企业秘书工作手册.docx

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企业秘书工作手册

秘

书

工

作

细

则

附件1：

秘书工作流程

会议管理制度

一、会议审核表

注意要点

开会的目的

本次的会议是否实际需要？

（是否只是流于形式的例行会议？

有没有其他更好的解决方法？

开会的目的是否明确？

设定要项方面

开会的时机、时间是否妥当？

开会的场所是否恰当？

所邀集的与会人员是否恰当？

开会通知方面

是否对于与会人员确实通知妥当了？

对于开会的主旨、议题是否确实通知与会人员？

是否事先通知与会人员应当事先就议题做好准备呢？

是否通知与会人员事先备妥有关的资料呢？

会议的准备方面

是否事先拟就议题的进行顺序及时间的分配呢？

事前是否应当分发参考资料呢？

是否已经做了应变的准备呢？

是否安排好会议的记录呢？

是否必须用到幻灯机或录像机等的机械设备呢？

邀集与会人员的选定标准

·对于该项议题确实身有感触者

·对于该项议题确实握有资料、学有专精并饶有经验者

·本次会议的结论将会对其有所影响者

·　邀其与会参与发言讲座的好处要比因该员出席会议而致工作停顿所造成的损失来得更大者

会议计划表

年度会议活动计划表

会议名称

细节项目

开会次数

开会日期

开会时间

会议目的及宗旨

与会人员

司仪

主席

会议召集单位

会议记录

总务

与会者应备资料

会场标示资料

日前或事前的分发资料

会议工作细节审核一览表

工作项目

查核

工作项目

1．活动的主旨

2．活动的规范

3．预算

4．招待对象的层次

5．总参加人数（查对邀请回函）

6．活动日期及时间（注意是否与其他同业的活动撞档？

）

7．活动日数

8．筹备单位

9．活动的负责人

10．活动作业分工明细

11．会场的预订

主会场

开会场地

洽谈室

展示场

来宾休息室

主办单位休息室（干事、办事员）

演艺人员休息室

12．制作来宾名册

姓名、地址、公司名称、电话、职衔等的核对

13．邀请函

信封

邀请卡

回函明信片

纪念品兑换券

停车券

指引地图

点心券

餐券

订制张数（多印20%的备份）

信封书写作业

投递作业承办员

投递日期（要以活动日期的二、三个星期前寄达对方为原则）

14．纪念品方面

纪念品的选定

决定包装纸

外包装书写作业

礼品题款作业

姓名书写作业

蝴蝶结装饰作业

雕冰花饰

胸花

礼品包装作业

订制数量（要多出20%的备份）

15．接送交通工具方面

飞机

火车

巴士

轿车

16．红包（给司机、演艺人员……的）

17．会场布置

18．宴会的形式

餐桌入座式

自助餐入座式

半人座式自助餐

鸡尾酒立食式自助餐

鸡尾酒会立食式

19．料理样式

法国料理

中国料理

各国料理大会串

路摊式、模拟餐馆式、餐台取食式、餐车服务式

20．雕冰（原色、彩色）

21．饮料

餐前酒

威士忌

鸡尾酒

啤酒（罐装或生啤酒）

饮料类

吧台

餐车

餐车女服务生

干杯用的酒类（国产酒或洋酒）

22．香烟方面

香烟

雪茄

品牌（国产或进口）

特别订做的烟盒

香烟摊女服务员

23．菜单的印制

24．花饰方面

花圈

花蓝

桌上花饰

旗袍

各国民族的衣着

工作项目

查核

工作项目

馈赠用花束

典礼台花饰

礼桌花饰

文字花饰

吊挂花饰

蜡烛

展示品饰花

礼花（献礼用）

25．园景制作

西式园景

东方园景

租借盆景

1观叶盆景

2观花盆景

茶几

遮阳伞

26．看板、标示板类

欢迎看板

大门看板

方向标式

专用停车场标示牌

受付处看板

会场入口处欢迎光临的拱门

典礼台看板

展示商品说明标示牌

会场内指引标示牌

社徽、商标看板

国旗、社旗、大会旗

27．拍照摄影方面

纪念照片

快照

记录摄影

拍立得照片（拍照女服务员）

28．选择桌子（选用圆桌或方桌）

29．座位顺序

桌面标示卡

桌面标示卡的书写作业

印制座位配置表

30．胸章、名牌方面

颜色、大小、种类的选定

公司名称、职衔、姓名的书写作业

31．女服务员着装方面

洋装

安排演艺人员、乐队

32．表演女郎

33．女性公关人员

34．住宿安排方面

安排来宾的住宿（套房、单人房、双人房）

主办人员住宿问题

演艺人员的住宿

预订房间

妥善分配房间

35．特设专用柜台

36．支付的负担范围（住宿、餐费、取用冰箱内的食物费用、电话费……）

37．安排用餐方面

住宿者的用餐事宜

来宾、司机的用餐问题

服务人员的用餐

演艺人员、乐队的用餐问题

38．活动行程方面

司仪开场白

主席致辞

来宾致辞

举杯同庆

余兴节目

朗读贺电

致谢辞

活动行程表的标示

活动行程表的书写工作

播放背景音乐

放映宣传影片、幻灯片

39．服务柜台的工作方面

来宾出缺席的确认

发放胸章

发放活动行程表

主席迎宾作业

引导来宾到休息室

发放座位牌

发放纪念品

接待大众传播人员

设置暂时电话

来宾签名纪念

40．表演节目的总预算方面

本单元的活动企划

节目策划及演出

节目执导

会场布置

工作项目

查核

工作项目

节目主持人

舞台灯光

1灯光设计

2灯光器材

舞台装备

1舞台灯光

主要舞台

特设舞台

回转舞台

舞池

凸出舞台

2舞台设计及设工

音响方面

1音响设计

2音响器材

立式麦克风

桌上型麦克风

无线电麦克风

录音机

音箱

放大器

3音响操作员

4录音

5现场侧录音

41．摸彩活动方面

摸彩方法

摸彩箱

摸彩券

摸彩服务员

奖品给付方法

1当场核发

2散场时核发

3送到家

4邮寄

42．演出节目的彩排

43．新的工厂、公司落成庆祝喜宴

停车场

收付柜台设置场地

向导、招待、解说人员

活动行程表

指引标示

说明标示牌

料理、饮料

服务人员

44．会场方面

会场布置

典礼台

讲台

讲师

制作人

幻灯机

放映幕

灯光布置

笔记用具

资料的分发

资料的披露

样品、试用品、展示品

麦克风

录音作业

同步翻译机

茶水点心（咖啡甜点）

用餐事宜

45．展示会方面

会场布置

演出计划

展示、装饰计划

邀请函、DM的制作

游艺节目

选定搬运公司

迁入计划（当天或前天）

装设计划（当日或前天）

1展示商品

2展示器具

3电气工程、安装工程

制服

解说体系

1海报

2说明书

3解说员

4说明标示牌

5实地表演

迁出计划（当天或隔天）

茶水点心

用餐问题

工作项目

查核

工作项目

茶水点心的招待

工厂、公司落成说明

接待记者采访人员

接送交通工具

联络有关官方机构

和邻居打招呼

装置临时电话

给水、排水的设备

电气、瓦斯的设备

冷暖器设备

桌椅

桌巾

照明设备

音响设备

游艺节目

纪念品

洽谈室

接待记者采访人员

46．服装

西装

燕尾服

制服

47．支付旅馆费用方面

支付的日期

汇款、前来收款、当天支付现金

出纳员

48．旅馆事务方面的承办员

主办人员

餐宴预约办事员

餐宴服务经办员

住宿服务经办员

预约订房经办员

企业会议管理制度

（一）总则

为改进作风，减少会议、缩短会议时间，提高会议质量，特制订本制度。

（二）会议分类及组织

第一条全厂归纳为四类：

1．厂级会议：

主要包括党政领导（扩大）会，全厂干部会、全厂班组长会、全厂赏大会、全厂团员大会、全厂职工大会，全厂技术人员会以及各种代表大会。

应分别报请党委或厂部批准后，由党、政、工、团等办事部门分别负责组织召开。

2．专业会议：

系全厂性的技术、业务综合会（如经营活动分析会、质量分析会、生产技术准备会、生产调度会、安全工作会等），由分管厂领导批准，主管业务科室负责组织。

3．系统和部门工作会：

各车间、科室、支部召开的工作会（如车间办工会、科务会、支部会、车间（科室）职工大会等）由各车间科室、持部领导决定召开并负责组织。

4．班组（小组）会：

由各党、工、团小组长或行政组长决定并主持召开。

第二条上级或外单位在我厂召开的会议（如现场会、报告会、办公会等）或厂际业务会（如联营洽谈会，用户座谈会等）一律由厂办受理安排，有关业务对口科室协作作好会务工作。

（三）会议安排

第三条例会的安排

为避免会议过多或重复，全厂正常性的会议一律纳入例会制，原则上要近例行规定的时间、地点、内容、组织召开。

例行会议安排如下：

1．行政技术会议

（1）厂长办公会：

研究、部署行政工作，讨论决定全厂行政工作重大问题。

（2）厂务会：

总结评价当月生产行政工作情况，安排布置下月工作任务。

（3）班组长以上干部大会（或全厂职大会）：

总结上季（半年、全年）工作情况、部署本季（半年、新年）工作任务，表彰奖励先进集体、个人。

（4）经营活动分析会：

汇报、分析工厂计划执行情况和经营活动成果，评价各方面的工作情况，肯定成绩，揭露矛盾，提出改进措施，不断提高工厂经济效益。

（5）质量分析会：

汇报、总结、上月产品质量情况，讨论分析质量事故（问题）、研究决定质量改进措施。

（6）安全工作会（含治安、消防工作）：

汇报总结前季安全生产、治安、消防工作情况，分析处理事故，检查分析事故隐患，研究确定安全防范措施。

（7）技术工作会（含生产技术准备会）

汇报、总结当月技术改造、新产品开发、科研、技术和日常生产技术准备工作计划完成情况，布置下月技术工作任务、研究确定解决有磁技术问题的措施方案。

（8）生产调度会：

调度、平衡生产进度、研究解决各车间科室不能自行解决的重大问题。

（9）科务会：

检查、总结、布置工作。

（11）班组会：

检查、总结、布置工作。

（12）班组（科室）班前会：

对先天工作进行讲评，布置当日工作任务和注意事项。

2．各类代表大会

（1）职工代表大会：

（2）车间（部门）职工大会（或职工代表小组会）：

（3）党员代表大会；

（4）团员代表大会；

（5）科协会员代表大会：

（6）企协会员代表大会：

3．民主管理会议：

（1）工厂管理委员会：

（2）厂长、党委书记、工会主度联度会：

（3）生产管理委员会：

（4）生活福利委员会：

4．论文、成果发布会。

（1）科协年会：

（2）企协年会：

（3）政治思想政治工作研究会年会：

（4）厂QC成果发布会：

（5）科技成果发布会：

（6）信息发布会：

（7）企管成果发布会：

第四条其他会议的安排：

凡涉及多个车间（科室）负责人参加的各种会议，均须于会议召开前XX经部门或分管厂领导批准后，分别报两办汇总，并由厂办统一安排，方可召开。

第五条厂办每周六应将全厂例会和各种临时会议，统一平衡编制会议计划并订了发到厂领导和各车间、科室及有关服务人员。

第六条凡厂办已列入会计计划的会议，如需改期，或遇特殊情况需安排新的其他会议时，召集单位应提前2天报请厂办调整会议计划。

未经厂办同意，任何人不得随便打乱正常会议计划。

第七条对于准备不充分、或重复性、或无多大作用的会议，厂办有权拒绝安排。

第八条对于参加人员相同、内容接近、时间相适的几个会议、厂办有权安排并召开。

第九条各部门会期必须服从全厂统一安排，各部门小会不应安排在全厂例会同期召开，（与会人员不发生时间上的冲突除外）应支持小会服从大会，局部服从整体的原则。

（四）会议的准备

第十条所有会议主持人和召集单位与会人员都应分别作好有磁准备工作。

（包括拟好会议议程、提案、汇报总结提纲，发言要点、工作计划草案、决议决定草案、落实会场、备好坐位、茶具茶水、奖品、纪念品，通知与会人等。

会议管理要领

（一）提高会议成效的要领

1．要严格遵守会议的开始时间。

2．要在开头就议题的要旨做一番简洁的说明。

3．要把会议事项的进行顺序与时间的分配预先告知与会者。

4．在会议进行中要注意如下事项：

（1）发言内容是否偏离了议题？

（2）发言内容是否出于个人的利害？

（3）是否全体人员都专心聆听发言呢？

（4）是否发言者过于集中于某些人呢？

（5）是否有从头到尾都没有发言过的人呢？

（6）是否某个人的发言过于冗长呢？

（7）发言的内容是否朝着结论推进呢？

5．应当引导在预定时间内做出结论。

6．在必须延长会议时间时，应取得大家的同意，并决定延长的时间。

7．应当把整理出来的结论交给全体人员表决确认。

8．应当把决议付诸实行的程序理出，加以确认。

（二）会议禁忌事项

1．发言时不可长篇大论，滔滔不绝（原则上以3分钟为限）

2．不可从头到尾沉默到底。

3．不可取用不正确的资料。

4．不要尽谈些期待性的预测。

5．不可做人身攻击。

6．不可打断他人的发言。

7．不可不懂装懂，胡言乱语。

8．不要谈到抽象论或观念论。

9．不可对发言者吹毛求疵。

10．不要中途离席。

会议工作表格

会议程序表

[会议程序

时间:

月日时分时分

地点:

出席者姓名[]

缺席者姓名`理由[]

□1．起立．敬礼．宣布开会

□2．合颂经营理念

□3．董事长（经理）致词

□4．说明议题．议案

□5．补充说明．报告

□6．讨论问题（质疑应答）

□7．其他

□8．决议事项确认

□9．下一次的讨论事项确认

□10．司仪（主席）散会致词

□11．起立．敬礼

□12．

确认

会议发言要点表

月日[]

发言人

主旨

发言要点

重要程度

[主要反对意见]

[检讨事项]

重要程度A重要B要检讨C考虑

会议功能分析

目

的

□1．是否正确把握会议的目的．

成员？

1．目的

2．主题

3．前例

出

席

者

□2．是否确认过出席者名单

1．其观点

2．性格倾向

3．发言的习惯

会

场

□3．是否确认会场．日期？

1．会场在哪里？

2．日期

3．席位顺序

议

题

□4．是否事先针对议题加以检讨？

1．议题是什么？

2．其资料

3．检讨

发

言

□5．是否检讨过发言的时机容。

1．该发言的时机是

2．误发言的内容为

3．发言是否精简

质

询

□6．是否检讨过应质询与被质询的事？

1．想质询的事是什么？

2．时机为

3．可能被质询的事是什么？

协

助

□7．对主席或协调者的协调态度

如何？

1．是否协助主席？

2．是否协助相同立场的人？

3．表示赞同时态度是否明确？

流

程

□8．是否很灵敏地抓住会议的流程

1．对会议的气氛是否很敏感？

2．对会议的流程是否很敏锐？

3．是否能引导会议的流程？

幽

默

□9．是否认识到会议中，幽

默是一张最好的王牌？

1．是否能缓和开会中的气氛？

2．2．是否能适度地幽默的发言？

3．3．是否错失了幽默发言的时机？

□10．

[MEMO]

会议进行检查表

□1．是否严守准时开会．准时散会？

□2．议题的主结晶说明是否精简？

□3．是否告知出席者会议进行程序，并请求协助？

□4．就讨论题目是否公平地接受质疑？

□5．是否强迫某特定人员发言？

□6．是否批评某人的发言？

□7．发言者是否有自现自夸的倾向？

□8．是否有感情用事的发言的情况？

□9．是否有特定某人独自发言的情况？

□10．是否很多闲谈．私语

□11．是否有人自始至终保待沉默？

□12．是否能在既定时间内做出一个结论？

□13．在既定时间内没有结论时，是否有任何处理方式？

□14．意见对峙时，是否有解决的对策？

□15．是否也尊重少数意见？

备

注

会议决定事项确认表

标语参考资料

决定内容□

条件

目标

注意事项

实施方法

开会通知表

[]会议开会通知如下。

承办[]

检查

议题

日期

月日时分时分

地点

出席者

主席

资料

报告

确认

秘书工作

会议审核表

注意要点

查核栏

开会的目的

本次的会议是否实际需要？

（是否只是流于形式的例行会议？

有没有其他更好

的解决方法？

）

开会的目的是否明确？

设定要项方面

开会的时机．时间是否妥当？

开会的场所是否恰当？

所邀集的与会人员是否恰当？

开会通知方面

是否对于与会人员确实通知妥当了？

对于开会的主旨．议题是否确实通知与会人员？

是否事先通知与会人员应当事先就议题做好准备呢？

是否通知与会人员事先备妥有关的资料呢？

会议的准备方面

是否事先拟就议题的进行顺序及时间的分配呢？

事前是否应当分发参考资料呢？

是否已经做了应变的准备呢？

是否安排会议的记录呢？

是否必须用到幻灯或录像机等的机械设备呢？

邀集与会人员的选定标准

．对于该项议题确实身有感触者

．对于该项议题确实握有资料．学者专精并饶有经验者

．本次会议的结论将对其所影响者

．邀其与会参与发言读者讨论的好处要比因该员出席会议而致工作停顿所造成的损失来得更大者

会议计划表

会议名称

细节项目

开会次数

开会日期

开会时间

会议目的及宗旨

与会人员

司仪

主席

会议召集单位

会议记录

总务

与会者应备资料

会场标示资料

日前事前的分发资料

会议工作细节审核一览表

工作项目

查核

工作项目

1．活动的主旨

2．活动的规范

3．预算

4．招待对象的层次

5．总参加人数（查对邀请回函）

6．活动日期及时间（注意是否与其他同业的活动撞档？

）

7．活动日数

8．筹备单位

9．活动的负责人

10．活动作业分工明细

11．会场的预订

主会场

开会场地

洽谈室

展示场

来宾休息室

主办单位休息室（干事．办事员）

演艺人员休息室

12．制作来宾名册

姓名．地址．公司名称．电话．职衔等的核对

13．邀请函

信封

邀请卡

回函明信片

纪念品兑换券

停车券

指引地图

点心券

餐券

订制张数（多印20％的备份）

信封书写作业

投递作业承办员

投递日期（要以活动期的二．三个星期前寄达对方为原则）

14．纪念品方面

纪念品选定

决定包装纸

外包装书写作

礼品题款作业

姓名书写作业

蝴蝶结装作业

雕冰花饰

胸花

礼品包装作业

订制数量（要多出20％的备份）

15．接送交通工具方面

飞机

火车

巴士

轿车

16．红包（给司机．演艺人员）

17．会场布置

18．宴会的形式

餐桌人座式

自动餐入座式

半入座式自助餐

鸡尾酒立食式自助餐

鸡尾酒会立食式

19．料理样式

法国料量

中国料量

各国料量大会串

路摊式．模拟餐馆式．餐台取食式．餐车

服务式

20．雕冰（原色．彩色）

21．饮料

餐前酒

威士忌

鸡尾酒

啤酒（罐装或生啤酒）

饮料类

吧台

餐车

餐车女服务生

干杯用的酒类（国产酒或洋酒）

22．香烟方面

香烟

雪茄

品牌（国产或进口）

特别订做的烟盒

香烟摊女服务员

23．菜单的印制

24．花饰方面

花圈

花蓝

桌上花饰

旗袍

各国民族的衣着

工作项目

查核

工作项目

馈赠用花束

典礼台花饰

礼桌花饰

文字花饰

吊挂花饰

蜡烛

展示品饰花

礼花（献礼用）

25．园景制作

西式园景

东方园景

租借盆景

1观叶盆景

2观花盆景

茶几

遮阳伞

26．看板．标示板类

欢迎看板

大门看板

方向标示

专用停车场标示牌

受付处看板

会场入口处欢迎光临的拱门

典礼台看板

展示商品说明标示牌

会场内指引标示牌

受付处看板

展示商品说明标示牌

会场内指引标示牌

社徽．商标看板

国旗、社旗、大会旗

27．拍照摄影方面

纪念照片

快照

记录摄影

拍立得照片（拍照女服务员）

28．选择桌子（选用圆桌或方桌）

29．座位顺序

桌面标示卡

桌面标示卡的书写作业

印制座位配置表

30．胸章．名牌方面

颜色．大小．种类的选定

公司名称．职衔．姓名的书写作业

31．女服务员着装方面

洋装

安排演艺人员．乐队

32．表演女郎

33．女性公关人员

34．住宿安排方面

安排来宾的住宿（套房．单人房．双人房）

主办人员住宿问题

演艺人员的住宿预订房间

妥善分配房间

35．特设专用柜台

36．支付的负担范围（住宿．餐费．

取用冰箱内的食物费用．电话费）

37．安排用餐方面

住宿者的用餐问题

来宾．司机的用餐问题

服务人员的用餐

演艺人员．乐队的用餐问题

38．活动行程方面

司仪开场白

主席致辞

来宾致辞

举杯同庆

余兴节目

朗读贺电

致谢辞

活动行程表的标示

活动行程表的书写工作

播放背景音乐

放映宣传影片．幻灯片

39．服务柜台的工作方面

来宾出缺席的确认

发放胸章

发放活动行程表

主席迎宾作业

引导来宾到休息

发放座位牌

发放纪念品

接待大众传播人员

设置暂时电话

来宾签名纪念

40．表演节目的总预算方面

本单元的活动企划

节目策划及演出

节目执导

会场布置

．

年度会计实施计划表

会议名

区分

举办次数

举办日期

举办时间

目的

参加者

司仪

主席

事务负责人

议事记录

黑板记录员

出席者参考资料