初当出纳 5 报销核算.docx
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初当出纳5报销核算
初当出纳
五、报销核算
目录
人民币购汇凭证能否作为发票2
出纳工作的工资核算业务2
抬头为船名的发票是否可以有效3
处理好会计业务中的往来条据3
企业取得不符合规定发票的处理9
跨年度发票的报销12
职工报销凭证的签字有什么要求13
非本公司员工的机票报销13
电子客票可以作为报销凭证吗13
收款凭条能以个人名义开具吗14
纳税人取得虚假普通发票如何处理15
鉴别发票的虚假经济业务16
如何鉴别发票本身造假18
其他报销原始凭证的审核18
凭证粘贴单的审核20
借款报销单的审核21
什么是凭证传递？
22
出纳付款程序22
出纳的收款程序22
如何填写记账凭证的日期？
23
从外单位取得的原始凭证遗失怎么办？
23
各种有问题的原始凭证怎样处理？
24
发票的鉴别和检查24
定额备用金制度下报销备用金时怎样处理27
怎样复核现金收款凭证28
怎么区别误餐费、住宿费和招待费28
员工预借的款项报销时如何处理28
员工出差在外地的费用都可以报销吗29
现金支票的用途如何填写30
备用金的预借与报销30
请款单上的部门签字应由谁来签字31
老总的报销发票该如何处理31
老板在外地的差旅费如何报销31
工资的发放32
费用的报销32
代扣款项需要领导签字吗33
车间的招待费计入哪个科目33
报销时老板如何签字33
报销金额大于银行备用金该怎么办33
代发工资的问题33
怎样办理支票挂失34
人民币购汇凭证能否作为发票
【问题】
内资企业用人民币购美元按照协议支付给外方的佣金，无法取得发票，只有银行出具的人民币购汇凭证，能否作为税前扣除的原始凭据？
【解答】
《中华人民共和国企业所得税》第八条规定“企业实际发生的与取得收入有关的、合理的支出，包括成本、费用、税金、损失和其他支出，准予在计算应纳税所得额时扣除。
”
根据《中华人民共和国发票管理办法》第四十二条“对国有金融、邮电、铁路、民用航空、公路和水上运输等单位的专业发票，经国家税务总局或者国家税务总局省、自治区、直辖市分局批准，可以由国务院有关主管部门或者省、自治区、直辖市人民政府有关主管部门自行管理。
”的规定，结合当前银行业的专业票据暂时没有纳入税务机关发票管理的实际情况，如企业能够提供充分适当的凭据证明其业务真实发生，则其支付的佣金可以税前扣除。
出纳工作的工资核算业务
1.执行工资计划，监督工资使用
根据批准的工资计划，会同劳动人事部门，严格按照规定掌握工资和奖金的支付，分析工资计划的执行情况。
对于违反工资政策，滥发津贴、奖金的，要予以制止并向领导和有关部门报告。
2.审核工资单据，发放工资奖金
根据实有职工人数、工资等级和工资标准，审核工资奖金计算表，办理代扣款项（包括计算个人所得税、住房基金、劳保基金、失业保险金等），计算实发工资。
3.负责工资核算，提供工资数据
按照工资总额的组成和支付工资的来源，进行明细核算。
根据管理部门的要求，编制有关工资总额报表。
抬头为船名的发票是否可以有效
【问题】
我司为水路运输企业，我司自有船舶从事货物运输停靠国内及国际各港口，部分港口方及港口代理存在仅认我司的船舶名称，不认公司名称的现象，一些港口服务费用开出的发票抬头为我司船舶名称，而不是公司名称，我司船舶名称是唯一的，由中华人民共和国海事局核准，请问此部分发票抬头为我司船名的港口费用发票是否可以符合规定，可以有效入账？
【解答】
根据《国家税务总局关于进一步加强普通发票管理工作的通知》（国税发[2008]80号）规定：
“八、加强日常监督，打击不法活动
（二）落实管理和处罚规定。
在日常检查中发现纳税人使用不符合规定发票特别是没有填开付款方全称的发票，不得允许纳税人用于税前扣除、抵扣税款、出口退税和财务报销。
对应开不开发票、虚开发票、制售假发票、非法代开发票，以及非法取得发票等违法行为，应严格按照《中华人民共和国发票管理办法》的规定处罚；有偷逃骗税行为的，依照《中华人民共和国税收征收管理法》的有关规定处罚；情节严重触犯刑律的，移送司法机关依法处理。
”
因此，抬头为船名的发票，不得允许纳税人用于税前扣除、抵扣税款、出口退税和财务报销。
处理好会计业务中的往来条据
一、往来条据的种类、特点、使用范围和书写规范
（一）借条
借条又称借据、借款据或者借款凭证。
借条是确认双方借贷关系成立的原始凭证。
除支付报销款项、支付无需归还的款项和确认以往债务外，其他款项支付皆可以用借条。
在会计实践中，款项付出时如当时难于确定其使用性质，会计人员应坚持要求收款人出具借条。
收款人使用白纸书写借条时，“标题”可直接写“借条”，“借据”或“今借到”。
（二）领条
领条是确认应领款项（或物资，下同）已实际领取的原始凭证。
通常情况下，领条表示两重含义：
一是应领款项已收到；二是所领款项属于收款人应得，无需归还。
因此，会计处理上，领条或用于报销。
或用于冲销往来或代办收付。
领条也有两种形式，一是以白纸由收款人直接书写或单独出具：
二是印制有固定格式的原始凭证，付款时由收款人签字领取。
后一种多为多人式的，而且不一定使用“领条”这一名称，职工工资表、取暖费发放表等均属这类领条。
以自纸直接书写领条时，通常标题为“领条”、“今领到”。
而且必须在领条正文写明领款原因。
实践中，业务人员还可能从出纳员处领取已盖印章的空白转账支票、填有数额的银行汇票等。
其实质属借，但习惯上往往出具领条或收条。
（三）收条
收条是在不宜使用借条、领条的情况下，收款方出具的确认已收到款项的原始凭证。
收条一般用于预收账款、接受投资、接受捐赠这类收款，以及用于收到不退还原借条、原欠条的还款。
会计实践中，收到委托人转交或代为返还的款项、受托代保管款项，以及非现金票据或实物接收，也多使用收条表示收讫。
收条与借条比较，不一定需要归还，如收到还款的收条；收条与领条比较，又不一定不要归还，形成借贷关系的收条有之，如收到预收账款的收条。
据此，收条的性质介于借条和领条之间，收款性质具有较大的不确定|生，所以使用收条时应特别审真。
写收条时，除“标题”的“收条”或“今收到”外。
应在收条的正文部分写明款项收受的性质或缘由，否则，一，旦发生纠纷，持据人与出据人分别作出不同解释，第三方将很难作出裁判。
（四）收款收据
收款收据是印有固定格式的用以确认应领、应收或借入款项已经收到的原始凭证。
诸多种类条据中，收款收据现时使用最多，包含业务内容最广泛，因使用不当而引发的纠纷也最多。
收款收据被应用于借、领、收、欠以及销售等各方面业务事项。
但根据收款收据持据方可否凭据报销这一特点进行分类，收款收据可分为往来性收据与发票性收据两大类。
在目前，我国规定发票性收据只限用于规费|生收款和非营利性行政事业单位代办费收款。
会计人员在出具或受理收款收据时，必须注意如下事项：
（1）应严格划清往来性收据与发票性收据的界限。
凡属往来性收据性质的，均不得记入成本费用；凡属发票性收据眭质，除单位内部费用收付外。
所用收据均必须套印主管财政机关的监制章，否则不得作为发票性收据使用或收受，违者。
税务机关将不给在税前扣除甚至处以补税罚款。
（2）应规范填写收据事由。
严格意义上的‘收款收据应属于收条，但鉴于用收款收据代替借条、领条甚至代替欠条在社会上已成惯例，所以使用者只能在收款事由上加以区别。
填写收款事由时，应尽可能做到用语准确、详略适当，让使用者一看便能认定属于借、领、收、欠的具体J陛质；作为持据方，除审查收据的各要素项目外，应重点审查收款事由书写是否恰当，会不会在日后产生歧义而发生纠纷。
如果事由书写不当，应拒绝收受。
提请出据方重开。
（五）欠条
欠条是指债务方出具给债权方确认应偿还但尚未偿还款项数额的书面证据。
因此在条据大类中，欠条性质特别，它只是体现对已存在的债权、债务关系进行确认，并不因之导致款项的立即收付。
欠条与借条有相同之处，即两者都可以确认借贷关系的成立，如凭一张借条或凭一张欠条都可以要求债务人还款。
但欠条与借条比较，欠条则具有借条所不具有的“累积性”、“排他性”的特点。
用会计账务作比喻，借条相当于账务记录的发生额，在债权人存有债务人出具的几张借条的情况下，如果债务人没有债权人出具的还款收据或收条，应以几张借条金额的合计数作为债务金额处理。
而债权人持有债务人出具的几张欠条时，如果债权人在最后一张欠条的日期以后没有向债务人出具还款收据或收条，则应以最后出具的一张欠条的金额作为债务金额处理，其他欠条或在最后一张欠条以前的还款收据或收条，都不再作为确认双方债权、债务关系的依据。
当然，上述欠条或借条上如果特别注明其他内容或欠条上均附有往来清单的，则还需结合附注或清单的内容确认债务金额。
（六）送货单
与以上几种往来条据不同，送货单与会计人员特别是出纳人员的关系，不如以上几种条据密切，但送货单作为往来条据的作用不低于以上几种条据。
货款清收纠纷中，不少供货单位因为未出具送货单，或者送货单没有收货单位经办人签字也没有收货单位盖公章（仓库章、业务章）。
使得本单位在争议中处于十分不利地位，甚至输掉整个官司。
因此，企业销售过程中，凡不属于现金买卖，比如先供货、后收款，或者先收款（预收）、后交货，交货时都必须出具送货单并要求收货方签字或盖章。
如果是贿货方来人提货，则将“送货单”改为“收货单”；如果是代办托运（发货制），将受托方签字盖章的托运单代替送货单。
此外。
还有一些文字或签字并不独立成为条据，但与有关内容结合则起到条据的作用，比如本文以下介绍的在发票或其他有关原始凭证上加注签名，均属广义的条据范围。
二、条据的盖章与签字
按照规定，从外单位取得的条据（原始凭证），必须盖有出具单位的公章，从个人取得的条据，必须有收款人（或代收款人，下同）的签名或盖章，否则，不得付款。
对于单位与内部职能部门或分支机构之间，或这些部门之间的往来条据也应参照上述规定执行。
为防范经济纠纷并对单位或会计人员造成不利后果，应该注意以下几个方面：
（一）以单位名义出具的条据必须加盖出具单位公章
根据民法原理，单位出具的条据，既盖了公章，个人又签字的，除休据上另有特殊说明外，视为单位行为，个人不论与出具单位关系如何，均推定为经办人。
如果上述条据收起诉讼，人个不作为当事人处理，但如果应有单位盖章而未盖章的，只有个人的盖章或签名的，即使已写有单位名称，如果持据方不想找单位或出具条据单位不认账，盖私章或签名的个人将会在诉讼中成立为被告。
（二）认真防范无效代签及冒签冒领条据
1、代签。
属于代签的条据，条据的收款人事后不承认，原因一般为代签方法不规范，代签字办理借、领、收款时，有些代签人只签被代签人只签被代签人的条据的收款人或欠款人的姓名，不签自己即代签人的姓名。
这样，事后发生纠纷时，被代签人说自己实际没有收到款项也没有签字而不予认账，代签人因没有签写自己姓名，事后一赖了之也奈何他不得，甚至纠纷发生时已记不起是谁代签。
因此，对于代签字的，都必须同时由代签人书写被代签人和代签入两个人的姓名，代签人自己签名后应加“代”字并将姓名和“代”字置于括号中。
2.冒签。
指冒用他人姓名即法定收款^的姓名签字。
实践中，这种纠纷案发率较高，原因是不少人对签字的条据不附加条件，只要一见到签字条据特别是熟人的签字条据就深信不疑，给心术不正者甚至坏人代签冒领提供了便利。
防范的方法应是：
A、对于自己不能熟练鉴别真伪的签字人，应要求其在自己当面签字；B、对于不具备上述条件的，在对方已签字的情况下，可以通过电话联系方式“核实”条据业务，“顺便”核实签字。
（三）妥善处理好碍于面子的写条、签章问题.
一些属碍于面子的签字业务，由于收款^是付款人的领导或要好者，付款人不好意思要收款人出具借、领条或欠条等，事后收款八赖账或忘记，造成纠纷则付款被动。
防范的方法是：
对于不好要求其亲自写借条、收条、领条、欠条的，可以由会计人员事前写好应写的条据，只将条据的签名或盖章处空着，这样做—般都可以收到预期效果。
三、经济往来中条据的具体处理
（一）还款、结算、报销时有关条据的处理。
单位之间、单位与个人的往来，凡以借条、收条、欠条等条据确立债权债务关系的，除法律法规加有规定或当事人双方另有约定的情况外，还款时原立条据的处理原则应与心肝上规范相同，即不、不换、不改原据。
如果因向外单位或外地个人索债需要出示原据，可以复印件代替。
（二）暂存、预收款项支用的条据处理。
不论在什么情况下，会计人员收受他人报销凭证或其他涉及往来支付的条据，要么以现金付款，要么出具不款销账的收据，绝不能收到报销凭证后让报账人“空手离去”。
四、收取、转交及空收款项的条据使用与处理
（一）一般交易及往来结算的收款条据
按照会计业务的惯例，出纳人员（包括收款员，下同）的责任是凭票收款，“票”给付款人的几联（或一联）中就有一联属收条性质，出纳人员原则上不自开自收。
但在实践中，往来结算的收条或收据多由出纳人员自开，有些出纳人员由于缺乏工作经验对于可能在近期结清或欠付报销款项的条据往往以白纸单写，不留存根，会计俗语叫“撒手飞”，这样时间稍久，出纳人员忘记后即成为现金长款，有时与现金短款抵销则更难觉察。
待持据人来索款或核对时，出纳人员则陷入被动甚至被怀疑为贪污。
因此，出纳人员开具涉及往来或收入的条据，均应至少两联，其中一联留存。
（二）代收款项的转交
在企事业单位，总难免发生由其他人员为出纳人员代收款的事项。
代收款项应当如何转交给出纳人员，也是会计业务中容易出现纠纷的事项。
现实中，代收人员一般总是出纳人员的同事、熟人，代收款转交时，多数情况下将现金与发票，收款联一起交给出纳人员即告了事。
（三）空收款项的条据处理
在实际工作中，经常会发生由单位提供盖章的空白发票，或者由外出人员、催款人员客户、外出人员、清欠人员从会计人员开具尚未收款的发票自开。
但这种处理方法容易产生二种纠纷，一是发票提交购买方时，购买方往往当时不能交款，而供货方只要求购买方在发票收款联或存根联上签字，就将盖章后的发票联及提货联交购货方。
事后如果购货方赖账，供货方凭收款联或者存根联的签字无法认定购货方欠款，导致在经济纠纷中处于不利地位。
二是外出人员、催款人员将货款、特别是现金收回转交出纳员时，因为发票联、提货联均已交给购货方，只剩一联收款联与现金一并转交，也容易造成类似上述代收款项转交时出现的情况。
因此，建议采取以下措施防范这类风险：
①客户、外出人员或催款人员自出纳员处开具发票时，交款不足部分或没有交款的，取票人必须就欠款部分向出纳员出具欠条，注明欠款金额、原因。
②外出人员、结账及催款人员向客户开具发票时，也必须按上述要求办理，均不得以客户在发票有关联签字代替欠条。
③客户、外出人员、结账及催款人员向出纳员交款时，凡不在交款时开具发票的，出纳员必须向交款人出具收款收据。
企业取得不符合规定发票的处理
在税收实践工作中，对于企业使用不符合规定发票如何进行处理，各地各级税务机关的做法可谓五花八门、莫衷一是，有的直接调增应纳税所得额，作补税罚款处理；有的允许扣除，但按发票管理办法处理，那么对于企业使用不符合规定的发票到底如何处理呢？
笔者认为应当按照国税发[2008]80号《国家税务总局关于进一步加强普通发票管理工作的通知》第8条第2款规定处理。
第2款是这样规定的：
在日常检查中发现纳税人使用不符合规定发票特别是没有填开付款方全称的发票，不得允许纳税人用于税前扣除、抵扣税款、出口退税和财务报销。
对应开不开发票、虚开发票、制售假发票、非法代为开具发票，以及非法取得发票等违法行为，应严格按照《中华人民共和国发票管理办法》的规定处罚；有偷逃骗税行为的，依照《中华人民共和国税收征收管理法》的有关规定处罚；情节严重触犯刑律的，移送司法机关依法处理。
下面试对上文作数点解析：
1、不符合规定发票不得税前扣除、抵扣税款、出口退税和财务报销，也即企业失去了企业所得税可以税前抵减的成本、费用、损失和其它支出，失去了抵扣增值税进项税款条件，失去了申请出口退还增值税、消费税条件，最为关键的是不得报销，我个人理解即不得作为原始凭证纳入财务核算体系，如果企业反其道而行之，则在税务检查或纳税评估过程中被发现者，这些不符合规定的发票如果不能重新取得就面临着纳税调整、补征税款等一系列涉税问题。
2、发现不符合规定发票不意味着就要纳税调整、补征税款，为什么？
其一发现不符合规定发票即行纳税调整、补征税款违反了税法公平宗旨，取得不符合规定发票的原因有多种，有主观故意也有客观原因，一概而论显失公平；其二发票只是表明一项业务存在的表征，而并不代表这项业务的真实性，只以表征违规而行对真实性业务的调整、补税，显然极不合理；其三税收在具惩戒功能之时教育功能亦不可少，发现不符合规定发票时应当允许企业限期取得发票，或提供能证明其真实性的其他合法凭据，而不宜不问青红皂白不给企业以改正机会就作纳税调整、补征税款等。
3、处罚要视情况而定，对应开不开发票、虚开发票、制售假发票、非法代为开具发票，以及非法取得发票等违法行为，应严格按照《中华人民共和国发票管理办法》的规定处罚，上述诸项行为可以总结为主观故意，如果企业并没有主观上的故意而获取的不符合规定发票显然就不应当按照发票管理办法处罚，比如A企业从B企业购进一批货物，B企业却突然消失，而使A企业无法获取符合规定的发票，再比如A企业采购人员将购货发票遗失，上述这些情况均不应当予以处罚；
有偷逃骗税行为的，依照《中华人民共和国税收征收管理法》的有关规定处罚，此条规定实质是体现了真实性原则，即无论企业是否取得符合规定发票，只要业务不真实，造成偷逃骗税行为均应按照征管法相关条文处罚，如果没有造成偷逃骗税行为就不能按照征管法处罚；
情节严重触犯刑律的，移送司法机关依法处理，即上述应开不开发票、虚开发票、制售假发票、非法代为开具发票、非法取得发票等行为以及造成了偷逃骗税行为如果触犯了刑法，就应当移送公安、检察院等司法机关予以处理。
由上述三点分析，对待企业取得不符合规定的发票应当作如下处理：
1、鉴别业务真实与否，如果业务不真实但未造成偷逃骗税后果按发票管理办法处罚，如果同时造成偷逃骗税后果，在按照发票管理办法处罚同时亦应对照税收征管法相关条款予以处罚，涉及触犯刑律的，移送司法机关处理。
2、业务真实，但未取得符合规定发票，应当责令企业限期取得发票，同时对应开而不开具发票、虚开发票、制售假发票、非法代为开具发票、非法取得发票等行为按照发票管理办法处罚，如果确实不能取得发票，可以能证明业务真实性的其他合法凭据作为业务真实性发生的支撑。
假设不能证明业务真实性，则视同企业放弃税前扣除、抵扣税款、出口退税权益。
由此而增加的税收成本由企业自行消化。
我的上述看法也得到了若干省市税务局文件政策的支撑，即发现违规票据时责令限期改正，改正后取得合法、真实凭证的允许税前扣除，如果逾期仍无法取得的，则不允许税前扣除，并根据具体情况作出偷税、发票违规等处罚。
我们假设一个极端的例子，某税务局对采用查账征收方式的A建材建造有限公司进行税收检查，发现A公司制造建材购进的黄沙、水泥、钢材等基本上没有取得正式增值税销售发票，于是全额调增，也就是说成本基本上得不到扣除，对A公司的税收处理其实就是按收入额的33%（备注旧企业所得税税率）来征收企业所得税。
假设收入额是1000万，则应缴纳330万。
我们再假定A公司是核定征收企业，核定应税所得率10%，则应缴纳企业所得税1000×10%×33%=33万。
结果是什么？
采用查账征收方式的企业，居然企业所得税税负是核定征收方式企业的十倍。
这显然是不合理的，税务机关这种全额调增的方式也是错误的，象A公司这种情况，首先应当责令限期取得发票，其次如果在限期内仍不能取得发票，则应按照成本费用核算不清，采用核定征收方式，而不是调增后计算企业所得税。
否则势必造成税负的巨增，也是违反企业所得税的公平原则。
跨年度发票的报销
【问】
（1）请问单位跨年度的发票可以在本年度列支吗？
如2008年的餐费发票可以拿来在2009年度报销吗？
对跨年度的发票报销如何处理才符合财务规范？
（2）最新企业会计准则下资产要列入固定资产核算的标准是什么？
固定资产明细账采用哪种？
【解答】
（1）会计上是可以列支的，但是不能超过一年，比如2008年10月份的发票，如果2009年来列支一定是不行的。
按《企业所得税法实施条例》规定：
企业应纳税所得额的计算，以权责发生制为原则，属于当期的收入和费用，不论款项是否收付，均作为当期的收入和费用；不属于当期的收入和费用，即使款项已经在当期收付，均不作为当期的收入和费用。
本条例和国务院财政、税务主管部门另有规定的除外。
所以只能在2008年列支的。
（2）按照《企业会计准则第4号——固定资产》（2006）：
第三条固定资产，是指同时具有下列特征的有形资产：
·为生产商品、提供劳务、出租或经营管理而持有的；
·使用寿命超过一个会计年度。
（使用寿命，是指企业使用固定资产的预计期间，或者该固定资产所能生产产品或提供劳务的数量。
）
第四条固定资产同时满足下列条件的，才能予以确认：
·与该固定资产有关的经济利益很可能流入企业；
·该固定资产的成本能够可靠地计量。
固定资产明细账采用的就是固定资产卡片账，也就是单独账页的那种。
职工报销凭证的签字有什么要求
（1）按规定应该签字的人员必须全部签字，签字必须签全称，不得只签姓。
（2）签字人签署姓名后，还应当签署签字的日期。
（3）领导签字应当明确表明是否同意报销。
（4）为便于原始凭证的装订，签字是签在凭证的正面，应签在右上方。
签字如果是签在凭证的反面，应签在左上方。
（5）有多张凭证都需要签字时，要一张一张分别的签，不能用复写纸同时签。
非本公司员工的机票报销
【问】非本公司的员工，但是公司聘请的专家赴外考察报销的机票账务上应该如何处理？
税法会要求纳税调整吗？
【解答】一般非企业的职工报销费用是不得在所得税前扣除的。
但是如果形成企业的聘用专家的文件，有聘书等材料。
这种情况一般也是可以的，
电子客票可以作为报销凭证吗
【问】电子客票是否可以作为报销凭证?
【解答】根据京地税票[2006]248号文件规定，航空运输电子客票暂使用“航空运输电子客票行程单”（以下简称行程单）作为旅客购买电子客票的付款凭证或报销凭证，同时具备提示旅客行程的作用。
“行程单”采用一人一票，不作为机场办理乘机手续和安全检查的必要凭证使用。
收款凭条能以个人名义开具吗
【问题】
外单位来我单位结算费用，开具发票，但是因期限问题，只支付一部分，其余款项挂应付帐款，但发票是单位名称，后来客户领取款项是个人打收条领款，可以吗？
【解答】
《内部会计控制规范──货币资金（试行）》第十条规定，单位应当按照规定的程序办理货币资金支付业务。
（一）支付申请。
单位有关部门或个人用款时，应当提前向审批人提交货币资金支付申请，注明款项的用途、金额、预算、支付方式等内容，并附有效经济合同或相关证明。
（二）支付审批。
审批人根据其职责、权限和相应程序对支付申请进行审批。
对不符合规定的货币资金支付申请，审批人应当拒绝批准。
（三）支付复核。
复核
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