光伏电站工程项目档案管理实施细则.docx

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光伏电站工程项目档案管理实施细则

光伏发电项目

档案管理实施细则

第一章总则

1.1为了做好“县马里新能源有限公司光伏发电项目”（以下简称“光伏发电项目”）的项目档案管理工作，通过标准化的档案管理体系，明确、规范管理标准，确保项目档案的完整、准确、系统以及安全保管和有效利用，并保证建设项目档案能够满足竣工后的生产、运行、维护、改（扩建）的需要。

特制定本细则。

1.2本细则适用于光伏发电项目建设项目文件的收集、编制、整理、归档和审核移交。

1.3项目各参建单位均应遵照本细则执行。

第二章编制依据及术语

2.1编制依据

2.1.1《重大建设项目档案验收办法》（国家档案局、国家发改委档发[2006]2号）

2.1.2《归档文件整理规则》（DA/T22-2015）

2.1.3《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822）

2.1.4《基本建设项目档案资料管理暂行规定》（国家档案局、国家计委1988年3月发布）

2.1.5《国家基本建设委员会关于编制基本建设竣工图的几项暂行规定》[（1982）建发施字50号附件]

2.1.6《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）

2.1.7国家档案局办公室关于印发企业电子文件归档和电子档案管理指南的通知（（档办发[2015]4号）

2.1.8《照片档案管理规范》（GB\T11821-2002）

2.1.9《电力工程竣工图文件编制规定》（DL/T5229）

2.1.10《磁性载体档案管理与保护规范》（DA/T15）

2.1.11《光伏发电项目文件归档与档案整理规范》（征求意见稿）2.2术语

2.2.1项目文件:

指建设项目在立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像等形式的全部文件，包括项目前期文件、项目竣工文件和竣工验收文件等。

2.2.2项目前期文件:

是指工程开工以前在立项、审批、招投标、勘测、设计以及工程准备过程中形成的文件。

2.2.3项目监理文件:

指监理单位对项目工程质量、进度和建设资金使用等进行控制的文件。

2.2.4项目施工文件:

指项目施工过程中形成的反映工程建筑、安装情况的文件。

2.2.5项目竣工文件:

指项目竣工时形成的反映施工（指建筑、安装）过程和项目真实面貌的文件。

主要由项目施工文件、项目竣工图和监理文件组成。

2.2.6项目竣工图：

指项目竣工后，按照工程实际情况所绘制的图纸（简称竣工图）。

2.2.7项目竣工验收文件:

指项目竣工后试运行中以及项目竣工验收时形成的文件。

2.2.8组卷：

按一定原则和方法，将一组具有内在联系的文件，以卷或盒的形式组合在一起的过程。

2.2.9归档：

办理完毕具有保存价值的文件经系统整理移交的过程。

2.2.10项目档案:

指经过鉴定、整理、组卷归档的项目文件。

第三章组织管理原则

3.1贯彻统一领导与分级管理的原则，确保项目档案的完整、准确、系统以及安全保管和有效利用，并保证建设项目档案能够满足竣工后的生产、运行、维护、改（扩建）的需要。

3.2光伏发电项目各参建单位要在“县马里新能源有限公司光伏发电项目工程档案管理网络”下，建立各自的项目档案管理网络，由一位公司级负责人挂帅，统一协调工程、质量、设备等各有关部门的档案工作。

3.3在光伏发电项目工程档案管理网络内，设该工程档案管理组织机构—项目档案室,对项目档案实行集中统一管理,负责对工程建设各阶段文件的编制、项目档案的整理与移交工作进行检查、监督和指导。

3.4项目档案室成员—项目档案员，由各参建单位档案管理归口部门负责人组成，负责项目档案工作的组织、监督检查和实施。

履行项目档案全过程管理职责。

3.5项目档案室对项目档案员采取培训或会议形式，熟知建设项目档案工作的有关法规文件与工作标准；建立健全档案工作规章制度；建立工程档案技术交底制度，保证项目档案管理的正常开展；

3.6项目档案执行保证金制度，保证金额度为该项工程合同结算价的0.5%。

档案保证金的提留和支付由建设单位计财部门、工程部门和综合部门负责实施。

对不按本细则管理档案的单位，视为违约，不返还档案保证金。

按规定管理档案的单位，档案保证金予以返还。

第四章管理职责与管理要求

根据“建设项目所形成的全部项目文件在归档前，应根据国家有关规定，并按档案管理的要求，由文件形成单位进行整理”的规定，参建单位应按各自的职责，将负责承建、承办的项目文件材料收集、积累、整理，按照归档要求归档。

4.1建设单位的管理职责与管理要求

4.1.1对项目档案工作具有统一领导和组织的职能。

落实档案领导责任制，建立健全档案管理体制。

按照项目所属关系，把项目档案工作纳入各参建单位领导责任进行监督;组建由各参建单位参加的档案管理网络；负责组建相应的管理机构，组织、协调完成工程建设全过程文件材料的编制、收集、整理与归档。

4.1.2参与项目招投标和合同的审查与签订；

4.1.3对建设期间项目档案管理情况，按年度做好动态管理的统计登记工作。

4.1.4负责在项目建设活动中自身形成档案的收集、整理和归档工作，保证归档文件的完整、系统、有效。

4.1.5负责组织项目档案员，接收全部竣工项目档案、审查及汇总后的移交工作。

负责项目档案的总结和组织完成项目档案的验收。

4.1.6负责设备图、施工图及部分施工文件的统一登记、分发和存档。

4.1.7负责提供档案装具。

4.2施工（调试）单位的管理职责与管理要求

4.2.1根据合同约定，负责收集各自承建范围内形成的各种项目文件，并在项目竣工后，对竣工文件进行编制、整理、按本细则要求归档、移交。

4.2.2施工（调试）单位应根据行业规定，负责收集、整理本标段、单位工程在施工过程中实施的设计变更文件，并确认变更文件的有效性（执行情况），为设计单位提供竣工图的编制依据。

同时，对设计单位编制出版的竣工图质量进行审核，并签字确认责任。

4.2.3施工文件按合同约定，依据《电力建设施工质量验收及评定规程》DL/T5210.1，《电气装置安装工程质量检验及评定规程》DL/T5161,《国家电网公司标准化管理手册变电工程部分》2014年版等有关规程，以单位工程为单元，按文件形成规律建立文件包，实行文件包管理。

每个单位工程都应有五个部分内容：

1.综合管理文件（开工报告、图纸会审（检）、施工组织设计、作业指导书及技术交底、工程联系单、施工测量及沉降观测）.2.设计更改文件。

3.原材料质量证明文件。

4.施工管理与技术文件。

5.检测检验记录文件等.施工记录、隐蔽工程记录、工程质量评定记录、出厂证件及实验文件。

4.2.4施工文件有：

土建施工文件；安装文件；设备文件等。

4.2.5调试文件是调试单位，对设备进行系统调试和机组整套启动调试文件总称。

包括项目的调试方案、措施、调试报告、性能试验报告；调试过程中的设备缺陷处理记录、质量等级评价表、继电保护整定单、设计变更资料等文件。

4.3设计单位的管理职责与管理要求

4.3.1负责收集、整理项目设计阶段、施工阶段、竣工阶段形成的初步设计文件及审查文件、设计变更文件、竣工图文件（包括设计变更通知单、竣工图），并按项目专业对文件进行整理，归档。

4.3.2负责编制归档施工图总清册和施工图文件。

4.3.3按本细则规定和合同约定,编制、归档与建设项目实际情况相符的竣工图，及与之相关的其他项目文件，确保竣工图的完整、准确、系统。

4.4质监单位（质量监督站）的管理职责与管理要求

4.4.1负责编制、收集、整理、工程各阶段在工程质量监督检查工作中形成的各类质量监督文件。

包括:

质量监督的质监计划、评价报告、监查记录、纪要、报告、呈报、总结和结论意见等质监活动文件;对工程参建单位不合格项的纠正措施，关闭文件情况验证文件;设备的监造周报、报告等。

4.4.2负责归档《光伏发电工程质量监督检查大纲》

4.5监理单位的管理职责与管理要求

4.5.1根据《建设工程监理规范》（GB50319）的规定，监理应“参与工程竣工验收、签署建设监理意见”，并“在建设监理任务完成后，向项目法人单位提交工程建设监理档案资料”。

根据此规定，监理单位应根据行业规范，合同及本细则规定，负责收集、整理、移交监理档案。

4.5.2应负责对项目文件的形成、积累及整理归档的监督，对各参建单位在本工程建设过程中形成的项目文件的完整准确情况进行审查；负责对竣工档案的编制及案卷质量审查，特别是对竣工图完整、准确、系统进行监督和审查。

4.5.3负责收集整理在项目监理工作中形成的文件资料，如监理规划、实施细则、监理日志等，并按本细则规定归档。

4.5.4监理文件可分为：

监理管理文件和监理审核文件。

监理管理文件是指监理在各项管理活动中形成的文件。

包括监理大纲、监理规划、监理实施细则、监理月报、监理日志、监理旁站记录、监理工程师通知单、监理工作联系单等、监理会议纪要、简报、施工阶段质量评估报告等专题报告、监理工作总结等。

监理审核文件是监理单位按照国家建设监理管理规定及合同要求，对项目资金、进度、质量等进行监督管理而形成的一些表式文件。

包括施工及设备器材供应单位资质报审表；项目技术文件报审文件（施工组织设计、施工方案（措施）、施工计划、技术措施）；工程进度控制报审文件（项目开（停、复、返）工令、间交工验收审查单、延长工期报审单等）；工程质量控制、验收报审文件（设计变更、材料、零部件、设备代用审查单、进场材料、构配件、设备的报验单、隐蔽工程报验单，分项、分部、单位工程质量验评报验单等）；工程造价控制报审文件（工程计量单和工程款支付证书、竣工结算审核意见书、索赔及付款报审表等）。

4.6设备供应商的管理职责与管理要求

4.6.1按合同约定，编制设备移交清册，在设备开箱验收前移交建设单位。

4.6.2在设备到货时，必须同时提供装箱单、产品质量证明书、合格证、说明书、试验报告、检测报告、商检记录、特殊产品准销证等文件材料及至少三套设备图纸（合同中另有规定的除外）。

4.7项目档案室的管理职责与管理要求

4.7.1负责本细则的编制、修改、完善。

4.7.2负责本细则的解释和执行。

4.7.3项目档案室成员应参与合同审查和支付控制,保证实现项目档案完整、准确、系统的前端控制要求。

4.7.4项目档案室成员应建立本单位项目档案交底制度，要求施工人员注意文件的形成与积累，保证实现建设项目原始记录真实可靠的质量要求。

4.7.5项目档案室成员应参将本细则纳入本单位项目管理程序中，应参与开工交底，阶段检查，交工验收等节点工程管理，加强过程控制。

第五章项目文件的归档与整理

项目文件的归档是指档案部门按照归档范围和归档要求，收集并经过价值鉴定，准备进行系统整理的过程。

项目文件的整理是指按照一定原则对在项目建设中形成的有价值的各种形式文件材料进行系统整理，使之有序化的过程。

因此，归档文件是整理工作的对象，而系统整理是体现项目文件保存价值，便于保管与利用的有效途径。

5.1项目文件的编制

5.1.1建设单位的编制要求

建设单位在项目文件整理前，应按照国家、行业有关档案管理规定，提出编制要求和档案整理规范，指导项目档案的整理工作。

5.1.1.1项目文件归档范围的确定：

首先依据《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28—2002）附表A确定的原则；其次，以反映项目建设全过程和整体面貌为基本原则，注意项目各阶段之间的密切联系；第三，根据项目文件的保存价值，即以现实的、长远的查考和凭证作用为依据；第四，根据项目建设单位责任主体确定，即将设计、监理、施工、调试等参建单位在项目建设中形成的项目文件，汇总整理，确保项目档案的完整与成套。

5.1.1.2项目文件的分类规则:

依据国家能源局《光伏发电项目文件归档与档案整理规范》（征求意见稿）

5.1.2施工单位文件的编制要求。

《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28—2002）规定：

项目施工及调试完成后，施工单位、监理单位应根据工程实际情况和和行业规定、标准以及合同规定及要求编制项目竣工文件。

5.1.2.1施工文件的编制

1.施工文件以记录为主，施工记录应用电脑打印，所用表式文件的责任人应为亲笔签署；

2.施工记录的填写，应根据记录数据内容的多少，对表格中的空格和没有填满内容的栏目，应用“/”从该格的左下角到右上角打除；

3.质量评定记录，应符合施工验收程序的签署规定。

如地基与基础、主体结构等分项工程的验收签署，除施工、监理、建设单位外，还需要勘察、设计一起参加签署。

5.1.2.2施工文件编号的编制要求：

一般编号由项目名称—单位代称（拼音）—专业—单位工程（分部、分项、检验批）编号—流水号组成。

本工程依据吉林省发改委项目核准的批复:

吉发改审批[2015]399号

项目名称:

县马里新能源有限公司光伏发电项目

5.1.2.3对不符合档案制成材料耐久性保管的要求的易褪色的书写材料（红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等书写、绘制），应以原件为基础，复制一份附在后边，以保证原始记录的有效保存。

5.1.2.4所有文件材料，必须用签字笔签字，不能以盖章和打印代之，并要注明日期。

签署处理意见时，要有实质内容，明确态度，处理人签名要工整、易识别，不采用美术体，需加盖公章时，公章盖的要端庄、清晰、完整，尽量盖在规定的格内，不要超出范围；不得涂改，若必须修改时，要在修改处签字确认。

5.1.2.5文字类资料及表格均采用标准字符间距、单倍行间距。

页边距统一设置为：

横版页边距（上）25mm、（下）15mm，（左和右）15mm。

竖版页边距（上）25mm、（左）25mm，（下和右）15mm。

5.1.2.6如遇不规则纸张，应用A4纸粘贴，或折叠成A4纸大小，以方便组卷和案卷的装订与保管，保证案卷的整齐美观。

5.1.3监理单位的编制要求

5.1.3.1根据《工程建设监理规定》（GB50319），监理文件有两大类:

一是监理活动本身形成的监理文件。

如监理大纲、规划、实施细则、监理工程师通知书、工作联系单、监理日志、监理总结等，根据移交对象，与本单位的监理档案编制要求一样。

二是在质量、安全、进度、资金控制中监管形成的审核文件，即由施工单位报审的表式审核文件，其编制要求各有不同。

向建设单位移交的审核文件应以报审（验）单位为主，与报审（验）文件一起编制。

如施工方案报审单与方案、材料报验单与材料出厂质量、复试单等等，应由施工单位编制整理。

5.1.3.2竣工文件编制审核的要求，根据《工程建设监理规定》（GB50319）、《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28—2002）的规定，监理单位应负责审核施工单位编制的竣工文件，为此，监理单位应参与工程竣工验收，签署建设监理意见。

5.2竣工图的编制要求

依据《电力工程竣工图文件编制规定》（DL/T5229）标准执行。

5.2.1变更文件的形成，是在项目建设实施过程中，按照合同约定的程序对部分或全部工程在设计、材料、工艺、功能、尺寸、技术指标、工程量等方面做出的改变。

由此形成了设计变更通知单、变更设计通知单、工程变更洽商单、材料变更（代用）单等与工程变更有关的文件，这些文件由责任单位提交后，必须经过设计单位确认同意并签字认可后才能生效，成为设计变更文件发放执行。

5.2.2变更依据的确认，是变更文件在机组启动试运行结束后，由建设单位及时汇总，并组织施工单位和监理单位按变更文件执行程序审核确认，然后提交设计单位编制竣工图，是保证竣工图质量的重要环节。

5.2.3竣工图的编制

5.2.3.1竣工图编制质量，应根据合同规定,以施工图为基础,依据项目建设、施工、监理、调试单位和审核确认的设计变更文件及现场施工验收记录和调试记录编制。

应以满足项目竣工验收及投产运行、设备维护和改（扩）建需要为原则，做到图实相符、技术数据可靠、签字手续完备、书写材料耐久、无覆盖现象、符合档案管理规范，确保竣工图的完整性与准确性。

5.2.3.2竣工图的编制方法：

一种是有变更的施工图，则应按变更依据修改重新编制竣工图，并在图标中采用“竣工图阶段”标识，图号将其中设计阶段代字“S”改为“Z”。

另一种是照图施工未发生变更的施工图，这些图纸应经设计单位确认，并在施工蓝图上加盖“竣工图”章，作竣工图的标识。

5.2.3.3标准图和通用图的编制方法：

施工图中有些属于重复使用的标准图和通用图，这些重复使用的图纸在竣工图编制时，可以不编入，但必须在图纸目录中列出图号，指明该图所在位置，并在竣工图编制说明中注明。

不同卷册的标准图和通用图，应分别编制。

5.2.3.4对无法用图形线条或数据表达的变更内容，编制时应在竣工图上附以文字表述，一般变更说明应填写添加在图标栏的上方或左边空白处。

5.2.3.5竣工图编制完成后，应按照《电力工程竣工图文件编制规定》（DL/T5229）要求，编制竣工图总说明，及对有修改内容的竣工图卷册，编制分册说明。

总说明内容应包括：

竣工图的编制原则、各专业竣工图卷册目录及其他需要说明的编制情况；分册编制说明内容应包括：

修改内容、修改原因、对应图号、变更依据提供单位等。

竣工图出图范围应与施工图相符，确保竣工图的完整性。

竣工图总说明应与竣工图总目录一起组卷，分册编制说明应归入相应的竣工图卷册。

5.2.3.6竣工图章的使用。

竣工图章是竣工图的标识。

在使用竣工图章时，应由编制单位逐张加盖，包括图纸、封面、目录；

竣工图章应使用红色印泥，该在图标栏附近的空白处；竣工图章应填写清楚，签字手续完备，不得代签。

5.2.3.7竣工图的折叠应按《技术用图复制图的折叠方法》

（GB/10609.3）标准统一折叠成A4图幅，把印有竣工图章的一角向外折成等腰三角形,便于查找。

5.2.4竣工图的审核

竣工图审核应由建设单位组织，施工单位和监理单位依据变更文件和现场实际,按竣工图质量要求进行审核。

审核依据为变更文件。

对那些变更文件不齐全的竣工图,应以现场的施工验收记录和调试记录为审核补充依据；对隐蔽工程竣工图的审核，应结合现场的隐蔽工程记录及签证等文件进行审核，做到图实相符；竣工图检查重点应是在设计图会审纪要和工程联系单及变更修改标识等几个方面。

5.3项目文件的归档要求

项目文件应在工程竣工后，经过系统整理，才能提供有效利用。

而项目文件的质量、归档时间、归档份数是系统整理的必要元素。

5.3.1项目文件的质量要求

归档文件的完整、准确、有效是影响项目档案质量的内在因素，而归档文件记录的内容形式、书写材料和制成材料的质量则是影响归档文件质量的外在因素，因此，应从项目文件形成的源头及收集过程中加以重视。

其制成材料应利于永久保存，图文字迹符合形成文件设备（打印、复印、扫描等）的标称质量要求。

5.3.1.1项目文件质量的三要素

1.项目文件的完整性，从项目整体看，是指项目立项审批、勘察设计、施工调试到竣工投产，每个阶段形成的文件要完整；从竣工文件整理单元看，每个单位工程都应包含综合管理文件、施工记录文件、质量验评文件三部分，文件的内在联系是由工序连接成一个相互紧密联系的有机体；从单份文件看，完整就是要求不能缺张少页，请示与批复、正文与附件、设计变更单与执行回复单、进场材料（设备）报验单与出厂质量证明文件、复试报告，每份文件内容的完整无缺。

总之，归档要完整。

2.项目文件的准确性，无论是管理文件还是记载的数据、设备图纸与安装记录，项目文件的准确性都要求记载的内容与实际无误，总体与局部形成的文件内容应相一致。

3.项目文件的有效性，要求归档为原件；严格按施工工序和验收程序填写记录，做到签字印章手续完备；字迹和文件制成材料有效。

5.3.1.2归档文件质量的具体要求

5.3.1.2.1归档文件应为原件。

如复印件，应注明原件存档单位并加盖存档单位的公章确认，作为有凭证作用的复印件归档。

原材料质量出厂证明文件，供应商应在出厂质量证明文件上盖章确认，物资部门在进货入库时应加盖验货章或入库章，并与物资台帐相对应。

5.3.1.2.2归档文件应完整、准确、系统、有效，其制成材料应利于永久保存，图文字迹符合形成文件（打印、复印、扫描等）的标称质量要求。

5.3.1.2.3归档文件应字迹清楚、图样清晰、图标整洁、签字认可手续完备。

5.3.1.2.4文字材料打印字体、字号统一为：

名称：

三号字、宋体、加黑。

正文：

四号字、宋体

表格类材料

名称：

三号字、宋体、加黑。

正文：

宋体，字号根据内容多少自定义，但最小不超过小四号字。

监理表式上的字体不需改动，填写的内容应同表式上的字体相同，字号相同。

两个或多个工程使用同一张表格时，操作上直接选择使用的名头，不用的部分删除，包括内容部分的选择项。

正文资料含封面的统一使用规定封面格式。

5.3.1.2.5非纸质文件归档时，应与其文字说明一起归档，如照片、光盘、录音录像等。

5.3.1.2.6施工记录表格未填满内容的，应用划线标识。

5.3.1.2.7电子文件应按照《电子文件归档与整理规范》（GB/T18894）进行归档，电子文件备份的制作，应使用不可擦除型光盘。

5.3.2项目文件归档时间，应由文件形成单位根据文件形成的阶段或项目完成情况，按项目建设程序收集归档。

5.3.2.1项目的前期文件、竣工阶段文件、生产准备阶段文件，应在文件办理完毕后，按阶段及时归档。

5.3.2.2勘察、设计文件应在工作完成后，按阶段或项目完成情况归档。

5.3.2.3设备文件应在开箱验收后，及时收集归档。

5.3.2.4施工（调试）文件，在单位工程完工并通过验收后，按单位工程分批归档。

5.3.2.5监理文件应在项目竣工后，移交归档。

5.3.3归档份数，以满足项目投产后利用需求为原则，一般归档文件纸质一式三份，一份本单位存档，一份移交建设单位，一份移交城建档案馆保存（按城建档案管理规定移交），凡是重要的，利用频繁的，需增加一份；设计院编制的竣工图，归档份数为二份，一套正本，一套副本；电子文件应存储在脱机载体上（如光盘），按电子档案的归档要求一式三份，一份封存，一份异地保管，一份提供利用。

5.4项目文件的整理

项目文件的整理包括两方面的工作:

一方面是对文件的分类、组卷、排列、编目及数字化；另一方面是对案卷的系统化排列、编目、上架、编制检索工具等。

5.4.1本项目分类执行——国家能源局《光伏发电项目文件归档与档案整理规范》（征求意见稿）。

保管期限执行国家能源局《光伏发电项目文件归档与档案整理规范》（征求意见稿）

5.4.2组卷原则

应遵循项目文件的形成规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系；分类科学，组卷合理；法律性文件手续齐备，符合档案管理要求。

5.4.2.1组卷应根据《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28—2002）的规定，由文件形成单位对文件分门别类进行整理。

整理时应注意：

卷内文件不应有从重份；不同保管期限的文件为一卷时，期限从长；不同载体文件应分别组卷。

5.4.2.2组卷方法

5.4.2.2.1项目建设单位形成的前期文件、合同协议、竣工阶段文件、生产准备阶段文件，应按问题进行整理组卷，并且宜组成小卷；

5.4.2.2.2施工单位形成的施工文件，按单位工程组卷，根据单位工程划分表按照单位工程-分部工程-分项工程-质量检验批排列组卷。

；测试单位形成的调试文件，应按系统、阶段、专业整理、组卷；

5.4.2.2.3质量监督文件，应按阶段、专业整理组卷；

5.4.2.2.4原材料质量证明文件，应按专业、品种、型号集中整理