高效时间管理与支配能力分析.doc
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高效时间管理与支配能力分析
德信诚经济咨询有限公司
4有无会议计划、目标、议程,时间安排?
4时间和地点是否恰当?
4参加人是否适当和必须?
(2)分析会议过程
4是否准时开会?
为什么?
4是否跑题?
4是否按计划进行?
4秩序是否正常?
4是否有人中途出去?
4是否按时结束?
(3)会后分析:
4会议纪要有没有?
发给与会者没有?
4会议决议的执行情况。
4会议必要性评估。
以上三步分析,主要用于对浪费时间严重的“马拉松”会议或严重无效会议的详细分析。
3.会议分析法的启示
(1)根据统计,职业经理用于会议的时间约占工作时间的20%,如何利用好这20%的时间,是时间管理的重要环节。
(2)职业经理自行主持召开的会议主要有“部门例会”、“业务总结会”、“专题讨论会”等。
对于自己可以决定是否召开的会议,一定要事先评估开会的必要性。
(3)事先准确通知参会人员,即使是部门里只有几个人或十几个人。
最好养成以简明的书面形式的通知大家会议计划,而不要简单一句“下午开会”就把大家召集起来。
(4)严格会议纪律。
(5)参加别人召集的会议,可请求召集人确认会议规则,以免浪费时间。
干扰因素分析
1.目的
分析哪些因素干扰了正常的时间安排,以便寻求治理的措施。
2.方法
运用《干扰因素分析表》。
表5-6干扰因素分析表
姓名:
日期:
年月日
分析
干扰因素
干扰者
排序
后果
对策
缺乏自律
文件杂陈
拖延
不会说不
职责混淆
突然约见
当下想干的事太多
经常“救火”
条理不清
计划不周
无效会议
不速之客
电话干扰
(1)列出干扰因素
干扰因素可以分为两大类:
一类是实发性干扰,一类是拖延性干扰。
(2)对干扰因素排序
通过对干扰因素的排序,每次找出排在前三位的干扰因素加以克服。
甚至可以找出排在第一位的干扰因素加以克服。
每次不要多,但求找出干扰最大的因素,坚决克服掉。
(3)对突发性干扰的分析
突发性事件是职业经理工作时间的最大干扰因素。
由于职业经理角色的特殊性,会遇到上、下、左、右全方位的干扰。
研究表明,干扰者顺序为:
(4)罗列出干扰所带来的后果
高效能时间管理培训班
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【课程描述】
“一寸光阴一寸金,寸金难买寸光阴。
”中国人是世界上最早认识时间管理的重要性的。
“人生有涯”更是将时间管理与人的生命相提并论。
孔老夫子曾经站在河边对着湍急的江水喟然长叹:
“逝者如斯夫,不舍昼夜!
”当他见到他的一位弟子时间管理不善,用白天的时间睡觉的时候,给了那位弟子全方位的否定。
可见,一个人是否会管理时间在别人眼里是多么的重要。
西方的管理大师也都对时间管理高度重视。
彼德·杜拉克就曾说:
“时间是最高贵而有限的资源。
”德信诚培训方法:
课堂讲授、提问研讨、案例分析、小组讨论、学员简报、讲师点评、游戏、角色扮演等
【课程帮助】
如果你想对本课程有更深入的了解,请参考>>>德信诚高效能时间管理手册
【课程对象】
企业管理人员、企业所有人员。
【课程大纲】
第一章:
认识时间管理
1、彻底抛弃模糊的时间观念
2、你的时间成本是多少
3、时间管理理论
第二章:
时间管理的发展
第三章:
时间管理法则
1、时间管理矩阵
2、ABC时间管理法
3、帕累托的80/20法则
第四章:
高效时间管理技巧
1、正确的时间做正确的事
2、巧分时间蛋糕
3、简化法
4、快速处理信息的四个诀窍
5、高效会议的3M管理模式
6、如何兼顾效果与效率
第五章:
排除时间干扰
1、摆脱繁杂文件四步法
2、巧对不速之客
3、敢于对别人说“NO”
附件:
经理人时间管理指南
(5)寻求对策
寻求前三位干扰因素的对策,其他则可以缓一步。
3.干扰因素分析法的启示
(1)通过对干扰性因素排序,找出最需要克服的因素。
(2)在拖延性干扰中,最需要而且最能够克服并且容易产生良好结果的是克服“缺乏自律”。
因为在拖延性干扰中,许多因素你可能无法把握,但是,你应当可以把握你自己。
(3)在突发性干扰中,最需要克服的是“突然约见”。
(4)都是谁干扰了你的时间安排,偷走了你的时间?
不同的人、不同的行业、不同的企业,可能会有不同的顺序。
你一定要清楚,谁对你的干扰最大?
下属、上司、同事、客户、朋友,还是你自己?
【自检】
选择你认为最适合的分析方法,对你的时间利用方式进行分析。
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【本讲总结】
本讲主要介绍时间分析的方法。
感到特别忙乱的时候,运用不同的时间分析方法对时间进行分析,以帮助职业经理获得利用时间的合理模式。
这是职业经理进行时间管理的重要方法。
【心得体会】
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时间支配能力分析
请回答下列问题,测试一下你对时间的支配能力。
请问答“是”或“否”。
(1)你是否一到公司便列出当日工作安排?
(2)你是否在固定的时间里处理往来函件,如上午或下午?
(3)你是否将无用的文件处理掉,而不是机械地归档?
(4)你是否能避免各种浪费时间与精力的“琐事”?
(5)你能使每项工作都善始善终,避免头绪多而乱吗?
(6)你能注意缩短用餐、饮茶时间吗?
(7)你只欢迎那些实在的、对公司有益的推销员或顾问吗?
(8)你除非万不得已才召开会议吗?
(9)你只参加那些对本部门的工作有直接影响的会议吗?
(10)你收到函件后是否阅后立即处理?
(11)你阻止别人给你寄发各种无用资料吗?
(12)你阅读报刊杂志时是否浏览大意后,再细读重点章节?
(13)你肯放手让部下独立工作吗?
能不频繁检查或干扰他们吗?
(14)你鼓励部下遇到问题时开动脑筋,提出独立见解吗?
(15)你手边有重要工作处理时,如果同事找你聊天,你能巧妙地拒绝吗?
(16)你能充分利用电话提高效率,不在工作时间煲“电话粥”吗?
(17)你每天下班之前是否将未完成的工作列入第二天的计划?
(18)你能充分利用电脑、复印机提高效率吗?
(19)当你遇到非得靠专门知识与经验才能解决的问题时,你是否请教专家协助,而不是单枪匹马地蛮干?
(20)你在召开重要会议时是否吩咐秘书不转电话,不会见未约来访者?
回答“是”,得5分;回答“否”,得0分。
如果得80-100分,表明你能最充分地利用自己的时间,不必因不能完成任务而加班或将工作带回家。
如果得60-80分,表明你基本上能够有效支配时间,只在某些方面仍须改进,可参考测试结果对照检查。
如果得30-60分,表明由于做事计划性差、效率低,增加了很多工作压力,你的问题集中在三个方面:
主次不分;不能充分相信下属,不放权;精力分散,易受不速之客干扰。
只要下决心改正以上不足,你一定能在有限的时间里取得更高的效益。
如果得30分以下,那表明你面临严重的问题或将被解职,除非你立即全力以赴提高效益。
工作紧急性分析
1.目的
分析每天(每周、每月)的工作紧急程度,根据紧急程度安排工作的先后顺序。
2.工具
运用《工作紧急性分析表》。
表5-3工作紧急性分析表
姓名:
日期:
年月日
紧急性
工作事项
非常紧急(马上要做)
紧急(短时间内
要做)
不很紧急(可从长计议)
不紧急(无时间要求)
频次
时间
在紧急性的四格中选择“ü”即可
3.程序
(1)将工作事项的紧急性分为四档:
非常紧急,马上要做;紧急,短时间内要做(一般是当天要做的);不很紧急,可从长计议(可以纳入计划中做);不紧急。
(2)统计“频次”。
即不同紧急程度的工作事项各占多少(每天或每周或每月)。
(3)统计“时间”。
即完成不同紧急程度的工作事项所占用的时间。
4.工作紧急性分析法的启示
(1)统计你每日、每周、每月最紧急的是哪三项工作?
(2)非常紧急的工作事项,如果频繁发生,即应考虑授权式管理。
制度、营销策略、产品品质等重大问题,与时间无关。
(3)“紧急事项”越多,时间管理问题越大。
(4)“紧急”和“非常紧急”和“不紧急”事项,时间比重越大,时间管理问题越大。
(5)除“非常紧急”之外,要分析所谓“紧急”事项是否真的那么急。
工作重要性分析
1.目标
分析每天(每周、每月)的工作重要程度,根据重要程度安排工作的用时。
2.方法
运用《工作重要性分析表》。
表5-4工作重要性分析表
姓名:
日期:
年月日
重要性
工作事项
非常重要(绝对要做)
重要(应该做)
不很重要(可做可不做)
不重要(可不做)
频次
时间
在重要性的四格中选择“ü”即可
(1)将工作事项的重要性分四档:
非常重要,绝对要做(即其他事情都可以不做,也要做的事项);重要,应该做(不做就要出问题);不很重要,可做可不做(做比不做好一点);不重要,可不做(做也不见得好)。
(2)统计“频次”。
即不同重要程度的工作事项各占多少(单位:
日、周、月)。
(3)统计“时间”。
即完成不同重要程度的工作事项所占用的时间。
3.工作重要性分析法的启示
(1)你每日、每周、每月最重要的是哪三项工作?
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