房屋租赁管理制度.docx

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深圳市XXX有限公司

文件编号

修订日期

页次

文件名称

房屋租赁管理制度

XXXXX

XXX

9/9

试

受控印章

密级：

绝密机密秘密内部公开

制定部门：

文件修订履历

章节

修订内容

修订日期

版本

初版

2015-8-3

Rev1.0

部门会签：

需要不需要张贴公示：

需要不需要

总经办

生产部

市场部

客户服务部

订单管理部

行政人事部

财务部

采购部

营销中心

研发中心

质控中心

编写

审核

批准

`

1.0职责

1.1行政人事部

1.1.1对设有行政人事部行政专员专职管理的区域（如深圳办公区及宿舍）：

负责房屋租赁申请、费用报销及日常管理；

1.1.2对未设有行政人事部行政专员专职管理的区域（如各分公司、办事处常驻办公区、宿舍）：

负责监督房屋租赁申请、费用报销，以及环境卫生。

1.1.3汇总各分公司、办事处的租赁情况，每个月定期对租赁房屋做检视，视入住情况安排退租或者续租。

1.2营销中心各分公司、办事处销售岗

1.2.1负责本管辖区域办公区房屋租赁申请、费用报销及日常管理；

1.2.2负责本管辖区域办公区环境卫生管理.

1.3宿舍长（销售岗或服务岗）

1.3.1负责本管辖区域宿舍房屋租赁申请、费用报销及日常管理；

1.3.2负责本管辖区域宿舍环境卫生管理。

2.0房屋租赁类型

房屋租赁类型

序号

类型

备注

1

纯办公

2

办公+宿舍

3

宿舍

3.0房屋租赁申请

3.1房屋租赁申请原则：

3.1.1原则上本地招聘人员不承诺解决住宿；

3.1.2对于入住人员少或者承诺解决住宿人员较少的区域，确有保留办事处必要的，应考虑租赁办公室而不是宿舍。

3.2行政人事部管辖办公区/宿舍租赁申请

3.2.1新租房或续租（更换地址按新租处理）：

由行政人事部以邮件形式提供《租房申请表》（包括地址、周边环境、面积、类型、租房原因、预算、预住人数），报部门主管、总监审核，总经理批准。

3.2.2对新租办公区，若需工程装修、购置固定资产、办公用品，应在《固定资产申购单》或《办公用品申购单》提供装修预算、固定资产、办公用品预算。

3.2.3涉及备用金申请和报销按《费用管理制度》审批权限实施。

3.2.4租赁合同和押金各一式三份，一份留存财务、一份由房东保管、一份由租赁方保管。

租赁合同和押金另需将扫描件发送行政人事部备档。

3.3营销中心管辖办公区/宿舍租赁申请

3.3.1新租房或续租（更换地址按新租处理）：

由租赁人以邮件形式提供《租房申请表》（包括地址、周边环境、面积、类型、租房原因、预算、预住人数），报部门主管、总监审核，分管副总批准，报备行政人事部。

区域类别

面积（平方米）

预算限额（元/月）

备注

一类地区

办公区

按审批租赁

按审批租赁

大区经理负责

宿舍

15平方米/人

2200-2500

宿舍长负责

二类地区

办公区

按审批租赁

按审批租赁

大区经理负责

宿舍

15平方米/人

1800-2200

宿舍长负责

三类地区

办公区

按审批租赁

按审批租赁

大区经理负责

宿舍

15平方米/人

1300-1800

宿舍长负责

3.3.2对新租办公区，若需工程装修、购置固定资产、办公用品，应在《固定资产申购单》或《办公用品申购单》提供装修预算、固定资产、办公用品预算。

3.3.3涉及备用金申请和报销按《费用管理制度》审批权限实施。

3.3.4租赁合同和押金各一式三份，一份留存财务、一份由房东保管、一份由租赁方保管。

租赁合同和押金另需将扫描件发送行政人事部备档。

3.4押金与租金的支付

3.4.1押金支付额度：

最多不超过2个月房租。

3.4.2租金支付频率：

深圳房屋租金一律采用月付。

异地房屋租金原则上月付或季付，一律不超过（含）季付。

4.0租赁房屋固定资产管理

4.1办公区/宿舍标准配置

物品名称

单位

数量

预算（元）

使用期限

办公区

固定资产

办公桌

张

按办公人数

按审批采购

5年

固定资产

办公椅

把

按办公人数

按审批采购

5年

固定资产

空调

台

1

按审批采购

5年

固定资产

路由器

个

1

50-80

5年

固定资产

电热水壶

个

1

50-80

5年

办公用品

A4纸

包

按办公需求

按实际采购

----

办公用品

中性笔

支

按办公需求

按实际采购

----

办公用品

一次性水杯

包

按办公需求

按实际采购

宿舍

固定资产

高低铁床

（含安装运输）

张

按入住预定人数

150-250

5年

固定资产

电热水壶

个

1

50-80

3年

固定资产

台式风扇

台

按入住预定人数

50-60

3年

固定资产

路由器

个

1

50-80

5年

办公用品

棉被（4-10月不可报销）

套

按预定人数

80-120

3年

办公用品

床上用品

（枕头、被毯、床单、席子）

套

按入住预定人数

80-120

3年

办公用品

插座

个

按入住预定人数

10-20

3年

办公用品

清洁用品

拖把、扫帚、洗厕刷、洗厕剂

个

各1

按实际采购

----

办公用品

一次性拖鞋

双

50

1.5-2

出差人员配置

4.2固定资产申购

4.2.1固定资产分类：

办公设备、办公家具、研发设备、生产设备。

4.2.2行政人事部管辖办公区/宿舍办公设备、办公家具申购：

由需求部门填写《固定资产申购单》，经部门主管、总监审批后，由行政人事部统一采购。

4.2.3营销中心管辖办公区/宿舍办公设备、办公家具申购：

由需求部门填写《固定资产申购单》，经部门主管、总监审批后，办公区由销售岗采购，宿舍由宿舍长采购。

4.2.4研发设备、生产设备申购：

由需求部门填写《固定资产申购单》，经部门主管、总监后审批，由采购部统一采购。

4.2.5资产采购回来后应统一交行政人事部编固定资产。

行政人事部应组织采购部门、需求部门完善《固定资产申购单》验收信息，并开出《入库单》。

4.3固定资产管理

4.3.1公司购置：

4.3.1.1办公区：

不管使用期限如何，如发生固定资产丢失，由办公所在地管理责任人或指定相关责任人承担相应损失。

损失金额按固定资产原值减去折旧值，财务核算标准后，从工资中扣除

4.3.1.2办公区：

不管在使用期限内外，如发生固定资产损坏，由公司承担维修费。

4.3.1.3宿舍：

不管使用期限如何，如发生固定资产或办公用品丢失

1.如固定资产丢失可以确定责任人的，由宿舍长指定的责任人承担损失；

2.如固定资产丢失无法确认责任人的，由宿舍长和公司发现固定资产丢失时一个月内入住宿舍的所有人员（包括固定入住人员和出差入住人员）承担损失；

以上固定资产损失金额按物品原值减去折旧值，财务核算标准后，从工资中扣除。

4.3.1.4宿舍：

在使用期限内，如发生固定资产或办公用品损坏

1.如固定资产损坏可以确定责任人的，由宿舍长指定的责任人承担维修费；

2.如固定资产损坏无法确认责任人的，由公司发现固定资产损坏时一个月内入住宿舍的所有人员（包括固定入住人员和出差入住人员）承担维修费；

在使用期限外，由公司承担维修费。

4.3.1.5宿舍：

宿舍长离职交接，请自行核对检查交接单上宿舍固定资产和办公用品。

所有丢失及损坏补偿都是以现任宿舍长为第一责任人。

4.3.1.6以上固定资产及办公用品，包含公司购入和房东自有的。

房东自有的损失金额，以和房东协商的金额为准。

4.3.1.7宿舍：

宿舍长离职交接，请自行核对检查交接单上宿舍固定资产和办公用品。

所有丢失及损坏补偿都是以现任宿舍长为第一责任人。

4.3.1.8 以上固定资产及办公用品，包含公司购入和房东自有的。

房东自有的损失金额，以和房东协商的金额为准。

5.0环境卫生管理

5.1行政人事部管辖办公区/宿舍

5.1.1办公区：

由行政人事部外聘保洁人员做好管辖区域5S。

5.1.2宿舍：

由入住人员做好管辖区域5S。

为出差人员配置的床上用品需每个月由行政人事部清洗一次（宿舍未配置洗衣机的干洗费由公司承担）。

5.2营销中心管辖办公区/宿舍

5.2.1办公区：

由销售岗外聘保洁人员做好管辖区域5S。

5.2.2宿舍：

由宿舍长做好管辖区域5S。

为出差人员配置的床上用品需每个月由宿舍长清洗一次（宿舍未配置洗衣机的干洗费由公司承担）。

5.3宿舍长

5.3.1行政人事部/营销中心管辖区域：

采用视频检查。

5.3.2视频检查：

行政人事部每月不定期抽查宿舍5S。

接到检查宿舍通知后，宿舍长需在5分钟内（行政人事部需提前确认宿舍长在宿舍）对所在宿舍录制清晰的视频并发送给行政主管。

宿舍5S评判标准：

评定项目

合格

不合格

床上床下衣物鞋袜

基本能整理个人床上床下用品

1.出差人员已不入住，曾使用的鞋袜未丢弃

公共厕所

能正常使用

1.异物

地面清洁

保持清洁

1.地面脏、桌凳乱放、垃圾未清理

床上用品清洗

每个月正常清洗

1.出差人员使用过的未清洗

门锁窗玻璃

能正常使用

1.有损坏未维修

5.3.3行政人事部每月将检查结果以邮件形式在公司范围内发送：

首次视频检查不合格者，由行政人事部督促宿舍长在两日内改善后复查。

后续检查仍不合格，作为判断是否取消宿舍租赁的依据之一。

5.3.4宿舍纪律管理：

宿舍是给公司员工及出差人员休息的场所，禁止宿舍人员未经许可留宿外人。

若因留宿外人，导致出差员工无床位入住宿舍，则出差人员入住酒店费用由留宿外人的员工承担。

5.3.5离职员工管理：

离职员工必须于离职之日起搬离宿舍。

6.0租赁房屋退租

6.1合同到期退租

6.1.1合同到期后，按合同约定退租。

返还的押金由宿舍长冲账，详见《费用管理制度》。

6.1.2办公区如因以下情况发生房东扣除押金：

6.1.2.1因公司办公需要破坏房屋墙体、主体结构和屋内装饰装潢扣除押金的，由公司承担；

6.1.2.2退租时房屋脏乱，未清理干净的，由公司承担；

6.1.2.3其他情况，需由邮件说明，报部门总监审批，报备行政人事部。

由办公所在地管理负责人或责成相关责任人和公司各承担一半责任；

6.1.3宿舍如因以下情况发生房东扣除押金：

6.1.3.1破坏房屋墙体、主体结构和屋内装饰装潢的，由宿舍固定入住人员均摊，从工资内代扣；

6.1.3.2 退租时房屋脏乱，未清理干净的，由退租时一个月内入住宿舍的所有人员（包括固定入住人员和出差入住人员）承担；

6.1.3.3 其他情况，需由邮件说明，报部门总监及行政人事部经理审批，可按每年20%的押金自然损耗，其余部分由由退租时一个月内入住宿舍的所有人员（包括固定入住人员和出差入住人员）和公司均摊。

6.2合同未到期退租

若因合同未到期退租，导致全额或部分扣除押金：

6.2.1因公司业务需要，合同未到期退租。

由管辖区域负责人（办公区由所在区域负责人，其他区域由行政人事部；宿舍由宿舍长负责）以邮件形式退租申请，报部门主管、总监审批，报备行政人事部。

所扣除的押金由公司承担。

6.2.2非因公需要所产生的退租，扣除的押金由宿舍长及审批退租的直接上司共同承担。

6.3各区宿舍责任人。

部门

地区

类型

责任人

上海分公司

广东分公司

北京分公司

此后发生办公室或宿舍交接，必须有双方确认的交接邮件和宿舍或办公室物品交接清单。

7.0相关文件

无

8.0相关表单

《租房申请表》

《房屋租赁费用审批表》

《固定资产申购单》

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