高级办公自动化上课过程.docx

高级办公自动化上课过程.docx

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高级办公自动化上课过程

Word基本应用

新建：

（ctrl+n），打开（ctrl+o），保存（ctrl+s），关闭

选定文本：

单个词：

在单词上双击鼠标左键

一行：

在该行的首部移动鼠标，等待鼠标变成↗，单击鼠标左键

在行首部或尾部单击鼠标左键，将光标定位在该处，按下shift键，在行的尾部或首部单击鼠标左键。

一段：

在该段左侧移动鼠标，等待鼠标变成↗箭头，双击鼠标左键。

在该段的段首或段尾单击鼠标左键，按下shift键，将鼠标移动到段尾或段首单击鼠标左键。

全文：

在文章的左侧移动鼠标，等待鼠标变成↗箭头，三击鼠标左键。

ctrl+a

在文章的开始或末尾单击鼠标左键，按下shift键，将鼠标移动到文章的末尾或开始按下左键

任意部分：

alt+拖选

不连续区域：

使用ctrl键+拖选

连续区域：

shift键的应用+点选

文本操作：

移动：

剪贴：

ctrl+x——粘贴：

ctrl+v

复制：

复制：

ctrl+c——粘贴：

ctrl+v

查找替换：

无格式查找

查找的快捷方式：

ctrl+f

例：

查找“ctrl”

按下ctrl+f键启动查找和替换对话框——填写查找内容——下一个

注意：

查找的内容不加任何修饰

带格式查找

例：

查找字体为楷体，颜色为红色，字号为3号字的“粘贴”

ctrl+f启动查找和替换对话框——填写查找内容——点击高级按钮——字体——根据要求设置字体——查找下一处

不带格式替换

ctrl+h启动查找和替换对话框——填写查找内容——替换为内容——选中查找内容——按下不限定格式按钮——选中替换为内容——按下不限定格式按钮——全部替换按钮

带格式替换

例：

将文中ctrl替换成蓝色，三号字，加粗，双下划线，下划线颜色为红色，黄色底纹。

特殊字符的查找和替换

5、页眉和页脚

1）插入自动图文集：

例：

在页眉左侧插入“日照职业技术学院”，右侧插入“第几页”

视图菜单——在页眉位置处输入“日照职业技术学院”——紧接着插入“自动图文集”——选择“第几页共几页”——删除共几页——将鼠标移至要分开的中间位置——按下键盘左上方的“tab”键两次

2）去掉页眉上的横线

页眉上的横线是“边框”

启动页眉和页脚——选中页眉和页脚——格式菜单——边框和底纹——选择无边框

3）如何让设置的背景在打印机上打印

将背景加在页眉和页脚上就能打印

视图菜单——启动页眉和页脚——插入菜单——图片——来自文件——根据要求找到图片插入——在插入的图片上单击鼠标右键设置图片格式——大小（查看纸张大小，设成和纸张一样大小的图片）——板式（衬于文字下方）（按下ctrl键+方向键微调）——关闭页眉和页脚即可

4）在页眉和页脚上巧用文本框

视图菜单——页眉和页脚——在绘图工具栏上选择文本框按钮（视图——工具栏——启动绘图）（按下esc键取消画布）——在合适的位置处绘制文本框——填写相应的内容——选中文本框设置文本框格式——颜色和底纹（无填充色，无线条颜色）——关闭

5）巧去水印字

视图菜单——页眉和页脚——格式菜单——背景——水印——选中水印字——输入水印字——设置水印字格式——确定

视图菜单——页眉和页脚——选中水印字——按下“delete”键

6）分开加页眉和页脚

首先要在分开处添加添加一个分隔符——插入菜单——分隔符——选中连续按钮——确定

启动视图菜单——页眉和页脚——在第一段插入合适的页眉和页脚——将鼠标定位在下一段的任何位置处——视图菜单——页眉和页脚——点击页眉和页脚工具栏上的“同前”按钮——输入合适的页眉和页脚——确定

6、图片和艺术字

1）图片：

插入菜单——图片——来自文件——根据题目要求插入合适的图片

插入的图片特点：

8个实心方格的形式，8个图片控制点，这种情况下是无法拖动图片的，也不能任意更改大小

大小：

{1}锁定纵横比：

如果题目给定的是一个缩放比例，这个使用锁定纵横比，输入一个比值既可以同比例缩放图片

{2}取消锁定纵横比：

如果题目给定的是两个长度和高度，请取消锁定纵横比，高度和宽度都要输入。

版式：

设置版式会使8个方格控点变成8个空心圆圈，这时可以自由拖放图片。

2）艺术字：

图片属性：

图片的设置对艺术字都起作用。

也有8个控点。

更改艺术字的填充颜色：

文字属性：

可以对艺术字进行字体，字号，字宽的设置。

1）去阴影：

选中要去除阴影的艺术字——启动绘图工具栏——阴影按钮——选择“无阴影”

在word中阴影和三维效果能不能同时加？

阴影和三维效果不能同时加

3）设置艺术字宽度

只能在艺术字工具栏上设置。

选中艺术字——点击艺术字工具栏最右侧按钮“设置艺术字字符间距”——根据要求选择其中的一项

4）设置艺术字形状

在艺术字的工具栏上设置

选中艺术字——点击艺术字工具栏上的“abc”按钮——根据题目要求设置艺术字形状

5）更改艺术字的字体，字号

选中该艺术字——在艺术字工具栏上选择第一个按钮（编辑艺术字）——根据要求更改艺术字的字体等

7、分栏和首字下沉

分

1）

地方噶收到了房间爱sdk浪费的撒发的skfjad上课了附件是打开了房间的撒开房间的时空裂缝的是

栏：

如果分栏的对象是文件的最后一部分，分栏时请不要选中最后一个回车符，格式——分栏——根据题目要求设置分栏数目——是否加分隔线

2）首字下沉：

首字下沉要在格式设置好再做，这样不会将文章的格式设置乱

将鼠标定位在要做首字下沉的行上即可——格式——首字下沉——选择下沉的方式——设置下沉行数——确定

有时会碰到首字下沉为灰色显示不可用，说明首字为不可设置的空格，删掉空格即可

8、文本框

9、表格

1）自动套用格式：

表格菜单——插入——表格——输入行和列——点击自动套用格式按钮——根据要求选择合适的格式——确定

选中表格——表格菜单——自动套用格式——……

2）绘制斜线表头

将光标定位在该表格上——表格菜单——绘制斜线表头——选择表头样式——确定

3）调节某个单元格的宽度

将鼠标移动到要调节宽度的单元格的左下方——使鼠标标示变成↗箭头单击鼠标左键——移动鼠标至要调节的单元格边线上按下鼠标左键拖动即可

10、项目符号和编号

1窗前明月光

2疑是地上霜

3举头望明月

4低头思故乡

项目符号：

选中要添加项目符号的文字——格式菜单——项目符号和编号——打开项目符号和编号对话框——选中项目符号选项卡——选择其中的一种——按下“自定义”按钮——字符按钮——在其中找到需要的字符——字体按钮设置字体颜色等——确定

编号：

选中要添加编号的文字——格式菜单——项目符号和编号——打开项目符号和编号对话框——选中编号选项卡——选择其中的一种——按下“自定义”按钮——在样式中选择需要的样式——更改其样式——设置字体——确定。

Word高级应用

1、样式的应用

样式？

许多格式的集合。

1）如何来启动样式？

格式菜单——样式和格式——在屏幕的右侧打开样式和格式对话框

选中样应用样式的文字——在样式和格式对话框中找到要应用的样式——鼠标左键单击即可

2）在模板中找合适的样式

如何打开模板

启动起样式和格式对话框——在屏幕的右下方显示位置处——选择自定义——按下样式按钮——按下管理器按钮——关闭“normal.dot”模板文件——点击“打开文件”按钮——根据题目要求打开模板文件——选中样式——按下“复制按钮”——关闭——选中要应用样式的文字——鼠标左键点击即可

工具菜单——模板和加载项——管理器按钮——……

2、样式的修改

将鼠标移动到要修改的样式名称上——按下鼠标右键——选择修改——根据题目要求设置格式（格式按钮）——确定

3、新建样式

首先在启动的样式和格式对话框中点击“新样式”按钮——打开“新建样式”对话框——根据要求填写样式名称、样式基于等信息——格式按钮——按照要求设置格式——确定——选中文字——鼠标左键点击应用该样式

1、创建主文档、连接数据源

工具菜单中——信函与邮件——打开邮件合并工具栏——将打开的文件创建成主文档（选择工具栏上的第一个按钮，主文档类型：

选择信函）——打开数据源（excel表的形式）——插入域（在对应的位置处进行单个插入）——插入word域（fillin）——根据他的提示信息操作内容——设置收件人（在其中的一个下拉三角符号之后展开——高级——排序选项卡（筛选选项卡）——确定）——合并邮件（当前记录、全部、从几到几）——fillin中如果输入日期，将按照新日期显示，如果取消将按原日期输出。

1、创建主文档、连接数据源

工具菜单中——信函与邮件——打开邮件合并工具栏——将打开的文件创建成主文档（选择工具栏上的第一个按钮，主文档类型：

选择信函）——打开数据源（excel表的形式）——插入域（在对应的位置处进行单个插入）——插入word域（fillin）——根据他的提示信息操作内容——设置收件人（在其中的一个下拉三角符号之后展开——高级——排序选项卡（筛选选项卡）——确定）——合并邮件（当前记录、全部、从几到几）——fillin中如果输入日期，将按照新日期显示，如果取消将按原日期输出。

2、在工作表的标题行之前插入空行

选中该行——插入菜单——行

选中该行——按下alt+回车键

设置行高：

选中该行——格式菜单——行——行高——输入数值

为单元格命名：

选中要命名的单元格——在名称框中输入名称——回车确认

对于工作表中单元格的设置要求只选中单元格，不要选中其中的文字。

背景：

格式菜单——工作表——背景——按照要求设置工作表的背景

排序：

选择排序范围时要注意最好不要选中标题行，在操作时会有标题行存在。

这样就可以避免标题行参与排序。

条件格式：

选中要参加运算的区域——格式菜单——条件格式——根据题目要求输入合适的条件进行设置

3、表中行的对调

1）剪切——粘贴

剪贴——粘贴

剪贴——粘贴

2）选中要进行交换的行——在行最左侧移动鼠标使其变成四个方向箭头时——按下shift键和鼠标左键拖动鼠标至目标位置。

3）同样的方法拖动令一行。

数据透视表：

数据菜单中——数据透视图和透视表——选择透视表——根据题目要求选中操作区域——布局按钮——根据要求设置布局——确定数据透视表的存放区域——确定

自动套用格式：

选中要自动套用格式的表格——格式菜单——自动套用格式——根据要求设置自动套用的格式——确定

如果显示不够宽度：

选中该列——格式菜单——列——最合适的列宽

合并计算：

首先将鼠标定位在要存放合并计算结果的单元格——数据菜单——合并计算——首先将以前引用位置处的信息删除——展开引用位置——选中第一个引用位置——添加——选中第二个引用位置——添加——……——设置合并计算的类型——设置行和列的最上、最左（不要选中连接到数据源）——确定

首先选中要分类汇总的区域——数据菜单——分类汇总——选择分类字段——选择汇总方式——选定汇总项——是否是替换等设置——确定

注意：

参加运算的是否需要进行先排序

如果你分类之前同类不在一起，分类后在一起，先排序

在下面工作表标签处单击鼠标右键——移动或复制工作表——选择要去的工作薄中——选择移动或复制到哪个工作表之前——选中建立副本

1、如何在excel中打开模板文件，利用模板文件做题？

文件菜单——新建——在屏幕的右侧出现新建对话框——根据模板新建——打开模板对话框——选择“电子方案表格”——根据要求选择合适的电子薄新建

2、不同工作薄中整表复制

首先将两个工作薄都打开——将源工作薄为当前工作薄——在要复制工作表的标签处单击鼠标右键——移动或复制工作表——选择目标工作薄——选择要在的位置——根据要求是否建立副本

将目标工作表设置成当前工作表——工具菜单——保护——撤销对工作表的保护

3、选择性粘贴

在源工作表中选择要复制的区域——ctrl+c——到目标工作表中选择要到的区域——编辑菜单——选择性粘贴——根据要求选择“公式”

4、单变量分析

首先将鼠标定位在E3单元格上——插入——函数——PMT——转到——RATE:

各期利率（要注意和投资期限单位统一，年利率/12），Nper：

总的投资期限，PV：

总的贷款额度——结果放在E3

选中D3：

E8单元格区域——数据菜单——模拟运算表——输入要引用的行（或列）单元格——用鼠标点击“年利率”——确定

5、创建、编辑方案

工具菜单——方案——方案管理器——添加按钮——输入方案名称——选择可变单元格（D4：

D8）——确定按钮——方案变量值输入——确定——摘要按钮——选择月偿还额（E4：

E8）——确定

6、不同工作薄之间的合并计算

7、选中要添加外部数据的图表——图表菜单——添加数据——打开添加数据对话框——选定区域展开——选中要添加的数据区域——确定——……

Ppt

占位符：

如果要输入文字，必须要使用占位符，实质上占位符就是文本框

幻灯片切换：

幻灯片的切换效果要在“幻灯片放映”菜单中设置

自定义动画：

选中要进行设置的对象——幻灯片放映——自定义动画——屏幕右侧展开“添加效果”——根据要求设置效果——

操作对象是？

是插入到幻灯片中的图片、文字、占位符、按钮等

超级链接：

1）超级链接的对象是本文档中的内容

2）超级链接的对象是在电脑上已经有的文档

3）超级链接的对象是新建的文档

4）超级链接的对象是电子邮件的形式

幻灯片设计：

1）设计模板：

类似于word中样式应用

2）配色方案：

统一修改幻灯片中的颜色设置

将视图切换成母版视图——格式菜单——幻灯片设计——配色方案——点击右下方的编辑配色方案——选择要修改的项——修改

3）动画方案：

动作按钮：

幻灯片放映——动作按钮——根据要求选择合适的动作按钮——在PPT中相应位置绘制——设置动作

办公软件之间了联合应用

1、在word中插入声音文件

插入菜单——对象——打开对象对话框——选择“由文件创建”选项卡——浏览——根据要求找到声音文件——选中“显示为图标”——更改图标——浏览——根据题目要求找到文件——删掉题注中多余的信息——确定——确定

在插入的对象上单击鼠标右键——设置对象格式——大小选项卡——设置对象大小（和图片设置一样）——版式——确定

激活插入到文档中的声音对象：

直接鼠标左键双击该图标

2、插入水印字

格式菜单——背景——水印字——填入水印字——设置水印字格式——确定

3、使用外部数据

插入菜单——对象——选择“由文件创建”——浏览——根据要求找到文件

4、宏的录制：

宏的录制一定要将宏的安全性调到最低

工具菜单——宏——安全性——选择低

工具菜单——宏——录制新宏——填写宏的名称——设置宏的格式——根据要求操作——操作完成点击停止录制

选中要应用宏的区域——工具菜单——宏——宏——选中要应用的宏名——点击“运行”按钮

WORD——>ppt

以大纲级别的一级为划分界限来确定word中的信息到ppt中是否在一页上。

也就是说，word生成ppt最好要设置word文档的大纲级别

文件菜单——发送——ppt

摘要幻灯片：

关键在于将幻灯片的视图模式调到“幻灯片浏览”

将幻灯片视图——幻灯片浏览——选中参与制作摘要幻灯片的所有幻灯片——按下摘要幻灯片按钮——将视图切换到普通视图