进销存采购管理.docx

进销存采购管理.docx

《进销存采购管理.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《进销存采购管理.docx（23页珍藏版）》请在冰点文库上搜索。

进销存采购管理

第一章基础设置

1，录入付款条件

该作业同“基础信息子系统”【录入付款条件】。

略！

是建立《供应商信息》的基本设置。

2，设置采购单据性质

目的：

设置该子系统所要运行单据的单别，确定单据性质。

录入作业时开窗选取。

点击【设置采购单据性质】作业并打开

点击‘新增’开始设置一支单据

单别：

4位编码。

前两位数为‘单据性质’的编号，后两位为流水号。

新增之前先查询该性质单据流水号最大编号，新增时累进。

编号不能重复。

单据名称：

自定义，手动输入。

单据全称：

自定义，手动输入。

单据性质：

系统提供选项。

“31：

请购单据”，该单据性质进入【录入请购单】作业。

“32：

核价单单据”，该单据性质进入【录入核价单】作业。

“33：

采购单据”，该单据性质进入【录入采购单】作业。

“34：

进货单据”，该单据性质进入【录入进货单】作业。

“35：

退货单据”，该单据性质进入【录入退货单】作业。

“36：

进货单据”，该单据性质进入【录入进货单】作业。

编码方式：

选择单号编码方式。

“1：

日编”，为系统自动编号，此时年位数，流水号位数可设置。

“2：

月编”，为系统自动编号，此时年位数，流水号位数可设置。

“3：

流水号”，为系统自动编号，此时年位数不可设置，流水号位数最大为11位。

单据编号依据流水号累进。

“4：

手动编号”，为自定义编号。

此时年位数、流水号位数均不可用。

录入单据时，单据号手动输入。

编码格式：

显示字段，不可输入。

品号输入方式：

默认‘用品号输入’。

自动审核：

打‘√’则该作业新增‘保存’后自动审核。

否则手动点击‘审核’。

限定输入用户：

设置有操作该单据权限的人员！

有设置要求时，打“√”该选项，此时按钮

变亮，点击该按钮并打开如下

点击

，在单身中添加账户或删除（ctrl+delete）账户。

修改后关闭窗口。

其余选项视管理要求设置。

第二章供应商管理

1，录入供应商信息

目的：

建立采购供应商/委外供应商基本信息。

是采购及财务应付单据跟踪的信息。

点击【录入供应商信息】作业并打开

点击‘新增’开始建立一笔供应商信息

供应商编号：

开窗依据供应商区域、供应材料类别等信息选择。

编号规则已在“基本信息子系统”→“设置编码原则”设置完成。

需新建供应商区域或供应材料类别规则时，请通知ERP信息维护人员—设置编码规则。

简称：

自定义。

报表导出时显示字段。

公司全称：

自定义。

报表导出时显示字段。

快捷码：

自定义。

录入作业查询客户信息时可快捷查询。

税号：

根据供应商提供填写。

基本信息：

核准状况：

默认为“1：

已核准”。

后期维护时可点击

按钮进行修改。

采购人员：

必须填写，为单据运行时显示字段，报表导出时选择字段。

备注：

必须填写，为【录入付款单】并打印付款单时显示付款信息字段。

为供应商提供付款银行账户/账号。

其余信息均为供应商提供信息，选择填写。

交易信息：

结算方式：

必填字段。

开窗选择。

该信息已在“基础设置”→【录入结算方式】建立。

不可输入。

付款条件：

开窗选取。

该信息已在“基础设置”→【录入付款条件】建立。

不可输入。

价格说明：

自定义。

汇款银行：

开窗选取。

该信息已在“基础设置”→【录入金融机构】建立。

不可输入。

银行名称：

显示字段。

随汇款银行选取后带出。

汇款账号：

手动输入。

为供应商提供信息。

必须填写，为【录入发票】并打印发票信息时显示字段。

其余视供应商管理要求填写。

2，录入供应商料件价格

目的：

该作业为系统自动生成，为料件或供应商历史报价汇总信息。

一般只用于查询，无需录入。

点击【录入供应商料件价格】作业并打开

点击‘查询’

在弹出查询窗口，可根据品号、核价日期、供应商等条件设置查询。

该作业中蓝底色字段均不可修改。

白底色字段可修改。

根据管理要求，有修改权限设置，目前全部不允许修改。

核价日：

为品号‘核价单’单据审核日期。

生效日：

为‘核价单’品号单身‘生效日期’。

初次交易：

为该品号核价生效日期后第一次交易日期。

字段空表示核价生效后未做交易。

上次进货：

为该品号核价生效日期后最近一笔交易。

单身为‘分量计价’管理，目前未使用，略。

该单据对应导出报表为：

“供应商料件价格表”。

导表方法参照作业指导书《4进销存-存货信息与管理（第10页，第④、⑤项介绍）》

第三章采购管理

1，录入核价单

目的：

物料采购前单价核价和确认。

录入采购单时依据核价单价带入采购单单身。

该信息回写到【录入供应商料件价格】形成汇总信息。

点击【录入核价单】作业并打开

点击‘新增’开始录入一张新核价单

单头信息：

单别：

点击开窗选取。

3201为降价或平价时单别。

3202为涨价或新物料核价时单别。

两个单别送签后审核流程不同！

单号：

系统自动编号。

单据日期：

默认为本机日期。

可修改。

若新增时先修改单据日期，单号也会随修改的单据日期月份自动生成该月份的单号。

供应商编号：

点击开窗选取。

不可输入。

币种：

为供应商信息设置，默认带出。

可修改。

含税：

打‘√’表示所核单价为含税价。

否则为不含税价。

单身信息：

品号：

可开窗选取。

可手动输入。

确定后系统自动带出品名、规格、计价单位、原单价等信息。

单价：

手动输入。

原单价：

若物料对应的供应商有过核价，则会带出最近上一笔核价。

若物料对应的供应商未核过价，则会默认带出该物料最近一笔进货单价。

不可修改。

有多物料同时核价时，逐笔添加单身信息。

点击‘保存’。

点击

送签（倒黑三角）按钮下拉菜单，如下图：

点击‘送签-审核（V）’

送签过后查询审核状况，可在上图下拉菜单中点击‘查看EasyFlow签核状况（E）’,如下图：

可查阅单据请求审核时间，各关审核时间及审核进度等。

2，录入采购单

目的：

采购物料前的采购计划单或合同。

可单张录入，亦可通过订单批次生成采购单。

点击【录入采购单】作业并打开

点击‘新增’开始一张新采购单的录入。

单头信息：

采购单别：

点击开窗选取。

根据采购物料的分类，选取不同的单别。

采购单号：

系统自动编号。

单据日期：

系统默认为本机日期。

可修改（修改同核价单录入）。

供应商：

点击开窗选取。

详细信息单头字段：

均为系统默认带出。

单身信息：

品号：

可开窗选取。

可手动输入。

确认后带出品号基本信息、采购单价等。

采购数量：

手动填写。

预交货日：

点击开窗选取。

多物料采购时，逐笔添加单身品号、采购数量、预交货日等。

结束：

采购单新增时默认‘未结束’状态。

对应该采购单有进货单时，进货数量反写‘已交数量’和‘结束状态’。

3，结束采购单

目的：

对已做采购单做部分或全部取消采购作业。

可整张或按物料序号进行。

从主菜单点击‘进销存管理’→‘采购管理子系统’→‘采购管理’→双击‘结束采购单’作业并打开

填写要结束的采购单信息：

选择单别：

点击开窗选取，亦可手动输入。

选择单号：

手动输入要结束的采购单单号。

选择序号：

手动输入。

该序号为采购单单身中各采购品号的序号。

其余默认。

点击‘直接处理’或‘后台处理’。

处理完成后，该采购单单身对应品号的字段‘结束’即改写为‘指定结束’状态。

4，打印采购单

目的：

打印采购单（采购合同），进行实际采购。

从主菜单点击‘进销存管理’→‘采购管理子系统’→‘采购管理’→双击‘打印采购单’作业并打开

基本选项：

选择采购单别：

点击开窗选取。

可手动输入。

选择采购单号：

可区间选取，可单选。

可手动输入。

其余默认。

高级选项：

选择审核状态：

选取与要打印的采购单相应的状态。

若多张打印，包含未审核采购单时，选择‘全部’即可。

其余默认，或按照所需打印信息勾选。

系统选项：

打印使用格式：

点击下拉菜单，选中要打印的格式。

该打印格式为系统管理员已做好打印模板。

其余默认。

以上条件选择完成，点击‘预览’可先查看打印结果。

直接点击‘打印’完成打印过程。

打印条件方案也可保存，下次打印时只改写单号或日期等即可，提高操作效率。

打印条件方案保存参阅《4进销存-存货信息与管理（第9页，库存明细表②）介绍》

5，录入采购变更单

目的：

对已审核的采购单做采购变更，便于记录原采购单信息及历史变更信息。

系统对已有进货时不允许变更信息的控制。

点击【录入采购变更单】作业并打开

点击‘新增’开始一张采购变更单的录入。

单头信息：

采购单别：

可手动输入。

点击开窗选取。

此时可选择要变更的单别+单号。

单号将直接带至‘采购单号’。

采购单号：

手动输入。

亦可开窗选取‘单别+单号’时自动带出。

变更版本：

系统默认，有多次变更时，系统自动累加变更版本号。

变更单撤销审核时，需从较大版本号到较小版本号依次进行。

单据日期：

默认为本机日期。

可修改。

整张结束：

勾选，即对该采购单未采购物料进行‘指定结束’的变更。

注：

指定结束后的采购单不能再做任何变更！

其余由原采购单带出。

单身信息：

原序号：

点击该空格中下拉菜单，弹出原采购单单身信息。

选中一笔单身并确定，带入变更单单身，进行采购数量、采购日期等变更。

可在‘原序号’新增一笔，输入序号不能与原采购单单身序号重复，以此新增一笔采购单身信息。

变更单保存并审核后，变更信息反写到原采购单，完成对采购单的变更。

第四章：

入库管理

1，录入进货单

目的：

实际采购物料后的系统入库动作。

点击【录入进货单】作业并打开

点击‘新增’开始一张进货单录入。

单头信息：

进货单别：

点击开窗选取。

可直接输入。

单别是为了对不同类别的物料进行区别。

进货单号：

系统自动编码。

单据日期：

默认本机日期，可修改。

供应商：

点击开窗选取。

可直接输入供应商编号。

并由系统默认带出供应商其他信息。

单身信息：

采购单别：

在该字段下的空格里，点击

查询并开窗。

因单头信息已选择了‘供应商’信息，此时开窗只能带出该供应商已核准但未采购的采购单信息供选择。

若同一物料有两个以上不同供应商未采购的采购单，可先点击‘品号’空格中查询开窗，此时在查询窗口会带出该物料已做过的所有未采购的采购单提供选择。

在查询窗口中选定一笔或多笔并确定，采购单单身信息带入进货单单身，此时可更改本次进货数量，或默认采购单需求数量。

点击‘保存’。

点击‘送签—审核’

进货单进入OA签核流程，并最终审核。

2，录入退货单

目的：

已采购入库的物料，因各种原因需要做退货处理时的录入作业。

点击【录入退货单】作业并打开

点击‘新增’开始一张退货单的录入。

单头信息：

退货单别：

点击开窗选取。

3501单别为无需核对进货单的单据录入，3502为需要核对进货单的单据录入。

退货单号：

系统自动编码。

单据日期：

默认本机日期，可修改。

供应商：

点击开窗选取。

可直接输入供应商编码并自动带出其他供应商信息。

其余均为默认信息。

单身信息：

（多种方法录入）

1进货单单别：

在该字段下的空格中点击查询开窗，选择退货需要核对的进货单，选定并确定后带出品号及进货信息，此时填写退货数量或折让金额等。

2无需核对进货单退货时，直接在‘品号’字段输入物料品号，填写退货数量或金额等信息。

单身可逐笔添加。

点击‘保存’

点击‘审核’即可。

3，打印进货单

目的：

进货单打印后与仓库进行入库手续办理。

从主菜单依次点击‘进销存管理’→‘采购管理子系统’→‘入库验收’→双击【打印进货单】作业并打开

填写打印条件：

基本选项：

选择进货单别：

直接输入要打印的单别。

或点击开窗选取要打印的进货单单别。

选择单号：

可进行区间选取，多张打印。

亦可单张单号选取打印。

高级选项：

选择审核状态：

选择与需要打印的单据一致的状态。

选择打印状态：

选取与单据中‘打印’状态一致的状态。

注：

以上两项若与想要打印的单据状态不符，系统提示无符号信息！

其余按打印要求选择。

系统选项：

打印使用格式：

点击下拉菜单，选取适合该进货单的打印模板。

打印模板为系统管理员已设定。

以上条件填写完毕，点击‘预览’或‘打印’即可。

打印条件方案保存参阅《4进销存-存货信息与管理（第9页，库存明细表②）介绍》，以便提高工作效率。

第五章：

报表应用（重点报表介绍）

1，供应商料件价格表

作用：

报表信息来源单据为【录入供应商料件价格】，物料的多家供应商历史核价信息，供应商的所有供货料件历史核价信息等查询和管理。

从主菜单依次点击‘进销存管理’→‘采购管理子系统’→‘供应商管理’→双击【供应商料件价格表】作业并打开

查询条件设置：

基本选项：

分类方式：

该分类方式为品号信息定义的会计分类方式。

目前只有‘会计’分类可用。

类别：

依据需要导表的品号‘会计’分类开窗选取。

目前采购件分：

原材料、辅材两大类。

选择品号：

针对物料进行历史核价信息导表。

选择供应商编号：

针对供应商进行的历史核价信息导表。

选择生效日期：

为核价单物料生效日期。

不填写条件默认为全部信息。

交易分类选项：

选择供应商分类、选择地区编号、选择国家编号均来自于【录入供应商信息】中供应商基本信息的对应信息管理。

目前信息不全面，不可用。

高级选项：

（图略）

选择交易状态：

依据所导报表的物料是否‘曾经交易’或‘未曾交易’或‘全部’。

其余视要求勾选。

条件设置后，点击‘直接查询’即可。

数据量较大时，可点击‘后台处理’，后台处理报表开启方法见：

《4进销存-存货信息与管理》第10页，第④、⑤项介绍。

2，料件历史进货记录表

作用：

由进货单、退货单查询料件的进、退货明细信息。

导表条件设置：

基本信息：

分类方式：

该分类方式为品号信息定义的会计分类方式。

目前只有‘会计’分类可用。

类别：

依据需要导表的品号‘会计’分类开窗选取。

目前采购件分：

原材料、辅材两大类。

选择品号：

针对物料进行进货、退货信息导表。

选择供应商编号：

针对供应商进行的进、退货信息导表。

选择生效日期：

为核价单物料生效日期。

选择仓库：

选择物料所属仓库的进、退货信息导表。

选择币种：

为进货单、退货单结算币种。

不填写条件默认为全部信息。

交易分类选项：

同‘供应商料件价格表’设置。

高级选项：

选择需要导表对应进货单、退货单审核状态。

条件设置后，点击‘直接查询’即可。

数据量较大时，可点击‘后台处理’，后台处理报表开启方法见：

《4进销存-存货信息与管理》第10页，第④、⑤项介绍。

3，已进货未开票检查表（导表方法略）

作用：

打印进货单未开票明细信息,可作为发票开立的检查报表。

采购人员进货后开票、付款的跟踪报表管理。

该报表所导出信息为，已审核进货单，单身‘开票码’未打‘√’的单据信息。

4，供应商供货异常表（导表方法略）

功能介绍：

根据供应商采购信息与进货信息的差异进行分析。

为采购单和进货单差异信息报表，包含采购日期的提前到货、延迟到货、数量超交、进货价格不等于采购价格（低价或溢价等）。

5，采购价格异常表（导表方法略）

功能介绍：

依据供应商采购信息及品号供应商或品号信息的差异,进行统计及分析,以协助管理者进行差异分析及异常管理。

主要为采购物料不为主供应商核价（品号信息中主供应商维护），采购价格不为主供应商核价或不是品号信息标准进价等异常。

因标准进价与品号主供应商维护信息不全面，该报表暂不使用。

6，暂估成本明细表（导表方法略）

功能介绍：

用于采购人员进行已进货未付款的管理报表。

目前财务每月底对当月进货未付款进货单做暂估账款核算。

暂估账款核算后反写进货单单身‘暂估码’。

第六章：

其他查询作业

1，查询供应商信息

功能：

查询某一供应商的应付账款,应付票据,进（退）货明细,采购明细,商品价格,进货统计及每月统计的信息.

从主菜单依次点击‘进销存管理’→‘采购管理子系统’→双击【查询供应商信息】作业并打开

点击‘查询’，并根据供应商编号进行条件查询。

详细字段：

单头部分显示该供应商基本信息。

信息浏览：

单头部分显示所有符合查询条件的供应商列表。

如下图：

在上图中，选中一笔供应商信息

选中想要查询信息的页签，如：

查应付账款。

不同页签的界面设置了不同的信息筛选条件字段，可依据实际情况进行设置。

点击

按钮或点击页签‘查询结果’

图中的下半部分即显示了符合查询条件的所有信息。

其余页签信息查询同。

2，查询采购单树状信息

功能：

为采购子系统独立作业。

在该作业上可对采购单相关的进货单、退货单、采购发票、应付款单、付款单进行树状展开，以了解采购单对应的全部系统单据信息。

从主菜单依次点击‘进销存管理’→‘采购管理子系统’→双击【查询采购单树状信息】作业并打开

查询条件：

已知要查询的采购单单别、单号时，填写‘选择采购单号’进行查询。

也可按‘采购日期’，‘供应商编号’，‘预交货日期’进一步缩小查询范围。

选择查询方式、结束两项暂不可用。

点击

进入下面界面

查询结果：

左边框显示符合条件的采购单单别、单号、物料品号、品名等基本信息列表。

选中其中想要查询的单据

点击

按钮，如下图所示：

右边方框中呈树状显示与采购单相关联的“进货单”、“进货采购发票”、“进货付款单”、“退货单”等单据号、日期、数量等。

此时想要进一步查看其中一张单据的原录入单据，选中该单据单别、单号，点击右下角

按钮，即直接打开该单据的录入作业。

同样，先在左边方框中选中其中一笔采购单据，然后依次‘展开’，并进行‘开启’等查询详细信息。

该作业也通常用于单据信息异常时，查询相关单据信息并寻找异常的方法！