Net集团办公自动化系统客户源需求样本.docx
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Net集团办公自动化系统客户源需求样本
XX集团办公自动化系统
详细设计书
设计人员：
杨航
大连贤达科技有限公司
2009年9月
目录
第1章总体目标2
1.1大连XX集团办公自动化系统建设现状2
1.2建设总体目标2
第2章系统建设主要任务3
2.1建设办公自动化平台3
2.2建设和办公平台相一致，无缝集成的门户网站4
2.3建设办公平台信息安全保障体系4
2.4打造办公平台的开发接口4
第3章主要技术指标4
3.1技术路线4
3.1.1Microsoft.Net技术框架5
3.1.2XML技术5
3.1.3webservices技术5
3.1.4多层技术框架6
第4章系统设计方案7
4.1设计目标7
4.2设计原则7
4.3办公自动化系统详细设计描述10
4.3.1个人工作台（即时提醒）10
4.3.3公文系统11
4.3.4工作流管理18
4.3.5电子邮件19
4.3.6协同办公支撑平台19
4.3.7资源管理24
4.3.8总务管理25
4.3.9文件档案管理25
4.3.12系统管理26
4.3.13标准二次开发接口描述27
4.4加装模块介绍28
4.4.1手机短信模块28
4.4.2安全身份认证29
第5章主要技术指标30
5.1标准规范体系设计30
5.2办公自动化系统设计规范31
5.3信息安全体系设计31
5.4组织实施与运行管理体系设计31
5.5软件运行的硬件要求32
第6章售后服务体系33
第1章总体目标
1.1大连XX集团办公自动化系统建设现状
大连XX集团下属大连XX公路建设有限公司、大连XX汽车有限公司、大连宏骏汽车销售服务有限公司、大连浩博汽车销售服务有限公司、盘锦宏骏汽车销售服务有限公司、大连XX汽车租赁有限公司等多家子公司。
公司业务范围涉及公路建设、设备租赁、汽车销售和售后服务、汽车租赁、二手车置换和交易、房地产、投融资等领域，是集实业和投融资于一体的多元化集团公司。
大连XX集团已经建立了自己的门户网站，基本实现了对外的信息整合。
对于集团的对内的协调化管理，还没有形成统一的办公平台。
办公系统的目标全面整合企业内外信息资源，规范审批流程和审批工作，切实达到全面的办公自动化。
1.2建设总体目标
为进一步提高大连XX集团的管理水平；加强和规范大连XX集团的行政管理工作；进一步提高工作效率；根据大连XX集团办公自动化系统的规划和实施要求；建设一个具有跨平台、高水平、功能完整的办公自动化系统。
达到以下建设目标：
◆ 建立高效率的协同办公平台
◆ 建立和办公平台相一致，无缝集成的门户网站
◆ 实现企业资源整合；
◆ 规范业务流程、支持领导决策；
◆ 为今后的若干系统建设提供统一的门户、提供操作平台；
◆ 整体提升企业核心竞争力。
第2章系统建设主要任务
2.1建设办公自动化平台
本平台依托大连XX集团内部局域网和对外的互联网，面向大连XX集团各个部门以及省内及各分支机构的用户，是大连XX集团内部办公人员的日常办公平台窗口。
提供其日常办公的信息提醒、信息发布、内部通知公告、部门间协作、公司知识积累以及工作动态查询、督办查办、内部电子邮件以及内部交流等模块的功能。
并实现对于大连XX集团信息资源的整合。
本平台是针对大连XX集团的管理流程，设计而成的一套方便、稳定、实用的协同办公平台。
其中包括
（1）工作即时提醒；
（2）请示报告收发及审批管理；（3）信息发布及消息系统；（4）内部邮件及即时交流（5）部门及员工协作（6）系统综合控制管理（7）工作督察督办（8）公文处理。
其界面友好、管理结构严谨，充分担当起了使机构中复杂、繁琐的事务变得自动、流程化、数字化的任务，大大提高了单位各部门的工作效率。
并对大连XX集团的各种日常事务进行条理化、规范化的处理，以公司管理日常工作流程为核心，结合文件流、信息库，达到了流程适用，责任明确，处理过程透明，安全易用，功能完备，运行稳定，操作规范，可拓展性强的效果。
2.2建设和办公平台相一致，无缝集成的门户网站
办公系统预留打造门户网站和办公自动化系统统一接口，实现相关数据的实时使用，避免数据孤岛，切实实现企业管理信息化的统一性。
2.3建设办公平台信息安全保障体系
提供可行的安全策略和加密手段，以先进的技术严格控制用户权限。
通过完善密码验证与登录验证机制加强了系统安全性，避免数据泄漏，保护系统数据安全。
建立文件修改留痕功能，保证文件修改的安全性。
每个用户的修改自动进行颜色区分，清晰保留整个流转过程中的修改过程，同时记录对文档所有操作人员和时间，保证历史操作的可追溯性。
使大连XX集团的整个办公自动化系统的安全性，可靠性更加完善。
2.4打造办公平台的开发接口
考虑到大连XX集团的实际业务需要，结合目前大连XX集团的组织机构实际情况，打造办公平台统本身可以重复利用的二次开发接口，通过这些接口可以为以后在办公自动化系统中整合其他信息系统的业务数据以及为大连XX集团的后续发展对系统的深化和拓展要求打下良好的基础，切实保护大连XX集团在本次办公自动化系统中的投资。
第3章主要技术指标
3.1技术路线
总体技术路线是：
以复杂适应理论为指导，构件技术为核心，贯彻先进的软件开发过程管理模式，采用技术、产品、应用、服务相结合的方式，集成国际优秀的系统平台软件和应用平台软件，开发一套完备的信息化工程项目。
在技术实现上，系统基于Microsoft.Net技术框架、XML技术、WebServices技术进行建设，采用应用构件和可复用技术，面向系统整体需求，分析系统内部的各要素如用户、数据、表现、权限等，针对各要素开发系列可自我管理、自我扩展的管理构件平台，并最终形成可集成、可搭建、可维护、可扩展、高安全、高性能、高质量的信息化系统。
3.1.1Microsoft.Net技术框架
Microsoft.NET技术框架是一个新的开发平台，它为局域网（LAN）和Internet上的分布式企业应用提供了一致和有效的支持。
该平台的关键特性包括：
✓统一的、语言无关的、面向对象开发环境，充分利用开发者已有的编程知识
✓无冲突软件部署，避免组件的版本冲突
✓丰富的可执行模式，与存储位置无关，组件可以在本地存储执行，或者远程存储本地执行，或者在Internet上远程存储执行
✓安全代码执行，具有高级安全设置以满足现代组织的安全需求
✓Windows和Web应用程序具有统一的编程环境
✓通过在各自环境中高效的代码编译提升Windows和Web应用程序的执行性能
✓兼容的通信标准，确保.NET应用程序可以与其它应用程序和其它平台的应用程序共存和集成
3.1.2XML技术
任何一项新技术的产生都是有其需求背景的，xml的诞生是在html遇到不可克服的困难之后，近年来，html在许多复杂的web应用中遇到了问题，要彻底解决这些问题，必须用功能强大的xml替代html作为web页面的书写工作。
xml有利于信息的表达和结构化组织，从而使数据搜索更有效；xml可以使用url别名是web的维护更方便，也是web的应用更稳定；xml可以使数据签名是web的应用更广阔得拓展到安全保密领域。
可以认为未来的web书写工具必定是xml。
而xml的广泛应用必然能推动web的不断发展，从而开创web应用的新时代。
xml可以让信息提供者根据需要，自行定义标记及属性名，结构化地描述信息内容，因此赋予了应用软件强大的灵活性，为开发者和用户带来了许多好处。
3.1.3webservices技术
Webservices是为了让地理上分布在不同区域的计算机和设备一起工作，以便为用户提供各种各样的服务。
用户可以控制要获取信息的内容、时间、方式，而不必像现在这样在无数个信息孤岛中浏览，去寻找自己所需要的信息。
利用Webservices，公司和个人能够迅速且廉价地通过外网向全球用户提供服务，建立全球范围的联系，在广泛的范围内寻找可能的合作伙伴。
随着Web服务技术的发展和运用，我们目前所进行的开发和使用应用程序的信息处理活动将过渡到开发和使用Webservices。
将来，Webservices将取代应用程序成为Web上的基本开发和应用实体。
Webservices技术的应用集成是业务集成技术上的一次重要的变化，被认为是新一代的应用集成技术。
集成的对象是一个个的Webservices或者是封装成Webservices的业务处理。
3.1.4多层技术框架
为了满足系统在技术要求具有业务变化的适应性、高度的安全性、大容量数据存储处理等特点，因而在系统的技术框架中采用四层架构，利用中间件技术，把系统技术框架分为信息访问、表示逻辑、业务逻辑和数据资源四个层次（服务器端的三层结构）。
四层结构有利于软件维护及系统管理。
同时，将客户端与数据库隔离起来，客户端无权限直接访问数据库，有利于安全管理，可有效防止恶意攻击。
还可以利用中间件的安全管理特性进一步加强权限控制管理。
信息访问为第一层：
包括办公人员各级用户使用台式机、便携电脑、手机、PDA等访问表示逻辑层，其中手机、PDA为系统以后的扩展功能（可以通过手机、PDA查询）。
表示逻辑为第二层：
它的主要功能是实现用户交互和数据表示，为以后的处理收集数据，向第三层的业务逻辑请求调用核心服务处理，并显示处理结果。
业务逻辑为第三层：
由大量的业务构件（组件）组成，这些构件由应用服务器管理，实现核心业务逻辑服务并将这些服务按名字广播，管理并接受客户的服务请求，向资源管理器提交数据操作请求，并将处理结果返回请求者——即客户或其他服务器。
数据资源为第四层：
包括数据、视图、存储过程和各种文件（如多媒体文件）等，负责管理整个系统的数据资源，完成数据操作。
四层技术框架示意图如下所示：
第4章系统设计方案
4.1设计目标
实现大连XX集团的各部门人员的协同工作，在企业办公事务的各个方面为公司领导提供决策支持，并为今后的若干系统建设提供统一的门户、提供操作平台，所有用户都要通过此系统然后调用其它系统完成日常的工作，此系统也应该为其他系统提供必要的数据接口以便今后的数据交换。
本项目采用合理、层次分明、先进、经过多次实践证明的技术架构，确保业务工作的无限扩充和持续升级；优化各类基础数据和专业数据的存储和传输、流程逻辑的执行和访问。
4.2设计原则
一、高可用性原则
根据我们对本项目的理解，为保证系统的高可用性，我们将从四个角度进行系统设计，并贯彻于系统设计的始终。
1、面向业务功能设计
系统设计基于当前业务需求，同时充分考虑目前系统现状与未来发展，分析需求、现状、发展三者之间的关联，定位系统的开发范围，使系统衔接过去、满足当前、适应发展。
2、面向组织架构设计
系统的用户是谁？
各层次用户拥有的角色有哪些？
我们对各种角色的用户提供怎样的功能？
3、面向稳定运行设计
保证系统运行稳定，有很强的防错、抗错能力。
有很强的故障恢复和应急措施，使系统核心功能不间断地正常运行。
4、模块化设计
本系统全面采用模型组件来构建各业务功能。
整个系统由多个模块组件搭建，各模块之间以松藕合原则设计，减少由于独立模块内功能需求的改变而影响其他功能模块功能使用的现象。
二、安全性原则
这里主要考虑应用系统的安全，表现在以下四个方面：
1、操作权限管理原则
本系统基于多层授权搭建，系统管理员可以将各业务模块权限逐级下放，解决了系统管理员单点授权的瓶颈问题。
权限可支持按照人员、部门、职位、级别以及自定义条件进行权限的分配，同时对于每个权限角色的数据范围权限进行了严格的控制，可以有效解决在系统管理中经常遇到的功能及数据范围控制问题。
详尽的操作日志自动记录功能，可以准确反映所有用户的操作轨迹，最大程度满足用户对于系统权限的设置要求。
2、安全身份管理机制
本系统用户采用数据加密方式存储，同时可根据用户要求扩展基于硬件手段的安全身份认证模块，有效解决了由于口令外泄所带来的安全隐患问题。
3、数据加密存储机制
本系统由数据库底层入手解决数据安全问题，通过对系统后台数据整体进行加密设计实现，对于关键信息内容采用严格加密算法保存，彻底避免了由于数据服务器控制方面带来的信息外泄问题。
4、数据备份恢复机制
本系统所提供的高效数据备份恢复功能，使系统备份数据在物理上分散保存,即使硬件系统遭受毁灭性打击，也可在最短时间内恢复软件系统正常运行，真正做到万无一失。
三、可靠性原则
系统可靠性从四个层面保证：
1、网络保证；
2、主机和系统软件保证；
3、应用系统保证，从应用系统的运行监控，异常和错误处理；
4、数据的备份和恢复保证。
四、可扩展性原则
我们将从三个方面考虑可扩展性：
1、在应用软件结构上采用多层平台设计，分别支持应用系统的横向扩展和业务系统的功能扩展；
2、系统模块化设计，可根据需要拆接、组合，系统模块及应用模块的设计开发应尽可能为后续的功能预留对外接口。
3、在系统设计上，各接口全部支持XML标准，采用XML语言为实现电子政务系统之间的有效对接提供了具有可扩展性的、统一的接口标准。
五、可定制原则
为减少系统增加业务的难度，通过设计应用功能扩展工具来提供业务功能定制。
业务功能的定制从以下三个方面进行保证：
1、系统设计采用结构合理的多层架构，将系统的应用服务集中管理；
2、系统设计采用构件技术，在应用构件的基础上，搭建业务系统；
3、灵活设计业务数据模型，能适应办公应用的扩展。
4、强大的自定义功能：
在充分总结大连XX集团装饰工程公司需求的基础上，本系统针对加强用户个性化定义支持方面进行了大量改进，从权限、流程、表单、信息格式等多个方面提供自定义支持，100余项自定义参数设置功能，最大程度地保证了办公系统对于用户业务个性化需求的满足。
六、易维护性原则
由于系统以B/S结构来部署，所以对于客户端基本不需要维护，对服务器段，主要从三个层面保证：
1、系统的维护（系统服务维护、系统数据维护）均提供相应的维护工具；
2、应用系统通过统一的管理界面，清晰的管理向导，简化系统的维护难度；
3、良好的人机操作界面，用户可以方便快捷地查找到自己所需的信息。
确保系统的所有用户都能够获得个性化的、人性化的操作平台，简单、方便、容易学习和使用。
七、实用性原则
系统的实用性，我们将从以下四个方面考虑：
1、方案设计要符合系统总体规划的要求和设计原则，以满足项目规划功能需求为基本前提。
2、尽量节省经费的投入；
3、充分利用成熟的技术，避免盲目追求最新技术；
4、防止因应用系统在设计上的缺陷而造成系统处理能力不足；
5、采用多种技术，尽量减少用户手工录入。
八、先进性原则
大连XX集团办公自动化系统的先进性，我们将从以下四个方面考虑：
1、系统设计有前瞻性、先进性、成熟性以及可扩展性，符合当今社会信息化发展的新潮流；
2、采用目前流行的多层结构设计，以成熟的开发方式，保证系统的先进性和成熟性；
3、设计时充分考虑到信息处理的海量数据问题，对于海量数据实现了所需数据的瞬间抓取技术，使得系统在运行初期和运行后期的响应速度没有明显的区别。
4、保证系统能够适应现代技术的未来发展。
4.3办公自动化系统详细设计描述
4.3.1个人工作台（即时提醒）
办公系统提供的个人工作台为系统登录后的首个办公页面，该页面上分布了不同的信息版块，分别包括了“待办公文”、“待阅读的通知”、“待阅读的新邮件”、“其他待办事宜”。
在每个版块中直接列出最新待办文件以及相应信息的标题，直接点击标题可进入详细的办理或者信息显示页面，即可完成批示、审批、审阅的工作，操作简单快捷。
办理完成后，信息由个人工作台自动转入已办理类别，不再在个人工作台显示。
为保证用户可以更实时，更快捷地接收文件办理的通知，办公系统还将各种提醒信息同即时通讯客户端程序（驰傲集团办公信使）进行了绑定，客户端无需登录到办公系统的Web页面，即可通过信使获取各类提醒信息。
信使支持动画、声音等多种人性化方式来提示用户。
通过选用办公系统所提供的手机短信功能，更能够支持各类信息的移动提醒功能，即使用户不在办公室或者单位，同样可以在第一时间收到办公系统的各类提醒消息，只需要通过移动办公设备直接登录办公系统即可完成相应文件的办理，提高工作效率。
另外，个人桌面的版面布局支持个人自定义和系统自定义，每位登录到办公平台的用户可以根据自己的工作性质以及个人喜好将与个人办公联系最紧密的信息放置于桌面最显眼的位置。
同时，个人桌面各版块中的信息还支持按照时间、信息栏目作为过滤条件来选择性地显示信息内容。
支持滚动显示。
4.3.3公文系统
公文流转是用户单位日常办公活动中的重要组成部分，用于处理企业内外部的各种公文信息，利用计算机网络的高速迅捷和计算机控制的严格准确性实现公文的标准化、流程化处理。
办公平台的公文管理模块完全按照国家有关公文标准管理规范进行设计实现，相对于传统公文处理而言，在很大程度上提高了公文处理效率和准确性，用户操作简便易行，同时大大降低了公文管理人员的日常工作强度，使枯燥的公文管理变的轻松高效。
主要功能：
发文管理、收文管理、公文办理（批阅）、催办督办、公文归档、统计查询、发文/收文单定义、发文/收文流程定义
功能特点：
Ø收发文文件格式自定义设置
Ø支持处理流程自定义设置
Ø支持文件模版自定义设置
Ø支持修改痕迹保留功能
Ø支持正文副本管理
Ø支持移交代理、跳转办理
Ø支持公章管理
Ø支持手写批注功能
Ø支持手写签名
Ø支持自定义查询统计格式
1、收文管理
收文管理是处理所有外部来文的电子化入口，完成收文所涉及的一系列操作：
来文、签收拆封、登记、拟办、办理结果反馈、归档、相关单位查询公文等。
收文管理的流程一般为：
收发员登记来文，转至部门对来文提出拟办意见，转至总经理批阅、签署意见，再转至收发员，收发员根据总经理阅批意见将公文转发至分管领导或相关部门；分管领导批阅来文、签署意见，将公文转至收发员，收发员根据领导意见将公文转至相关部门负责人，或直接结束流程将公文分发、归档；部门负责人收到来文应签署办理意见，由收发员将公文分发、归档，流程结束。
通过办公系统提供的表单和流程和定义，轻松实现以上表单内容和流程的需求，以下是办公系统能够对于收文管理的实现描述。
（1）来文登记。
登记人通过系统定义好的收文登记单填写各项内容并录入正文，一般主要包括来文日期、序号、来文单位、发文字号、文件标题、缓急、批办意见、承办（主办）单位、分转日期及签收人、催办情况等信息栏目。
如果信息栏目随着办公需求的不断变化需要调整，可以随时通过系统提供的表单定义功能来调整收文登记单的信息内容项和格式项。
对于不同类型的公文，系统支持采用不同的公文接收方式：
电子公文可以通过系统的协同支撑平台，例如直接以电子邮件的方式接收；纸介质公文利用扫描技术将其转化为电子形式后，可以通过收文单的附件上传后，附在收文单上。
（2）批示意见。
相关环节或者领导可以对需要办理的文件按照系统定义好的流程来批示意见，系统支持键盘录入文字意见，这些意见在多人签署后，会自动在意见后面附上意见签署人、签署部门以及签署时间等。
除此之外，批示意见还支持领导通过手写笔录入意见，无需键盘操作，手写意见录入后，将保留签署人的原始笔迹，不会转换为计算机文字，相关环节的办理人员都可随时查询意见的内容。
（3）提交处理。
当前处理人完成后，通过系统事先定义好的流程可以支持自动流转到下一环节或者相关处理人，也同时支持由当前处理人选择下一环节和下一处理人，提交给后续环节处理。
（4）办文记录。
各个环节办理文件的用户可将流经自己的收文复制为部门档案或个人档案，每个部门的档案都相互独立，XX不能跨部门访问。
（5）文件跳转。
在碰到特殊情况时，例如，由于某各环节的处理人由于实际的客观原因无法对文件进行处理，管理员可以通过该功能将流转中的文件跳转到流程中的上一环节、下一环节或者任意一环节重新处理。
提高文件流转的整体效率
（6）文件归档。
已完成的文件归入档案管理模块，形成真正的电子档案。
（7）文件管理。
系统能对整个工作流程进行实时跟踪监控并及时记录审核修改信息。
能够按照办公有关规定，显示公文在其办理过程中所处的地点、状态，以便采取相应的统计、分析、催办等处理措施。
系统不允许操作人员删除系统的任何文档，只有系统管理员才有权限删除文件,避免了使用人员误删除文件造成数据丢失。
图形化界面了解文件办理进行到那个环节，已办、正办以及未办环节方便查询
列表方式的办理轨迹一目了然了解文件办理的所有详细情况，包括文件来源、文件实际办理人、接收时间、办理时间、办理状态以及办理结果等信息一个都不缺。
2、发文管理
同收文管理一样，公文系统提供强大的发文管理，主要完成发文所涉及的一系列操作，例如：
拟稿、流转、审批、签发、办理、发送、归档等。
通过，发文的流程定义，可以轻松实现发文流程为：
拟稿人拟写文稿，发起流程，转至部门负责人，部门负责人审阅、修改文稿并签署意见，根据情况返回给拟稿人或提交分管领导，分管领导审阅、修改文稿并签署意见，根据情况返回给部门负责人或转至总经理，总经理审阅、修改文稿并签署意见，根据情况返回给部门负责人或通过审批，通过审批的文件转至拟稿人，拟稿人将需要成文的稿件转至收发员，收发员分发公文并归档，流程结束。
以下是办公系统按照上述定义的流程，对于发文管理的实现描述：
（1）拟稿。
通过发文登记，选择相应的发文单和流程即可录入发文信息。
发文单的格式和所需信息内容项随时可以通过系统的发文单定义功能来完成定义。
（2）批示意见。
相关环节或者领导可以对需要办理的文件按照系统定义好的流程来批示意见，系统支持键盘录入文字意见，这些意见在多人签署后，会自动在意见后面附上意见签署人、签署部门以及签署时间等。
除此之外，批示意见还支持领导通过手写笔录入意见，无需键盘操作，手写意见录入后，将保留签署人的原始笔迹，不会转换为计算机文字，相关环节的办理人员都可随时查询意见的内容。
（3）提交处理。
当前处理人完成后可按既定的流程提交给后续环节处理，也可选择下一步骤和下一处理人。
应支持单一审批、多人并行审批、多人顺序审批、多人审批一人认可即生效和主办、协办阅批的组合审批模式。
（4）保留修改痕迹。
所有人对正文的修改都可以按不同的颜色保留痕迹，用户查看时可以选择保留痕迹的查看方式和合并成正式文本的查看方式。
强大的正文功能支持，可以轻松撰写符合国家所有公文标准格式的正文
对于文件在流转中任意环节对正文做除的任何修改，都将由系统自动保留修改痕迹。
（5）文件退回或者撤消。
相关环节办理人或者领导可以根据文件需要修改程度，决定是否将文件退回（返回上一环节）或者撤消。
（6）文件跳转。
在碰到特殊情况时，例如，由于某各环节的处理人由于实际的客观原因无法对文件进行处理，管理员可以通过该功能将流转中的文件跳转到流程中的上一环节、下一环节或者任意一环节重新处理。
提高文件流转的整体效率
（7）文件归档。
已完成的文件归入档案管理模块，形成真正的电子档案。
（8）文件管理。
系统能对整个工作流程进行实时跟踪监控并及时记录审核修改信息。
能够按照办公有关规定，显示公文在其办理过程中所处的地点、状态，以便采取相应的统计、分析、催办等处理措施。
系统不允许操作人员删除系统的任何文档，只有系统管理员才有权限删除文件,避免了
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