XX公司董事会资料管理办法.doc

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董事会资料的管理办法

0引言

为加强XX有限责任公司（以下简称公司）董事会资料的管理，确保资料的完整性、安全性，参照公司档案管理的有关规定，对董事会资料建立一会一档的管理办法，便于对其进行动态管理。

1适用范围

本办法规定了公司董事会资料的收集保管、分类整理、编号排架和归档的工作要求和方法。

本办法适用于公司董事会、专门委员会各类文件和资料档案的管理。

2管理职能

2.1基本形式

董事会资料归档管理，实行由公司董事会秘书领导，董事会办公室主管和归口的二级管理。

2.2管理职责

2.2.1负责制定、修改董事会资料归档管理办法，并组织实施。

2.2.2负责对董事会档案实施统一管理，并做好与公司档案部门的归档移交工作。

2.2.3指定专人负责做好董事会资料收集归档工作,并做好接收主管局董事会工作办公室和公司相关部门文件、资料的归档工作。

3管理内容和要求

3.1资料归档范围

3.1.1公司董事会和专门委员会相关制度、工作规则。

3.1.2董事会会议资料（会议通知、议案和报告等）。

3.1.3董事会决议、董事会会议记录与纪要、董事会会议议案表决单。

3.1.4专门委员会会议资料（会议通知、议案和报告）。

3.1.5专门委员会决议、专门委员会会议记录与纪要、专门委员会会议议案表决单。

3.1.6被投资企业会计报表、财务分析、年度审计报告、纳税证明。

3.1.7处收文、处发文、处（科）工作制度、计划、总结。

3.1.8对外投资协议、投资变更协议等有关经济合同，按（集团）公司合同管理有关规定，统一由财务物价处负责归档。

3.2资料的收集保管

3.2.1各科负责收集分管投资项目中属上述归档范围的资料，并将收集到的资料按季或事项结束一个月内交与综合科统一保管，超归档范围的资料一律由各科自行保管。

3.2.2收集的资料除上述归档范围内允许复印件外，其余应取得正本资料，以保证资料的法律效力。

3.2.3对外部门人员参加董事会或对外签订有关协议，各科要及时收集董事会决议、会议纪要以及协议、章程等有关资料。

3.2.4会计报表和财务分析按月、季、年收集，具体由各科决定。

3.2.5各科要确保资料的及时更新。

3.3资料的分类整理

3.3.1综合科在各科指定归档人员的配合下，负责将资料分类整理。

3.3.1.1将收集到的资料，以每一被投资企业为对象整理装订成册。

3.3.1.2每册内的资料编写页号，页号写在资料的右上角。

3.3.1.3每册资料附目录，目录排列在整册资料首页之前。

3.3.2对应收而尚未收到的资料，综合科要及时与各科联系。

3.3.3为避免归档资料的重复、遗漏，各科应将归档资料直接交与综合科，不要擅自将资料装入资料册内，或送至XX公司档案科归档

3.4资料的编号排架

3.4.1综合科将装订成册的资料统一安放在投资管理处资料房的文件柜内，按各科分管的投资项目分类，统一编号排序，并编制清单张贴在文件柜上。

3.4.2资料可供查阅或复制，但要及时放回文件柜，按序存放。

3.4.3资料不得借出，如有特殊需要，综合科负责办理登记手续。

3.5资料的归档

3.5.1综合科将年内收集归档的正本资料，在年度终了后，复印留底后,按XX公司档案科的归档要求，编制归档移交清册，统一整理后移交XX公司档案科。

3.5.2各科自行保管的资料，保存期限由各科自行设定。

3.5.3因科室之间分管的投资项目发生变动，新分管的科室应承接原资料的收集，配合综合科归档。

3.6电算化档案资料的管理要求

3.6.1电算化档案资料的收集、保管和归档要求按上述要求办理。

3.6.2用计算机处理的资料，各科应共享，但不得随意修改。

3.6.3用计算机处理的资料，应用纸质打印出来，连同磁盘和光盘一同保存归档。

3.7.4电算化档案资料在实际应用时,再具体明确、补充管理要求。

4其他

4.1本办法由公司董事会办公室负责起草。

4.2本办法起草人：

XXX。

4.3本办法发布日期：

20XX年XX月XX日。