报销管理制度(经典).doc
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第十章:
费用报销管理制度
一、目的
为了加强公司财务管理的工作,完善公司的报销程序及规定,合理控制公司经营费用,根据国家有关财务法规的规定及公司对财务规章制度的要求,制定本制度。
二、范围
适用于公司的采购、营销、差旅、工程、运输、通讯、车辆、医疗、培训等费用的使用和报销。
三、职责
1、财务经理(会计)负责把关与审核工作。
2、其他部门负责配合本制度的执行。
3、总经理负责费用报销的审批。
四、费用报销程序
1、报销人必须取得合法有效的报销单据(发票)。
2、报销人员按规定填好报销单,费用报销单填写及票据粘贴要求如下:
1)报销单据填写应力求整洁美观,不得随意涂改;
2)报销单封面与封面后的托纸必须大小一致,各票据不得突出于封面和托纸之外(票据过大时应按封面大小折叠好);
3)各票据应均匀贴在报销单封面后的托纸上,整份报销单各部分厚度应尽量保持一致;
4)若报销票据面积大小相同或相似(如车票等),需有层次序列张贴;
5)报销单据金额、类型相同的(如车票等),应尽量张贴在一块,并按金额大小排列;
6)报销票据在粘贴时,确保审核人能够完全清楚地审阅到报销金额;
7)报销单据一律用黑色钢笔或签字笔填写;
8)报销单各项目应填写完整,大小写金额一致,并经部门领导有效批准;
9)有实物的报销单据须由验收人验收后在发票背面签名确认,需入库的实物单据应附入库单;
10)出租车票据需注明业务发生时间、起至地点、人物事件等资料,每张出租车票背面需有部门主管领导签字确认。
3、填好报销单报部门经理签字认可。
4、财务部审核签章,报公司总经理签字。
5、如审批人员出差在外,则由委托人代签后暂交财务部报销,审批人返回后补签。
五、费用报销种类
1、工资费用:
每年初根据公司薪金管理制度对各岗位核定工资标准,工资发放由核算员制表,财务审核后,报总经理审批。
工资于每月10日前发放并打入工资卡,需代扣社保及个人所得税的,由财务部代收代缴。
2、电话费:
各部门的座机费实行定额包干,责任到人的管理办法;手机话费根据职务级别、工作性质等条件每年初确定额度,采取定额到人,超支自负的原则,凭票报销。
3、办公用品及低值易耗品
1)使用部门提出书面申请,报总经理审批后,行政部或采购部与供应商签订合同后统一采购,由财务部验收、入库。
2)采购物品时,除经办人外,最少须有另一人参与采购。
3)金额在2000元以内的,副总经理批准支付,2000元以上的由总经理批准后支付。
4、车辆使用费:
包括汽油费、维修费、路桥费、洗车费、泊车费。
1)油费报销,需由驾驶员在派车单上注明行车起始路程,由行政部根据里程表、耗油标准、加油时间、数量、用车记录复核,经行政经理签字审核。
2)过桥费、洗车费由驾驶员每月汇总报销一次,由行政部根据派车记录复核,经行政部经理签字审核。
3)车辆维修前须提出书面报告,说明原因和预计费用,由行政部根据车辆维修情况复核,经行政经理签字审核,报总经理批准后,凭发票和修理清单报销。
4)2000元以下由副总经理批准支付,2000元以上由总经理批准支付。
5、交通费
1)交通补贴只能由外派人员享有,由各分(子)公司根据本单位实际情况制订。
2)员工出外办公原则上坐公交车,确需乘坐的士的,经批准方可乘坐,每月一次集中报销。
报销凭证上须注明时间、事由、往返地点等,经部门经理核定签字认可,由总经理批准后报销。
6、业务应酬费
1)根据公司行政管理制度对外接待办法规定的接待标准接待。
必须有税务部门的正式发票,应酬应事先申请并得到批准,填写招待单,因特殊原因无法事先办理的,事后须及时报告有关领导并补齐接待手续。
2)在接待单上注明招待人员及原因后按月结算,不得擅自在它处消费。
3)2000元以下由副总经理批准支付,2000元以上由总经理批准支付。
7、房租费:
办公场所、员工住宿需租房的,经公司总经理批准后,由行政部统一安排,住宿房租费由公司统一报销。
8、差旅费
1)因公出差确需坐火车软卧,搭飞机、的士必须报告副总经理批准同意。
否则,财务不予报销。
因公出差已全额报销了费用的,不再发放生活补贴;如没有全额报销的,经予一定的生活补贴。
2)出差人员凭正式发票在限额内据实报销,超支自负。
因业务需要超标准住宿时须先请示总经理批准,否则不予报销。
3)差旅费的标准如下:
职 务
住宿标准
伙食补助
交通补助
一般员工
120元/天
30元/天
30元/天
部门主管
150元/天
50元/天
50元/天
部门经理
200元/天
80元/天
80元/天
总经理(副总)
300元/天
100元/天
100元/天
9、借支
1)公司员工因公借款,必须先到财务部填写“借支单”,注明用途,由部门经理签字,由所在公司总经理批准。
集团本部由董事长批准。
借款时间一般不超过7天,遇特殊原因不能及时归还的,经手人须及时向所在公司总经理或董事长汇报说明原因,得到同意后,可以续延。
2)出差人员借款,必须先到财务部填制“借支单”,由所在公司总经理签字审批,集团公司由董事长审批。
出差人员返回公司三日内必须清帐,否则不再借款,经各公司总经理或董事长同意的特殊情况除外。
3)外单位个人借款一律报董事长审批。
除集团公司外,各分(子)公司一律不准向外单位或个人借款。
六、注意事项
1、费用报销时,会计人员有查询和咨询权,费用经手人不得拒绝咨询或采取其他对抗手段;所在公司负责人、经手人必须全力支持财务工作;财务人员不得故意刁难、打击有关人员,拖延财务报销、报账工作。
2、单笔报销总额超过2000元,需要提前一天通知财务备款。
3、在一个预算期内,各项费用的累积支出原则上不得超出预算,超出预算纳入对部门负责人的考核,特殊情况需公司负责人审批并执行追加预算程序。
4、如有特殊情况无法取得正规有效发票的费用,必须经总经理特批后方能报销。
七、附 则
1、本制度解释权归公司财务部。
2、本制度经总经理批准后生效,修改亦同。