企宣部管理办法及工作流程.docx
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企宣部管理办法及工作流程
企宣部管理办法及工作流程
目录
一、设计管理办法3
一）电脑管理（保管和使用说明、以及设备故障申请流程）3
二）物料设计制作申请流程3
三）物料设计制作申请流程图4
二、供应商采购管理办法5
三、资源管理办法7
一）市场促销活动管理办法7
二）促销物品管理办法10
三）摄影摄像器材管理办法11
四）期刊制作管理办法12
四、品牌推广管理13
一）工厂形象管理办法13
二）品牌形象监管办法13
三）网络管理办法14
四）照片资料管理办法15
五）VI系统管理办法16
六）媒介管理办法17
五、培训教育管理办法19
六、企宣部行政管理办法19
一）行政管理办法19
二）绩效考核20
三）奖罚制度22
1、设计管理办法
为了使设计工作更好的开展，促使设计人员的积极性、稳定性，加强团队合作精神，营造良好的工作氛围，结合公司的实际情况，公司平面设计规定以下管理制度：
一）电脑管理（保管和使用说明、以及设备故障申请流程）
1、个人电脑必须加密，未经允许，任何人不得擅自动用设计的电脑，以免误删文件；
2、如果设计人员不在，需要用电脑则需打电话给设计人员征得同意后方可以使用；
3、如发现电脑出现问题，应立即向主管进行报备并叫维护人员进行维修；如需更换配件，则应填写申请表交由主管审核签字后，再交由行政部审核，由行政部在规定时间内进行更换，以免影响工作的正常进行。
2）物料设计制作申请流程
第一阶段：
接单
需求部门提出设计制作要求，并以工作任务单（附表1）的形式填写，由设计人员估价后，需求部门负责人签字确认，再交由制作部门确认，方可纳入制作流程；
第二阶段：
任务确认
根据设计内容要求，提交制作部门负责人签字确认，及时间安排。
工作确认后，须联系相关制作发布单位比较询价，并最终确定制作发布单位。
第三阶段：
稿件确认
在设计创意初稿完成后，须将创意初稿提交需求部门、总经理确认并签字。
第四阶段：
制作
在设计完稿并进入后期制作阶段后，设计人员要参与喷绘或印刷制作的颜色及文字等确认。
物料申请制作周期表
类别
申请签字
校对签字
签收签字
工牌、奖状类
根据设计量
申请人须提前1-2天签字申请
设计人员将所需物料设计完后交由申请人进行校对确认并签字；校对确认签字完毕后方可发到广告公司进行制作。
确认签收
名片、部门类
各部门只在每周一进行申请（注：
名片必须发名片设计单注明详细联系方式，否则均不予接收）
确认签收
有价票证
财务预警后，优先制作
海报、吊旗POP类
根据设计量
申请人须提前6-7天签字申请
物料拿回后，设计人员进行验收，如数量、质量不符合要求有权拒绝签收，平面设计人员签收后再交由申请人确认签收。
X展架类
根据设计量
申请人须提前4-5天签字申请
立牌KT板类
根据设计量
申请人须提前3-5天签字申请
灯箱片、横幅类
根据设计量
申请人须提前2-3天签字申请
DM单类
根据设计量
申请人须提前4-5天签字申请
文本印刷类（如费用报销单等）
根据设计量
申请人须提前6-7天签字申请
季刊、文化宣传类
须提前30天申请签字，并至少提前15天将内容全部交予设计，特殊事件视情况而定。
背景喷绘等大型活动类
根据设计量申请人须提前10-11天签字申请
注意事项
加急事件除外，例如（突发事件、无法抗拒事件）
校对签字确认后，所有物料将不再更改；特殊情况无法当时签字，则应微信或QQ上确认。
如广告公司送物料到公司，设计人员不在，则由办公室人员确认数量、
质量代收。
备注：
1、设计人员应提前与广告公司确定好物料送达时间，并做好记录，若无特殊情况，不能延迟物料的送达时间，以免影响正常工作。
2、设计人员检查物料时应仔细验收，如导致验收的物料数量不对应负全责。
3、设计人员与申请人员应仔细校对物料内容，如电话、姓名、地址、折扣信息、有无错别字等，如果物料制作完后，出现错误应按责任划分。
3）物料设计制作申请流程图
不产生费用
提前申请
申请人部门经理签字
填写任务单
申请人
提供设计内容
产生费用
设计估价
NO修改
发往广告公司制作
校对签字
YES
审核
设计
监督
申请人确认签收
设计确认物料签收
附表1：
企宣部工作任务单
编号：
派单人
所属部门
派单时间
任务名称
完成时限
任务执行人
接收时间
预估费用（设计填写）
任务内容及要求：
任务等级
□一般
□重要
□紧急
□非常重要
□非常紧急
派单部门经理签字
接单人签字
部门经理签字
完成时间
□提前完成
□按时完成
□延期完成
□未能完成
完成质量
□优秀
□良好
□一般
□差
小结
注：
任务单后期可做为该员工绩效考核评分标准。
2、供应商采购管理办法
1.目的
为了稳定供应商队伍，建立长期互惠供求关系，特制定本办法。
为加强采购计划管理，规范采购工作，保障公司生产经营活动所需物品的正常持续供应，降低采购成本，特制定本制度。
2.适用范围
本办法适用于向公司长期供应原辅材料及提供配套服务的厂商及公司。
（以下统称为供应商）。
3.管理原则
1、询价比价原则
必须有三家以上供应商、服务商提供报价，在权衡质量、价格、交货时间、售后服务、资信、客户群等因素的基础上进行综合评估，并与供应商、服务商进一步议定最终价格，临时性应急购买的物品除外。
2、低价搜索原则：
采购人员随时搜集市场价格信息，建立供应商、服务商信息档案库，了解市场最新动态及最低价格，实现最优化采购。
3、廉洁原则：
（1）自觉维护企业利益，努力提高供应商质量，降低采购成本。
（2）廉洁自律，不收礼，不受贿，不接受吃请，更不能向供应商、服务商伸手。
（3）严格按采购制度和程序办事，自觉接受监督。
（4）加强学习，广泛掌握与采购业务相关的新材料、新工艺、新设备及市场信息。
（5）工作认真仔细，不出差错，不因自身工作失误给公司造成损失。
4、审计监督原则：
采购人员要自觉接受财务部或公司领导对采购活动的监督和质询。
对采购人员在采购过程中发生的违犯廉洁制度的行为，公司有权对相关人员依照公司《员工奖惩制度》等进行处罚直至追究其法律责任。
4.选择供应商流程
1、询价、比价、议价：
（1）每一种物品（物资）、服务原则上需两家以上的供应商、服务商进行报价。
（2）采购员接到报价单后，需进行比价、议价，并填写《询价记录表》，按低价原则进行采购。
（3）属下列情况者，无须进行比价、议价：
独家代理、独家制造、专卖品、原厂零配件无代用品，但仍需留下报价记录。
2、样品（案例）提供和确认：
（1）若须进行样品（案例）提供和确认的，须确定送样周期，由采购人员负责追踪，收到样品（案例）后，须第一时间送交需求部门进行确认，必要时需会同财务部等部门相关人员予以确认。
（2）对于需要保存样品（案例）的，须作封样处理，以便日后作收货比较。
3、供应商选择：
（1）具有合法经营主体者。
（2）品质、交货期、价格、服务等条件良好者。
（3）信誉良好者。
（4）客户认可的供应商、服务商。
采购人员须建立供应商、服务商信息台帐。
4、合同签定：
（1）供应商经送样审查合格后，由企宣部门与选定的供应商、服务商签订合同。
（2）交易发生争执时，依据合同的核定条款进行处理。
5、 进度跟催
（1）为确保准时交货，采购人员应提前采用电话、传真或亲自到供应商、服务商处跟催，以确保物品（物资）、相关服务能适时供应。
（2）若采购物品（物资）无法在预定时间内交付使用的，采购人员须提前通知需求部门，寻求解决办法，并须重新和供应商、服务商确定新的交付期，并知会需求部门。
6、验收：
采购物品（物资）到公司后，经需求部门验收合格后，库管开具《入库单》（人力资源部），按流程办理入库手续。
如验收不合格的，由验收部门通知采购部门，两日内办理换（退）货手续。
相关项目服务交付使用后，经验收合格开始投入正常使用中，如验收不合格，由验收部门通知服务商整改后再交付。
7、对帐付款：
采购物品（物资）办理入库后，由采购员凭《入库单》按合同或约定的付款方式办理付款手续。
相关项目服务交付正常使用后，由负责人按合同或约定付款方式办理付款手续。
8、采购流程图：
NO
总经理
终止采购
审批
申购单确认
物品（服务商）
申购单
YES
签订合同
对比价格
确认价格
联系供应商（服务商）
财务入账
发货（服务交付）
入库（验收）
发货（启用）
5.考核
凡违反本制度的人员，依照公司相关管理制度进行处罚。
3、资源管理办法
一）市场促销活动管理办法
1、根据公司的发展战略、销售目标和市场状况，由企宣部于每年最后一季度末制定并提交公司年度促销计划、费用预算，经公司批准后组织实施；
2、企宣部负责制定促销方案的详细工作规程和细则，监督按程序作业，负责促销方案的拟定、报批、执行、总结的全程跟进工作；包括活动所需的各项物料、方案的临时调整、人员的安排、物品的保管监督、效果的评估、总结；
3、企宣部统一管理公司各项促销工作，各代理商负责促销活动的组织、实施，整理评估促销效果，提出初步促销工作总结，企宣部汇总并撰写市场促销工作报告，供公司领导和有关部门决策参考；
4、市场活动方案需至少提前一周发至各代理商，以便各代理商提前准备活动；
5、企宣部策划人员根据市场动态及时制定促销方案及具体实施办法，协助各代理商开展促销活动，整理、评估促销效果，总结经验及资料的分类建档，协调各区域及本部门促销相关事务和传递工作；
6、企宣部策划人员负责促销有关的市场广告方案及制作工作，及时了解市场动态，提出开展促销活动的建议；
7、各代理商负责具体组织该区域市场促销活动，提出初步效果评估报告，根据本市场的实际情况，提出促销建议及促销活动申请；
8、企宣部主管负责公司整体市场促销活动的指导，协调相关业务并对相关人员的工作业绩进行考核；
9、所有参与市场促销活动的人员要严格遵守促销活动的规定程序，及时管理市场促销品的发放，不得弄虚作假、挪做它用，否则严肃处理；
10、其余区域代理商的促销方案，由提出代理商填写《促销方案、物料申请表》（附表2），经公司相关领导审核同意后交由企宣部配合执行；对于未按要求填写申请表的，企宣部有权拒绝操作、实施；
11、各区域代理商申请的促销方案，请按照公司制定的《物料制作周期表》配合执行，否则，企宣部有权按该制度执行；
12、各区域代理商店有特别要求、属于突发方案的，时间上无法按照公司制定的方案执行，应提前与企宣部负责人沟通，了解目前的安排情况，经同意后报总经理审批，交由企宣部执行。
13、活动方案申请及流程图：
企划方案设计
总经理
审核
YES
活动企划
方案申请
总经理
审批
YES
终止活动
NONO
企划方案
发往各代理商执行
活动效果总结
方案执行
过程监控
相关附表：
附表2：
《促销方案、物料申请表》
申请时间：
年 月 日
希望完成时间：
年 月 日
紧急程度：
否□ 是□
申请部门（区域代理商）：
申请人：
方案内容
主 题
时 间
参与部门、代理商
预计费用
活动目的：
活动内容：
宣传方式及内容
项目
内容
费用
时间
短信
LED
单页
POP
其它
所需POP明细表
内容
规格（长×宽）
粘贴位置
数量
材料
预估费用
①
cm× cm
②
cm× cm
③
cm× cm
④
cm× cm
制作材料：
背胶、相纸、菲林、KT板、喷绘、其他
预估费用：
（设计填写）
￥
其它所需物品明细：
需企宣部协助事项
1、
2、
营运部意见
企宣部意见
总经理意见
二）促销物品管理办法
1、促销赠品的使用计划由企宣部依据经总经理批准的促销计划制定，填写《促销物品申请表》（附表3）；并报总经理批准。
使用计划经批准后应送财务部备案。
2、所有促销赠品均需由负责采办部门交前台客服处验收，办理验收、入库手续方可报支费用（相关入库、出库流程见行政部相关流程）；
3、前台客服验收完毕后，应将上述印刷品、物品录入库存；
4、前台客服依据企宣部的使用计划负责向各代理商配送，配送时必须携带《XXX代理商物品配送单》；
5、代理商依据前台客服《物品配送单》验收；
6、印刷品、其它物品的分类，由企宣部在每次促销通知中确定；
7、对用作奖品、纪念品的物品，代理商在使用过程中应由代理商管理人员完整登记《促销赠品使用登记表》（此表根据不同活动企宣部制定不同的表格）；
8、已出帐的印刷品中可再次使用的列入代理商正常宣传来管理；需退回时依据企宣部通知执行；
9、其余未出帐的物品，由代理商在活动结束后三天内填写《结余促销赠品处理申请表》
10、（附件4），报企宣部处理。
附表3：
《促销物品申请表》
申请人
申请日期
物品名
单位
单价（元）
定购数
金额（元）
备注
金额合计
￥
企宣部
总经理
附表4：
《结余促销赠品处理申请表》
区域代理商名称：
促销活动：
活动时间：
年 月 日—— 年 月 日
序号
名称
结余数量
备注
处 理 意 见
批 复
说明：
备注填写结余赠品可否转为正常销售的商品
总经理签字：
三）摄影摄像器材管理办法
为加强单位摄影摄像器材的管理，充分发挥器材设备的使用效益，现结合实际，制定本规定。
1、本规定所指摄影摄像器材包括录音笔、照相机、摄像机、航拍器等专用器材设备。
2、摄影摄像器材的使用、保管、借出、购置和维护，适用本规定。
3、摄影摄像器材的使用和管理工作由企宣部负责。
4、器材的使用保管：
1）摄影摄像器材的管理实行“谁主管、谁负责，谁使用、谁负责”的原则。
企宣部
是摄影摄像器材管理工作的责任部门，要根据实际使用情况，将器材指定给具体管理人员管理和使用。
2）管理人员要切实做好器材设备的日常管理工作，使用时应严格按照使用说明和技
术操作规程认真操作。
如因操作不当造成故障，损坏的器材尚能修复，不降低性能和精度的，使用人应全额赔偿维修费和损坏的零件费；不能修复的，应根据实际情况折价赔偿。
非管理人员人为原因，需进行正常维修器材设备的，应填写《摄影器材设备维修申请表》（附表5），报领导审批。
3）部门要经常组织人员对摄影摄像器材进行检查，发现故障、破损等问题，要立即报告，及时维修或更换。
4）摄影摄像器材配备给管理人员后，只能用于本单位安排的工作，不得擅自使用，不得擅自转借他人。
如因擅自使用或转借他人造成器材损坏或丢失的，按以下规定处理：
a）赔偿损坏器材的维修费；
b）如损坏器材无法维修或丢失的，按器材原价进行赔偿；
c）人为有意损害器材的，除按折旧赔偿外，还应视情节轻重给予行政处分，严重
者依法追究责任；
d）折旧器材被盗或丢失后，在查出案件或事故当事人之前，暂由器材保管者负责
赔偿损失。
5、器材的借用
1）本单位员工如需使用摄影、摄像器材，要严格履行借用登记手续，填写《摄影器材
设备借用申请表》（附表6），并经领导签字同意。
如因工作需要延长使用时间，应重新填写申请表。
2）其他单位人员借用摄影、摄像等器材的，还需经使用单位负责人签字同意。
3）交还器材时，管理人员应认真检查器材是否能够正常使用、设备配件是否齐全等。
如不能正常使用或设备不齐全的，应立即进行处理。
6、器材的购置
器材设备所需的电池、内存卡等耗材应节约使用。
如需要购置相关器材设备，由经办人填写《申购单》，经领导审核批准后购买。
7、器材的维护
1）管理人员要经常对器材设备的存放环境进行检查，不能将器材放置在高湿、高温、
强磁场、强电场和强震动的环境中，应保证器材的完好无损。
2）要经常对器材设备进行保养和维护，定期进行充电、试验、检查、擦拭等。
每半年要对所有摄影摄像器材进行一次检测，如发现设备故障，应及时维修维护。
附表5：
《摄影器材设备维修申请表》
设备型号
损坏部件
维修费用
￥________
损坏原因
部门经理
总经理
董事长
附表6：
《摄影器材设备借用申请表》
时间
部门
设备型号
用途
借用人
归还时间
归还人
四）期刊制作管理办法
为加强公司品牌宣传力度，弘扬公司的企业文化，树立公司的正面形象，增强公司员工的归属感，结合公司的实际情况，定期印发企业期刊，特制定此管理办法。
1、企宣部根据统一的时间规定，做出期刊工作时间表，并报上级部门审核。
2、审核通过后，根据时间表的安排，执行计划，向公司各部门发出约稿通知，并将版面要求通知制作公司，由制作公司进行版面、内容的编辑。
3、各部门接到约稿通知后，按约稿时间要求和内容要求，提供相应稿件（资料），并按要求将稿件（资料）及时交企宣部。
4、企宣部负责稿件（资料）的收集工作，并对稿件进行编辑后，报总经理审阅。
5、稿件审阅通过后，交由制作公司进行版面和稿件的组合，对稿件的文字进行修改，调整版面，对不符合要求的地方提出修改意见，由制作公司重新进行设计排版。
6、制作公司根据要求对版面进行修改后，由企宣部进行确认，确认无误后，将最终定稿报总经理审核。
7、审核通过后，将此确认交付印刷。
8、成品交付后，企宣部负责清点数量，并根据代理商情况安排发放。
9、制作流程图：
按计划执行、收集资料（稿件）
做出期刊工作时间表
内容审核
稿件审核
收集稿件（资料）筛选编辑
制作公司版面设计
修改
安排发放
成品交付
交付印刷
确认稿件
稿件审核
校对文字、确认版面格式及修改
4、品牌推广管理
1、工厂形象管理办法
为了规范各工厂统一形象，现结合各工厂和公司的实际情况，作如下规定：
1、各工厂整体应保持干净、整洁、规范的良好形象；
2、各工厂必须按企宣部确定的统一形式布置气氛，不得随意进行更改或增减；
（1）节日及重大活动的气氛布置由企宣部作出初步方案及费用预算，经企宣部内部人员充分沟通，达成一致后报总经理审批执行；
（2）一般活动布置及常规宣传物料，由各工厂提出要求，企宣部作出方案，经公司领导批准，企宣部予以完成；
（3）公司下达的制作，由企宣部作出方案，预算报总经理批准，企宣部予以完成；
1.品牌形象监管办法
品牌形象管理是公司整体市场竞争战略的重要组成部分，随着市场成熟度的逐步加强，以及竞争产品的同质化，品牌形象管理成为公司获取竞争优势和争夺顾客的重要手段之一，品牌形象管理是现代企业发展的必由之路。
品牌形象管理主要内容包括品牌规划与品牌策略、品牌设计与实施、品牌维护与管理。
根据公司的整体发展战略，制定品牌规划与策略，围绕品牌理念，根据消费环境、季节、项目等变化推出有新意的广告、促销、活动方案，美观、诚信、实用、责任心、行业楷模的形象。
通过多方面的投入，包括广告、促销、策划、产品和设备，服务设备和人力；公益活动、人员培训、信息收集分析等，增强公司品牌推广力，提高品牌形象。
1、企宣部负责公司品牌规划与管理工作，并负责品牌的日常业务管理；
2、企宣部根据公司品牌战略制定年度工作计划及经费预算，管理公司的广告、促销、公关业务，共同执行，协同与维护公司品牌形象；
3、各代理商负责客户的投诉，及时将影响公司品牌形象的情况呈报总经理办公室；
4、企宣部负责与相关部门的沟通协调工作，统一领导公司的品牌推广与维护工作；
5、公司全体员工必须树立品牌意识，坚持顾客第一，注重规范言谈举止和仪容；
6、公司员工必须全力维护公司商标、产品、广宣品、各种策划方案，公司商标在策划方案和宣品被设计中，须报企宣部备案，呈公司领导批准方可使用；
7、公司员工须全力支持和执行已批准的策划活动，积极提出有关品牌策划的建议；
2.网络管理办法
为促进公司内外部信息交流与沟通，规范和加强公司网站管理与维护，确保信息网络安全、准确、及时地运行，特制定本规定。
1、网站是宣传企业文化与品牌、展示企业人文形象的重要窗口，公司注册域名为；
2、网站管理与维护遵循“总体规划、统一格式、分工负责”的原则；网站栏目的设立由总经理确定；
3、组织管理及工作流程
（1）网站信息的更新工作实行版块负责制，即由企宣部人员分别负责网站各子栏目的更新工作，定期对所辖栏目进行拟稿组稿、资料编辑（图片）等；
（2）各版块负责人负责所指定的模块信息、新闻等的收集、整理工作，并对上网内容的真实性和可靠性负责；
（3）公司企宣部负责公司网站的建设、运行、维护和技术支持，并行使下列职权：
A、公司网站的域名注册、通用网址、空间使用情况进行备案，保护公司网络品牌；
B、 负责与网站建设公司沟通协调解决网站所出现的问题；
C、指导、检查、监督各部门网站运行、维护工作；
D、监督、指导各部门网站形象设计，确保公司整体网站形象的统一；
E、推广公司网站，提升公司网站的网络知名度；
F、负责网站防病毒、防黑客攻击以及为网站的正常运行、日常维护提供技术支持与保障；
（4）总经理负责网站的文字审核、新闻发布，并行使下列职权：
A、检查、审核公司网站内容的发布；
B、检查、审核各部门网站涉及公司的内容，保证公司文化、品牌宣传的统一；
C、更新公司网站中关于公司介绍、品牌与文化宣传、新闻等内容。
4、内容更新要求：
（1）网站及公众号的内容每天更新一次；
（2）对于公司重大新闻或重大活动，应在活动结束后3个工作日内编辑好文字和相关图片及时上传，反映企业经营和管理的最新动态信息；
（3）对于公司重大促销活动信息，应提前3天在网站上发布促销信息；
（4）对网站固定栏目内容每月进行定期检查和更新；
（5）对
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