常见公文格式汇总.docx
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常见公文格式汇总
目录
常见公文格式3
一．请示3
1.请示的写作特点3
2.事务性请示例文3
二．报告5
1.报告的写作要点5
2.报告的格式：
（情况报告）5
3.例文（建议报告）6
三．指示7
1.指示的结构7
2.一般指示的实例7
四．公告9
1.公告的适用范围9
2.公告的种类9
3.公告的格式和写法9
4.公告例文10
五．通知11
1.通知的写作要点11
2.通知格式（指示性通知）11
3.通知格式（会议性通知）12
4.例文（会议通知）12
六．通报14
1.通报特点14
2.通报和决定的关系14
3.通报的写法14
七．决议、决定16
1.决议”和“决定”的区分16
2.决议的写法17
3.决议的实例17
4.决议模板18
5.决定-分类19
八．函25
1.函的写法25
2.函的写作范例26
九．会议纪要28
1.适用范围28
2特点28
3.分类28
4.会议纪要的结构和写法28
5.会议纪要范例29
常见公文格式
一．请示
请政府机构或总经理工作部等公司治理机构指示和批准，用“请示”。
1.请示的写作特点
请示是下级机关向上级机关请求指示或批准的呈请性、期复性公文。
一、标题：
制发机关名称＋事由＋请示。
二、正文：
1.请示的原因：
陈述情况，阐述理由，讲情必要性和可能性，最后用“为此，请示如下”。
2.请示的事项：
写明请示要求，如请求物资要写明品名、规格、数量，请求资金要写明金额。
三、结尾语：
多用“上述意见，是否妥当，请指示”。
“特此请示，请予批准”，“以上请求，请予审批”，“以上请示，请予批复”，“以上请示，如无不妥，请批转各部门执行”等语。
四、注意事项：
一文一事；一个主送机关；逐级请示。
例子
院长办公会请示格式：
主管领导批示：
关于××××的请示
院领导：
××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。
此文是否提交院办公会讨论，请指示。
XXXX单位XX处
X年X月X日
2.事务性请示例文
关于在全国开展基本农田保护工作的请示
国务院：
为了全面贯彻落实党的十三届八中全会精神，巩固和发展划定基本农田保护区这项工作的成果，拟在全国推广这一做法。
具体意见如下：
一、明确指导思想，加强组织领导。
二、根据不同地区确定保护重点。
三、建立基本农田的保护制度及地方补偿制度。
以上意见已商得国家计委、财政部、建设部等部门意见，如无不妥，请批转各地区、各部门执行。
国家土地管理局
一九九一年一月二日
二．报告
向政府机构或总经理工作部等公司治理机构汇报工作，反映情况，用“报告”。
1.报告的写作要点
报告是向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见或建议、答复上级机关询问时用的陈述性公文。
一、标题：
制发机关＋事由＋报告；报告前可加“紧急”。
二、正文：
1.事由：
直陈其事，把情况及前因、后果写清楚。
2.事项：
写工作步骤、措施、效果。
也可以写工作的意见、建议或应注意的问题。
三、结尾：
可写“特此报告”、“专此报告”，后面不用任何标点符号，或“以上报告如无不妥，请批转各地、各部门执行”，或“以上报告，请指示”等语。
注意事项：
概述事实，重点突出，中心明确，实事求是，有针对性。
2.报告的格式：
（情况报告）
关于××××××的报告
根据××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××现将主要情况报告如下：
××××××××××××××××××××××××××××××××针对××××××，提出以下建议：
一、×××××××××××××××××××。
二、×××××××××××××××××××。
北京积水潭医院××处
××××年×月×日
3.例文（建议报告）
关于开展强化免疫活动消灭脊髓灰质炎的报告
国务院：
脊髓灰质炎（俗称小儿麻痹）是一种不能有效治疗，却可用疫苗彻底预防的急性传染病。
为实现《九十年代中国儿童发展规划纲要》规定的一九九五年消灭脊髓灰质炎的目标，国家决定开展强化免疫活动。
现将有关情况报告如下：
一、自我国开展计划免疫工作以来，脊髓灰质炎疫苗接种率提高，发病率显著下降，取得了可喜的战绩。
二、在冬季，脊髓灰质炎病毒传播能力最弱。
为此，决定从现在起至一九九五年一月期间，每年的十二月五日和一月五日，对全国四岁以下儿童各加服一次疫苗。
以上意见如无不妥，请批转各地区、各部门执行。
卫生部
一九九三年十月二日
三．指示
对公司各部门、人员布置工作，阐明工作活动的指导原则，用“指示”。
指示是领导机关对下级机关布置工作，阐明工作活动要点及要求、步骤和方法时所使用的一种具有指导原则的下行公文。
指示具有较强的指导性、政策性，可以使某项重要事项、工作能顺利进行起着决定性作用。
1.指示的结构
指示一般由首部和正文两部分构成。
（1）首部。
包括标题、成文时间、发文字号和主送机关。
1）标题。
由发文机关、事由和文种构成。
2）成文时间。
用括号在标题正下方注明年、月、日期。
3）发文字号。
由机关代字、年份、序号组成，位置在标题之下居中处。
4）主送机关。
即受文单位，格式与一般公文相同，顶格书写，后面用冒号；也可以用抄送形式写于公文最后一项的下方。
（2）正文。
由开头、主体和结尾三部分组成。
开头部分是指示的开端，主要交代发出指示的原因、目的、依据、意义。
主体部分是指示的具体内容，包括工作任务、指导原则、具体步骤、措施方法等项内容。
结尾部分要以简洁的文字向受文者重申工作的重要性，提出希望和要求。
2.一般指示的实例
中共中央国务院关于认真做好第三次全国人口普查工作的指示（1982年2月28日）
人口普查，是查清我国国情、国力的一项重要工作。
准确地掌握我国人口的分布及构成情况，对于从我国实际情况出发，更好地进行社会主义现代化建设，安排人民的物质和文化生活，制定人口政策和规划，具有重大意义。
为此，中共中央、国务院1980年6月决定，1982年7月1日进行第三次全国人口普查。
一年多来，全省、市、自治区和各部门共同努力，做了大量准备工作，是有效的。
国务院已批准颁发了《第三次全国人口普查办法》。
为了高质量地完成这次普查任务，特作如下指示：
一、各级党委和人民政府要切实加强领导。
人口普查工作必须在各级党委人民政府的统一领导下进行。
现在，离正式普查登记只有四个月的时间了。
各级党委和人民政府要全面调查一下各项准备工作的落实情况，切实解决实际工作中的问题，特别要注意选调得力干部，建立和建全各级人口普查机构。
各级人民政府要根据全国人口普查工作总的部署和要求，做好周密的安排。
围绕提高人口普查资料的准确程度这个中心，做好各个环节的工作。
从6月起，在半个月左右的时间内，要把人口普查作为一项中心任务，做到人口普查和工农业生产两不误。
普查登记以后，还要做好一系列汇总工作。
各项工作必须保证质量，如果某项工作达不到规定的质量标准，必须返工重做。
二、各级党委宣传部门要对人口普查的宣传工作做出统一安排，广泛深入地进行宣传动员。
工会、共青团、妇联等人民团体应主动配合，运用各种宣传手段，采取群众喜闻乐见的各种形式，宣传人口普查的意义、内容和要求，做到家喻户晓，人人明白，以取得全国各族人民的积极支持。
宣传工作从现在起就要逐步展开，4月份作为人口普查宣传月，掀起一个高潮。
共产党员、共青团员、各级干部都要以身作则，模范地执行人口普查办法，并向周围群众有针对性地进行宣传。
三、切实做好普查人员的选调和培训工作。
人口普查是一项极为复杂、细致的工作，需要及时组织几百万人包括普查员、编码员、录入员的队伍，任务是艰巨的。
各级人民政府必须按照《第三次全国人口普查办法》的有关规定选调和培训各类普查人员。
被选调人员的单位，要当作一项政治任务，保证抽调合格的人员参加普查工作。
四、节约办普查。
人口普查经费要在保证完成普查任务的前提下，厉行节约。
普查经费，除财政部拨一部分外，不足的由地方财政解决。
普查所需要的物质条件，计划、商业、物质、交通、电力等部门要予以保证。
我国是世界上人口最多的国家。
在10亿人口这样一个大国进行人口普查，从我国的历史来说，规模之大是空前的。
我们的工作不仅为全国人民所关心，而且为世界人士所瞩目。
各级党委和人民政府一定要高度重视，加强领导，有计划、有步骤、高标准、严要求地做好每个环节的工作，胜利完成第三次全国人口普查任务。
四．公告
向国内外宣布重大事件，用“公告”。
1.公告的适用范围
1．公告，通常是以国家的名议向国内外宣布重大事件，有时也授权新华社以公告形式公开宣布某一事项的有关规定、要求。
如公布国家领导人的出国访问，国家领导人的选举结果，洲际导弹、人造卫星的发射等。
地方行政机关有时也可用公告。
2．公告还用于人民法院审理案件，如向被告送达法律文书等。
3．国家机关使用公告公布事项，只限于在自己的职权范围内，基层单位一般不能制发公告。
2.公告的种类
1.重要事项的公告
凡是用来宣布有关国家的政治、经济、军事、科技、教育、人事、外交等方面需要告知全民的重要事项的，都属此类公告。
常见的有国家重要领导岗位的变动，领导人的出访或其他重大活动，重要科技成果的公布，重要军事行动等等。
如中国人大常务委员会关于确认中国人大代表资格的公告，新华社受权宣布中国将进行向太平洋发射运载火箭试验的公告，都属此类公告。
2.法定事项的公告
依照有关法律和法规的规定，一些重要事情和主要环节必须以公告的方式向全民公布。
例如《中华人民共和国专利法》第三十九条规定：
“发明专利申请经实质审查没有发现驳回理由的，专利局应当作出审定，予以公告。
”
3.专业性公告
有一类公告是属于专业性的或向特定对象发布的，如经济上的招标公告，按专利法规定公布申请专利的公告，属专业性公告；也有按国家民事诉讼法规定，法院递交诉讼文书无法送本人或代收人时，可以发布公告间接送达，是向特定对象发布的，这些都不属行政机关公文。
3.公告的格式和写法
1.标题。
一般由三部分组成：
“公告”标发文机关和文种，有时只标文种即可：
标题如无发文机关名称则在结尾必须落款。
“通告”标题一般要标出单位或是由。
2.正文。
包括开头的原因，讲原因目的：
主体的事项，及告白的内容，可以分条款写下：
最后是写结尾，写实施的期限、范围以及违反如何等，也可以简洁的提出对人民的希望，对违背者的警告等，然后再写、或结尾只写结束用语，如“特此公告”等。
3.文尾。
包括署名和日期。
以机关名义发布，标题如已有机关名，就不必署了。
由于告语面广，撰写时要注意：
事理周密无漏洞，条理清楚不啰嗦，语言通俗不鄙俚，文风严肃不做作。
做到易读易懂易知。
4.公告例文
中华人民共和国全国人民代表大会公告
第三号
第七届全国人民代表大会第一次会议于1988年4月3日选举邓小平为中华人民共和国中央军委会主席。
现予公告。
中华人民共和国第七届全国人民代表
大会第一次会议主席团
XXXX年X月X日于北京
五．通知
传达指示，要求公司各部门、人员办理或者需要知道的事项，批转或转发公文，用“通知”。
1.通知的写作要点
通知是下行文，要求下级机关办理、执行或服从安排的文种。
通知讲究时效性，是告知立即办理、执行或周知的事项。
一、标题：
制发机关＋事由＋通知。
二、正文：
㈠通知前言：
即制发通知的理由、目的、依据。
例如“为了解决×××的问题，经×××批准，现将×××，具体规定通知如下。
㈡通知主体：
写出通知事项，分条列项，条目分明。
三、结尾：
三种写法：
1.意尽言止，不单写结束语。
2.在前言和主体之间，如未用“特作如下通知”作为过渡语，结尾可用“特此通知”结尾。
3.再次明确主题的段落描写。
2.通知格式（指示性通知）
北京华创风能销售公司关于××××××的通知
各科室：
××××××××××××××××××××××××××××××××
××××××××××××××××××××××××××××。
北京华创风能销售公司
二○○五年三月十日
.例文（指示性通知）
国务院关于调整证券交易印花税中央与地方分享比例的通知
国发（1996）×号
各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构:
改革开放以来，我国证券交易市场有了很大发展，证券交易规模不断扩大，证券交易印花税也有了较大幅度的增长。
为进一步规范证券交易市场，妥善处理中央与地方的合配比例，增强中央宏观调控能力，国务院决定，自1997年1日1日起，将证券交易印花税分享比例由现行的中央与地方各50%，调整为中央80%、地方20%。
有关地区和部门要从全局出发，继续做好证券交易印花税的征收管理工作，进一步促进我国证券市场的健康发展。
中华人民共和国国务院
一九九六年十二月十六日
3.通知格式（会议性通知）
关于×××××××××××××××会议的通知
各职能处室：
定于×月×日召开××××会。
现将有关事宜通知如下：
会议议题××××××××××××××××××××××××××××。
参加人员××××××××××××××××××××××××××××。
会议时间×月×——×日（会期×××，×××××报到。
）
会议地点××××××××××××××××××××××××××××。
有关事宜
（一）××××××××××××××××××××××××××××。
（二）××××××××××××××××××××××××××××。
（三）×××××××××××。
联系人：
×××，电话：
××××××××，传真：
××××××××。
北京华创风能销售公司
××××年×月×日
4.例文（会议通知）
关于召开全区宣传部长会议的通知
各市委宣传部，党委宣传部：
定于9日9-10日召开全区宣传部长座谈会，现将有关事项通知如下：
一、会议议题传达学习中宣部召开的部分省区市宣传部长座谈会精神；总结交流我区前八个月宣传思想工作；研究部署下一步工作。
二、参加人员各市委宣传部长、党委宣传部长。
三、会议时间9日9-10日（会期一天半，9日8日下午报到）。
四、会议地点报到及住宿地点：
南宁市七星路广西宣传干部培训中心。
会场：
区党委办公楼三楼会议室。
五、有关事项
（一）请参加会议人员准备约15分钟的发言。
请将发言材料打印50份，在报到时交会务组（打印要求：
16开幅面，在左上角用四号楷体注明“全区宣传部长座谈会发言材料”）。
（二）请各市委宣传部长、柳铁党委宣传部长安排好会议期间的各项工作，准时出席会议。
在外出差、学习的，加无特殊情况，务请回邕参加会议。
（三）请各市委宣传部、柳铁党委宣传部于9月5日下午下班前将参加会议人员名单报到自治区党委宣传部办公室。
联系人：
×××，电话：
××××，传真：
××××××。
中共广西壮族自治区委员会宣传部
二○○三年九月四日
六．通报
表扬、批评，传达重要情况以及需要所属各单位知道的事项，用“通报”。
1.通报特点
（1）.真实性：
表扬先进，批评错误，传达的情况必须真实，不夸张，不编造。
（2）.教育性，典型性。
（3）.晓谕性，时效性。
2.通报和决定的关系
相同：
都可以表彰先进批评错误。
不同:
1.发文机关和对象的关系不同，通报的发文机关是被表扬或批评的人员或单位的直接上级机关，决定的发文机关是被表扬或批评人员或单位的上级机关的上级机关。
2．写法不同:
通报的结尾要提出希望要求，以发挥教育警戒作用。
决定侧重于将结构公布于众，结尾不一定提出希望和要求。
3.通报的写法
通报分为表彰通报、批评通报、情况通报
1.表彰通报：
概述先进事迹、先进事迹的意义性质、表彰决定、希望号召。
2.批评通报：
错误事实或现象、错误的性质危害性原因教训、惩罚决定或治理措施、希望要求。
3.情况通报：
缘由目的、情况和信息、希望要求。
关于对沈阳华创风能有限公司实现安全生产年得表彰通报
沈阳华创风能有限公司采取有力措施，切实贯彻《安全生产条例》，建立安全生产岗位责任制，2010年实现全年生产无事故，成为我市第一个安全生产年优秀企业。
为此，市政府决定对沈阳华创风能有限公司给予通报表扬，并奖给锦旗一面，奖金XXXXX元。
市政府号召全市各企业以沈阳华创风能有限公司为榜样，层层建立健全安全岗位责任制，扎扎实实抓好安全生产，争创安全生产年企业，把我市安全生产推上一个新台阶。
XX市人民政府（印章）
二零一零年三月五日
七．决议、决定
对某些问题或者重大行动做出安排，用“决定”。
经过会议讨论通过，要求贯彻执行的事项，用“决议”。
1.决议”和“决定”的区分
决定是党政领导机关对重要事项或重大行动做出决策、安排和规定的指导性、指挥性公务文书。
在实际运用中，还应对“决议”和“决定”做以下区分：
1.从制作程序上区分
“决议”须经某一级机关或组织机构的法定会议对某一议题进行集体讨论，由法定多数表决通过，然后形成正式文件，并以会议的名义公布。
而“决定”却不一定经过法定会议讨论通过的程序。
它既可以是某种会议讨论研究的成果，形成正式文件予以公布，也可由各级领导机关直接制作并予以公布。
因此，可以认定，凡未经有关法定会议讨论通过这一程序，而是以领导机关的名义发布的议决性文件，就只能使用“决定”。
2.从作用上区分
“决议”一律要求下级机关执行。
而“决定”只有“部署性决定”才要求下级机关执行，“宣告性决定”只起知照性作用，一般不要求下级机关执行。
3.从内容上区分
（1）在会议讨论通过的前提下，凡作出了具体的规定和要求，履行法定的权力，强制有关部门贯彻执行的，用“决定”。
若只是简要地表示肯定或否定的意见，履行法律程序，指导有关部门遵照办理的，用“决议”。
（2）由会议或领导机关直接制定发布行政法规，用“决定”。
由会议审议批准某项议案、重要报告、法规，用“决议”，所审议批准的条文作为“决议”的附件。
（3）授予荣誉称号或给予处分，用“决定”。
审议机构成立或撤销，用“决议”。
4.从写法上区分
公布性决议、批准性决议一般写得比较简要、笼统。
阐述性决议除指出指令性意见外，还要对决议事项本身的有关问题作若干必要的论述或说明，即作一些理论上的阐述。
“决定”的写法与“决议”大不相同，它不多说理论上的道理，而往往着重提出开展某项工作的步骤、措施、要求等。
“决定”要求写得明确、具体一些，措施也更落实，行政约束力强，可以直接成为下级机关行动的准则。
而“决议”往往写得比较概括，原则性条文多，下级机关在贯彻执行时，多数还要根据“决议”制定相应的具体办法或实施措施。
2.决议的写法
决议由首部和正文两部分组成。
1.首部。
包括标题和成文时间两个项目。
（1）标题。
决议的标题有两种形式：
一种是由发文机关（或会议名称）、事由和文种构成；另一种是事由和文种构成。
（2）成文时间。
即决议正式通过的日期。
一般放在标题下，在小括号内注明会议名称及通过时间，也可只写年月日。
2.正文。
由决议根据、决议事项和结语三部分组成。
（1）决议缘由：
一般简要说明有关会议审议决议涉及事项的情况，陈述做出决议的原因、根据、背景、目的或意义。
（2）决议事项：
写明会议通过的决议事项，或会议对有关文件、事项做出的评价、决定，或对有关工作做出的部署安排和要求、措施。
3）结语：
一般紧扣决议事项有针对性地提出希望、号召和执行要求。
有的决议可不单列这部分。
3.决议的实例
四川省第七届人大常委会第八次会议关于依靠科技进步振兴农业的决议
（1989年3月10日通过）
四川省七届人大常委会第八次会议，听取和审议了省科委主任张廷翰受省政府委托作的《关于省农村科技工作情况的汇报》。
会议以为，我省各级政府依靠科技发展农业事业方面做了大量工作，取得了一定成绩，但发展不平衡的，还存在一些亟待解决的问题，特别是粮食生产面临的形势是严峻的，任务是艰巨的。
为了进一步依靠农业科技，夺取粮食增产，农业丰收，推动农村经济的全面振兴，特别作出了如下决议：
一、各级政府要在广泛深入开展农业基础地位的再教育中，提高领导在各个方面对科学技术是第一生产力的认识，牢固树立依靠技术进步、振兴我省农业的观念，把发展农业经济转到依靠科学技术和提高劳动者素质的轨道上来。
要把农村科技纳入政府工作的重要议事日程，
重视农业科学研究和技术推广工作，充分发挥农业科技人员在发展农业中的积极作用。
要把这项工作的好坏，作为考核各级政府及其领导成员政绩的主要内容之一。
二、各级政府从今年起逐步增加对农业科技的投入。
增加农业科研和推广的事业费，建立农业科技开发基金，多途径开辟农业科技资金来源，尽力增加科技装备和设施，为农业科研和推广服务工作创造条件。
主管部门要管好各项农业科技经费，专款专用。
农村的集体和个人也要千方百计加强技术开发活动，增加投入。
三、各级政府应从本地区的实际出发，制定依靠科技振兴农业的年度计划和中、长期规划，并认真组织实施，狠抓落实，层层进行检查监督。
对在农业科技工作中做出显著成绩的各级领导、农业科技人员、以及农民中推广应用先进技术的积极分子给予表彰奖励，对有突出贡献的给予重奖，并大力宣传他们的先进事迹。
四、各县、（区）、乡应进一步建立健全农业科技推广服务体系，切实加强基层农业科技管理工作。
要采取多种形式，搞好培训、试验、示范等农业科技的推广服务工作，传授科技知识，普及先进农业技术，要着重培训本地科技人员，抓好农业科技成果的推广应用，鼓励采用新技术。
要发挥各种推广农业技术的民间组织的作用。
五、各级政府要采取切实有效的措施，认真落实好中央和省制定的各项有关科技人员的政策。
要为农业科技人员创造必要的工作条件，稳定农业科技队伍，动员和组织广大农业科技人员为振兴农业不断作出贡献。
4.决议模板
XX有限责任公司关于股权转让的股东会决议
上海XXX有限责任公司
第____届第____次股东会决议（关于股权转让方面）
时间：
_________________________
地点：
_________________________
股东参加人员：
_________________
主持人：
_______________________
记录人：
_______________________
应到会股东____方，实际到会股东_____人，代表额数100%，会议以当面方式通知股东到会参加会议。
全体股东经过讨论，会议通过以下决议：
一、同意转让方_______将其在上海XXX有限责任公司_____%的股份转让给受让方______.
二、同意修改后的章程。
三、本协议一式三份，一份报工商机关，有关各方各执一份。
四、本决议经到会股东签字（盖章）后生效。
全体股东签字盖章：
____________
_________年________月_______日
5.决定-分类
根据具体用途和内容分类
根据具体用途和内容的不同，决定一般有以下两类：
1．知照性的决定。
如表彰决定、处分决定、机构设置决定、人事安排决定、发布法规性事项或对某一具体事项做出安排的决定等，如《全国人民代表大会常务委员会关于老师节的决定》。
2．指挥性决定。
常见的有规定性决定、规范性决定、指导性决定、指示性决定、具有有关法令性质的决定、处理重大问题的决定和安排重要行动的决定等。
决定的格式内容
1．标题。
《××××关于××××的决定》
2．决定的原因和目的。
如：
目前……，（事实依据）。
根据……，（理论依据），为了……（目的主旨），现决定……（意图主旨）。
具体……如
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