医药公司采购部管理制度及岗位职责可落地.docx

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医药公司采购部管理制度及岗位职责

一、目的：

为加强药品采购管理，保证药品供应并符合质优价廉的要求，依据国家《药品管理法》、《药品管理法实施条例》、《药品经营质量管理规范（以下简称GSP）、《合同法》等有关法律、法规和公司的《质量管理制度》等相关制度、规定。

二、范围：

本制度适用于采购部所有人员。

三、责任：

采购部

四、采购部管理制度：

1、采购部必须服从上级安排，遵守公司劳动纪律，积极主动，团结协作，不推卸责任；

2、采购部采购商品时，必须坚持按需进货、质优价廉的原则。

采购人员必须努力学习、更新知识，不断了解市场动态；

3、采购人员必须加强责任心和使命感，要为上、下游客户提供良好服务。

经常与销售员保管员及质管部等联系，掌握相关情况；

4、廉洁奉公，维护公司利益，不得利用职务之便牟取私利。

不得擅自提高购货价格、擅自压货和提前支付货款；

5、积极采取各种措施降低购货成本；

6、建立供应商档案，收集市场信息，密切关注市场、价格变化，积极为公司引进新品种。

认真审核供货单位和销售人员的法定资格，考察供货单位的质量保证能力和合同履行能力；

7、勤进快销，减少库存资金占用，提高库存周转率，确定最优补货时间和补货量，努力避免缺货或积压情况；

8、采购部根据缺货品种、购进价格、库存情况等指标对采购员进行考核，并以考核结果作为奖罚依据；

9、必须严格遵守《药品管理法》、《药品管理法实施条例》和GSP管理规范等法律法规。

认真审核供货单位和销售人员的法定资格，考察供货单位的质量保证能力和合同履行能力。

严禁从非法渠道购进药品；

10、对急救药品和公司急需药品的采购应做到及时准确，在采购过程中同销售部门保持联系，对不能解决的急救药品采购员应向采购及销售部门报告；

11、采购部与销售部门对药品购销协议执行情况应进行定期的沟通。

根据分公司销售排行表合理制订采购计划；并按到货时间安排品种结构、库存结构，做好季节性用药，储备药品的采购工作；

12、制订当月应付帐款的还款计划；

13、参与每季、年度的盘存工作，及时处理呆滞货物，尽力避免不应有的损失；

14、采购合同的整理、归档；追踪合同的履行状况，选择最佳经济运输方式和路线；

15、对公司代理和经销品种让利情况上报有关部方步，并催促财务部门按时付款；核对及税票的签收、登记；

16、确定每个品种最低库存，保证医疗单位的供应，确保公司效益最大化；

17、采购部根据常规品种库存下限、月采购计划、临时性补货、供应商主动铺货三种情况购进品种。

五、采购经理岗位职责：

1、制定年度、季度、月度采购计划；并按到货时间安排品种结构、库存结构，按药品属性，做好季节性用药、突发性用药、储备药品的采购；

2、制定季度、月度应付账款还款计划；

3、负责退回、退厂品种，报损报溢品种的业务审核、报批手续；

4、采购合同的签订、执行；

5、临时补货计划的指导，并每年或月筛选补货品种形成工

业直销品种，降低采购成本；

6、监控总代理品种的销售进展和销售价格，催收总代理品

种的让利落实；

7、公司独家代理、冷僻稀、特、专品种或供应商特殊要求，视市场状况确定价格，确保差异化品种盈利能力；

8、参与每季、年度的盘存工作应有市场状况分析，及时处理滞销货物，尽力避免不应有的损失。

六、采购员岗位职责：

1、采购合同的梳理、归档；

2、追踪合同的履行状况，选择最佳经济运输方式和路线；

3、产品入库单据的填报、确认、核对及税票的签收、登记；

4、对公司代理和经销品种让利情况上报有关部门，并催促财务部门按时付款；

5、每年或季统计对采购商品的综合数据，给采购经理和公司领导提供决策依据；

6、确定每个品种最低库存，保证医疗单位的供应，确保公司效益最大化；

7、其他日常接待工作。

七、采购流程：

1、采购部根据常规品种库存下限、月采购计划、临时性补货、供应商主动铺货三种情况购进品种，首先对供应商资质进行日常性审核，是首营企业、首营品种、特殊药品的转入相应流程，其他则制定采购计划、签订购销合同并通知仓储中心、质管部待来货备查；

2、到货后首先经仓储中心。

质管部报验数量、质量、供应单位并将有关信息通知采购部，核对合同无误同意入库并通知开票员；

3、若入库单价与原合同有误，通知供应商重新签订合同或退货。