提升会计人员工作效率的125个小技巧会计实务经验之谈.docx
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提升会计人员工作效率的125个小技巧会计实务经验之谈
提升会计人员工作效率的125个小技巧【会计实务经验之谈】
Word
1.裁剪图片。
根据形状对图片进行裁剪，如将图片裁剪成心形或星形。
方法是：
选取图片，然后单击“图片工具”选项卡的“大小”选项组中的“裁剪”按钮。
2.隐藏功能区。
在Word2007和2010中，同时按住Ctrl键和F1键即可隐藏功能区。
再次同时按住Ctrl键和F1键，或者双击功能区中的任意一个选项卡，即可恢复显示功能区。
3.日期选取器。
如果想为你的文档添加一个日期选取器（可单击的日历），可以采用如下的方法：
在功能区中选择“开发工具”选项卡，然后单击“控件”选项组中的“日期选取器内容控件”图标。
如果功能区内没有显示“开发工具”选项卡，请选择“文件”→“选项”→“自定义功能区”选项，然后在右侧窗格中选中“开发工具”复选框。
4.剪贴板历史记录。
“剪贴板”会保存最近24项剪贴记录。
若要浏览（和粘贴）任何一项记录，可以单击功能区中的“开始”选项卡，然后单击“剪贴板”选项组右下角的向下箭头图标即可。
5.导航图。
在Word2010中，如果想要查阅文档结构或者切换到文档的其他部分，可同时按住Ctrl键和F键（或者在“视图”选项卡中选中“导航窗格”复选框）。
在Word2003或更早的版本中，可选择“视图”菜单中的“文档结构图”选项。
6.设置分页符和换行符。
若要插入分页符，可同时按住Ctrl键和Enter键;若要插入换行符，但又要继续该段落，可同时按住Shift键和Enter键。
7.拆分视图。
若想同时查阅同一Word文档的两个部分，可以拖动滚动栏顶端的拆分栏（或在“视图”选项卡的“窗口”选项组内单击“拆分”按钮），将拆分线定位在想要的位置即可。
8.定位文档开头或结尾。
若要跳转至文档的开头（或结尾），同时按住Ctrl键和Home键（或Ctrl键和End键）即可。
9.在表格中插入制表符。
若要在表格单元格中插入制表符，同时按住Ctrl键和Tab键即可。
10.水平编号的项目符号。
若要在表格中对列标题编号，可选择第一行，然后在“开始”选项卡的“段落”选项组内单击“编号”图标。
11.移动表格行。
若要向上或向下移动表格行，可选中此行，然后同时按住Alt键、Shift键和↑键或↓键。
12.制表位。
若要添加制表位，可单击选中段落中的任意位置，然后在标尺上单击相应位置以设置制表位。
若要更改插入的制表位类型，可以重复单击位于标尺左侧的制表符图标，直至出现想要的制表位类型。
若要删除制表位，直接将其拖出标尺即可。
注意：
要显示标尺，在“视图”选项卡的“显示”选项组中选中“标尺”复选框即可。
13.快速找到最近编辑的位置。
若要返回到最近一次执行编辑的位置，同时按住Shift键和F5键即可。
14.同义词库。
若要在同义词库中寻找同义词，可选中此单词，然后同时按住Shift键和F7键。
15.控制连续连字符。
为了限制连续连字符的数量，可采用如下方法：
在“页面布局”选项卡的“页面设置”选项组内，单击“断字”按钮，在弹出的下拉菜单中选择“断字选项”选项，调整“连续断字次数限为”微调框至合适的设置，单击“确定”按钮即可。
16.快速添加实线。
要创建实线，首先在空白行的最左边位置输入至少3个连字符，然后按Enter键。
要创建较粗的线，可按住Shift键并输入至少3个下划线，然后按Enter键。
17.复选框。
若要在Word2010内插入可单击的复选框，可选择“文件”→“选项”→“自定义功能区”选项，激活“开发工具”选项卡，在该选项卡的“控件”选项组内单击“复选框内容控件”图标，即可在文档中添加一个可使用的复选框。
PowerPoint
注意：
以下所有PowerPoint技巧应用于处于幻灯片放映模式的PowerPoint。
18.幻灯片跳转。
可以跳转到某张特定的幻灯片，方法是输入幻灯片编号，然后按Enter键。
19.显示隐藏的幻灯片。
按H键可以使演示文稿前进到下一张隐藏的幻灯片进行放映。
20.返回第一张幻灯片。
快速返回第一张幻灯片的方法如下：
同时按住鼠标左右键，持续按住两秒即可（或者按数字1键，然后按Enter键）。
21.空白屏幕。
显示空白屏幕（或从空白屏幕返回到幻灯片放映）的方法是按B键或句点键。
22.在幻灯片放映时标注。
在显示演示文稿时，同时按住Ctrl键和P键，可以将指针从箭头变为钢笔图标以标注幻灯片放映，按Esc键可改回指针。
按E键可擦除注释。
23.显示幻灯片列表。
在显示演示文稿时，同时按住Ctrl键和S键可显示带有幻灯片标题的所有幻灯片列表，然后双击选择某个幻灯片即可直接跳转到该幻灯片。
24.将幻灯片放映发布为视频。
首先在“幻灯片放映”选项卡的“设置”选项组中选择“录制幻灯片演示”→“从头开始录制”选项，记录带有旁白的幻灯片放映。
录制结束后，在“文件”选项卡中选择“保存并发送”→“创建视频”选项。
Outlook
25.同时打印多封电子邮件。
若要同时打印多封电子邮件，可按住Ctrl键并选中需要打印的多封电子邮件，然后选择“文件”→“打印”→“备忘录”→“打印”选项。
26.通过拖动文件创建Outlook任务。
将文件从“资源管理器”窗口中拖出并放置在Outlook导航窗格的“任务”按钮上，就会打开一个带有附件的新任务。
填入其他信息后，单击“保存并关闭”按钮。
27.连接电子邮件线程。
寻找相关电子邮件时，不需要打开消息，而是直接右击它，然后在弹出菜单中选择“查找相关项”→“此对话中的消息”命令。
“高级查找”对话框将会打开，其中汇总了所有相关电子邮件。
28.设置消息回复提醒。
右击需要设置提醒的消息，选择“后续标志”→“添加提醒”命令。
在打开的“自定义”对话框中，设置“截止日期”，并确保选中“提醒”复选框，然后单击“确定”按钮。
29.消除多余线程。
若要消除多余的电子邮件线程，在“开始”选项卡的“删除”选项组内，单击“清理”按钮，然后选择“清理对话”选项以消除当前消息中的多余线程;或者选择“清理文件夹”选项以消除整个文件夹的多余线程。
注意：
这个功能不能用于MicrosoftExchange，除非启用“使用缓存Exchange模式”。
否则，“清理”功能将不能使用。
30.按照对话浏览电子邮件消息。
在“视图选项卡”的“对话”选项组内选择“显示为对话”复选框，然后单击“所有文件夹”或“此文件夹”按钮。
注意：
此功能只应用于电子邮件按接收日期排列的情况。
否则，“对话”选项组将不能使用。
31.快速测试刚编写的消息中的超链接。
按住Ctrl键并单击超链接，在新浏览器窗口中打开该超链接以确认其是否正确运行。
Excel
32.输入当天日期。
若要在Excel中输入当天日期，同时按住Ctrl键和;（分号）键即可。
33.选择数据。
若要选择大范围的连续数据单元格，可选择该范围内的任一单元格并同时按住Ctrl键和A键。
34.快速定义名称。
选定一个表格范围（使用技巧33中描述的Ctrl+A方法），同时按住Ctrl键、Shift键和F3键，选择合适的复选框以指示行标签（列标签）的位置，然后单击“确定”按钮即可。
这个操作将快速地为每一行和每一列创建已定义的名称（按F5键可查看结果）。
35.自动求和的快捷方式。
“自动求和”工具是快速的，但更快速的方法是选中某一列底部的单元格，然后同时按住Alt键和=键，这会像“自动求和”工具所做的那样插入=Sum（）函数。
36.快速将公式的列转换为值。
选中包含公式的列，右击并向右拖动整列，然后将其拖回原位，释放鼠标按键，然后从弹出菜单中选择“仅复制数值”命令即可。
37.保留前导零。
往Excel中粘贴数字时，若要保留前导零，则首先将单元格格式化为“文本”，然后使用右击弹出菜单中的“选择性粘贴”→“文本”选项粘贴该数据。
38.下拉列表技巧。
要在工作簿上创建下拉列表，可引用不同工作簿上的数据列表，选中该列表，然后通过“公式”选项卡对其命名，方法是选择“定义名称”选项，然后输入一个名称（例如employees），并单击“确定”按钮。
然后，在不同的工作簿上，通过“数据”选项卡创建一个下拉列表，方法是选择“数据工具”选项组中的“数据有效性”选项，然后在打开的“数据有效性”对话框中的“允许”下拉列表框中选择“列表”选项，并在“源”框中输入“=”符号和定义的名称（例如，输入“=employees”），最后单击“确定”按钮。
39.自定义功能区。
Excel2010允许用户创建自定义功能区选项卡，方法如下。
右击任意功能区选项卡，从弹出菜单中选择“自定义功能区”命令，然后单击“新建选项卡”按钮，使用“添加>>”按钮从左边窗格向右边窗格中添加命令，最后单击“确定”按钮。
40.快速创建图表。
若要快速创建图表，可选中需要针对其创建图表的数据单元格并按F11键。
计算机工作站
41.人机工程。
将显示器放置在与眼睛水平的位置，这样能让你工作更长的时间，减少疲劳。
将键盘放置在能够让你的双臂平行于地面的位置（而不是放在在办公桌的边缘）可确保手腕和手的适当血液流动。
42.照明。
自然光、荧光灯和白炽灯照明的混合光有助于避免眼睛疲劳，同时会使你的工作更富有成效。
43.电脑椅。
将带轮子的电脑椅放置在坚硬的地板或有地毯保护的地方，这样可以在使用计算机时适当地移动电脑椅，同时可以从电脑椅上舒适地坐下和起身。
44.符合人体工学的键盘。
符合人体工学的键盘会适应手臂自然的弧度，从而有效降低对手腕的伤害。
网站和免费的材料
45.分享较短的链接。
在与别人分享链接时，尽量发送较短的URL（网页地址）。
可以在tinyurl上将长URL免费转换成短URL。
46.查看附近的油价。
GasBuddy（gasbuddy）公司通过网页版和智能手机应用这两种方式提供客户所在位置附近的油价列表（按从低到高的顺序排列油价），智能手机应用还能通过导航方式带领客户到达目的地。
47.查找电话号码。
WhitePages（whitepages）提供免费查询住宅和商用电话、地址及进行反向查询的服务，它通常是比对相同服务收费的许多网站更好的选择。
48.谢绝来电登记处。
为了尽量减少骚扰电话，可访问国家谢绝来电登记处（donotcall.gov）以添加你的电话号码并报告骚扰电话。
49.拓展思维。
Ted网站（Ted）提供超过一千个来自世界各地的、有趣的、有见地的、令人深思的演讲和思想。
50.视频电子邮件。
在Eyejot网站（eyejot）中可以录制和发送免费的视频电子邮件。
51.视频会议附加功能。
Skype（skype）不仅提供免费的计算机间视频会议，它也提供更多升级选项，例如呼叫转移、会议录制、屏幕共享、计算机与手机间的通讯和最多50人同时参与的会议。
52.调查。
访问surveymonkey可以创建并发送在受访者提交时自动制作成表格的免费调查。
单击“SignUpFREE”按钮以建立一个免费的账户，然后就可以根据指示创建并发送自定义的调查。
53.加密电子邮件。
要发送加密的电子邮件给没有使用加密方法的某个人，可访问hushmail网站，单击“Signupforfreeemail”按钮以建立一个账户。
登录该账户，起草电子邮件，添加附件，并设置安全问题和答案，然后单击Send按钮（或许还要打电话给收件人以确保他或她知道安全问题的答案以将邮件解密）。
54.寻找更低价格。
通过访问pricegrabber可以对13000多个零售商的数百万种商品进行价格对比，方法是在该网站中输入一个搜索关键词，然后利用左边窗格中的选项缩小搜索范围。
55.OpenOffice。
可以在openoffice.orgs上免费获得OpenOffice应用程序套件，该套件包括文本文档、电子数据表、演示文稿、画图和数据库应用程序。
56.计算机实用工具。
CPU-Z是一个能够显示电脑信息的免费实用工具，提供计算机机型、芯片组、内存详情、BIOS品牌和版本等信息，以及有关计算机插槽的相关信息（tinyurl/7somo2d）。
57.远程访问。
LogMeln（logmein）提供免费的远程访问功能，使你可以在任意有网络的地方远程连接计算机。
58.硬盘加密。
Truecrypt提供免费硬盘（或USB闪存盘）加密服务以更加安全地保护计算机数据（truecrypt.org）。
59.基于云的硬盘。
微软提供免费的50GSkyDrive，用户可以在其中上传并分享文件和照片。
同时，用户会收到一个免费的电子账户以及免费的试用版Excel2010、Word2010和PowerPoint2010，只需要在windowslive上注册一个免费的WindowsLive账户即可。
Google（tinyurl/7mj7nwe）和iCloud（icloud）也提供相似的服务。
60.MicrosoftOffice。
高校学生能分别以65美元和100美元的价格购买Windows7Professional和Office2010Professional。
要求提供以.edu结尾的有效电子邮件（tinyurl/73chupq）。
YouTube
61.在线视频剪辑。
虽然YouTube（youtube）包含着数百万无意义的视频，但也有着囊括方方面面主题的数百万有价值的视频，可以从中学到很多知识。
笔者已经利用YouTube学习了如何安装电线，成为一名养蜂人，使用AdobePhotoshop，以及实现供应链技术。
此外，你还可以访问JofA频道：
youtube/user/JournalofAccoutancy。
62.嵌入代码。
YouTube的视频剪辑包含嵌入代码，可以复制这些代码并粘贴至你的网页（在代码页面视图中），从而虽然通过YouTube服务器播放视频剪辑，但看起来就像是在自己的网页上播放该视频剪辑一样。
63.视频编辑。
YouTube提供免费视频编辑工具，用于显示用户的所有视频，让用户可以自己剪辑视频，稳定抖动的画面，添加水印和音乐，以及剪辑合成多个视频等（youtube/editor）。
64.视频管理。
YouTube视频管理器允许用户为视频添加标题、描述、标签、缩略图视图、隐私策略、观众评论，观众投票、评级、视频嵌入及合成（要访问此功能，可登录用户的YouTube帐户，并单击Upload按钮，然后单击“ManageMyVideos”按钮）。
65.视频分析。
YouTube追踪并报告每个视频的分析（如观看次数、喜欢和不喜欢该视频的人数、观众的人口统计数据）。
若要访问这些数据，可登录到用户的YouTube帐户，单击Upload按钮，选择一个视频，然后单击Analytics按钮。
66.下载视频。
YouTubeDownloader使用户能将当前的YouTube视频下载到本地计算机（tinyurl/22pvcz）。
Bing和Google
67.天气。
在Bing或Google中输入单词“天气”，后跟城市和省份（或邮政编码），即可显示该位置的即时天气状况。
68.查询股票。
在Bing或Google中输入股票代码即可显示该股票投资的最新财经详情。
69.时间。
在Bing或Google中输入单词“时间”和城市名称即可显示世界各地许多城市的时间。
70.日出日落时间。
在Bing或Google中输入单词“sunrise”或“sunset”，后跟城市名称（或邮政编码），即可显示当前的日出日落时间（适用于许多美国城市和世界范围内的许多城市）。
71.统计。
在Bing或Google中输入人口或失业率，后跟州或县的名称，即可显示美国各州的人口及失业率。
单击查询结果还可以将不同地区的数据进行比较。
72.食物。
在Bing或Google中输入短语“Italianfood”，后跟城市和州的名称（或邮政编码），即可显示该地区的意大利餐馆（包括地址和电话）。
该功能也适用于一些其他国家的美食。
73.电影。
在Bing或Google中输入单词“movies”（或当前电影的名称），后跟城市和州的名称（或邮政编码），即可显示附近电影院的电影上映时刻表。
74.Google提醒。
用户可以在Google上设置提醒，当你指定的名称或短语出现在新闻故事、新闻稿或网页上时，Google会通知你并发送链接。
75.搜索同义词。
在Google中，在搜索词的前面插入一个否定符号（~）将返回搜索词及其同义词（例如，输入~gorgeous将返回同义词splendid、magnificent、glorious、superb和grand）。
76.GoogleChrome增件。
GoogleChrome用户应该考虑安装4个免费的增件扩展：
AdBlock（清除网页广告）;FastestChrome（加速浏览器运行）;TurnOffTheLights（观看视频时调暗网页其他部分）;以及ReadLater（缓存文章至本地硬盘以方便以后阅读）（tinyurl/42zq5j5）。
77.谷歌复活节彩蛋。
GoogleChrome用户可以在Google搜索引擎里输入以下短语：
DoaBarrelRoll、Tilttoroll或tiltthescreen。
此外，以下Google搜索iPad
78.SpotlightSearch。
双击Home按钮以显示SpotlightSearch，该程序在屏幕底部显示所有目前正在运行的应用。
79.快速控制。
为了快速显示Playback、Reverse、Play/Pause、SkipBrightness和Volume控件，可双击Home按钮，在屏幕底部向右滑动。
80.键盘快捷键。
在输入时，长按某标点符号，会出现不同格式的该符号供用户选择。
如长按美元符号，就会出现各国货币的标识。
81.Safari书签。
Safari浏览器默认没有显示书签图标。
要启用此功能，用户可以在主界面中选择Settings选项，从左侧菜单中选择Safari，然后将AlwaysShowBookmarksBar选项设置为ON。
82.同步文件到iPad。
在iPad和计算机上同时免费下载并安装Dropbox，之后在任意设备内将图片、Word、Excel和PDF文档放入Dropbox时，另一台设备即可在自己的Dropbox内立即访问该文件。
83.终极安全。
如果您的iPad包含着要求高度保密的数据，可以启用“擦除数据”设置。
方法如下：
选择“设置”→“通用”→“密码锁定”→“擦除数据”选项。
这样一来，如果某人连续10次输入错误密码，系统将擦除此iPad上的所有数据。
84.停放应用。
iPad默认在Dock（在主页底部显示的主菜单）中显示4个应用，但其实有6个应用的位置。
要想在Dock中添加更多的应用，可以长按任意应用图标直至其轻微晃动，然后将其拖动至Dock中。
85.创建文件夹。
创建文件夹的方法是长按任意应用图标直至其轻微晃动，然后将将该应用拖放至另一个应用上方。
iPad将创建一个包含这两个应用的文件夹，用户可以重命名此文件夹，也可以添加其他应用至此文件夹中。
86.滚动至顶部。
向下滚动一个大的文档或网页之后，单击屏幕顶部的标题栏，即可快速回到该文档或网页的顶部。
87.拆分键盘。
要拆分iPad的键盘以便更加舒服地输入内容，可将光标放置在任何文本区域内，单击并按住键盘右下角的键盘切换按钮并拖动键盘向上，直到它划分为两部分。
当拖动键盘返回到底部时，键盘将会合二为一。
智能手机
88.保护电池寿命。
为了延长智能手机的电池寿命，可降低至少10%的屏幕亮度，缩短屏幕自动锁定时间，当不需要时关闭蓝牙，禁用Wi-Fi（除非你计划连接Wi-Fi），并下载和安装保护电池的应用（例如用于Android智能手机的JuiceDefender）。
89.充电器。
现在的充电器有不同的额定输出率，一般介于0.4~1.25安培。
可以使用高于手机额定功率的充电器，但使用低于手机额定功率的充电器会影响电池寿命。
90.拨打911。
对于那些家里没有座机的家长，应该花时间教孩子在紧急情况下如何用智能手机拨打911。
同时，应教会孩子如何向911的接线员提供紧急情况的发生地点，因为911系统无法快速检测准确位置。
91.查找你的手机。
MobileDefense是一款能够发送信号以帮助用户在Web地图上定位自己的智能手机的免费应用。
与此同时，这款应用可以让用户呼叫并锁定丢失或失窃的手机，以保护其中的信息。
注意：
在iPhone、iPad和其他移动设备中内置了类似的功能。
此外，许多这些应用有远程擦除功能，它允许用户远程擦除用户设备上的所有数据。
92.出国旅行。
在国外旅行时，如果可能的话，应该取消漫游，以避免漫游费（该费用可能非常昂贵），停用任何推送应用，并将电子邮件从自动检查改为手动收取。
然后，连接到一个免费的（安全的）Wi-Fi以下载电子邮件和语音邮件，这是最节省金钱的方法。
93.飞行模式。
另一种取消漫游的方法是手机保持在“飞行模式”（除非需要拨打或接听电话）;否则，当有人打电话给你或留下语音邮件时，用户可能会被收取过高的国际漫游费用。
94.白板快照。
作为一场成功的头脑风暴会议的总结，可以在离开房间之前使用智能手机拍下白板。
95.记住停车的位置。
在机场或大型商场的停车场中停车时，可以用智能手机拍下停车的车位号，以帮助你记住停车的位置。
这同样适用于酒店房间号码。
页面可以让用户玩Pac-Man游戏：
google/pacman。
计算机测试
96.测试计算机的安全性。
GibsonResearch公司的免费工具ShieldsUPI可以测试你的计算机是否存在弱点。
要使用该工具，可访问tinyurl/sovd并单击Proceed按钮，然后单击FileSharing、CommonPorts和其他按钮来运行各种安全检查。
97.测试网速。
免费工具BroadbandDSLReports可以测试并报告你的网速，以确保你的Inernet提供商交付你付费购买的网速。
要使用该工具，可访问tinyurl/yd2rlk并单击ServerList中的任意选项。
98.测试浏览器性能。
免费工具PeaceKeeper可以测试各种浏览器在你的计算机上的运行情况。
要使用该工具，可启动希望测试的浏览器，然后访问tinyurl/442cfax，并单击TestyourbrowserGo按钮。
99.查看计算机的能量设置。
要分析你的Windows7或Vista计算机的能量效率，可单击Windows中的“开始”按钮，在搜索框中输入CMD（此时将显示一个弹出框）。
在该弹出框的顶部，右击命令提示符图标并选择“以管理员身份运行”命令（此时将打开一个命令框）。
输入powercfg-energy，并按Enter键。
这将会在硬盘上创建一份报告。
100.排除无线路由器的故障。
如果无线路由器不能正确工作，可尝试将其断电至少60秒（从而内部内存会复位），然后接通电源并启动无线路由器。
101.视频转换。
要将视频转换为不同的格式，可使用许多计算机预先附带安装的AMDCatalystControlCenter，该程序包括很少有人知道的、隐藏的视频转换工具，该工具支持MPEG-1、MPEG-2、DVD、WindowsMedia、iPodVideo等视频格式的转换（在CatalystControlCenter菜单中，选择“视频”→“AMDVideoConverter”选项）。
配件
102.扫描。
你是否没有扫描设备?
大多数新型的彩色打印机都能够将文档扫描进计算机，即使它们并没有作为扫描仪进行广告宣传。
要想使用这个工具，可从打印机的配套安装CD中安装扫描软件，或者从制造商
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