大型会议注意事项及流程.doc

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大型会议注意事项及流程

一、前期的筹备。

1、确定会议主题、安排议事日程、确定参会人选。

明确会务组成员并予以具体分工、落实责任。

2、根据会议层次及预算，考察会议场所及其配套餐饮、住宿、外部环境等，以选择最佳场所。

3、发布会议通知。

注意通知的内容时间、地点、参加范围、人员、会议主要内容、参会要求等。

如代表是否发言、着工装。

会议通知一定要落实到人。

4、会议议程安排有参会代表发言的，应提前召集所有发言人开会或通过其他形式统一思想提出要求、发言从那些角度写、应该写什么、什么时间上报稿子、审核等事项。

5、准备会议需要的文件资料。

6、准备领导讲话稿件，多位领导讲话的注意内容区分层次避免重复。

7、准备会议须知、会议日程表、会场、聚餐、座次表、参会人员信息表和其他相关辅助文件资料。

8、所有会务资料应严格审核后印制并装订成册。

注意内页装订顺序。

9、按照参会人数准备文件袋、笔、记录本或礼物、会议餐劵等，并与会前安排妥当。

10、结合会场主席台宽度等确定并制作会议现场条幅文字，会议的主题等。

大约提前3-5天制作好，横幅文字大小要适中，一般为红底白字。

11、制作PPT或音乐、MV等宣传资料，用于会前空闲时间及中场休息时间循环播放

12、提前制作奖牌、奖状。

会议开始前送达会议现场。

会议需合影的应提前联络摄影师、确定合影场所、安排确认前排座次。

有安排会议聚餐的应提前准备相关烟酒、饮料、矿泉水等并确定聚餐菜单。

二、会场的布置及接待。

1、悬挂会场横幅

2、主席台的安排（几个人，座次怎样安排，有桌签的需提前摆放好。

主席台有台花的，也需提前购买、布置到位，会议期间注意喷水保养。

）

3、会场椅子、凳子是否够用，怎样安排。

注意会场卫生、温度、通风、外部噪声等环境。

4、给与会主席台代表的资料提前送到或摆放到桌子的相应位置。

5、测试话筒、音响、LED屏幕、电脑、空调、照明、摄像机、照相机等设备是否能正常使用

6、张贴会场路线引导、指示标志。

会场入口处可安排服务人员引导。

7、举行颁奖仪式的，奖牌奖状要提前送至主席台。

注意安排领奖人员上台路线和现场拍照。

8、要有专人在入口处接待、登记、发放会议资料等。

9，明确专人联系接送、接待上级公司领导、本公司领导和外部特邀嘉宾参会。

含安排车辆、路线、住宿、用餐等。

10、会议期间应安排人员在会场值班。

三、会议的过程。

1、会议主持人要随时掌握现场进展，必要时予以调整。

2、会场服务人员具体要求。

（1着装得体。

2动作要轻、慢、柔、避免快、重。

如女性的皮鞋，走动时注意不能发出声响。

3注意礼貌。

4主持人要避免走动（如有特急的事情，可以通过写纸条的形式来传递）。

5会议录像或照相专人负责。

会议记录专人负责。

6安排专人在会议开始前巡查会场及时发现并整改存在的问题7其他注意事项（如安排会议旅游、办理返程车票等）。

四、会议结束后续工作

1、协调延时退房、用餐等问题。

2、清理会议现场，检查有无遗留物品、资料等。

3、办理会议结算、报销事项。

4、总结、反馈办会经验和不足。