第三章 会计软件的应用1.docx

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第三章会计软件的应用1

第三章　会计软件的应用

章节内容：

1.会计软件的应用流程

2.系统级初始化

3.账户处理模块的应用

4.固定资产模块的应用

5.工资管理模块的应用

6.应收管理模块的应用

7.应付管理模块的应用

8.报表管理模块的应用

第1节　会计软件的应用流程

　　一、系统初始化

（一）系统初始化的特点和作用

　　系统初始化是系统首次使用时，根据企业的实际情况进行参数设置，并录入基础档案与初始数据的过程。

　　【思考】自行开发的会计软件，需要系统初始化吗？

　　【特点】

　　1.系统初始化是会计软件运行的基础。

　　2.系统初始化在系统初次运行时一次性完成，但部分设置可以在系统使用后进行修改。

　　3.系统初始化将对系统的后续运行产生重要影响，因此系统初始化工作必须完整且尽量满足企业的需求。

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（二）系统初始化的内容

　　1.系统级初始化

　　系统级初始化是设置会计软件所公用的数据、参数和系统公用基础信息，其初始化的内容涉及多个模块的运行，不特定专属于某个模块。

　　系统级初始化内容主要包括：

（1）创建账套并设置相关信息（系统管理）；

（2）增加操作员并设置权限（系统管理）；

　　（3）设置系统公用基础信息（T3→基础设置）。

　　2.模块级初始化

　　模块级初始化是设置特定模块运行过程中所需要的参数、数据和本模块的基础信息，以保证模块按照企业的要求正常运行。

　　模块级初始化内容主要包括：

（1）设置系统控制参数；

（2）设置基础信息；

　　（3）录入初始数据（初始化）。

　　二、日常处理

（一）日常处理的含义

　　日常处理是指在每个会计期间内，企业日常运营过程中重复、频繁发生的业务处理过程。

（二）日常处理的特点

　　1.日常业务频繁发生，需要输入的数据量大；

　　2.日常业务在每个会计期间内重复发生，所涉及金额不尽相同。

　　三、期末处理

（一）期末处理的含义

　　期末处理是指在每个会计期间的期末所要完成的特定业务。

主要包括成本及费用的计提、分摊、期末结转业务，以及试算平衡、对账和结账等工作。

（二）期末处理的特点

　　1.有较为固定的处理流程；

　　2.业务可以由计算机自动完成。

　　四、数据管理（系统管理）

（一）数据备份

　　数据备份是指将会计软件的数据输出保存在其他存储介质上，以备后续使用。

数据备份主要包括账套备份、年度账备份等。

（二）数据还原

　　数据还原又称数据恢复，是指将备份的数据使用会计软件恢复到计算机硬盘上。

它与数据备份是一个相反的过程。

数据还原主要包括账套还原、年度账还原等。

第2节　系统级初始化

　　一、创建账套并设置相关信息

（一）创建账套

　　账套是指存放会计核算对象的所有会计业务数据文件的总称，账套中包含的文件有会计科目、记账凭证、会计账簿、会计报表等等。

　　一个账套只能保存一个会计核算对象的业务资料，这个核算对象可以是企业的一个分部，也可以是整个企业集团。

　　建立账套是指在会计软件中为企业建立一套符合核算要求的账簿体系。

在同一会计软件中可以建立一个或多个账套。

（二）年度账管理（账套主管）

　　　年度账与账套是两个不同的概念。

一个账套中包含了企业所有的数据,把企业数据按年度进行划分,称为年度账。

年度账可以作为系统操作的基本单位,因此设置年度账主要是考虑到管理上的方便性。

　　会计软件、账套、年度账的关系。

年度帐

帐套

会计软件

（三）设置账套相关信息

　　建立账套时需要根据企业的具体情况和核算要求设置相关信息。

账套信息主要包括账套号、企业名称、企业性质、会计期间、记账本位币等。

　　【提示】

　　1.各子系统的启用会计期间必须大于等于账套的启用时间。

　　2.建立账套时也可以不启用账套，而是以后以账套主管的身份进入“系统管理”，根据实际需要启用相应的子系统。

　　3.一个账套可以设定多个账套主管。

账套主管自动拥有该账套的所有权限。

　　（四）账套参数的修改

　　1.账套建立后，企业可以根据业务需要对某些已经设定的参数内容进行修改。

　　2.如果账套参数内容已被使用，进行修改可能会造成数据的紊乱，因此，对账套参数的修改应当谨慎。

　　二、管理用户并设置权限

（一）管理用户

　　用户是指有权登录系统，对会计软件进行操作的人员。

管理用户主要是指将合法的用户增加到系统中，设置其用户名和初始密码或对不再使用系统的人员进行注销其登录系统的权限等操作。

（二）设置权限

　　在增加用户后,一般应该根据用户在企业核算工作中所担任的职务、分工来设置、修改其对各功能模块的操作权限。

通过设置权限,用户不能进行没有权限的操作,也不能查看没有权限的数据。

　　【提示】

　　1.操作员编号在系统中必须唯一，即使是不同的账套，操作员编号也不能重复。

　　2.所设置的操作员一旦被引用，便不能被修改和删除。

　　3.新建账套的账套主管，应在新建账套时指定。

三、设置系统公用基础信息

　　设置系统公用基础信息包括设置编码方案、基础档案、收付结算信息、凭证类别、外币和会计科目等。

（一）设置企业部门档案

　设置企业部门档案一般包括输入部门编码、名称、属性、负责人、电话、传真等。

其目的是封边

会计数据按照部门进行分类

（2）设置职员信息

设置职员信息一般包括输入职员编号、姓名、性别、所属部门、身份证号等，其目的在于方便进行个人往来和管理等操作，如图

　　3.设置客户分类及档案。

　　客户分类

　　客户档案

　　4.设置供应商分类及档案。

　　供应商分类

　　供应商档案

　　【提示】必须先选择末级分类,然后才能输入客户（供应商）档案。

5.设置项目信息

项目是指一个特定的核算对象或成本归集对象。

企业需要对涉及该项目的所有收入、费用、支出进行专项核算和管理。

设置项目信息，一般包括定义核算项目，建议项目档案，输入其名称、代码。

　　（三）设置收付结算方式

　　目的是建立和管理企业在经营活动中所涉及的货币结算方式,方便银行对账、票据管理和结算票据的使用。

　　【例题·实务操作题】设置结算方式。

A科技采用的结算方式如下表所示。

　　（四）设置凭证类别

　　设置凭证类别是指对记账凭证进行分类编制。

　　用户应该设置凭证类别限制条件和限制科目,两者组成凭证类别校验的标准。

　　在会计软件中,系统通常提供的限制条件包括借方必有、贷方必有、凭证必有、凭证必无、无限制等。

凭证类别的限制科目是指限制该凭证类别所包含的科目。

（五）设置外币

　　为了处理外币辅助核算,便于会计核算软件进行日常外币业务核算和期末处理汇兑损益,会计核算软件提供了外币币种和汇率设置功能。

　　（六）设置会计科目

　　设置会计科目就是将会计核算所使用的会计科目录入到会计核算软件中。

设置会计科目是填制会计凭证、记账、编制报表等各项工作的基础。

　　1.增加、修改或删除会计科目

2.设置科目属性

　　【提示】

　　1.增加会计科目时，应遵循先设置上级会计科目，再设置下级会计科目的顺序。

会计科目编码、会计科目名称不能为空。

增加的会计科目编码必须遵循会计科目编码方案。

各级科目编码必须唯一。

　　2.删除会计科目时应遵循“自下而上”的原则，即必须先从末级会计科目删除。

删除的会计科目不能为已经使用的会计科目。

　　3.科目一经使用，只能增加同级科目，不能在该科目下增设下级科目。

　　4.指定会计科目是指指定出纳专管的科目，指定科目后，才能执行出纳签字，才能查看现金或银行存款日记账。

　　5.辅助核算一般设置在末级科目上。

某一会计科目可以同时设置多种相容的辅助核算。

　　2.设置科目属性

（1）会计科目编码

　　会计科目编码按照会计科目编码规则进行。

在对会计科目编码时,一般应遵守唯一性、统一性和扩展性原则。

（2）会计科目名称

　　从会计软件的要求来看,企业所使用的会计科目的名称可以是汉字、英文字母、数字等符号,但不能为空。

　　（3）会计科目类型

　　按照国家统一的会计准则制度要求,会计科目按其性质划分为资产类、负债类、共同类、所有者权益类、成本类和损益类共六种类型。

用户可以选择一级会计科目所属的科目类型。

如果增加的是二级或其以下会计科目,则系统将自动与其一级会计科目类型保持一致,用户不能更改。

　　（4）账页格式

　　一般可以分为普通三栏式、数量金额式、外币金额式等格式。

　　（5）外币核算

　　用于设定该会计科目核算是否有外币核算。

　　（6）数量核算

　　用于设定该会计科目是否有数量核算。

如果有数量核算,则需设定数量计量单位。

　　（7）余额方向

　　用于定义该会计科目余额默认的方向。

一般情况下,资产类、成本类、费用类会计科目的余额方向为借方,负债类、权益类、收入类会计科目的余额方向为贷方。

　　（8）辅助核算

　　一般包括部门核算、个人往来核算、客户往来核算、供应商往来核算、项目核算等。

　　【项目核算】功能类似明细科目,但弥补了明细会计科目设置过多不利运行等缺陷,并能够重复使用下挂到各个科目下。

　　（9）日记账和银行账

　　用于设置会计科目是否有日记账、银行账核算要求。

第三节　账务处理模块的应用

　　【功能描述】账务处理模块是以凭证为数据处理起点,通过凭证输入和处理,完成记账、对账、结账、账簿查询及打印输出等工作。

　　目前许多商品化的账务处理模块还包括往来款管理、部门核算、项目核算和管理及现金银行管理等一些辅助核算的功能。

　　一、账务处理模块初始化工作

　　【提示】属于“模块级初始化”。

（一）设置控制参数

在账务处理模块中，常见的参数设置包括凭证编号方式、是否循序操作人员修改他人凭证、凭证是否必须输入结算方式和结算号、现金流量科目是否必须输入现金流量项目、出纳凭证是否经过出纳签字、是否对资金及往来科目实行赤字提示等。

（二）录入会计科目初始数据

　　会计科目初始数据录入是指第一次使用账务处理模块时，用户需要在开始日常核算工作前将会计科目的初始余额以及发生额等相关数据输入到系统中。

　　1.录入会计科目期初余额

　　2.录入会计科目本年累计发生额

　用户如在会计年度中建账，则除了需要录入启用月份的月初余额外，还需录入本年度　　【提示】

（1）一般只需要对末级科目录入期初余额，系统会根据下级会计科目自动汇总生成上级会计科目的期初余额。

（2）如果设置了数量核算、外币核算，以及辅助核算，则应该先录入数量和单价、本币和外币、辅助账数据。

　　（3）在期初余额录入完毕后，用户应该进行试算平衡。

　　（4）期初余额未录入完毕，仍可以输入记账凭证，但是不能记账。

　　（5）一经记账，则不能再录入、修改期初余额。

二、账务处理模块日常处理

（一）凭证管理

　　1.凭证录入

（1）凭证录入的内容

　　①凭证头

　　凭证类别、凭证编号、制单日期、附件张数

　　②凭证体

　　摘要、科目、金额、辅助信息

（2）凭证录入的输入校验

　　①会计科目是否存在，即会计科目是否是初始化时设置的会计科目；

　　②会计科目是否为末级科目；

　　③会计科目是否符合凭证的类别限制条件；

　　④发生额是否满足“有借必有贷，借贷必相等”的记账凭证要求；

　　⑤凭证必填内容是否填写完整；

　　⑥手工填制凭证号的情况下还需校验凭证号的合理性。

　　【提示】

　　1.采用序时控制时，凭证日期应大于总账系统启用日期，但不能超过业务日期。

　　2.不同行的摘要可以相同，但不能为空。

　　3.金额不能为“零”，红字以“-”号表示。

　　4.可按“=”键取当前凭证借贷方金额的差额到当前光标位置。

　　5.不能确定的辅助核算信息可不输入。

　　6.第11-15笔业务在期末处理时讲解。

　　2.凭证修改

（1）凭证修改的内容

　　①凭证类别、编号不能修改。

　　②若已采用制单序时控制，则在修改制单日期时，不能修改至上一张凭证的制单日期之前。

　　③其他系统传递的凭证不能在总账系统中进行修改，只能在生成该凭证的系统中进行修改。

（2）凭证修改的操作控制

　　①修改未审核或审核标错的凭证

　　②修改已审核而未记账的凭证：

取消审核，进行修改

　　③修改已经记账的凭证：

不得提供对已记账凭证的修改功能

　　④修改他人制作的凭证

　　【潜规则】在用友软件中，提供了“反记账”的功能，因此也会涉及第③种情况。

但在客观题考查中，应按照如下规范进行作答：

　　会计软件应当提供不可逆的记账功能，确保对同类已记账凭证的连续编号，不得提供对已记账凭证的删除和插入功能，不得提供对已记账凭证日期、金额、会计科目和操作人的修改功能。

　　【例题·实务操作题】修改“付”字0004号凭证，将发生额改为5000元。

　　3.凭证审核

　　①审核人员和制单人员不能是同一人；

　　②审核凭证只能由具有审核权限的人员进行；

　　③已经通过审核的凭证不能被修改或者删除，如果要修改或删除，需要审核人员取消审核签字后，才能进行；

　　④审核未通过的凭证必须进行修改，并通过审核后方可被记账。

　　4.凭证记账

（1）记账功能

　　在会计软件中，记账是指由具有记账权限的人员，通过记账功能发出指令，由计算机按照会计软件预先设计的记账程序自动进行合法性校验、科目汇总、登记账目等操作。

（2）记账的操作控制

　　①期初余额不平衡、不能记账；

　　②上月未结账，本月不可记账；

　　③未被审核的凭证不能记账；

　　④一个月可以一天记一次账，也可以一天记多次账，还可以多天记一次账；

　　⑤记账过程中，不应人为终止记账。

　　　　5.凭证查询

　　在会计业务处理过程中，用户可以查询符合条件的凭证，以便审核、修改凭证，并随时了解经济业务发生的情况。

（二）出纳管理

　　出纳主要负责现金和银行存款的管理。

　　1.现金日记账、银行存款日记账及资金日报表的管理

2.支票管理

　　支票管理功能主要包括支票的购置、领用和报销。

购置报销

领用

　　使用支票管理功能需进行下面的设置:

（1）“银行存款”科目指定为“银行总账科目”。

（2）在“总账——设置——选项——凭证页签”设置中,勾选“支票控制”复选框。

（初始化已做）

　　（3）结算方式功能中对需要使用支票登记簿的结算方式打上标志,即在“票据管理标志”复选框上打勾。

　　3.银行对账

（1）银行对账初始数据录入

　　在首次启用银行对账功能时,需要事先录入账务处理模块启用日期前的银行和企业账户余额及未达账项,即银行对账的初始数据。

　　从启用月份开始,上月对账的未达账项将自动加入到以后月份的对账过程中。

（2）银行对账单录入

　　对账前，必须将银行对账单的内容录入到系统中。

　　录入的对账单内容一般包括入账日期、结算方式、结算单据字号、借方发生额、贷方发生额,余额由系统自动计算。

　　（3）对账

　　银行对账采用自动对账与手工对账相结合的方式。

　　①自动对账：

业务发生日期、结算方式、结算票号、发生金额。

　　【注意】发生金额相同是对账的基本条件。

　　②手工对账：

为了保证对账更彻底,更正确,用户可以用手工对账来进行调整。

　　（4）余额调节表的编制

　　在对银行账进行两清勾对后,计算机自动整理汇总未达账和已达账,自动生成“银行存款余额调节表”。

调整后，银行存款日记账和银行对账单的余额应该相等。

　　用户可以在系统中查询余额调节表,但不能对其进行修改。

　　。

　　4.出纳签字（补充）

　　出纳签字针对涉及现金及银行存款的凭证（也即收款凭证和付款凭证）,必须经由出纳签字后才能允许记账。

　　凭证录入/修改

　　→出纳签字→审核→记账，出纳签字和审核签字没有先后顺序。

　　需要出纳签字的,应先进行如下的操作:

（1）在总账系统的选项中设置“出纳凭证必须经由出纳签字”选项。

　　【提示】出于讲课的需要，前面已经记账完毕，而出纳签字要求在记账之前，所以应当先“反记账”，经出纳签字完成之后，再进行记账。

　　“反记账”方法：

　　①总账→期末→对账→Ctrl+H→激活“恢复记账前状态”

　　②总账→凭证→恢复记账前状态

（2）在总账系统初始化的科目设置中已经将“库存现金”指定为“现金总账科目”,“银行存款”指定为“银行总账科目”。

　　【提示】

（1）凭证一经签字,就不能被修改、删除,只有被取消签字后才可以进行修改或删除。

（2）出纳签字操作完毕,要对收付款凭证进行记账操作。

（三）账簿查询

　　1.科目账查询

总账

明细账

余额表

多栏账

日记账

（1）总账查询

　　用于查询各总账科目的年初余额、各月发生额合计、期末余额以及本年累计金额。

　　总账查询可以根据需要设置查询条件，如会计科目代码、会计科目范围、会计科目级别、是否包含未记账凭证等。

在总账查询窗口下，系统一般允许联查当前会计科目当前月份的明细账。

　　【提示】

（1）如果勾选“包含未记账凭证”，那么在记账前，也可以查询科目账，这一点与手工做账是有明显区别的。

如果不勾选该复选框，那么账簿查询将不包含未记账凭证数据。

（2）严格意义上讲，总分类账只登记一级科目，而在会计软件中，可以登记二级等明细科目。

（2）明细账查询

　　用于查询各账户的明细发生情况，用户可以设置多种查询条件查询明细账，包括会计科目范围、查询期间、会计科目代码、是否包括未记账凭证等。

在明细账查询窗口下，系统一般允许联查所选明细事项的记账凭证及联查总账。

　　【提示】

　　从凭证的查看界面，也可以联查明细账。

　　（3）余额表

　　用于查询统计各级会计科目的期初余额、本期发生额、累计发生额和期末余额等。

用户可以设置多种查询条件。

利用余额表可以查询和输出总账科目、明细科目在某一时期内的期初余额、本期发生额、累计发生额和期末余额；可以查询和输出某会计科目范围在某一时期内的期初余额、本期发生额、累计发生额和期末余额；可以查询和输出包含未过账凭证在内的最新发生额及期初余额和期末余额。

　　【提示】

　　科目余额表，可以联查明细账。

　　（4）多栏账

　　多栏账即多栏式明细账，用户可以预先设计企业需要的多栏式明细账，然后按照明细科目保存为不同名称的多栏账。

查询多栏账时，用户可以设置多种查询条件，包括多栏账名称、期间、是否包含未记账凭证等。

　　（5）日记账

　　用于查询除现金日记账、银行日记账之外的其他日记账。

用户可以查询输出某日所有会计科目（不包括现金、银行存款会计科目）的发生额及余额情况。

用户可以设置多种查询条件,包括查询日期、会计科目级次、会计科目代码、币别、是否包含未记账凭证等。

　　【提示】现金和银行存款日记账在“现金”模块中查询。

　　　　2.辅助账查询

　　客户往来、供应商往来、个人往来、部门核算、项目核算

　　包含辅助总账、辅助明细账查询。

　　【提示】客户、供应商往来辅助账的查询在“往来——账簿”命令下完成。

　　三、账务处理模块期末处理

　　账务处理模块的期末处理是指会计人员在每个会计期间的期末所要完成的特定业务，主要包括会计期末的转账、对账、结账等。

（一）自动转账

　　自动转账是指对于期末那些摘要、借贷方会计科目固定不变，发生金额的来源或计算方法基本相同，相应凭证处理基本固定的会计业务，将其既定模式事先录入并保存到系统中，在需要的时候，让系统按照既定模式，根据对应会计期间的数据自动生成相应的记账凭证。

1.自动转账的步骤

　　2.常用的自动转账功能

　　期间损益结转

　　计提所得税

　　结转所得税费用

　　结转本年利润

　　提取盈余公积

　　结转利润分配

　　1.注意顺序

　　2.重点把握前三个

　　【操作路径】

　　“总账——期末——转账定义——期间损益”

　　“总账——期末——转账定义——自定义转账”

　　“总账——期末——转账生成”

　　【提示】

　　1.因其他模块的数据并没有完全传递到总账模块，所以暂时不执行此项功能。

所有模块讲解完毕后，补充此内容讲解。

　　2.在转账生成时，如果没有勾选“包含未记账凭证”复选框，在生成每一张凭证之前，需要将全部的凭证进行审核记账。

（二）对账

　　对账主要包括总账和明细账、总账和辅助账、明细账和辅助账的核对。

　　至少一个月一次，一般可在月末结账前进行。

　　（三）月末结账

　　1.月末结账功能

　　结账主要包括计算和结转各账簿的本期发生额和期末余额，终止本期的账务处理工作，并将会计科目余额结转至下月作为月初余额。

结账每个月只能进行一次。

　　“结束本期，结转下期”

　　2.期末结账操作的控制

　　结账工作必须在本月的核算工作都已完成，系统中数据状态正确的情况下才能进行。

因此，结账工作执行时，系统会检查相关工作的完成情况，主要包括：

（1）检查本月记账凭证是否已经全部记账，如有未记账凭证，则不能结账；

（2）检查上月是否已经结账，如上月未结账，则本月不能结账；

　　过（记）账→结账|过（记）账→结账

　　（3）检查总账与明细账、总账与辅助账是否对账正确，如果对账不正确则不能结账；

　　（4）对会计科目余额进行试算平衡，如试算不平衡将不能结账；

　　（5）检查损益类账户是否已经结转到本年利润，如损益类科目还有余额，则不能结账；

　　（6）当其他各模块也已经启用时，账务处理模块必须在其他各模块都结账后，才能结账。

　　结账只能由具有结账权限的人进行。

在结账前，最好进行数据备份，一旦结账后发现业务处理有误，可以利用备份数据恢复到结账前的状态。

　　【提示】

　　1.结账后，账务处理的默认期间自动转为下一期；

　　2.因本账套其他模块还没有进行结账，所以不能执行结账操作。

第四节　固定资产管理模块的应用

　　【功能描述】固定资产管理模块主要是以固定资产卡片和固定资产明细账为基础，实现固定资产的会计核算；固定资产卡片的增加、删除、修改、查询；折旧计提和分配、设备管理等功能，同时提供了按类别、使用情况、所属部门和价值结构等进行分析、统计和各种条件下的查询、打印功能，以及该模块与其他模块的数据接口管理。

　　一、固定资产管理模块初始化工作

（一）设置控制参数

　　1.设置启用会计期间

　　第一次进入固定资产管理模块时，不得早于系统账套建立期间。

　　时间顺序：

账套建立→账套启用→子系统启用

　　2.设置折旧相关内容

　　设置折旧相关内容一般包括：

是否计提折旧、折旧率小数位数等。

如果确定不计提折旧,则不能操作账套内与折旧有关的功能。

　　3.设置固定资产编码

　　固定资产编码是区分每一项固定资产的唯一标识。

【例题·实务操作题】建立固定资产账