第二部分 合约部管理制度.docx
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第二部分合约部管理制度
第二部分
管
理
制
度
目录
预算合约部制度3
一、项目前期管理制度3
二、工程设计管理制度4
1.《项目设计委托书》的编制与审批4
2.设计审查5
3.设计变更管理9
三、工程预（结）算管理制度10
1.工程预算的编制11
2.工程结算的编制12
3.对预结算编审人员要求13
四、合同管理制度14
1.职责和权限15
2.对合同管理人员要求15
3.合同签订与审核16
4.合同的履行、变更、解除和纠纷的处理18
5.合同档案管理19
6.合同监督检查20
7.附则21
预算合约部制度
一、项目前期管理制度
目的：
规范建设项目手续办理过程中的要求和规定，减少和避免失误，提高办理效率。
适用范围：
本制度适用于从项目立项到项目工程完成的全部有关项目开发建设手续的管理工作。
内容：
1、协调土地测绘部门，做好实地考核，办理土地评估报告等工作。
负责土地招拍挂工作并做好地质勘察、设计、报建等配合、准备工作。
2、协调建设工程有关的设计、监理、施工等参建单位及政府行业主管部门或其委托机构，办理建设项目的立项申报审批手续。
3、联系市规划测量院，完成各单体工程现场测量放（验）线并领取放（验）线通知单。
4、负责向市规划部门申请办理各类基建工程的单体方案和总体规划及其调整报建。
选址后取得市规划部门的规划设计条件，单体方案审查后取得市规划部门的审查意见并联系落实情况，办理单体工程建筑红线。
5、按地方政府规定缴纳相关各种报建费用后，办理建设用地批准书、建设用地规划许可证、建设工程规划许可证，并办理建设工程施工许可证、国有土地使用证等手续。
6、办理消防、环保、人防、施工图设计审查等报建手续，取得相应审批或审查意见书。
7、办理房屋预售许可证，参与工程竣工验收，办理建设工程人防、消防、规划等专项验收手续。
8、协助销售部办理房屋所有权证。
9、了解房地产行业发展动态,学习并掌握国家当地政府及职能部门相关政策、法规，及时掌握相关动态信息。
10、负责相关外联单位的公共维护工作，为公司发展建设建立良好长期的沟通平台。
11、及时向领导汇报手续进展情况及需要解决的问题，并提出解决方案。
12、建设项目办理手续的证件资料原件及时归档。
二、工程设计管理制度
目的：
规范建设工程项目中的设计审查，减少和避免后续施工过程中的设计变更，提高施工效率。
适用范围：
本制度适用于从项目概念规划设计到项目施工图设计的全部设计管理工作。
内容：
1.《项目设计委托书》的编制与审批
1.1由预算合约部组织编写《项目设计委托书》初稿后征求公司意见。
1.2《项目设计委托书》的内容应包括设计范围、设计内容和设计要求等。
其中，设计要求须明确项目限额、功能设置、平面布局、户型面积、户型比例、立面风格及其它要求等。
1.3预算合约部根据副总经理、总经理作出的审批意见予以修正后提交给设计单位。
1.4对于规模较大的开发项目，经总经理同意，预算合约部可邀请有关专业人士对《项目设计委托书》提出专业咨询意见。
2.设计审查
设计审查分为开发项目规划设计审查、方案设计审查、初步设计审查和施工图设计审查。
设计审查由预算合约部、公司相关部门审核，总经理最终确认，预算合约部为主要审核部门，公司相关部门为参与审核部门。
2.1规划设计审查
2.1.1根据规定，预算合约部须组织相关部门对意向设计单位提交的开发项目规划设计方案进行审查。
2.1.2审查时，须重点审查建筑红线（退用地红线）、建筑覆盖率、总建筑面积和容积率等规划指标是否满足开发项目规划条件的要求，整体方案是否符合公司设计委托意图。
2.1.3预算合约部根据批准的审查意见，通知设计单位进行项目方案设计。
2.2方案设计审查
2.2.1设计单位提交开发项目方案设计图后，由预算合约部组织相关部门并邀请专业人士进行审查。
而后，预算合约部将审查意见汇总形成《方案设计审查意见书》（如审查过程中出现反复，每次审查后均应形成《方案设计审查意见书》）报副总经理、总经理审批后提交给设计单位。
2.2.2预算合约部视审查意见情况，如与设计单位提交的设计方案图歧义较大时，必须要求设计单位重出设计方案图。
2.2.3经总经理最终审批同意的方案设计图，由公司相关部门报送政府规划部门、消防管理、人防管理等部门审查。
2.2.4方案设计图待政府规划、消防管理、人防管理等职能部门分别审查后，由预算合约部将经总经理审批同意的《方案设计审查意见书》和规划、消防管理、人防管理等部门的审查意见一并提交给设计单位，并通知其进行项目工程初步设计。
2.3初步设计审查
2.3.1设计单位提交项目工程初步设计图后，由预算合约部组织相关部门及专家进行审查。
审查要求为：
1、各项经济技术指标是否符合政府主管部门的有关规定；
2、是否符合政府规划部门《方案设计审查意见书》和消防管理部门《建筑方案消防设计审查意见书》及人防管理部门《建筑方案人防设计审查意见书》的要求；
3、设计范围是否与《项目设计委托书》一致，是否符合《方案设计审查意见书》要求；
4、主要功能设置方案、结构方案、设备安装方案是否经过优化选择；
5、是否满足物业管理功能设置的要求；
6、设计图内容是否存在笔误、错误、疑义等。
2.3.2预算合约部根据各参与审查部门提供的书面反馈意见，汇总整理成《初步设计审查意见书》报副总经理、总经理审批。
2.3.3预算合约部将总经理审批同意的《初步设计审查意见书》提交给设计单位。
2.3.4经总经理最终审批同意的初步设计图，由公司相关部门报送政府规划部门、消防管理、人防管理部门（必要时）等部门分别审查。
2.3.5预算合约部将审批同意的《初步设计审查意见书》及规划部门审查意见、消防管理部门审查意见、人防管理部门审查意见（如有）等职能部门的意见一并提交给设计单位，并通知其进行项目工程施工图设计。
2.4施工图设计审查
2.4.1设计单位提交项目工程施工图后，由预算合约部组织相关部门及人员分别进行审查。
审查要求为：
1、设计范围是否与《项目设计委托书》一致，设计深度是否符合国家、省、市有关设计与施工规范、规定的要求；
2、是否符合《初步设计审查意见书》和规划部门、消防管理部门、人防管理部门对初步设计图审查意见的要求；
3、其它方面：
a.结构设计是否安全、合理、经济与可实施；
b.设备选型是否具有良好的性能价格比；
c.主要饰面材料是否满足公司设定的建筑风格及标准；
d.设计图内容是否存在笔误、错误、疑义等。
2.4.2预算合约部将审查意见汇总整理成《施工图设计审查意见书》报总经理审批。
2.4.3预算合约部按总经理批复意见办理，如批复意见要求重新出施工图时，必须尽快要求设计单位根据《施工图设计审查意见书》重出施工图。
2.4.4设计单位送交施工图时，预算合约部须将施工图报送政府规划部门、消防管理部门、人防管理部门、专业审图机构等部门审查。
2.4.5在设计审查过程中，预算合约部须根据项目需要，积极做好与设计单位的沟通协调工作。
2.4.6在各个设计审查阶段中，如果超出规定的审核时间时，预算合约部可在不影响整个开发项目总体计划的前提下，对图纸审核工作的时间安排做出相应的调整。
2.5设计交底和图纸会审
2.5.1项目工程施工图经总经理最终审批通过后，预算合约部应要求设计单位提交一式十份施工图纸。
其中，预算合约部两份、公司两份，同时下发施工单位五份、监理单位一份，分别归档。
2.5.2项目工程开工前，公司相关部门应主动要求施工单位、监理单位协助其到政府建设工程主管部门办理工程施工报建手续，申领《建设工程施工许可证》。
2.5.3设计交底和图纸会审由总监理工程师督促施工单位做好会议记录（标准文本由施工单位提供）。
会议记录完后，须由施工单位将记录稿提交给预算合约部、工程部。
预算合约部组织设计单位、监理单位、施工单位代表共同签字确认，并复印加盖公章后分别送上述与会单位。
2.5.4预算合约部协同工程部和总监理工程师须督促施工单位技术负责人将图纸会审记录中的图纸修改内容及时反映到施工图上，以便指导施工和绘制竣工图纸。
3.设计变更管理
3.1设计变更管理程序如下
3.1.1因公司、销售、物业等原因需变更设计的均应向预算合约部提出。
由预算合约部审核后签发《设计变更表》，并负责与设计单位沟通。
设计单位按《设计变更表》内容修改并填写《设计变更通知单》，预算合约部将修改结果送交相关部门。
3.1.2因施工单位原因变更设计时，可由施工单位以技术核定单形式提出设计变更送监理方审查，由监理方提出设计变更，交工程部审查，再报预算合约部进行变更审查，经副总经理和总经理审批后，由工程部编制设计变更书送设计单位签证后生效。
但在施工图交底时发生的变更应以会审记录的形式处理，由会审单位签字，交至预算合约部备案。
3.1.3因设计单位原因变更设计的，可由设计单位以《设计修改通知单》的形式送达预算合约部、工程部和监理审核，经副总经理、总经理审批后，由预算合约部编制设计变更书发至设计单位进行变更。
3.1.4由于公司领导原因引起的设计变更，由预算合约部出具《工程变更通知单》，并发至相关部门执行。
3.1.5如果设计变更引起投资额增加且增加额度在10万元以上时，应由预算合约部报总经理审批。
否则，设计变更无效。
3.1.6如果设计变更引起重大结构调整时，由预算合约部报送总经理审批。
否则，变更无效。
3.1.7公司其他部门不能直接通知设计单位变更设计，更不得越过预算合约部进行变更设计。
否则，变更无效。
所有设计变更资料交由预算合约部备案。
3.2本制度由预算合约部负责解释，自下发之日起执行。
设计文件的归档单位一览表
设计文件归档内容
归档单位
设计任务书
预算合约部；工程部
详规设计
预算合约部；工程部
方案设计
预算合约部；工程部
初步设计
预算合约部；工程部
概算书
预算合约部；工程部
施工图审图备案图
预算合约部、监理单位、工程部
设计电子文件
预算合约部；工程部
设计变更通知单
预算合约部、监理单位、工程部
施工技术核定单
同上
竣工图
预算合约部、工程部
三、工程预（结）算管理制度
目的：
为合理确定工程造价，有效提高工程预结算编制和审核质量，维护预结算正常秩序，促进合同和成本管理的规范化，特制定本细则。
适用范围：
适用于本公司，工程项目造价、工程量付款的确认审批工作等。
工程预（结）算管理的过程控制体现在项目开发的四个阶段，包括项目策划阶段、规划设计阶段、招标管理阶段及工程管理阶段。
预算合约部人员必须参与和控制所有影响项目成本的业务活动，包括，但不限于：
1、设计方案优化
2、业务分包、招投标
3、材料设备采购比价、限价
4、合同签订
5、设计变更及现场签证
6、合同付款
7、工程竣工决算
内容：
1.工程预算的编制
1.1编制依据
1.1.1施工图：
指经过会审的施工图及技术核定资料，包括所附的文字说明。
有关的通用图集或标准图集。
1.1.2施工组织设计（施工方案）：
施工组织设计是确定单位工程进度计划，施工方法和主要技术措施及施工现场平面布置等内容的文件。
1.1.3国家颁发的现行预算定额、地区材料预算价格、人工工资标准、施工机械台班使用费定额和其他有关费用标准，以及地区单位估价表、地区综合计价定额。
1.1.4工程合同或协议书：
工程合同与协议书，使预算明确工程承包的界线与范围、双方的责任和权利、材料设备的供应与使用等。
1.2职责权限
1.2.1预算合约部对已有的工程资料认真研究，并到工程项目现场了解实际施工工艺及做法，依据工程资料、技术规范和计价定额编制工程项目预算书。
1.2.2若由造价咨询单位来完成工程项目预算的编制工作，则由预算合约部对编制的工程项目预算书进行审核。
1.2.3相关专业工程师或分管领导从技术和套价是否合理、工程量是否准确等方面，针对项目工程预算书进行专业分析，工程项目预算书编制完成后报公司副总经理、总经理审批，再由财务部查验，送报相关资料于预算合约部进行预算工作。
2.工程结算的编制
2.1编制依据
2.1.1施工单位制作的结算书
2.1.2招标相关文件
2.1.3工程施工总、分包合同、补充合同或施工协议书
2.1.4施工图纸
2.1.5图纸会审纪要、各项工程变更文件及图纸
2.1.6各项工程现场签证及相应单据
2.1.7施工组织设计
2.1.8工程款支付及甲供材料支付统计记录
2.1.9其他对结算有影响的记录或单据
2.2职责权限
2.2.1工程项目结算书由预算合约部负责编制，项目管理单位须同步收集汇总自行存档的各项资料，并与施工单位提交资料进行核对，对施工单位结算书进行初审，无异议则作为编制工程项目结算书的依据，发现不符合结算原则之处，应要求施工单位重新编制并再次提交。
2.2.2若由造价咨询单位或项目分公司完成工程项目结算的编制工作，则由预算合约部或分公司提供结算相关资料，由预算合约部对编制的工程项目结算书进行审核。
2.2.3预算合约部会同财务部对工程项目结算书相关经济指标进行确认，由预算合约部出具工程造价测算单，交由公司副总经理、总经理审定。
2.2.4将经副总经理、总经理审定的工程造价测算单交予施工单位确认后，预算合约部出具内部核定单和结算单，经副总经理、总经理审批后与施工单位签字生效。
2.2.5结算单由预算合约部存档。
若有异议则预算合约部重新编制，直至审批通过。
3.对预结算编审人员要求
3.1合同预算、工程及其他相关预结算编审人员，应当加强合同预算、造价管理等方面知识的学习，提高工作责任心，加强成本控制意识，做好各项基础工作，维护企业、项目的合法利益。
3.2工程技术人员应当加强工程量统计规则等方面知识的学习，树立强烈的经济观念，做好工程量的统计和审核工作，尤其是实际工程量和材料计划。
3.3审核人员在审核供方编制的结算过程中应当做到既合法又合理，按合同约定办事。
3.4在审核过程中如发现供方编制的结算中有漏算、少算现象，应当在内部了解、现场实际调查确凿的基础上及时通知该结算编制人，根据实际情况和相关约定予以补正。
3.5预算合约部对工程预结算工作卓越者将给予鼓励和嘉奖。
凡因工程预结算工作不负责任，造成项目（企业）损失的，或消极工作影响预结算正常进行，影响企业形象的，预算合约部将根据具体情况，对有关人员给予一定的经济处罚。
四、合同管理制度
目的：
为了加强对合同的管理，明确工作职责和管理权限，维护合同的合法性和严肃性，依据《中华人民共和国合同法》及其他相关法规的规定，结合公司的实际情况，特制定本制度。
适用范围：
本制度所称的合同，是指公司与其他法人、自然人或组织之间采取书面形式订立的，具有法律约束力的合同、协议、备忘录及有关修改前述文件的文书、图表、传真等各类合同文件，以及具有合同性质的意向书、协议书等其他书面文件。
内容：
本制度所称的合同管理，是指公司及公司职能部门依法订立、变更、解除、转让、履行、终止以及审查、监督、归档、控制等一系列管理行为的总称。
本制度适用于以本公司名义所签定的一切合同、协议、以及相关的要约、承诺等法律文书。
1.职责和权限
1.1预算合约部根据经营部招投标情况，负责工程施工合同及内部承包合同的管理和签订，以及对外所有工程合同的归档、保管、传递、报批。
1.2公司其他职能部门依据本部门工作职责，负责相应合同的管理和签订，并报行政人力资源部存档。
1.3指定专人保管合同文本，未经公司（执行）总经理或分管副总书面同意不得擅自借出。
1.4贯彻执行国家有关合同及合同管理的法律、法规等有关规定。
1.5参与管辖范围内合同的论证、起草、谈判和签订工作。
1.6对管辖范围内合同履行情况进行监督和指导。
2.对合同管理人员要求
2.1协助合同承办人员依法签订、变更、解除合同；
2.2检查合同履行情况，制止不合法律规定的合同行为；
2.3负责登记合同台帐，建立合同档案；
2.4依法参与合同纠纷的调解、仲裁、诉讼活动等。
2.5合同谈判必须有公司领导（或授权）、相关部门负责人及有关人员至少2人以上共同参与，个人不得直接与对方谈判合同。
3.合同签订与审核
3.1合同正式签订前，必须依据《合同审批表》（附后）由公司领导、相关职能部门经理等，依其工作职责对合同文本进行评审，共同做好合同管理工作。
3.2合同采用书面形式。
根据种类和内容尽量选用规定的示范、推荐文本；如不适用可自行拟定合同，拟定合同原则上应具备以下条款：
（一）当事人的名称或者姓名和住址；
（二）标的；
（三）数量；
（四）质量；
（五）价款或者报酬；
（六）履行期限、地点和方式；
（七）违约责任；
（八）解决争议的方法；
（九）其他约定事项等。
3.3除合同履行处在我方所在地外，签约时应将协议、合同写入由我方所在地人民法院管辖。
3.4合同的签订必须由预算合约部审查对方当事人的主体资格、资信情况、履约能力，《法定代表人身份证明书》、《授权委托书》、《营业执照》等有关文件，对方资信不明的，应要求对方提供相应的担保，否则不能与之签订合同。
3.5合同必须由公司法定代表人或者授权的委托代理人签订，其他人员无权办理：
3.5.1委托代理人签订合同的,原则上须由法定代表人签发《授权委托书》,加盖公司公章。
3.5.2委托代理人代表公司签订合同,必须在授权范围及期限内行使代理权,禁止越权代理，否则所签订的合同无效。
3.5.3委托代理人履行如下职责：
1、在授权范围内负责谈判和签订合同；
2、对签订的合同的可行性、真实性、有利性负责；
3、对须报请上级审批的合同,办理申报手续,提出本人意见并对本人意见负责；
4、对签订的合同的全面履行具体负责;履行中发现问题应及时上报,并负责妥善处理合同纠纷或协助有关部门处理；
5、保管本人签订和负责履行的合同的一切资料，合同履行后应及时将资料送交行政人力资源部归档保管。
3.6《授权委托书》只限本人在签订合同时使用,不得涂改、转借和代作他用。
3.7委托代理人因工作调动或退休的,法定代表人应通知综合部及时收回《授权委托书》。
3.8委托代理人实施损害本单位合法权益的行为或不再适宜担任委托代理人的,法定代表人有权随时终止委托代理关系。
4.合同的履行、变更、解除和纠纷的处理
4.1合同生效后应当全面履行。
合同履行完毕的标准，应以合同条款或法律规定为准，没有合同条款或法律规定的，一般应以物资交清，工程竣工并验收合格、价款结清、无遗留交涉手续等为准。
4.2合同管理部门要适时了解合同履行情况。
如合同不能履行，应依法及时采取措施，避免或减少损失。
遇有不可抗力等影响合同履行时，应当及时以书面形式通知对方，并妥善保存有关资料和证据。
4.3发现对方不履行或不完全履行合同时，合同管理和执行部门除书面催促对方继续履行外，应当立即将对方情况及时报告公司分管领导或执行总经理，以便采取相应措施。
4.4有确切证据证明对方有下列情况之一的，须及时向公司领导报告或提出中止合同履行：
（一）经营状况严重恶化；
（二）转移财产、抽逃资金以避免债务；
（三）丧失商业信誉；
（四）有丧失或者可能丧失履行债务能力的其他情况；
（五）其他严重违约导致合同无法正常履行等。
4.5对中止履行合同的，应当及时通知对方。
中止履行后对方在合同期限内未恢复履行能力的，可以依法解除合同。
4.6当事人可以依法变更合同。
当我方需要变更合同时，应书面通知对方，说明理由并取得对方同意，签订变更协议；对方要求变更合同时，如果同意变更亦应签订变更协议；如果不同意变更，应立即书面通知对方。
因变更合同造成我方损失的，应当向对方提出索赔。
4.7当事人可以依法解除合同。
当需要解除合同时，应书面通知对方并说明理由；当接到对方要求解除合同的通知时，应立即回复对方，表明我方意见。
因解除合同造成我方损失的，应向对方提出索赔；发生合同纠份的，应按我国《合同法》等有关法律法规和本制度规定妥善处理。
5.合同档案管理
5.1合同档案的范围包括合同文本、与合同有关的资信状况调查、谈判纪要、意向书、公证书、担保书、授权委托书、往来文书、信函、电报、传真、电话记录、视听资料、图形、照片以及其它各种相关凭证等。
5.2归档的书面合同及附件，由预算合约部、综合部、法务专员分别保存原件；其他相关部门原则上提供复印件，特殊情况需要原件的须于合同签订前告知合同签订部门。
5.3合同订立后，须于10日内完成对合同文本和有关材料的整理和立卷工作,并妥善保管,防止丢失损毁；在合同履行完毕10日内,负责将合同文本及有关材料的卷宗归档保管。
5.4合同档案管理其他规定：
一般合同档案保存为10年,重大合同档案应当永久保存。
借阅和复制合同档案必须按规定办理手续,严防丢失。
未经审核或未按审核意见修改的合同，不得送交法定代表人或委托代表人签字，不得盖章，财务部不得拨款结算。
6.合同监督检查
6.1合同监督检查是促进企业管理工作规范化的重要手段,公司领导要组织有关人员定期、不定期检查并考核合同成本部合同管理情况,确保合同依法订立和顺利履行,防范合同纠纷。
6.2合同监督检查的主要内容有：
6.2.1合同管理制度实施情况；
6.2.2合同管理台帐及档案建立情况；
6.2.3合同签订与履行情况；
6.2.4合同纠纷处理情况；
6.2.5合同管理人员的教育培训情况等。
6.3履行监督检查职责时,受检查部门要如实提供与检查事项有关的资料,并对有关检查事项涉及的问题作出解释和说明。
6.4公司根据检查情况,有权对受检查部门作出处理:
对在订立、履行合同和合同管理工作中,违反本办法造成经济损失部门和个人,追究其相应的责任；对在合同管理工作中存在问题的部门和个人,给予通报批评或相应经济处罚及行政处分；对在合同管理工作中成绩显著或为企业避免、挽回经济损失的单位和个人,按有关规定给予表彰或奖励。
6.5预算合约部最后根据检查情况，制作合作方名册，整理出合作较好的单位，便于下个项目继续合作。
7.附则
本制度自公布之日起试行，解释权归公司预算合约部。
附件：
工程类合同范本
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