期刊编审系统编辑必备使用手册.docx
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期刊编审系统编辑必备使用手册
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期刊编审系统
编辑使用手册
1.分稿阶段3
1.1.功能说明3
1.2.操作步骤3
2.审稿阶段---未审稿件8
2.1.功能说明8
2.2.操作步骤8
3.审稿阶段---审稿（专家审稿、BBS审稿）12
3.1.功能说明12
3.2.操作步骤12
4.审稿阶段---定稿会17
4.1.功能说明17
4.2.操作步骤17
5.稿件处理结果22
5.1.功能说明22
5.2.操作步骤22
6.关键字和参考文献审核26
6.1.功能说明26
6.2.操作步骤26
7.责编组版发排阶段---组版设置29
7.1.功能说明29
7.2.操作步骤29
8.责编组版发排阶段---发排稿件32
8.1.功能说明32
8.2.操作步骤32
9.责编完成组版阶段33
9.1.功能说明33
9.2.操作步骤34
10.三级签发阶段35
10.1.功能说明35
10.2.操作步骤36
11.排版校对阶段（针对责任编辑）44
11.1.功能说明44
11.2.操作步骤44
12.排版校对阶段（针对微机班排版人员）46
12.1.功能说明46
12.2.操作步骤46
13.清样出片48
13.1.功能说明48
13.2.操作步骤48
14.辅助功能49
14.1.功能说明49
14.2.操作说明49
15.数据统计62
15.1.功能说明62
15.2.操作步骤62
16.费用部分---作者费用66
16.1.功能说明66
16.2.操作步骤66
17.费用部分---专家审稿费74
17.1.功能说明74
17.2.操作步骤74
18.年终索引76
18.1.功能说明76
18.2.操作步骤76
1.分稿阶段
1.1.功能说明
功能模块【稿件分配】：
分稿编辑将作者投稿到本杂志的稿件分配给供稿编辑，已经分配过的稿件在稿件编号后有*，已经分配的稿件，供稿编辑没有处理之前可以取消分配，进行重新分配。
1.2.操作步骤
功能一：
分配稿件
第一步：
点击左侧菜单栏【分配稿件】模块，进入到稿件分配页面（见图1-1）；
第二步：
点击稿件编号一栏的链接进入到稿件信息和稿件处理操作页面（见图1-2、图1-3）；
第三步：
在稿件处理操作区可以将稿件分配给相应的供稿编辑。
注释：
1、分配稿件时，稿件默认为统计报道时差的稿件，如果来稿是消息类的稿件，请选择不统计报道时差，以免年终统计造成错误；
2、如果是会员稿件，可以对稿件进行标识，为方便以后在稿件信息中查看，设置处理费和版面费等信息。
图1-1
图1-2
图1-3
功能二：
取消分配稿件
第一步：
根据查询条件查询到需要取消分配的稿件（见图1-4）；
第二步：
点击稿号，进入稿件信息和操作处理区（见图1-5）；
第三步：
在稿件处理操作区中，点击重新分配，确认重新分配后稿件取消分配，可以再次进行分配供稿编辑，具体分配步骤同功能一的操作步骤。
注释：
如果此稿件稿号后标注红色的*，说明稿件已分配，但可以重新分配，如果供稿编辑已经将稿件送审给专家或者做下一步的操作时，不可以在进行重新分配。
图1-4
图1-5
功能三删除稿件
第一步：
根据条件项查找到需要删除的稿件；
第二步：
在稿件列表最后一栏点击“删除”，弹出填写删除原因的页面（见图1-6）；
第三步：
填写删除意见后，点击“提交”，完成稿件暂时删除的操作。
注释：
1、此模块下的删除只是暂时删除，如果需要彻底删除，需要杂志管理员登录---稿件管理模块中进行最终的删除操作；
2、如果误操作将不需要删除的稿件删除，杂志管理员登录---稿件管理模块下可以对误删除的稿件进行恢复，但如果管理员已经进行彻底删除，将不能再恢复；
3、如果删除的稿件稿号是目前收到的第一个稿件，删除后再次投稿的文章占用此稿号，如果删除的稿件稿号是中间的稿号，删除后此稿号不再被使用。
图1-6
功能四：
稿件相关的三个标签的具体说明
1、稿件信息标签：
可以显示稿件的基本信息（见图1-7）；
A：
点击“打印”按钮，可以打印稿件卡片（见图1-8）
B：
点击“投稿人”，可以查看投稿人详情（见图1-9）
C：
点击“历史版本”处的稿件版本，可以打开或者下载稿件原文（见图1-10）
2、审稿意见及留言信息标签：
可以显示专家的审稿意见、作者给编辑的留言、编辑给作者的留言、分稿编辑给供稿编辑的留言等信息（见图1-11）；
3、流程信息标签：
可以查看此稿件详细的流程信息（见图1-12）。
图1-7
图1-8
图1-9
图1-10
图1-11
图1-12
2.审稿阶段---未审稿件
2.1.功能说明
功能模块【未审稿件】：
显示分稿编辑分配给自己的稿件列表，编辑提供送审、BBS送审、送定稿会、录用、退修、退稿处理。
2.2.操作步骤
图2-1
功能一：
送审专家
第一步：
点击左侧菜单栏【未审稿件】模块，进入到未审稿件页面（图2-1）；
第二步：
点击稿件编号一栏的链接或者“送审”，进入到送审专家页面（图2-2）；
第三步：
选择送审专家，点击“送审”按钮，完成给专家送审的操作。
图2-2
注释：
1、上传修改稿为可选项，编辑如果上传修改稿，专家看到的待审稿为编辑上传的修改稿，如果编辑不上传修改稿，专家看到的待审稿是作者的原稿；
2、审稿天数默认为稿件管理---系统参数设置ID120项设置的天数、ID122设置到期后专家是否（yes/no）还可以再审，ID123设置编辑意见专家是否可见（yes/no）（管理员权限设置，如果杂志管理员不设置，默认为系统初始化的内容）；
3、审稿之前需要将专家聘用为本杂志的审稿专家（详细的专家添加聘用操作《辅助功能---功能五》）；
4、送审时可以一次送审多位专家，也可以一次送审一位专家；
5、专家姓名后括号里的数字代表专家正在审稿的数量（所有使用系统的杂志），供编辑参考；
6、送审时可以给专家发送送审通知的邮件或者短信，具体内容及通知方式杂志管理员登陆---杂志管理---短信邮件模板处进行配置，如杂志管理员不配置，默认为初始化的内容；
7、审稿专家页面，可以填写审稿结论、给编辑的意见、给作者的意见以及上传修改稿，杂志管理员需要对杂志管理---系统参数设置系统参数
8、专家登录后的页面可以显示编辑部配置的审稿专家须知（杂志管理员需要对杂志管理---系统参数设置系统参数ID136进行设置，如果杂志管理员不设置，默认为系统初始化的内容。
功能二：
直接处理稿件
第一步：
在未审稿件页面，根据条件项查找到需要直接处理的稿件；
第二步：
点击稿件列表最后一栏的“处理”，进入到稿件处理页面；
第三步：
可以对稿件进行“录用”、“退修”、“退稿”和上“定稿会”的操作。
图2-3
注释：
1、退修和退稿时必须填写编辑意见；
2、上“定稿会”前必须在定稿会---定稿会配置管理中设置好定稿会名称以及组长、成员等信息，详细操作见审稿阶段---定稿会---定稿会配置管理的操作；
3、关于退修的几点说明：
（1）退修时可以上传修改稿，修改稿的版本为一审退修稿，如编辑不上传修改稿，作者看到的为稿件目前最后一个版本的内容；
（2）点击“退修”后，稿件退修给作者，稿件进入退修稿件模块；
（3）退修时填写的编辑意见，作者可以在【作者退修】模块---“退修信”，进行查看，也可以点击稿号，进入稿件信息页面，点击标签【审稿意见及留言信息】，可以查看审稿意见；
（4）作者可以在【作者退修】---可以查看退修通函，通函的内容杂志管理员登陆---杂志管理---系统参数设置参数ID103进行配置，如果杂志管理员没有配置，默认系统初始化的内容。
（5）如果杂志管理员在系统参数设置ID131中设置yes（即专家可以给作者写意见），ID132中设置yes（即作者页面可见专家意见），退修作者时作者可以看见专家给作者的意见，如需更改参数设置参考系统管理员使用手册【系统参数设置】部分；
（6）退修作者时可以给作者发送退修通知的邮件或者短信，具体内容及通知方式杂志管理员登陆---杂志管理---短信邮件模板处进行配置，如杂志管理员不配置，默认为初始化的内容；
4、关于退稿的几点说明：
（1）点击“退稿”，稿件进入退稿稿件模块；
（2）退稿时写的编辑意见，作者界面在【稿件查询】模块，点击标签【审稿意见及留言信息】中可以进行查看；
（3）退稿作者时可以给作者发送退回通知的邮件或者短信，具体内容及通知方式杂志管理员登陆---杂志管理---短信邮件模板处进行配置，如杂志管理员不配置，默认为初始化的内容；
（4）选择退稿延迟天数，可以实现延迟退稿的功能。
5、点击“录用”后，稿件进入待编稿件模块，同时给作者发送录用通知的邮件或者短信，具体内容及通知方式杂志管理员登陆---杂志管理---短信邮件模板处进行配置，如杂志管理员不配置，默认为初始化的内容。
功能三：
退回稿件
第一步：
在未审稿件页面，根据条件项查找到需要退回给作者的稿件；
第二步：
点击稿件列表最后一栏的“退回”，弹出提示框，点击“确定“，将稿件退回到作者的草稿箱中。
图2-4
注释：
1、退回的同时给作者以邮件或者短信的方式通知，具体设置杂志管理员---杂志管理—短信邮件模板中可以进行设置；
2、进行退回操作的稿件等同于作者还没有投稿，暂存在作者的草稿箱中，但是作者暂用此稿号，再次投稿时还使用此稿号；
3、编辑的稿件查询中将查询不到此稿件，建议编辑尽量不要做此操作，如有作者希望将稿件退回进行修改再次投稿的话，可以进行退回，这样稿件可控性大；
4、退回不等同于退稿，退稿在年终统计时算稿件数量的，退回的稿件不算。
3.审稿阶段---审稿（专家审稿、BBS审稿）
3.1.功能说明
已送审稿件：
将稿件送审记录列表显示，提供取消送审、催审稿件、再次送审、BBS送审、打印外审单等功能的操作；
专家审回稿件：
提供专家审回稿件查询的功能；并能再次送审、BBS送审、录用、退稿等功能操作；
拒审稿件：
显示专家审回稿件的意见为拒审的稿件列表；
专家审稿情况：
查询显示各专家的在审、已审、拒审稿件数量；
BBS审稿：
显示BBS审稿列表，可以将列表中的某个稿件加入“我关注的主题”，可以将稿件从“我关注的主题”删除出去。
3.2.操作步骤
功能一：
已送审稿件
第一步：
点击左侧菜单栏【审稿与定稿会】模块---点击子模块【已送审稿件】，进入到已送审稿件页面（图3-1）；
第二步：
已送审的稿件按送审专家数分条显示，可以对某位专家进行“取消送审”操作；
第三步：
点击稿件编号一栏，进入稿件信息页面，在稿件处理区可以进行“催审稿件”、“再次送审”、“BBS送审”（图3-2）。
图3-1
图3-2
注释：
1、取消送审，只取消此专家的送审记录，不影响同一篇稿件其他专家的审稿，取消送审时可以给专家发送取消送审的通知邮件或者短信，具体内容及通知方式杂志管理员登陆---杂志管理---短信邮件模板处进行配置，如杂志管理员不配置，默认为初始化的内容及通知方式；
2、催审稿件时可以给专家发送催审通知的邮件或者短信，具体内容及通知方式杂志管理员登陆---杂志管理---短信邮件模板处进行配置，如杂志管理员不配置，默认为初始化的内容及通知方式；
3、再次送审给其他的专家，不影响此专家的审稿；
4、BBS送审，只是将稿件放在一个类似与论坛的地方供专家讨论，不影响稿件流程，可以再进行其他的操作；
5、外审单内容配置，杂志管理员登陆---杂志管理---系统参数设置ID124、125项进行配置，如杂志管理员不配置，默认为初始化的内容。
功能二：
专家审回稿件
第一步：
点击左侧菜单栏【审稿与定稿会】模块---点击子模块【专家审回稿件】，进入到专家审回稿件页面（图3-3）；
第二步：
显示列表中可以查看已审专家、未审专家以及审稿结论；
第三步：
点击稿件编号一栏的链接，进入到稿件信息页面，点击标签【审稿意见及留言信息】，可以查看专家具体审稿意见（图3-4），如果编辑部允许专家上传修改稿，可以在稿件信息【历史版本】中看到专家上传的修改稿（图3-5）；
第四步：
根据专家意见，可以在稿件处理区进行稿件处理（录用、退修、退稿、上定稿会等）（图3-6）。
图3-3
图3-4
图3-5
图3-6
注释：
1、一篇稿件同时送审一位以上专家，如果其中有人审回，稿件就可以在专家审回稿件中进行下一步处理；
2、审稿意见及留言信息页面上可以打印审稿意见单；
3、稿件处理操作同【审稿阶段---未审稿件---功能二】；
4、对稿件处理将直接取消未审回专家的审稿记录，未审回专家将不能再审稿，等同于在【已送审稿件】模块中点击“取消送审”；取消送审时可以给专家发送取消送审的通知邮件或者短信，具体内容及通知方式杂志管理员登陆---杂志管理---短信邮件模板处进行配置，如杂志管理员不配置，默认为初始化的内容及通知方式。
功能三：
专家拒审稿件
第一步：
点击左侧菜单栏【拒审稿件】模块---进入到专家拒审稿件页面；
第二步：
可以查看专家的拒审稿件列表（图3-7）；
第三步：
点击“稿件编号”，进入到稿件信息页面，点击标签【审稿意见及留言信息】，可以查看专家的拒审意见（图3-8）。
注释：
1、此模块将专家拒审的稿件列出，只供查询，没有其它功能操作；
2、专家拒审的稿件可以在【已审回稿件】模块查看到，并可以再次进行送审或者其他操作。
图3-7
图3-8
功能四：
专家审稿情况
第一步：
点击左侧菜单栏【专家审稿情况】模块---进入到专家审稿情况显示列表页面；
第二步：
点击“在审稿数”、“已审稿数”、“拒审稿数”相应的数字，可以查看具体审稿情况。
注释：
1、此模块显示在专家在审稿数”、“已审稿数”、“拒审稿数”为专家所有稿数，包括其他编辑部（图3-9）；
2、点击具体稿数进去后看到的是给本编辑部具体在审、已审、拒审哪些稿件、还有稿件数（图3-10）。
图3-9
图3-10
功能五：
BBS审稿
第一步：
点击左侧菜单栏【审稿与定稿会】模块---点击子模块【BBS审稿】，进入到BBS审稿页面，可以查看所有提交到BBS审稿的稿件列表（图3-11）；
第二步：
点击“加入关注主题”，可以将稿件添加到“我关注的主题”中，点击“我关注的主题”，可以查看已经添加的关注主题，点击“所有主题”，可以查看到编辑送审给专家的所有的主题；
第三步：
点击“稿件编号”一栏下的链接，可以看到专家给的审稿意见和审稿结论（图3-12）。
注释：
1、BBS审稿不影响稿件处理流程；
2、送审的专家可以进行讨论，记录每次发表的意见并且专家之间可以相互看见审稿意见及结论。
图3-11
图3-12
4.审稿阶段---定稿会
4.1.功能说明
定稿会稿件分配：
将送至定稿会的稿件列表显示，提供送审、处理功能操作；
定稿会成员稿件：
显示登陆人在审的定稿会稿件，可以发送定稿会成员决定（录用、退修、退稿、拒审）意见内容；
定稿会组长稿件：
将正在审理中的定稿会稿件列表显示，可以发表组长决定（录用、退修、退稿、拒审）意见内容；
定稿会结论：
显示定稿会审稿结束稿件列表，编辑可以进行定稿会外的稿件处理操作：
录用、退修、退稿、送审；
定稿会配置管理：
提供定稿会的增加、删除、修改、配置功能。
4.2.操作步骤
功能一：
定稿会配置管理（稿件提交定稿会之前需进行配置）
第一步：
点击左侧菜单栏【审稿与定稿会】模块---点击子模块【定稿会】---点击子模块【定稿会配置管理】，进入到定稿会配置管理页面；
第二步：
点击“添加”按钮，输入“定稿会名称”，点击“保存”，完成定稿会名称添加（图4-1）；
第三步：
点击“配置组长”（图4-2），定稿会组长默认为添加定稿会的人员，点击“选择组长”下拉框，选择组长，点击“添加”，完成添加其他组长的操作（图4-3）；
第四步：
点击“配置成员”（图4-2），输入专家姓名，点击“添加”到添加框，再点击“添加专家到人员列表”，完成成员添加（图4-4）。
注释：
1、定稿会组长可设置一个也可设置编辑部所有的人员；
2、定稿会成员必须是专家，添加成员之前确保已将成员聘用为本杂志的专家，具体专家添加聘用操作《辅助功能---功能五》；
3、定稿会可以按专业设定，也可以按具体定稿会日期设定，根据编辑部情况进行操作。
图4-1
图4-2
图4-3
图4-4
功能二：
定稿会稿件分配
传统定稿会模式：
第一步：
点击左侧菜单栏【审稿与定稿会】模块---点击子模块【定稿会】---点击子模块【定稿会稿件分配】，进入到定稿会稿件分配页面（图4-5）；
第二步：
点击“处理”，进入到处理页面；
第三步：
在稿件处理区填写组长意见，选择组长结论（图4-6）。
网上定稿会模式：
第一步：
点击左侧菜单栏【审稿与定稿会】模块---点击子模块【定稿会】---点击子模块【定稿会稿件分配】，进入到定稿会稿件分配页面；
第二步：
点击“送审”，选择专家，上传修改稿（可以不上传，如不上传默认为稿件的目前最后一个版本），点击“送审”（图4-7）。
图4-5
图4-6
图4-7
注释：
1、传统定稿会，召开专家见面开定稿会，录入定稿会结论和意见在系统中。
直接点击“处理”，稿件到【定稿会结论】模块；
2、网上定稿会模式：
送审专家，专家在【定稿会待审稿件】中审理，组长在【定稿会组长稿件】中发表意见，稿件到【定稿会结论】模块；
3、误操作提交到定稿会的稿件，可以选择退回到哪个状态，进行稿件回退操作，稿件到相应的回退模块。
功能二：
定稿会成员稿件、定稿会组长稿件
第一步：
点击左侧菜单栏【审稿与定稿会】模块---点击子模块【定稿会】---点击子模块【定稿会组长稿件】，进入到定稿会组长稿件页面（图4-8）；
第二步：
点击“处理”，进入到稿件信息页面，点击标签【审稿意见及留言信息】，可以查看成员意见（图4-9），在稿件处理操作区，选择“审稿结论”，填写审稿意见，点击“提交审稿意见”，完成组长意见提交（图4-10）。
注释：
1、组长意见为组长对稿件的定稿会意见，不代表定稿会的最终结论，发表完组长意见后，稿件到【定稿会结论】模块中；
2、【定稿会成员稿件】页面显示的是登陆人作为定稿会成员时，需要审理的稿件，点击处理，填写成员意见；
3、成员可以不进行稿件审理，一旦发表组长意见，稿件就到【定稿会结论】模块中；
4、如果直接将稿件在【定稿会稿件分配】中处理，稿件将不会在【定稿会成员稿件】【定稿会组长稿件】中出现；
5、专家审理定稿会的审稿费与一般审稿费分开记录。
图4-8
图4-9
图4-10
功能三：
定稿会结论
第一步：
点击左侧菜单栏【审稿与定稿会】模块---点击子模块【定稿会结论】，进入到定稿会结论页面（图4-11）；
第二步：
点击“处理”，进入到稿件信息页面，切换标签【审稿意见及留言信息】，查看定稿会意见（图4-12），根据定稿会成员及组长的意见，可以在稿件处理区进行稿件处理（录用、退修、退稿、送审等）（图4-13）。
注释：
1、送审操作同【审稿阶段---未审稿件---功能一】；
2、稿件处理操作同【审稿阶段---未审稿件---功能二】；
图4-11
图4-12
图4-13
5.稿件处理结果
5.1.功能说明
退修稿件：
显示退修、修回稿件列表；可以进行送审、BBS送审、定稿会、催改、录用、退修、退稿等功能的操作。
退稿稿件：
显示当前登录的编辑已退稿稿件列表，提供查询功能。
录用稿件：
将当前登录的编辑录用的稿件列表显示，提供设置信息、发排至栏目的功能。
5.2.操作步骤
功能一：
退修稿件的处理
第一步：
点击左侧菜单栏【退修稿件】模块，进入到退修稿件页面（图5-1）；
第二步：
当稿件状态为“编辑加工”时，说明作者已经稿件修回；
第三步：
点击稿件编号一列的链接，进入到稿件信息页面，【历史版本】处可以查看或者下载作者上传的修回稿（图5-2）；
第四步：
点击标签【审稿意见及留言信息】，可以查看作者的反馈意见（图5-3）；
第五步：
可以对稿件进行送审、BBS送审、定稿会送审、录用、退稿、退修等操作，处理后稿件到相应的模块中（图5-2）。
注释：
1、如果稿件状态为“退修作者”，说明作者还未进行修回，编辑可以点击稿号，进入稿件信息页面，上传修改稿，点击“修回”，代替作者上传修回稿；
2、作者退修时间默认为30天，但30天到期后仍然可以进行修改，此时间只做提示；（如要修改时间，志管理员登陆---杂志管理---系统参数设置ID134设置退修天数，如杂志管理员不配置，默认为初始化的内容）；
3、编辑可以点击“稿号”，进入到稿件信息页面，在稿件处理区，点击“催改”，可以对未修回稿件进行催促，同时发送催改的邮件或者短信，具体内容及通知方式杂志管理员登陆---杂志管理---短信邮件模板处进行配置，如杂志管理员不配置，默认为初始化的内容；；
4、修回的稿件做进一步的处理，操作同送审专家、定稿会送审、稿件处理等操作步骤，这里不在详细介绍。
图5-1
图5-2
图5-3
功能二：
退稿稿件的处理
第一步：
点击左侧菜单栏【退稿稿件】模块，进入到退稿稿件页面（图5-4）；
第二步：
点击“处理”，可以对退稿稿件进行录用或者退修操作，处理后稿件到相应的模块（图5-5）；
第三步：
对于选择延期退稿的稿件，可以进行恢复到未审稿件的操作。
注释：
1、退稿稿件的处理功能，解决编辑将本不该退稿的稿件退掉的情况，但是作者界面仍将能看到之前编辑退稿时写的意见，建议编辑可给作者留言或者在退修时给作者解释一下；
2、选择延期退稿的稿件，到期后直接退稿，如在真正退稿之前的时间，编辑可将稿件恢复到未审状态，稿件在【未审稿件】模块。
图5-4
图5-5
功能三：
待编稿件的处理（发排）
第一步：
点击左侧菜单栏【待编稿件】模块，进入到待编稿件页面（图5-6）；
第二步：
点击稿件一栏的链接，进入到稿件信息页面，上传修改稿，此修改稿的版本为“发排稿”；
第三步：
，勾选稿件，选择发排的期号及栏目，点击“发排”，完成将稿件发排的工作。
注释：
1、如编辑不上传发排稿，责编以及排版编辑那看到的是稿件的最后一个版本；
2、点击“处理”，可以将录用的稿件进行“退修”或者“退稿”操作，处理后稿件到相应的模块（图5-7）；
3、点击“设置”，可以设置稿件的面数、字数等信息，也可以不设置，建议编辑设置一下稿件是长篇、短篇，为年终统计做准备（图5-8）；
4、待编的稿件，可以选择稿件状态，将稿件回退到过去某个状态（未审稿件、专家已审稿件）；
5、发排稿件之前，需要责编在组版设置中设置好期号以及栏目，具体操作详见《责编组版发排阶段---组版设置》。
图5-6
图5-7
图5-8
6.关键字和参考文献审核
6.1.功能说明
参考文献审核：
实现将参考文献单独列出供编辑进行审核的功能；
关键字审核：
实现将关键字部分单独列出供编辑进行审核的功能；
6.2.操作步骤
功能一：
参考文献审核
第一步：
点击左侧菜单栏【参考文献审核】，进入到参考文献审核列表页面；
第二步：
点击“审核”，进入到审核页面（图6-1）；
第三步：
编辑将审核结果填写在文本框中，然后点击“提交
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