XXXX公司档案资料管理规定(试行).doc

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附件1

档案资料管理规定（试行）

第1章总则

第一条为加强公司的档案资料管理，实现档案资料管理工作的规范化、标准化和现代化，充分发挥档案资料在企业经营管理中的作用，根据企业档案资料管理的有关规定，结合公司实际情况，特制定本规定。

第二条本规定所称档案资料，是指公司本部及各下属单位在生产经营、管理过程中形成的对本单位、公司和社会具有保存价值以备查考利用的各种文字、图表、声像资料和实物等不同形式的历史记录。

凡是本部及各下属单位在生产经营和职能活动中形成的，具有保存价值的原始材料，包括收发文、电、内部资料、会议文件、会议记录或纪要、本单位编印的出版物原稿与印本、印模、录像带、录音带、照片、计算机软盘、光盘等，都属于文件材料的归档范围。

财务档案资料管理可参照本规定。

第三条在统一领导、分级管理的原则下，办公室负责机关本部档案资料的收集、整理和保管，并指导、监督其他单位档案资料管理工作；各单位必须配备固定或相对固定的档案资料管理人员，负责各单位档案资料的收集、整理和保管。

第四条各单位应将文件材料的立卷归档工作列入有关人员的职责范围，各单位负责人要督促检查承办人员做好立卷归档工作，确保档案资料的齐全、完整、准确。

各种文件材料须在规定时间内完成立卷归档，不得积存。

各单位的档案资料管理工作是年终绩效考核的重要内容之一。

第2章档案分类和编号规则

第五条档案分类应视文件内容、部门组织、业务项目等因素，按部门、使用年限分类。

㈠、机关职能部门：

1、各部门档案分类：

单位

档案归档范围

使用年限

办

公

室

行

政

资

料

1.上级对我司工作的指示、决定和重要通知；

2.上级机关召开的需贯彻执行的重要会议文件和材料；

3.公司发送的各类重要文件材料；

4.办公会议记录、纪要、讨论决定的文件和定稿、公司年度总结及全司性专题报告；

5.公司历史沿革、大事记及印信启用文件；

6.下级单位报送年度工作计划的总结、重要工作请示、报告及批复；

7.人事管理；

8.秘书工作、档案工作和行政工作等工作中形成的重要文件及材料；

9.公司房产租赁合同、买卖合同及其他行政工作中形成各类合同、各类资质原件；

10.公司各类大型会议、专题会议等所拍摄的图片、声像等资料；

11.以公司名义对外签定的各类函件等；

12.各类接待的有关文字、图片、声像等材料；

13.其它有关重要的文件资料；

15～50年

（含永久）

14.物资采购；

15.考勤资料；

16.一般性函件。

5年

党

、

团

、

工

会

、

文

化

中

心

党

务

资

料

1.上级党委对公司党委工作的指示、决定、通知和重要电话记录；

2.党委工作年度计划、总结，党委会议文件材料；

3.本级党代表大会、代表会议文件；

4.党员奖惩、处分、表彰，以及撤销决定和转移组织关系介绍信存根；

5.公司领导深入基层调查研究形成的重在文件材料、简报、照片、录音、录相等；

6.各级党组织成立、撤销及成员增减请示、报告及批复等；

7.推荐入党团员的有关规定及推荐材料；

8.其它有关重要的文件材料。

15～50年

（含永久）

工

会

资

料

1.工会年度工作计划与总结；

2.本级职工代表大会的文件材料；

3.各级工会建立、成员组成、增减的请示、报告及批复；

4.关于工会工作的请示、报告及批复；

5.关于工会财务经费开支及管理等有关规定、标准；

6.对职工奖励、先进个人、先进集体等的评选规定及办法；

7.上级关于工会工作的指示、决定、通知、规定；

8.有关劳动保护、职工福利方面的相关规章制度；

9.女工、计划生育工作重要文件及需存档的资料；

10.其它有保存价值的文件材料。

15～50年

（含永久）

共

青

团

1.共青团年度工作计划与总结；

2.青年文明号及共青团其他活动的记录；

3.对团员奖惩、处分以及撤销的决定、通知、通报；

4.其他有关重要的文件材料。

15～50年

（含永久）

文

化

1.公司组织、参加的各类大型文化活动的有关文字、图片、声像资料等；

2.公司参选社会各类活动所获奖牌、奖杯、奖状、荣誉证书等及其他有关文字资料等；

3.其他有关重要的文件材料。

15～50年

（含永久）

企业

管理部

1.成立分支机构的申请及各种报批文件和附件；

2.公司企业管理及日常工作中形成的各类重要文件材料；

3.对外签订的各类物业管理合同、协议及其有关的经公司盖章或领导签字的材料等；

4.其他相关的重要文件材料；

5.以公司名义对外签定的各类合同；

6.各类招投标资料（含工程）及相关的重要文件；

15～50年

（含永久）

7.各类供应商资料；

8.部门文件；

9.部门会议记录等。

5年

品质部

1.重大投诉记录、处理情况；

2.日常工作中形成的各类重要的文件材料等；

15～50年

（含永久）

3.ISO9000质量评审工作中形成的各类文件；

4.每季度绩效考核结果；

5.品质检查工作中形成的有关文字、图表、图片等材料；

5～10年

安全生产

办公室

1.重大事件资料；

2.重要文件；

15～50年

（含永久）

3.安全检查工作中形成的有关文字、图表、图片等材料；

4.安全生产管理的记录、处理情况；

5年

企业

发展部

1.各类招投标资料；

2.公司参加物业管理项目的投标书；

3.其他相关的重要文件材料；

15～50年

（含永久）

3.前期介入项目管理资料。

5年

备注

下属单位的按规定由本部批准的合同，复印件交由本部备案。

永久

㈡、管理处

项目

档案归档范围

使用年限

行政资料

1.上报公司及以管理处名义上报的各类请示、报告及各类函件等；

2.区级以上政府部门颁发的表彰证书、牌匾等奖品（街道办及以下颁发的自行保管）；

3.物业规章制度、通知、通报等文件；

15～50年

（含永久）

3.与外单位签订的各类合同、协议；

4.物业接待、参观记录等。

5年

规划资料

1.项目批准文件

2.用地批准文件

3.投资许可证、建筑许可证、开工许可证

4.拆迁安置资料

5.房地产平面图

15～50年

（含永久）

工

程

技

术

资

料

1.竣工图、总平面图，建筑、结构、设备及附属工程及隐蔽工程的全套图纸

2.地质勘查报告、工程建设投标文件

3.工程合同及竣工报告、竣工验收证明书

4.工程预决算

5.图纸会审记录

6.工程设计变更通知及技术核定单（包括质量事故处理记录）

7.隐蔽工程验收签证

8.沉降观察记录

9.钢材、水泥等主要材料的质量保证书

10.新材料、构配件的鉴定合格证书

11.水电气、空调、卫生器具、电梯等设备的检验合格证书

12.砂浆、混凝土试块试压报告

13.供水、供气、空调的试压报告

14.园林绿化图纸和清样

15.设备清单、设备供货合同，设备安装调试记录，使用注意事项、说明，质保书和保修单

16.工程监理报告

15～50年

（含永久）

日常管理资料

1.物业资料（含物业基本资料、物业清册等）；

2.业主资料；

3.装修资料；

4.员工管理资料；

15～50年

（含永久）

5.维修资料；

6.设备管理资料；

7.社区文化活动资料；

8.消防管理资料；

9.治安交通管理资料；

5～10年

10.绿化养护资料；

11.清洁、保洁资料；

12.服务质量反馈资料；

13.日常巡查资料；

14.一般性投诉资料。

5年

㈢、专业公司

项目

档案归档范围

使用年限

行政资料

1.上报公司及以分公司名义上报的各类请示、报告及各类函件等；

2.区级以上政府部门颁发的表彰证书、牌匾等奖品（街道办及以下颁发的自行保管）；

3.行业、部门规章制度、通知、通报等文件；

15～50年

（含永久）

3.与外单位签订的各类合同、协议；

5年

工程技术

资料

1.设备台账；

2.设备供货合同，设备安装调试记录，使用注意事项、说明，质保书和保修单；

15～50年

（含永久）

3.各类记录表单（抄表记录、维保记录等）。

5年

第六条不必立卷归档的文件

（1）已归档的重复文件；

（2）无查考利用价值的临时事务性文件；

（3）上级普发的不涉及单位业务的文件材料；

（4）平行单位来文中不需要办理答复的文件材料；

（5）未经领导审批或会议讨论通过的未定稿材料、未生效文件；

（6）参考性的资料；

（7）下级单位送来的不必备案的文件材料。

第七条档案编号规则

档案编号依据档案各级分类办法，以简洁易懂的字母和数字作为代码，使每份立卷档案都有一个专属代码。

一级类目是公司档案分类的最高层位。

其标识方法采用类目名称主词的汉语拼音的第一个大写字母（如：

“XZ”即“XingZheng”（行政类）的简称）。

二级类目是一级类目的细分，其标识采用“双位制”。

各大类的综合类为“11”，其余的二级类目依次为12、13……99，但10、20等带“0”的数字不用。

三级类目的设置原则、标识方法与符号和二级类目相同。

各单位可根据情况自行决定，但所列类目必须事先设置并列表入档。

主分类表只设置到二级类目：

㈠、类目

1、机关职能部门

一级类目

二级类目

代码

内容

代码

内容

代码

内容

代码

内容

DQ

党群类

11

党务综合

12

组织宣传

13

纪检监察

14

工会工作

15

团组织工作

16

妇女工作

XZ

行政类

11

行政综合

12

会议工作

13

人事管理

14

物资采购

15

股东会、董事会

16

法律事务

17

合同、协议

18

标书、方案

19

规章制度

21

品质考核

22

业务分包

23

其他

SX

声像类

11

照片底片

12

录音带

13

录像带

14

软盘光碟

15

其他

SW

实物类

11

证照

12

赠品

13

奖品

14

证书

15

手迹

16

其他

ZC

资产类

11

固定资产

12

经营资源

13

其他

2、管理处。

除依据机关职能部门类目外，还应有如下类目：

一级类目

二级类目

代码

内容

代码

内容

代码

内容

代码

内容

GH

规划资料

11

规划综合

12

项目批文

13

用地批文

14

各类许可证

15

其他

GC

工程技术

资料

11

工程综合

12

各类图纸

13

合格证明

14

质量保证书

15

合格证书

16

设备资料

17

监理报告

18

其他

WY

物业资料

11

基本资料

12

分区资料

13

商业网点

14

娱乐设施

15

其他

YH

业主资料

11

基本资料

12

租赁合同

13

其他

ZX

装修资料

11

基本资料

12

装修方案

13

装修施工图

14

安全责任书

15

巡查记录

16

验收记录

WX

维修资料

11

计划方案

12

维修申报表

13

派工单

14

回访记录

QJ

保洁资料

11

检查记录

12

其他

LH

绿化资料

11

检查记录

12

养护记录

13

其他

XF

消防资料

11

巡视记查

12

动火申请表

13

运行记录

ZA

治安交通资料

11

交接班记录

12

巡查记录

13

查岗记录

14

车辆管理

15

巡逻签到

16

来访登记

SB

设备资料

11

设备台账

12

维保记录

13

运行记录

14

维保计划

15

其他

WH

社区文化资料

11

实施方案

12

宣传资料

13

总结报告

RS

员工管理资料

11

个人履历

12

入职表

13

培训记录

14

奖惩记录

15

其他

ZL

服务质量反馈资料

11

回访记录

12

意见调查

13

统计记录

14

投诉处理

15

品质考核

其他

3、专业公司。

除依据机关职能部门类目外，还应有如下类目：

一级类目

二级类目

代码

内容

代码

内容

代码

内容

代码

内容

GC

工程技术

资料

11

工程综合

12

各类图纸

13

合格证明

14

质量保证书

15

合格证书

16

设备资料

17

监理报告

18

其他

SB

设备资料

11

设备台账

12

维保记录

13

运行记录

14

维保计划

15

其他

㈡、单位代码

单位名称

代码

单位名称

代码

单位名称

代码

机关

JG

博海名苑

BH

机电分公司

JD1

商务时空

SW

龙岗工业城

LG

电梯分公司

DT

众鑫大厦

ZX

北新物流

BX

大亚湾分公司

HZ

三区

SQ

赛格三星

SX

南京公司

NJ

五区

WQ

驻港部队

ZG

广州公司

GZ

宿舍区

SS

南方证券大厦

NZ

环境工程部

HJ

上步

SB

金达花园

JD2

劳动服务公司

LD

纯海岸

HA

供水部

GS

园艺公司

YY

第八条编号格式：

档号=年度号+分类号+卷（件）号/总卷（件）数+单位代码

XXXX——XZ00·00－1…n/n－XX

单位代码

卷（件）号/总卷（件）数

三级类目

分类号

二级类目

年度号

一级类目

第3章档案立卷方法和要求

第九条文件立卷应按照工作活动规律，保持文件之间的历史联系，并且便于保管和检索利用。

第十条根据文件所具的特征，分析文件之间的主要联系，组合立卷，从文件基本结构分析，可概括出六个特征：

1、文件的作者——印发单位；

2、问题特征——文件内容所反映的主题；

3、名称特征——文种；

4、时间特征——文件的形成时间或内容针对的时间；

5、通讯者特征——往来文件的双方单位；

6、地区特征——文件作者所在地区或文件内容针对的地区。

具有共同特征的文件，可按照文件之间的某个或两个以上共同特征组合立卷，每份文件都会有几个特征，选取什么特征组卷，应具体分析对比，找出最密切的联系，选择最佳方案。

第十一条　组卷的具体要求：

1、把密切联系的文件，根据其历史联系和不同保管价值，合理组卷，正本与底稿、正件与附件、请示与批复、批转件与原件，应放在一起组卷；

2、文件应与内容相关的电报、电传、传真等统一组卷；

3、与文件内容相关的声像材料（影片、照片、录音带、录像带、光盘等）单独整理编号，划为声像档案，在声像案卷目录和卷内目录上注明互见号，以保持相互联系，便于查找利用；

4、外单位来文与本单位文件有密切联系，合并立卷。

5、归档组卷的文件材料原则上须是原件（即定稿及其打印正本），没有原件的可以复印件归档，但须加注说明。

6、项目合同、公司制度建设以及有关公司股权的重要文件应单独存放，如与其他文件共同存放，必须列出单独目录，以便查找。

第十二条　分类科学，标准一致

单位内部组织机构比较稳定，职权分工比较清楚的，宜采用保存价值——年代——组织机构分类立卷方法，否则，就要采用其他切合实际的方法。

下列文件应准确划定归档时间：

1、年度计划、总结、预算、决算、统计报表，归入内容针对年度；

2、多年规划、计划、预算、归入开始年度；

3、多年总结、决算、归入最后年度；

4、总结、计划写在一起的文件，归入主要内容的年度（如总结部分内容偏重，应归入总结的年度）；

5、难于分清主次的总结、计划，每年度各一份；

6、会议文件有针对性年度的，归入针对年度；没有针对年度的，归入举行会议年度；

7、专案文件，归入结案年度；

8、请示、批复的文件，归入批复年度；

9、转发、批转的文件、归入本单位制成的年度；

10、法规性文件，归入批准和公布年度。

第十三条　党工团、行政文件分别整理立卷，如文件张数较少，可合并立卷。

第十四条　卷内文件排列要有条理，有系统，保持文件之间联系。

一般可按时间顺序、问题和重要程度排列。

1、对作者、问题单一的案卷，按文件日期先后顺序排列；

2、会议文件，按重要程度结合形成顺序排列；

3、专案文件，按批复、结论、综合材料，证明材料和个人写的材料顺序排列；

4、一份文件，正本在前，底稿在后；正件在前，附件在后；批复在前，请示在后，转发件在前，原件在后；重要文件的历次稿，最后定稿在前，其它稿依次排列。

第十五条　保管期限要划分准确，不同保管期限要分别立卷。

第十六条　案卷标题应全面、简明、确切，揭示卷内文件的作者、问题、名称等主要内容和成份。

第十七条　卷内编目和填写卷内备考表

1、填写卷内目录，应用黑色笔填写。

卷内目录的项目要填写齐全，字迹要工整、清晰；

2、编写页码，卷内文件排列后，需用阿拉伯数字在文件右上角顺序编写页码。

编写页码以案卷为单位，一个案卷内，页码不得重复；

3、填写卷内备考表，卷内需要说明的问题，以及其他要备考的问题，填写清楚，附于卷首。

第十八条　案卷装订

1、案卷装订前，要去掉文件上的金属物。

装订线外边有字迹的要加边托裱，破损文件要修补好；

2、案卷要用线绳在左侧装订，右侧和下边要取齐，结头在背面，装订要牢靠、整齐、美观，不掉页、不倒页、不压文件字迹，不损坏文件。

对案卷文件的装订也可采用散装的办法，即对单份文件进行装订。

散装文件应在每份文件的首页加盖档号章。

第十九条　封面撰写

案卷封面要用黑色笔逐项填写清楚，字迹要工整、清晰、整洁、标题布局合理大方。

也可采取打印方式。

第二十条　案卷排列

一个年度案卷的排列，要保持案卷之间的有机联系，排列有序。

第二十一条　案卷目录

案卷目录的项目要用黑色笔书写齐全，字迹工整，案卷标题与案卷封面标题一致。

第二十二条　归档时间

1、凡是在当年内办理完的文件，各单位、各部门必须在第二年三月底前整理完毕送交档案管理人员；档案管理人员必须在四月底前审验整理、装订完毕，完成归档工作。

2、凡是不能在当年办完或需几年才能结案的业务项目，在最后结案一年成套移交归档。

第4章附则

第二十三条档案保密、查阅和销毁管理

1、档案管理工作人员和档案使用者必须严格遵守相关规定，严守档案秘密。

2、本公司的档案保密工作由公司分管领导、办公室具体负责，保密的文件要在其左上角加盖密级章。

3、严格控制档案的利用范围和查阅手续，有密级的档案无论以何种方式利用，均需公司分管领导批准，并只能在档案室内查阅，不得外借使用，未经许可不得擅自复印。

4、如因工作需要摘录或复印密级档案内容时，必须经公司分管领导批准，摘录或复印的材料必须签注“与原件核对无误”的字样，并加盖公章。

由档案管理人员进行使用登记，严加管理，限期使用，及时收回销毁。

5、使用频繁的文件可留复印件一至二份，供日常借阅使用，以减少原件的磨损。

6、经鉴定确认已无保存价值的档案，必须限期销毁。

鉴定工作由各单位负责人、工作人员共同进行，经过鉴定，对失去使用、保管价值的档案，必须编制销毁清册，经负责档案工作的领导审核签字后，由工作人员销毁。

7、各下属单位要定期检查档案保管状况，对损坏或变质的档案应及时修补、复制或采取其他保护措施。

8、本部及各下属单位应根据工作需要，编制必要的目录、卡片、索引等检索工具，同时使用电脑储存和检索档案，逐步实现档案检索电子化。

9、各下属单位或临时机构因各种原因被撤销，应在撤销前指定专人，将该机构在各项工作活动中形成与收集的具有保存利用价值的文件材料进行分类整理、立卷、填写案卷目录，在规定时间内向公司本部移交。

第二十四条　档案管理用表格

1、案卷封面

2、案卷目录

3、卷内目录

4、备考表

5、档案借（查）阅登记表

6、档案销毁申请表

第二十五条　本规定由本部办公室负责解释、修订。

第二十六条本规定自颁布之日起执行。

案卷封面

附件2

案卷封面要用毛笔或黑色碳素墨水笔逐项填写清楚，字迹要工整、清晰、整洁、标题布局合理大方。

※范本如下：

立档单位全称

XXXXXXXX公司

一级类目名称

办公室

行政管理

案卷标题

2006年度公司编号发文

（含发文拟稿）

2006年1月～2006年12月

保管期限

永久

　　　　件　　页

归档号

2006—1

案卷目录

附件3

案卷号

案卷名称

起止日期

卷内

张数

保管

期限

存放

位置

卷内目录

序号

文号

标题

日期

页次

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

附件4

备考表

盒内案卷（件）情况说明：

整理人：

检查人：

年月日

备注：

一、备考表置于盒内案卷（文件）之后，项目包括盒内案卷（件）情况说明、整理人、检查人和日期。

二、盒内案卷（件）情况说明：

填写盒内案卷（件）起止档号、缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。

1、整理人：

负责整理归档文件的人员姓名。

2、检查人：

负责检查归档文件整理质量的人员姓名。

3、日期：

归档文件整理完毕的日期。

17

附件5

档案借（查）阅登记表

单位

姓名

档案名称

借（查）阅情况

办公室

意见

领导

审批

备注

1、档案名称可填写简要内容或案卷号；

2、借（查）阅情况填写借出件数、复印张数等详细情况；

3、备注栏填写归还或其他情况。

档案销毁申请单

附件6

年　　月　　日　　　

档案名称

档号

类别

密级

案卷数量

单位

规定保管年限

已保管年限

备注