excel小便笺.docx

excel小便笺.docx

《excel小便笺.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《excel小便笺.docx（31页珍藏版）》请在冰点文库上搜索。

excel小便笺

■用多窗口修改编辑Excel文档

如果要比较，修改Excel中不同单元格间的数据，而单元格又相距较远的话，来回拖动鼠标很是麻烦。

我们可以用多窗口来进行比较，依次单击“窗口→拆分”，Excel便自动拆分成四个窗口，每个窗口都是一个独立的编辑区域，我们在浏览一个窗口的时候，不影响另外一个窗口。

在word中对长文档的修改比较繁琐，也可以用这种方法将窗口进行拆分。

要取消多窗口，双击分隔线或依次单击“窗口→取消拆分”即可。

■Excel录入时自动切换输入法

在Excel单元格中，经常遇到中英文交替输入的情况，如A列输入中文而B列却输入英文，这时就要在中英文输入法之间反复切换，这样非常麻烦而且严重影响录入效率。

其实可以先打开中文输入法，选中需要输入中文的列，执行菜单“数据→有效性”，在“数据有效性”中切换到“输入法模式”标签分页，在“模式”下拉列表中选择“打开”，确定退出。

接着选择需要输入英文的列，同样打开“输入法模式”标签分页，在“模式”下拉列表中选择“关闭（英文模式）”，确定后退出即可。

■Excel中粘贴时避免覆盖原有内容

在工作表中进行复制或移动操作时，粘贴的内容将自动覆盖工作表中的原有内容，怎样避免这一现象呢？

首先选中要复制或移动的单元格，单击复制或剪切按钮，选中要粘贴的起始单元格，按下“Ctrl+shift++”组合键，在弹出的“插入粘贴”对话框中选择活动单元格移动的方向，单击“确定”按钮就可以了。

■Excel中快速排查公式错误

在Excel中，经常会遇到某个单元格中包含多层嵌套的复杂函数的公式，如果公式一旦出错就很难追踪错误。

其实在Excel2003中利用“公式求值”功能就可以进行公式的错误排查。

依次单击“工具→自定义”打开“自定义”对话框并切换到“命令”选项卡，在左边“类别”列表中选择“工具”，在右边找到“公式求值”并将它拖放到工具栏，这样工具栏上就出现一个“公式求值”按钮。

以后选中公式所有的单元格，单击“公式求值”按钮就可以按照公式的执行顺序逐步观察公式的运算结果，从而定位并找到错误之源，原理类似程序调试中的“单步执行”。

■Excel中妙用“条件格式”让行列更清晰

在用Excel处理一些含有大量数据的表格时，经常会出现错行错列的情况，其实可以将行或列间隔设置成不同格式，这样看起来就清晰明了得多。

利用“条件格式”可以轻松地达到目的。

先选中数据区中所有单元格，然后选择菜单命令“格式→条件格式”，在打开的对话框中，在最左侧下拉列表中单击“公式”，然后在其右侧的输入栏中输入公式“＝MOD（ROW（）,2）”，然后单击下方的“格式”按钮，在弹出的“单元格格式”对话框中单击“图案”选项卡，指定单元格的填充颜色，并选择“边框”选项卡，为单元格加上外边框，然后一路单击“确定”按键即可。

如果希望第一行不添加任何颜色，只须将公式改为“＝MOD（ROW（）+1，2）”即可。

如果需要间隔两行添加填充颜色只须将公式改为“＝MOD（ROW（）,3）=0”就可以了。

如果要间隔四行，那就将“3”改为“4”，以此类推。

如果我们希望让列间隔添加颜色，那么只须将上述公式中的“ROW”改为“COLUMN”就可以达到目的。

■“照相机”的妙用

如果要让sheet2中的部分内容自动出现在sheet1中，用excel的照相机功能也是一种方法。

操作方法如下：

首先点击“工具”菜单，选择“自定义”命令，在弹出的对话框的“命令”选择卡下的“类别”中选择“工具”，在右边的“命令”列表中找到“照相机”，并且将它拖到工具栏的任意位置。

接着拖动鼠标选择sheet2中需要在sheet1中显示的内容，再单击工具栏上新增加的“照相机”按钮，于是这个选定的区域就被拍了下来。

最后打开sheet1工作表，在要显示“照片”的位置上单击鼠标左键，被“拍摄”的“照片”就立即粘贴过来了。

■EXCEL中快速插入系统时间与日期

在用Excel进行报表处理时，经常需要在表格的前端或者末尾输入当天的时间与日期。

若用数字输入的话显得比较繁琐。

其实可以这样来快速输入：

首先选中需要时间的单元格，同时按下“ctrl+shift+；”组合键即可；若要输入系统日期则按下“ctrl+；”组合键即可。

■彻底隐藏Excel工作表

在Excel中可以通过执行“格式－工作表－隐藏”将当前活动的工作表隐藏起来，在未执行进一步的工作簿设置的情况下，可以通过执行“格式－工作表－取消隐藏”来打开它。

其实还可以通过设置工作表的隐藏属性来彻底隐藏。

按下“ALT＋F11”组合键进入VBA编辑窗口，在左侧选中需要隐藏的工作表，按下F4键打开“属性”对话框，切换到“按分类序”标签分页，将“杂项”下的“Visable”的值选择改为“2－xlSheetVeryHidden”或“0－xlSheetVeryHidden”退出后返回Excel即可。

这样将选定的工作表隐藏起来，且“取消隐藏”也不起作用，这样就能彻底隐藏工作表了。

将Visable值改还原即可取消隐藏。

■轻松挑出重复数据

笔者在工作过程中遇到这样的问题：

要在Excel中把A列和B列中重复的数据和重复的次数找出来（A和B两列数据之间存在逻辑关系，有重复现象出现）。

笔者的做法是：

选中C2单元格，输入公式“=IF（COUNTIF（B:

B,A2）>=1,A2,""）”，然后用“填充柄”将C2单元格中的公式复制到C列的其它单元格中。

假设重复出现次数的统计结果保存在D列中，在D2单元格中输入公式“=COUNTIF（B:

B,A2）”，然后将公式填充到D列的其他单元格中即可。

重复出现的数据和重复的次数自动列了出来。

■用IF函数搞定“＃DIV/0！

”

在Excel中用公式计算时，经常会出现错误值“#DIV/0！

”，它表示公式中的分母引用了空白单元格或数值为零的单元格。

如果作为正式的报表，出现这样的字符当然不能让人满意。

解决方法有三：

1、手工找出单元格的出错公式，一一将它们删除。

这种办法适合于出现“#DIV/0！

”不多的情况。

2、如果报表中出现很多“#DIV/0！

”，上述方法就显得太麻烦了。

这时就要利用IF函数解决问题：

C2单元格中输入公式“=IF（B2=0,"-",A2/B2*100-100）”，再用填充柄把公式复制到C列的其它单元格中，“#DIV/0！

”就会被“－”代表，报表自然漂亮多了。

3、打印时，打开“页面设置”对话框，切换到“工作表”选项卡，将“错误单元格打印为”选项设置为“空白”或“－”就好了。

■改变Excel自动求和值默认位置

Excel提供了自动相加功能，它可以自动将一行（或一列）的数据相加取和，计算出的值会放在这个区域下边（或右边）最接近用户选取的空单元格处。

但有时我们需要把取和值放在一行（或一列）数据的上方或左边。

具体的方法：

单击需要求和的一行（或一列）数据的上方（或左边）的空单元格；接着按组合键“Shift+Ctrl”，然后单击工具栏中“自动求和”按钮∑；最后选中需要求和的一组数据（按住鼠标左键拖动），按下回车键即可。

■启动Excel时自动打开某个工作簿

在Excel2003（以下简称Excel）中如果一直使用同一个工作薄或工作表，则可以将该工作薄移到Excel的启动文件夹中，这样，每次启动Excel时都将自动打开该工作簿。

具体方法如下：

将要打开的Excel工作簿复制或移动到C：

\ProgramFiles\Microsoftoffice\Office11\XLStart文件夹中。

如果不想变动工作簿的当前位置，可以为这个工作簿创建快捷方式，然后将快捷方式复制或移动到XLStart文件夹中，然后重新启动Excel，该工作簿就会在Excel启动时自动打开。

■Excel快速实现序号输入

在第1个单元格中输入撇号“’”，而后紧跟着输入数字字符如：

’1，然后选中此单元格，将鼠标位置至单元格的右下角，当出现细十字线状的“填充柄”时，按住此键向下（或右）拖拉至所选定区域后，松开鼠标左键即可。

■自动填充具体日期

当我们在excel中输入日期数据时，可能需要确定该日期所对应的是星期几。

而为了查明星期几，许多用户往往会查阅日历或使用转换函数，这都很繁琐。

其实，我们完全可以让excel自动完成这个任务。

具体操作如下：

选中需要录入日期数据的单元格区域，点击“格式－单元格”。

在“数字”标签页中单击“分类”列表中的“自定义”选项，然后，在右边的“类型”文本框中输入：

yyyy"年"m"月"d"日""星期"aaa，并单击“确定”。

这样，只要输入日期，相应的星期数就会自动出现在日期数据后面。

■将计算器搬到Excel中

工具－自定义－命令选项卡，在类别列表中选“工具”，在命令列表中选“自定义”（旁边有个计算机器图标）。

将所选的命令从命令列表中拖至工具栏中，关闭，退出Excel，重新打开Excel即可。

■不用小数点，也能输入小数

在excel中，需要输入大量小数，而且小数的位数都相同，方法是：

工具－选项，点击“编辑”选项卡，勾选“自动设置小数点”，调整小数“位数”（如2），确定。

现在再输入几个数值，不需要输入小数点，会自动保留二位小数。

■巧按需要排序

学校一次上公开课，来的客人有400多人，打字员已按来人的先后顺序在excel中录入了客人的姓名、职务、所在学校等，如果要按职务高低－即校长、副校长、教导主任、教导副主任等排序，可以如下操作：

依次单击工具－选项，弹出窗口，单击“自定义序列”选项卡，点“添加”按钮，光标悬停于“输入序列”窗口，在其中按次序输入“校长、副校长、教导主任、教导副主任……”后再按“添加”后确定。

定义完自己的序列后，依次单击“数据－排序”，把“主要关键字”定位于职务列，再单击“选项”，从“自定义排序次序”中选取上述步骤中自定义的序列，“方向”选择为“按列排序”，点确定回到“排序”窗口，再按“确定”便大功告成。

■在excel中删除多余数字

学生的学籍号数字位数很多，比如“1996001”，要成批量删除前面的“1996”，手工删除肯定不行。

可以用“分列”的方法一步到位。

选中“学籍号”这一列，依次单击“数据－分列”，弹出“文本分列向导”窗口，点击选中“固定宽度”后按“下一步”按钮，在需要分隔的地方单击鼠标左键，即出现分隔线，再单击“下一步”按钮，左边部分呈黑色显示（如果要删除右边部分，单击分隔线右侧，右侧即呈黑色）；再在“列数据格式”中点选“不导入此列（跳过）”，单击“完成”即可。

■圈注表格中的无效数据

数据输入完毕后，为了保证数据的真实性，快速找到表格中的无效数据，我们可以借用excel中的数据有效性和公式审核来实现。

选中某列（B列），单击“数据”菜单中的“有效性”命令，弹出“数据有效性”对话框，切换到“设置”选项卡，输入符合条件的数据必须满足的条件范围（如“=and（B1>60,B1<90）”）。

右击工具栏打开“公式审核”工具栏，单击工具栏中的“圈释无效数据”按钮，此时表格中的无效数据都被清清楚楚地圈注出来了。

■两个日期之间的天数、月数和年数

计算两个日期“1995－5－12”和“2006－1－16”之间的天数、月数和年数可使用下面的公式：

“=DATEDIF（A1,B1,"d"），其中A1和B1分别表示开始日期和结束日期，"d"表示天数，换为"m"或"y"就可以计算两个日期相关的月数和年数了。

■在不同单元格快速输入同一内容

首先选定要输入同一内容的单元格区域，然后输入内容，最后按Ctrl＋回车键，即可实现在选定单元格区域中一次性输入相同内容。

■轻松去掉姓名中的空格

编辑－查找－替换，在查找内容栏输入一个空格，替换栏保持为空，点击全部替换就可以去掉所有姓名中的空格了。

■多个单元格数据巧合并

在编辑了一个excel工作表后，如果又需要把某些单元格的数据进行合并，那么我们可以请“＆”来帮忙。

比如需要将A、B、C三列的数据合并为D列中的数据，此时请按下述步骤操作：

首先在D2单元格键入公式“=A2&B2&C2”。

单击单元格，然后将鼠标指针指向D2单元格的右下角，当指针变成一个黑十字时（这个黑十字被称为填充柄），向下拖动填充柄到所需要的行，松开鼠标左键。

在D列单元格中，我们就得到需要的数据了。

■输入平方数

在excel单元格中要输入100平方这样的数字，可以先输入“’1002”（最外层的引号不要输入），然后在编辑栏中选中最后的2，点击“格式－单元格”，在对话框中点击“字体”选项，选中“上标”复选框即可。

不过，用这种方式输入的是文本型数字。

■输入等号

当我们使用excel时，想在一个单元格只输入一个等号，我们就会遇到这样的问题：

你输入完等号后，它认为你要编辑公式，你如果点击其它单元格，就表示引用了。

这时你可以不点击其它单元格，而点击编辑栏前面的“√”号，或者直接敲回车确认就可以完成等号的输入了。

■在excel中快速输入分数

通常在单元格中直接输入分数如6/7，会显示为6月7日。

如何快速输入分数“6/7”时在它前面添加一个0和一个空格即可，但是用此法输入的分母不能超过99（超过99就会变成另一个数）。

■让excel自动创建备份文件

用excel2000/2002编辑重要数据文件时，如果害怕不小心把数据修改错了，可以让excel在保存文件时自动创建一份备份文件。

打开“文件－保存”，在出现的对话框中按下右上角的“工具”，点选“常规选项”，出现“保存选项”对话框后，勾选“生成备份文件”选项，按下确定，现在保存一下文档，excel就会自动给这个文件创建一份备份文件，备份文件的文件名为原文件名后加上的“的备份”字样，如BOOK1的备份.xlk，而且图也不相同，相信很容易分别出哪个是备份文件。

■轻松切换中英文输入

平时用excel录入各种表格时，不同的单元格中由于内容的不同，需要在中英文之间来回切换，这样既影响输入速度又容易出错，其实我们可以通过excel“数据有效性”功能进行中英文输入法自动切换。

选中需要输入中文字符的单元格，打开“数据－有效性－数据有效性－输入法模式－打开”，单击确定。

再选中需要输入英文或数字的单元格，用上面的方法将输入法模式设置为“关闭（英文模式）”就可以了。

这样在输入过程中excel会根据单元格的设置自动切换中英文输入法。

■限制重复数据录入

在excel中录入数据时，有时会要求某列单元格中的数据具有唯一性，例如身份证号码、发票号码之类的数据。

为了保证数据的唯一性，我们可以这样做：

选定目标单元格区域（这里假设为A1：

A10），依次单击“数据－有效性”，在对话框击“设置”选项卡，单击“允许”下拉列表，选择“自定义”，在“公式”中输入“=countif（$A$1:

$A$10）=1”。

接着，切换到“出错警告”选项卡，在“样式”中选择“停止”，然后分别在“标题”和“错误信息”中输入错误提示标题和信息。

设置完毕后单击确定退出。

此时，我们再在目标单元格录入数据时，Excel就会自动对数据的唯一性进行校验。

当出现重复数据时，Excel中会出现前面设置的错误提示信息。

■excel的另类求和方法

在excel中对指定单元格求和，常用的方法有两种，一是使用SUM，一般用于对不连续单元格的求和，另一种方法是使用∑，用于对连续单元格的求和。

在有些情况下如果使用组合键alt+=，会显得更方便。

先单击选中要放置和的单元格，再按下alt+=，用鼠标单击所要求和的单元格，被选中的单元格即呈选中状态，这时可配合shift选取连续多个单元格，或者配合ctrl选取任意不连续单元格，使用ctrl甚至还可以对同一单元格多次求和，单元格选取完成后按回车键即可。

这种方法在某些特殊场合十分有用。

■完全删除excel中的单元格

想将某单元格（包括该单元格的格式和注释）从工作中完全删除吗？

选中要删除的单元格区域，然后按下Ctrl+－（减号），在弹出的对话框中选择单元格移动的方式，周围的单元格将移过来填充删除后留下的空间。

■批量查看公式

在多个单元格或工作中设置了公式，要想查看公式和计算结果，就得反复滚动窗口或者来回切换工作表。

其实我们可以先选中含有公式的单元格（多个单元格可用shift和ctrl配合鼠标操作），然后右击工具栏选择并打开“监视窗口”，单击“添加监视”按钮，所有选中的单元格的公式及计算结果就显示在了监视窗口中，非常直观。

如果你创建了一个较大的数据表格，并且该表格具有链接到其他工作簿的数据时，利用“监视窗口”可以轻松看到工作表、单元格和公式函数在改动时是如何影响当前数据的，这对于排查数据更改关联错误很有帮助。

■实现单元格跨表拖动

在同一excel工作表中，拖动单元格或单元格区域的边框可以实现选定区域的移动操作，但该操作无法在不同的工作表间实现，其实可以按住Alt，将所要移动的单元格或单元格区域拖到目标工作表的标签处，excel会自动激活该工作表，这样你就能够在其中选择合适的放置点了。

■剔除隐藏单元格

当将excel工作表中某个包含隐藏单元格的区域的内容拷贝到其他位置时，隐藏单元格的内容往往会被一同拷贝过去。

那么，如果想将隐藏单元格的内容剔除出去，该怎么办？

很简单，选中目标区域，按Ctrl+G，单击“定位条件”，选择“可见单元格”选项，单击确定。

现在，对目标区域进行复制或剪切操作就不会包含隐藏单元格中的内容了。

■不惊扰IE选定有超级链接的表格

我们在excel中选定某个超级链接所在的单元格时，常会触发该链接，导致IE出现并访问该链接。

其实要想选中这类单元格又不惊扰IE，我们可采用以下方法：

单击包含超级链接的单元格，按住鼠标左键至少一秒钟，然后释放鼠标，这时就可以选定超级链接所在的单元格。

■用组合键选表格

在使用excel编辑文档时，如果一个工作表中有多张表格，为了显示直观，你可能在这多张表格间用空白行和空白列进行间隔。

这种情况下，当表格较大时，使用鼠标拖动的方法选中其中的一张表格，是不容易的，但如果使用快捷键，却轻而易举。

在要选择的表格中，单击任意一个单元格，然后按下“ctrl+shift+*”组合键即可。

■及时更新共享工作簿

在日常工作中，如果我们要想知道excel共享工作簿中的更新数据，这时没有必要一次次重复打开工作簿查看，只要直接设定数据更新间隔即可。

依次点击“工具－共享工作簿”，打开“共享工作簿”窗口，单击“高级”标签，然后在“更新”栏选中“自动更新间隔”项，并设定好间隔时间（如3分钟）。

这样一来，每隔3分钟，excel会自动保存所作的修改，他人的更新内容也会及时显示出来。

■拖空选定区域

一般情况下，在excel中删除某个选定区域的内容时，直接按delete键即可。

不过，如果你此时正在进行鼠标操作，且不想切换至键盘的话，那么，你还可以这样操作：

鼠标左键单击并选定区域的填充句柄（右下角的黑色方块）不放，然后反向拖动它使它经过选定区域，最后松开鼠标左键即可。

另外，拖动时按住ctrl键还可将选定区域单元格的格式信息一并删除。

■给工作表上点色

在excel中通常是通过工作表表名来区分每一张工作表的。

但是，由于工作表表名显示在工作表底部狭小的标签中，一些视力不佳的用户查找起来相当吃力。

为了照顾这些用户，我们可为每张工作表标签设定一种颜色，以便于查找。

具体操作如下：

右键点击工作表标签，在弹出的快捷菜单中选择“工作表标签颜色”选项，然后在出现的窗口中选定一种颜色，点击“确定”即可。

■excel的区域加密

你是否想让同一个工作表中的多个区域只能看不能改呢？

启动excel，打开需要加密的数据文档，执行“工具－保护－允许用户编辑区域”，击“新建”按钮，在弹出的对话框中接着在“标题”中输入非字符的标题，在“引用单元格”中选定一个或一部分连续单元格的重要数据，接着输入“区域密码”，确定返回“允许用户编辑区域”对话框，点击“保护工作表”，撤消工作表保护密码，点击确认密码后可以进行工作了。

■打印时自动加网格线

在excel中打印表格时默认是不加网格线的，因此，许多人往往手动设置网格线。

其实，完全可以不必这么麻烦。

执行“文件－页面设置”，在“工作表”标签页中钩选“网格线”，确定。

我们就可以在“打印预览”中看到excel已经自动为表格加上网格线了。

■货币符号轻松录入

我们在向excel录入数据时，有时需要录入货币符号，比如欧元符号。

你是怎么录入的？

在插入－符号中慢慢找？

那样挺费功夫的。

按alt+0162，然后松开alt键，就可以输入分币字符¢。

按alt+0163，输入英镑字符输入英镑字符£。

按alt+0165输入日圆符号¥，而按下alt+0128，输入欧元符号€。

有一点要注意，那些数字，只能用小键盘的数字键来输入。

■快速复制表格格式

在excel中，我们对一个工作表设置好了格式以后，如果新插入一个工作表，那么新表的格式不会继承原有表格的格式，还需要我们对新工作表的诸多格式进行重复设置，比较麻烦。

其实，我们可以利用格式刷，使这一工作变得简单。

首先先设置好原来的工作表格式，选中该表格，然后单击工具栏中的“格式刷”工具，再点击新插入的工作表，选中要设置格式的那些单元格，那么原来表格中的表格就会被复制过来。

如果新表格区域大于原来的表格，那么会用原表格的格式“平铺”新表格区域。

■常用序号快速输入

当我们在excel中录入数据时，经常要在开头某列单元格中输入一些常用序号，如一月、二月、三月等，如果一个个地键入，不但费时，工作量也很大。

难道就没有什么简便易行的方法吗？

当然有。

笔者在此就以录入甲、乙、丙为例，首先输入开头的前两个序号“甲”、“乙”，然后选中第二个序号也就是乙所在的单元格，将鼠标缓缓移到第二个序号单元格的右下角，当鼠标指针变成黑细十字架形状时，按住鼠标左键并将它拖到要输入序号的末尾单元格，放开鼠标。

看到了没？

甲、乙、丙是不是就自动录入好了？

其他常用序号的输入方法同上。

■快速设定打开区域

在excel中，要打印选定区域，除了在打印对话框中进行设定外，我们还可以这样做：

选定待打印区域，单击文件－打印区域－设置打印区域，然后直接单击工具栏上的“打印”按钮即可。

另外，为了简化操作，还可将“设置打印区域”工具栏按钮添加到现有工具栏，这样只需单击“设置打印区域”，就能轻松地将选定区域设置为打印区域。

具体操作步骤如下：

右键单击工具栏，单击“自定义”。

单击“命令”选项卡，在“类别”下选“文件”，在“命令”列表中找“设置打印区域”并将其拖动到工具栏上即可。

■在excel中实现分行填写

默认情况下excel单元格只能显示一行数据的内容，希望在同一个单元格中显示多行内容，则需要调整单元格高度，然后输入每行信息，行与行之间还要加上很多空格。

其实如果想在excel中显示多行内容，还可以在同一个单元格中输入一行信息，然后按alt+Enter，这样就可以轻松地excel的分行填写。

■复制表格巧设列宽

当我们需要在excel2003中将某处表格复制到其它位置时，经常发现，原来表格的列宽会无形中被当前列宽所取代，造成数据显示不均匀。

如果想将原来的列宽应用到当前位置，该怎么办呢？

这个时候，大家可以在当前数据区域内点击鼠标右键，然后选中“选择性粘贴”，在弹出“选择性粘贴”窗口中，将“列宽”一项复选框勾中即可。

■给单元格设置监视点

在excel中，假设你在第200行输入数据，该数据可能会影响到单元格A10中公式的结果。

那么，为了查看单元格A10中公式的结果，一般而言，你要滚动到单元格A10去查看公式结果。

不过，如果你给单元格A10加上一个监视点，则可省去这滚动的麻烦。

右键单击单元格A10，在弹出的菜单中选“添加监视点”，此时将弹出一个监视窗口，并且在窗口中自动为单元格A10添加一个监视点。

这样，不管你在工作表的何处，你都可以从监视窗口中“监视”到单元格A10中的值。

另外，在监视窗口中双击单元格A10的监视点，还能直接跳转到单元格A10中。

■灵活打印表格中的批注

文件－页面设置，击“工作表”选项卡，从“批注”后面列表框中选中“工作表末尾”或者“如同