06印章管理制度(附流程图).doc

06印章管理制度(附流程图).doc

《06印章管理制度(附流程图).doc》由会员分享，可在线阅读，更多相关《06印章管理制度(附流程图).doc（6页珍藏版）》请在冰点文库上搜索。

第一章总则

第一条为加强公司印章管理，规范印章刻制、使用、保管等工作，特制订本制度。

第二条适用于本制度的印章包括公司公章、法定代表人印章、合同专用章、财务专用章、发票专用章、检验专用章和其他部门印章等。

第二章印章的刻制和启用

第三条印章的刻制由需刻印部门负责人根据工作需要申请，报总经理批准后，填写《印制申请备案表》，由行政部负责办理，作废的印章应及时缴销。

第四条新印章刻好后由行政部办理印章登记手续，在《印制申请备案表》上备案并留好印章样图。

第五条印章启用前应由行政部下发经总经理签字批准的启用通知，并注明启用日期、保管部门和使用范围等。

第三章印章的保管、交接和停用

第六条公司印章必须有专人保管，公司公章由行政专员保管，财务专用章和合同专用章由财务主管保管，法定代表人印章和发票专用章由出纳员保管，检验专用章由品管部负责人保管，部门印章由部门负责人保管。

第七条印章专管人员应将印章锁进办公桌或保险柜内妥善保管，不得将印章随意丢放在桌面等无安全保障的地方，每天上下班前应检查印章是否齐全，若发现意外情况应立即报告行政部负责人。

第八条印章专管人员因事、病、休假等原因不在岗位时，印章应由其直接上级代管，但法定代表人印章代管人员需由总经理指定，印章专管人员要向代管人员交接工作，交接双方明确印章移交前用印记录是否完整、印章是否损坏以及交代用印时的注意事项。

第九条印章专管人员离职时，需办理印章转移手续，签署移交证明，注明移交人、接交人、监交人、移交时间、图样等信息。

第十条因公司名称变更、印章损坏或遗失等特殊原因需要停用印章时，需经总经理签字批准后，行政部将停用原因、时间通知公司各有关部门，并收回停用的印章切角封存或销毁。

第四章印章使用

第十一条印章使用范围如下：

1、以公司名义对外发文、开具介绍信、报送报表文件以及总经理签发的内部文件等应使用公司公章，非经盖章确认的各类业务报表不得向外报送；

2、公司日常经营需签订的采购、销售、劳务以及其他经济合同应使用合同专用章；

3、财务日常业务应使用财务专用章；

4、法定代表人印章仅限于财务业务使用，因其他特殊原因需使用法定代表人用章的需获得总经理批准；

5、发票专用章仅限于公司开具的销售发票使用；

6、部门用章仅限于公司内部部门间通知、信函等信息传递文件；

7、检验专用章仅限于品管部出具经公司实验室检测的检测报告。

第十二条印章使用须履行严格审批手续，并填写印章使用记录，对不符合用印规定和审批流程的用印文件，印章专管人员有权拒绝用印。

负责审核用印文件的部门负责人，应认真审核用印文件，及时预防和纠正用印的文件的错误、纰漏等，切实保护公司利益。

第十三条在上述第十二条用印范围内使用的财务专用章、法定代表人印章和检验专用章由印章保管人根据业务需要直接用印，部门印章需经部门负责人审核批准后方可用印。

第十四条合同专用章使用时需遵循以下审批程序：

1、产品销售合同和原辅材料采购合同等日常业务性合同的签署，经部门负责人签署后方可用印；

2、购置设备、设施和购买劳务等非日常业务性合同的签署，合同标的金额不超过3万元人民币的，经部门负责人签署后用印，合同标的金额超过3万元人民币的，需经总经理或其授权人签署后方可用印；

3、日常业务性合同签署后由部门暂存管理，每季度末整理核对后转交财务部存档；非日常业务性合同签署后，购置部门留存合同复印件，合同原件应在申请付款时交财务部存档。

第十五条公司公章使用时需遵循以下审批程序：

依据公章使用范围，因工作需要使用公章时，应填写《公章使用申请表》，经部门负责人审核并获得总经理或其授权人批准后方可用印，用印后印章专管人员应在《公章使用登记簿》上登记用印记录，同时需将用印文件的复印件交印章保管部门备案。

第十六条严禁在空白合同、协议、证明等文件上用印。

因工作特殊确需用印时，须获得总经理或其授权人批准；待办理完毕后，必须及时向总经理汇报用印空白文件的使用情况，未使用的须经申请人签字后交印章专管人员收回作废；使用后的公章空白文件，还需由印章专管人员在《公章使用登记簿》上登记用印记录。

第十七条严禁将公司印章带出公司使用；因工作需要确需将印章带出使用的，应根据印章使用审批权限，征得批准人同意后，方可由印章专管人员陪同前往办理；外带公章使用的，应在办理完毕当日在《公章使用登记簿》上补充用印记录，并将用印文件的复印件交印章保管部门备案，如因在政府有关部门制式文件上用印无法保存用印文件复印件时，可豁免备案手续。

第五章违纪处理

第十八条违反本制度规定使用公章的，公司将追究相关人员责任并给予相应处罚，如给公司造成经济损失或不良社会影响者，公司将追究其法律责任。

第十九条因印章专管人员保管失职，导致印章遗失、损坏、被盗等，公司将给予相关责任人处罚，如给公司造成重大损失者，公司将有权利单方面解除相关责任人劳动合同。

第六章附则

第二十条本制度解释权归公司行政部。

第二十一条作为本制度补充内容的附件与本制度具有同等效力。

第二十二条本制度自二○一二年五月九日起执行。

记录文件：

■印制申请备案表R-AD-39/A

■公章使用申请表R-AD-40/A

■公章使用登记簿R-AD-41/A

印章刻制流程图

总经理

行政部

申请部门

负责人

行政专员

签字

发放启用通知和

办理登记备案

印章刻制

提出申请

审批

审核

开始

原印章缴销

印章交付保管

结束

公章使用流程图

总经理

行政部

申请部门

负责人

行政专员

审批

文件备案

使用登记

用印并登记备案

专管员陪同用印

审核

结束

带出

不带出

提出申请

交付用印文件

交付用印文件

结束

开始

4/5

合同章使用流程图

总经理

财务部

申请部门

部门负责人

申请人员

每季度末

原件存档

结束

＞3W

暂存

审核

非日常业务性合同

日常业务性合同

复印件存档

审批

≤3W

审核

开始

提出申请