项目中的成套科技文件材料可不拆散组卷。
6.3.2.4一个单位保存一套相关的通用图、标准图，并单独组卷；采用了这些通用图、标准图的项目，其科技文件材料组卷时可在卷内备考表中说明并注明标准图、通用图的图号。
6.3.2.5底图以张为单位单独保存和管理。
6.3.3科技档案卷内文件的排列
6.3.3.1案卷内管理性科技文件材料按问题、时间或重要程度排列。
6.3.3.2案卷内图纸按图纸目录排列。
6.3.3.3案卷内科技文件材料排列应文字在前,图纸在后。
6.3.3.4有译文的外文资料译文在前，原文在后。
6.3.4科技档案的编目
6.3.4.1卷内文件材料应按排列顺序，依次编写页号。
装订的案卷，应统一在有文字的每页材料正面的右上角、背面的左上角编写页号；图样页号编写在标题栏外；单份文件装订的案卷，应在卷内每份文件材料的右上方加盖档号章，并逐件填写档号和件号，并以单份文件为单位编写页号。
6.3.4.2案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录，对文件材料的题名不要随意更改和简化；没有题名应拟写题名，有的虽有题名但无实质内容的亦应重新拟写；没有责任者、年、月、日的文件材料要考证清楚，填入有关项内；填写的字迹要工整。
卷内文件目录放在卷首。
6.3.5填写卷内备考表：
有关卷内文件材料的情况说明（案卷内科技文件材料的件数、页数以及在组卷和案卷提供使用过程中需要说明的问题），都应逐项填写在备考表内，同时将立卷人、检查人的姓名和时间填上以示负责。
备考表放在卷尾。
6.3.6填写案卷封面及脊背：
应逐项按规定填写案卷封面及脊背。
案卷题名要简明，确切地反映卷内文件材料内容，一般包括项目名称或代字、代号及其结构、阶段的名称等，体式一致，文字简练，使用简称应通用易懂，并用毛笔或钢笔书写，字迹要工整，清晰。
6.3.7科技档案的装订：
卷内文件材料要去掉金属物及塑料制品，对破损的文件材料应按裱糊技术要求托裱，字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷；案卷应采用三孔一线的方法装订；单份文件装订的案卷，卷中的文件应逐件用细线装订。
6.3.8科技档案案卷的排列
6.3.8.1产品档案案卷按产品开发设计（含初步设计、技术设计）、工艺、工装、加工制造、生产定型等工作程序，或按其产品系列、结构排列。
6.3.8.2科研档案案卷按课题准备立项阶段、研究实验阶段、总结鉴定阶段、成果申报奖励和推广应用等阶段排列。
6.3.8.3基建档案案卷按项目依据性材料、基础性材料、工程设计（含初步设计、技术设计、施工图设计）、工程施工、工程监理、工程竣工验收等排列。
6.3.8.4设备档案案卷按设备依据性材料、外购设备开箱验收（自制设备的设计、制造、验收）、设备安装调试、随机文件材料、设备运行、设备维护等排列。
6.3.9按照科技档案的移交顺序编制企业科技档案总目录。
6.3.10按照科技档案的分类和案卷排列顺序编制企业科技档案分类目录。
6.3.11科技档案案卷卷盒、卷内文件目录、备考表的格式按《科学技术档案案卷构成的一般要求》执行。
科技档案总目录、分类目录的格式见附录D。
6.4其它门类和载体的档案整理
其它门类和载体的档案整理和案卷格式应按有关规定执行。
6.5档号
6.5.1根据分类方案拟定档号编制方案。
档号应指代单一，具有唯一性。
6.5.2文书档案（采用《归档文件整理规则》整理方式）的档号由全宗号、年度、保管期限、问题、件号组成。
6.5.2.1全宗号由企业根据本企业产权变更情况自行设定。
企业可对所属单位的档案设定全宗号。
6.5.3科技档案、会计档案、照片档案、实物档案等的档号可采用全宗号—分类号（或项目代号或目录号）—案卷号（或件号或盘、盒、张号）结构。
6.5.3.1分类号是根据分类方案设定的类别符号。
项目代号是指档案所反映的产品、工程、课题、设备的代字或代号。
目录号是指档案分类目录号。
6.5.3.2案卷号是根据排列要求编制的案卷顺序流水号。
件号是根据排列要求编制的文件顺序流水号。
盘、盒、张号是非纸质载体档案排列的顺序流水号。
6.5.3.4纸质档案应与对应的非纸质载体档案设立互见号。
互见号是反映同一内容其它载体的档案保管单位的档号。
7.档案的保管
7.1制药企业应根据保存档案资料的数量，设置必需的档案专用库房和柜架；新建单位或新建办公用房，应把档案部门的用房列入基建计划。
库房要坚固，并有防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫等设施。
7.2制药企业档案部门应根据工作需要配备温湿计、复印机、照像机、摄像机、去湿机、吸尘器、空调设备、计算机、打印机、刻录机等。
7.3制药企业档案部门应定期组织人员对档案保管的状况进行全面检查，并作记录，发现问题要及时向分管领导汇报，采取积极有效措施，保护档案的安全。
如遇特殊情况应及时检查，发现问题要及时解决。
8.档案的利用
8.1制药企业档案人员要熟悉所藏档案的情况，主动了解企业各项工作对利用档案的需要，积极做好提供利用工作。
8.2凡利用档案都应按规定办理利用手续，并填写《档案借阅登记簿》（格式见附录E）。
8.3制药企业档案部门在向利用者提供档案的同时，应根据需要附一张《档案利用效果登记表》（格式见附录F），利用工作结束后，由利用者如实填写，及时交档案部门存查。
8.4制药企业档案管理现代化应纳入企业办公自动化系统，同步发展，以提高科学管理水平和服务效率。
9.档案的统计
9.1日常统计工作要有台账，主要内容包括：
档案室藏情况统计；档案利用情况统计；档案人员情况统计；档案设施、设备情况统计；档案销毁情况统计等。
9.2制药企业档案部门准确编制档案工作情况统计年报，及时上报有关部门。
10.档案的鉴定和移交
10.1制药企业应根据国家有关档案保管期限的规定，结合企业实际，参照《贵州省制药行业文件材料归档范围与保管期限参照表》（附录A），制定本企业档案保管期限表，定期对档案进行鉴定，准确地判定档案的存毁。
10.2档案的鉴定工作，应在制药企业分管档案工作负责人的领导下，由档案部门和有关业务部门的人员共同组成鉴定小组，按规定进行。
10.3销毁失去保存价值的档案须由鉴定小组提出意见，填写档案销毁清册（格式见附录G），经企业法人批准后，由二人在指定地点监销，并在销毁清册上签字。
10.4城市规划范围内的制药企业的基建档案除制药企业自身保管一套以外，还应向城建档案馆移交一套基建档案。
10.5制药企业档案人员调动工作时，必须在办完档案移交手续后方能离开岗位。
11.附则
11.1本规范由贵州省档案局负责解释。
11.2本规范自公布之日起执行。
附录A贵州省制药行业文件材料归档范围与保管期限参照表
一、党群管理
序号
基本范围
保管期限
1
党务工作
1.1
本企业党委（总支、支部）工作计划、总结
1.1.1
工作规划、总结
永久
1.1.2
年度工作计划、总结
长期
1.2
本企业党委（总支、支部）决定、决议、办法等
永久
1.3
本企业党委（总支、支部）会及召开的工作会议、民主生活会会议记录、纪要
永久
1.4
本企业党员（代表）大会文件材料
1.4.1
主报告、决定、决议、通报
永久
1.4.2
发言、简报等
短期
1.5
本企业党委（总支、支部）通知、通报、调查研究材料、专题总结报告等
1.5.1
重要的
永久
1.5.2
一般的
短期
1.6
党委（总支、支部）评先创优文件材料
长期
1.7
党委（总支、支部）综合性文件材料
1.7.1
重要的
长期
1.7.2
一般的
短期
1.8
本企业党务工作大事记
永久
1.9
上级机关关于党务工作的文件材料
1.9.1
针对本企业重大问题的指示、批示文件
永久
1.9.2
针对本企业一般性、普发性的文件
短期
1.10
对下属单位关于党务工作请示的批复
长期
2
组织工作
2.1
对党员、党员干部考察、考核、任免、政审决议、决定等
永久
2.2
党员入党、转正、延期、退党、取消预备期资格的决议、决定及党员名册
永久
2.3
本企业党委（总支、支部）组织工作的规章制度
长期
2.4
本企业党群机构设置、调整、人员编制等方面决议、决定及通知
长期
2.5
党费收支与党组织关系介绍信及存根
永久
2.6
本企业党员学习教育与整党工作中形成的文件材料
长期
2.7
本企业老干部工作中形成的文件材料
长期
2.8
党组织情况方面的统计报表
永久
3
宣传工作
3.1
本企业宣传工作报告、会议记录、调研材料等
长期
3.2
本单位编辑的简报、出版物样本与定稿
永久
3.3
反映本企业活动的的报刊、广播稿
长期
3.4
本企业精神文明建设方面的文件材料
3.4.1
重要的
长期
3.4.2
一般的
短期
4
纪检与监察工作
4.1
纪检与监察工作的规定、决定、统计报表、会议记录与纪要、请示报告及上级批复
永久
4.2
纪检与监察工作的通报、通知
4.2.1
重要的
长期
4.2.2
一般的
短期
4.3
违纪案件调查处理材料
4.3.1
重大案件的立案报告、调查依据、审查结论、处理意见等材料
永久
4.3.2
一般案件的调查处理材料
长期
5
工会工作
5.1
本企业工会工作计划、总结、会议记录、统计报表
长期
5.2
本企业职工代表大会及有关会议文件
5.2.1
重要的
永久
5.2.2
一般的
短期
5.3
本企业工会制发的规章制度、决定、通知
长期
5.4
本企业民主管理、劳动竞赛、表彰先进、劳保福利方面的文件材料
长期
5.5
本企业女工工作、文体活动等方面的文件材料
短期
5.6
本企业工会会费与财务管理材料
长期
6
共青团工作
6.1
本企业共青团工作计划、总结
长期
6.2
本企业共青团组织情况方面的统计报表
永久
6.3
本企业团代会、团委（常委、扩大）会会议文件材料
6.3.1
重要的
永久
6.3.2
一般的
短期
6.4
本企业团员及团组织管理方面的决定、通知、批复
长期
6.5
本企业团费收据与团组织关系介绍信及存根
永久
7
民间团体工作
7.1
专业学会、协会
7.1.1
重要活动的文件材料
长期
7.1.2
一般活动的文件材料
短期
7.2
民间组织
7.2.1
重要活动的文件材料
长期
7.2.2
一般活动的文件材料
短期
二、行政管理
序号
基本范围
保管期限
1
行政事务
1.1
上级机关颁发的本企业应执行的有关文件
长期
1.2
上级领导视察本企业的题词、指示、讲话材料
永久
1.3
本企业行政工作计划、总结等
永久
1.4
本企业经理办公会、行政办公会会议记录、纪要、决定等
永久
1.5
本企业制发的行政决定、通报和签订的行政协议、合同
长期
1.6
工商行政管理方面的材料
长期
1.7
本企业的设立、关、停、并、转及更名、启用与废止印模等方面的文件材料
永久
1.8
本企业文秘、机要、保密、信访等方面的文件材料
长期
1.9
本企业编史修志方面的文件材料
永久
1.10
本企业其他行政事务方面形成的材料
1.10.1
重要的
长期
1.10.2
一般的
短期
2
安全保卫工作
2.1
上级机关颁发的本企业应贯彻执行的有关文件
短期
2.2
本企业安全保卫、民征兵工作的计划、总结、报告、请示与批复、决定、办法、通知、报表等
长期
2.3
对本企业及职工在安全保卫工作方面的奖惩材料及统计报表
长期
2.4
武装保卫、民兵、预备役人员名单及有关机构设置、干部任免文件
长期
2.5
法律及公证事务中形成的文件材料
永久
3
审计工作
3.1
上级机关颁发的本企业应贯彻执行的有关审计工作文件
长期
3.2
经审计机关批准的审计任务书
永久
3.3
本企业审计工作会议记录与纪要、计划、报告、总结、决定、办法、请示与批复等
长期
3.4
本企业专项审计的重要通知、报告、决定、评价书（结论）、调查与证明等材料
永久
3.5
下级单位报送的审计工作文件
短期
4
劳动人事
4.1
上级机关颁发的本企业应贯彻执行的有关材料
长期
4.2
本企业制定的劳动人事方面的规章制度、报告、决定等
长期
4.3
本企业内部机构设置、人员编制方面的有关文件材料
永久
4.4
本企业干部职工的任免与招聘、升降、奖惩、考察、职称评聘等方面的文件材料
永久
4.5
本企业干部职工调动介绍信及存根、工资转移证等
永久
4.6
本企业干部职工离退休、停薪留职、剩余人员与复转退军人安置等有关材料
永久
4.7
本企业劳动人事工作计划、总结、报表及调资方案等
长期
4.8
劳动保护、保险的方针、政策、规定、统计报表等
永久
5
教育工作
5.1
上级机关颁发的本企业应贯彻执行的有关文件
长期
5.2
本企业教育工作的计划、总结
短期
5.3
本企业制定教育工作规章制度、请示与批复、决定等
长期
5.4
本企业教育工作统计报表等
永久
5.5
本企业干部职工进修培训名单、合同等
长期
6
外事工作
6.1
上级机关关于外事工作的规定、通知等
长期
6.2
本企业外事工作的请示与批复
永久
6.3
本企业外事工作的来往函电、谈判记录、考察资料与报告等
永久
三、经营管理
序号
基本范围
保管期限
1
经营决策
1.1
本企业发展规划、方针目标及管理材料
长期
1.2
企业转换经营机制、各项配套制度改革实施方案、请示与批复、总结、报告等
永久
1.3
本企业董事会、监事会、股东会构成及变更方面的文件材料
永久
1.4
厂务公开文件材料
长期
1.5
厂长（经理）责任制、任期目标等
长期
1.6
股东大会文件材料
1.6.1
重要的
永久
1.6.2
一般的
短期
1.7
董事会会议记录、纪要、工作报告、声明、决定、决议等
永久
1.8
监事会会议记录、纪要、工作报告、声明决定、决议等
永久
1.9
股票、股市方面的材料
长期
1.10
红利分配材料
永久
2
生产经营计划
2.1
生产经营计划、总结、报告及计划调整等材料
短期
2.2
计划任务书或作业计划
短期
2.3
生产技术、经济指标完成情况分析
长期
3
统计工作
3.1
统计工作制度、规定、办法、通知
长期
3.2
生产、技术、经济统计报表
永久
3.3
企业综合性统计报表及分析材料
长期
3.4
工业普查报表
永久
4
财务管理
4.1
财务管理制度、规定、办法、通知
长期
4.2
财务管理计划、总结
短期
4.3
固定资产的新增、报废、调拨材料
长期
4.4
生产财务和成本核算
永久
4.5
税务方面的材料
长期
4.6
资金管理、会计管理的材料
长期
4.7
价格管理规定、制度
长期
5
资产管理
5.1
本企业的房地产
5.1.1
房地产的权属证明材料
永久
5.1.2
房地产的租赁、使用方面材料
长期
5.2
对外投资项目
5.2.1
投资规划、决策等方面的材料
永久
5.2.2
投资企业的董事会、股东会材料
永久
5.2.3
投资企业的财务报告、红利分配材料
永久
5.2.4
股权证、转让协议等股权管理方面的材料
永久
5.3
本企业的产权变动
5.3.1
产权变动的请示、批复方面的材料
永久
5.3.2
清产核资、资产评估工作的文件材料
永久
5.3.3
产权变动的协议、合同等
永久
5.3.4
资产处置方案、归属方面的材料
永久
5.3.5
因产权变动所致职工身份变化的材料
永久
5.4
多种经营管理
5.4.1
经营机构的工作计划、汇报、总结、
长期
5.4.2
内部承包章程、合同、协议
长期
5
升级会员 