哈佛管理之办公室管理制度.docx
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哈佛管理之办公室管理制度
哈佛管理之办公室管理制度?
一、印信管理制度?
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第一条?
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印信的种类?
（一）印鉴：
公司向主管机关登记的公司印章或指定业务专用的公司印章。
（二）职章：
刻有公司董事长或总经理职衔的印章。
（三）部门章：
刻有公司部门名称的印章。
其不对外单位的部门章可加注“对内专用”。
（四）职衔签字章：
刻有经理及总经理职衔及签名的印信。
第二条?
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印信的使用规定?
（一）对公司经营权有重大关连、涉及政策性问题或以公司名义对政府行政、税务、金融等机构以公司名义的行文，盖总经理职章。
（二）以公司名义对国营机关团体、公司核发的证明文件，及各类规章典范的核决等由总经理署名，盖总经理职衔章。
（三）以部门名义于授权范围内对厂商、客户及内部规章典范的核决行文由经理署名者，盖经理职衔签字章。
（四）各部门于经办业务的权责范围内及对于公民营事业、民间机构、个人的行文以及收发文件时，盖部门章。
第三条?
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印信的监印?
（一）总经理职章及特定业务专用章得由总经理核定本公司的监印人员。
（二）总经理职衔签字章得核定由管理部主管为监印人员。
（三）经理职衔签字章及部门章得由经理指定监印人员。
第四条?
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印信盖用?
（一）文件需用印时，应先填写“用印申请单”（附表1），经主管核准后，连同经审核的文件文稿等交监印人用印。
（二）监印人除于文件、文稿上用印外，并应于“用印申请单”上加盖使用的印信存档。
第五条 各种印信由监印人负责保管，如有遗失或误用情事，由监印人全权负责。
第六条?
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监印人对未经判行文件，不得擅自用印，违者受处。
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第七条?
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印信遗失时除立即向上级报备外，并应依法公告作废。
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第八条?
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本办法经呈总经理核准后施行，修改时亦同。
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二、员工着装管理规定?
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第一条?
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为树立和保持公司良好的社会形象，进一步规范化管理，本公司员工应按本规定的要求着装。
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第二条?
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员工在上班时间内，要注意仪容仪表，总体要求是：
得体、大方整洁。
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第三条 男职员的着装要求：
夏天着衬衣、系领带；着衬衣时，不得挽起袖子或不系袖扣；着西装时，要佩戴公司徽。
不准穿皮鞋以外的其他鞋类（包括皮凉鞋）。
第四条?
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女职员上班不得穿牛仔服、运动服、超短裙、低胸衫或其他有碍观瞻的奇装异服，并一律穿肉色丝袜。
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第五条?
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女职员上班必须佩戴公司徽；男职员穿西装时要求戴公司徽。
公司徽应佩戴在左胸前适当位置上。
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第六条?
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部门副经理以上的员工，办公室一定要备有西服，以便有外出活动或重要业务洽谈时穿用。
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第七条?
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员工上班应注意将头发梳理整齐。
男职员发不过耳，并一般不准留胡子；女职员上班提倡化淡妆，金银或其他饰物的佩戴应得当。
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第八条?
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员工违反本规定的，除通报批评外，每次罚款50元；一个月连续违反三次以上的，扣发当月奖金。
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第九条?
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各部门、各线负责人应认真配合、督促属下员工遵守本规定。
一月累计员工违反本规定人次超过三人次或该部室员工总数20%的，该负责人亦应罚100元。
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三、关于公司制服、工作服和其它劳保用品发放的规定
（一）公司制服的发放，必须是本公司的正式调入职工和已正式办理了招工手续的合同制职工。
借调人员、聘用人员和临时工（含试用）的制服发放，先公司垫付，然后以在本公司服务的实际工作年限折旧报销。
（二）各类人员工作服装
1.公司的干部、职工（含借调、聘用和临时工）按其所从事的工种发放工作服装。
2.凡是从事工种工作的职工，按工作时间最长的工种发给工作服装。
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（三）制服、工作服和其它劳保用品的制作（购买）和管理。
1.公司制服、工作服和其它劳保用品由公司总务部统一加工制作（购买）和发放。
2.对于公司制服和工作服装，任何部门和个人不得随意更改。
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3.对于调离公司的人员（含借、聘、临工），要求收回服装不足使用年限部分的成本费。
成本费的计算公式：
每年摊销费=服装价格÷使用年限
4.制服要按公司要求统一着装，妥善保管，遗失自费补做。
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（四）本规定从下文之日起执行，具体有关细则由公司人培部负责解释。
（五）员工制服、劳保用品使用年限表附后。
四、员工工作服装制发及穿着办法、使用年限?
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（一）兹订定本公司员工工作服装制发及穿着办法。
（二）工作服装的制发：
1.工作服装的制作由管理部统筹招商承制，按员工实有人数加制10%至15%以备新进人员之用，分支机构如有特殊原因可比照此项办法在当地招商承制，但必需将制作计划预算会管理部后办理。
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2.每一员工每年制发夏冬服各一套为限列入年度预算。
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3.员工到职完成保证资料后即可领取工作服（临时工及包工均不发服装）。
4.制发服装时由各部门依据人数造具领用名册盖章领用。
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5.工作服数量?
夏服：
男性员工：
浅蓝色短袖衬衣一件，深灰色西裤一条。
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女性员工：
浅蓝色短袖衬衣一件，深灰色短裙一条。
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冬服：
一律制发深灰色茄克一件同色长裤一条。
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数量：
男女性员工每年制发夏、冬服装各一套。
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6.套量：
工作服装大小尺码由承制商制成样装由员工套量而定。
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（三）换季：
每年以四月、十一月为换装时间。
（四）服装穿着规定：
1.穿着工作服即代表本公司之精神，必须保持整洁，假日可免穿着。
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2.为方便工作，工作服可以着出厂外。
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（五）使用年限：
1.工作服穿着及保管以一年为期，按领用之日起算。
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2.工作服如未达使用年限遗失或故意损坏者，应按原价赔偿。
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3.离职员工如领用服装未届保管年限应即缴还，如未缴还者，在其薪资内扣还。
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（六）工作服装制发费用由各部门按实发数量分摊。
（七）各部门未达该期营业目标不赚钱时，及全公司未达到营业总目标均不制发上项工作服装（如经总经理核准者不在此限）。
表3.9.3?
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机械工业公司各单位举办营缮工程申请书?
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（使用单位），主办单位，财务单位。
本请书应填一式三联，一并送各有关单位签注后呈准后分送申请单位。
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五、公司警卫人员值勤准则?
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（一）总则
第一条?
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本公司为使警卫人员值勤执行任务有所依据，特订定本准则。
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第二条?
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警卫人员的服勤，系代表本公司执行职务。
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第三条?
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警卫勤务应每日24小时执行不辍，其各班服勤时间，由警卫课订定呈准公布实施。
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第四条?
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警卫人员的职责规定如下：
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1.工厂及办公处所各种事故之预防，警戒及厂区（房）巡逻事项。
2.工厂及办公处所突发事故之应急措施。
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3.进出工厂及办公处所的外宾及员工之管制，联络登记事项。
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4.进出工厂车辆的管制事项。
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5.进出工厂物品的查验及放行。
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6.防止窃盗，协助维持工厂及办公处所秩序。
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7.其他交办事项的处理。
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第五条?
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警卫人员除前条各项职责外应恪守本公司一切规定，尤应严遵下列守则：
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1.应绝对服从上级命令，切实执行任务?
，不得偏袒徇私。
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2.平时应谨言慎行，执行职务时态度和蔼严正，不亢不卑。
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3.服勤中应整肃服装仪容，对于应急及防身器具等应经常佩带，或储备齐全，以应不时之需。
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4.服勤中应时刻提高警觉，遇有重大灾变时，更应临危不乱，果断敏捷，作适当之处置，并立即报告上级。
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5.服勤中应严守岗位，不得擅离职守或酗酒、闲聊、阅读书报、睡觉等失职情事。
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6.应熟记厂内各处之水、电、燃料、开关、门锁及消防器材放置地点，以免临急慌乱，对重要路口电灯、门窗、篱墙等有缺损时，应即建议厂务单位处理。
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7.应管制入厂人、物、车辆，对未挂识别证或未办妥入厂手续者，一概不准入厂，并绝对禁止携（夹）带违禁品入厂，除工厂需料外对危险或易燃品应严拒携入。
8.应遵照巡逻路线按时或不定时巡逻工厂各处。
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9.交换班时，应将注意事项交代清楚，并将服勤中所见重要事项或事故，以及巡逻时间等登列）入“警卫日志簿”，检附有关资料逐日分呈厂单位及警卫课核阅。
（二）人员管制
第六条 辅导员工遵守各项规定，并制止不法行为的发生，维持工厂及办公处所秩序。
第七条 确实管制员工上下班，迟到、早退、加班人员的考勤卡纪录。
第八条 员工在勤务中因公或事（病）假离厂时，应切实查验公出申请书或请假记录卡，始允其外出，并在公出单或到工卡上记录离厂，回厂时间以备查考。
各级人员公出或事（病）假之核准权责由各厂订定列表送警卫室执行。
经副理以上人员由警卫登记进出。
第九条 上班时间内除公事接洽外，一律谢绝会客。
第十条 外界来宾到厂接洽业务或参观访问，以及厂商的营业、采购、检查、安装人员等应至警卫室办理入厂手续，发给来宾证，并联络有关单位接待。
非经厂单位人员接待，不得任其进入厂区。
第十一条 协力厂商长期派驻工厂人员，得凭厂务单位发给之识别证进出工厂。
第十二条 假日加班人员或因事需进厂者，应凭厂务单位所送之名单核对相符后，准予进厂。
但本厂课长（含副课长）以上人员得于登记后进厂。
第十三条 公司或其他各厂同仁得凭识别证办理登记后进厂。
第十四条 厂内住宿人员，在勤务时间外，凭住宿证进出工厂，但夜间不按规定时间出入厂者，应即通知舍监室处理。
（三）物品管制
第十五条 物品放行应凭核准的放行单核对无误始得放行。
经警卫签认后之放行单由警卫室按顺序装订保管。
放行物品的分类（如材物料、半成品、成品、用品、资产、废料、机械设备等）及授权核准人员由各厂订定列表送警卫室执行。
第十六条 各协力厂商交货时所随带他家厂商物品的运出，在进厂时先由警卫人员查验登记于离厂时再经警卫人员依原登记查对符合后始予放行。
第十七条 离厂人员经警卫查获有私带公物或他人物品之嫌者，暂扣留物品，并以下列程序处理：
1.记录携带人所属单位、姓名、时间、地点。
2.由携带者亲书理由，注明品名、数量，由何处取得等。
3.情况严重时，不得让当事人离厂，应速呈报处理。
第十八条 厂内住宿人员携带人个物品出厂时，按下列所定处理：
1.携带行李、包裹、提箱等大件物品者，应凭舍监室开立之放行单放行。
2.携带一般日常用品者，由警卫人员查验后放行。
第十九条 本公司员工及一般外宾不准携带照相机进厂，遇有特殊情况，如参观、访问或外籍人员携带照相机者，应按厂单位主管所示处理。
第二十条 同仁进入工厂上班不准携带与本公司产品相似的产品，厂内住宿人员如因需要，经厂务单位开立证明单者（注明品种、型号）准予携带进厂。
但携带出厂者，应凭厂务单位开立的物品放行单，经查验无误后放行。
（四）车辆管制
第二十一条 本厂各型车辆（汽车、机车）出厂凭厂单位的核派单放行。
第二十二条 外宾车辆进入工厂，除随车人员按本准则第十条及第十一条办理外，依下列所定处理：
1.持有证明来厂交货或提货之车辆，准予驶入厂区内有关处所。
2.一般接洽业务或参观访问，以及厂商之营业、采购、检查、安装等人员所乘车辆，一律按指定位置依序停放，不照规定者，警卫应即时纠正。
第二十三条 公司或其他各厂车辆进厂，除随车人员按本准则第十三条处理外，应依第二十二条规定所处理。
第二十四条 进出工厂车辆应一律检查，进厂车辆当注意有无载有违禁、危险或易燃物品，出厂车辆载有货物时，应凭放行单查验无误后放行。
（五）紧急事件之处理
第二十五条 发现窃盗时，以收回失窃物为首要，并应立即呈请处理。
第二十六条 警卫人员应熟练安全装备的使用。
了解配置地点，紧急事发生时应镇静以最有效方法使灾害减少至最低限度，不可慌张误事，视情况按下列程序处置：
1.判断情况若尚可镇压消除时，速采取行动，并报告上级及通知厂务单位。
2.判断事故无法镇压，应急速通报有关单位。
3.日间灾害急报有关主管，夜间灾害急报派出所，消防单位或救难单位。
第二十七条 夜间或休假日近邻发生灾难时，应将所知及判断是否波及本厂等情形，迅速通报有关主管。
（六）附则
第二十八条 本准则如有未尽事宜，得随时以命令补充或修正。
第二十九条 本准则经呈奉总经理核准后实施，修改时亦同。
六、值班室管理制度
（一）坚守工作岗位，不得擅离职守，不做与值班无关的事项。
（二）熟悉业务，认真钻研，提高业务水平。
文明值班。
积极妥善地处理好职责范围内的一切业务。
（三）重大、紧急和超出职责范围内的业务，应及时地向上级业务指挥部门、公司领导汇报和请示，以便把工作做好。
（四）加强安全责任，保守机密，不得向无关人员泄露有关公司内部的情况。
（五）维护好室内秩序。
做到整洁卫生。
禁止在工作时间大声喧华。
无关人员不得随便进入该室。
爱护公物，杜绝浪费。
（六）坚持批评与自我批评。
团结互助，互相尊重。
（七）遇有特殊情况需换班或代班者必须经室主任或值班主管同意，否则责任自负。
（八）按规定时间交接班，不得迟到早退，并在交班前写好值班记录，以便分清责任。
七、工业安全管理准则
□ 总则
（一）本公司为维护公共安全及避免人员物品之损害特订本准则。
（二）本准则所称安全管理，包括空袭、火灾、窃盗、风灾、地震、水灾及身体伤害的预防及抢救之一切措施。
（三）本公司安全管理，除依政府法令规定外，悉依本准则办理。
（四）安全管理之指挥监督除身体伤害由平时业务上的主管人员指挥监督外，应组织统一安全卫生委员会及消防队。
本公司人员均有防止灾变及抢救损害的职责。
（五）领班以上的干部均应熟悉有关安全管理的准则，并监督训练属下人员确实遵守。
（六）本公司现场工作人员应视其智力体力调配适当的工作，俾危险发生时，能从容应付。
（七）代理人员必须熟悉被代理人有关安全管理方面的职责。
（八）危险发生时，除采取必要行动外并应立即向上级人员报告。
□ 火灾防护
（九）仓库及工厂内应严禁吸烟及携带引火物品，但在规定时间及地点吸烟不在此限。
（十）工场门户应向外开，工作时间不得下锁。
（十一）易燃及爆炸等危险物品应放于安全地点，除必要之数量外，不得携入工作场所。
（十二）仓库应指派专人看守，并标明“严禁烟火”字样，如系储藏挥发性易燃物，并应注意温度及通风。
（十三）灭火设备应照规定设置，放在明显容易取用之地点，并定期检查，应保持随时可用之状态，同时要熟练使用方法。
（十四）电线不得接用过大保险丝，电力使用后，应确实关闭电源。
（十五）使用氧气乙炔焊接时，应注意附近有无易燃物品，使用易燃物品的人员需经严格训练，并应有监工人员在场。
（十六）电器设备应经常检查，台风、地震后更应立刻检查有无损害。
（十七）炉灶、烟囱、煤气等易引起燃烧的设备应经常检查。
下班时并应检查处理后始得离开工作场所。
（十八）使用电器设备或易燃物发生故障时，或增接电器设备均应请示上级人员，后通知专门人员办理。
（十九）首先发现起火的人，应立即呼救，并停止工作，迅速关闭电源或其他火源。
在场员工，均应立刻协同灭火。
（二十）发现火灾应迅速将着火物附近的可燃物移开。
（二十一）火灾时工作单位主管应一面参加抢救，一面沉着指挥救火，并速通知本公司的消防队，必要时应通知本地消防队协同抢救，并应通知其他单位戒备，如有大钟应即敲打。
（二十二）火警发生时，电话总机应优先接通火警电话。
（二十三）如火势一时不能扑灭，主管人员应一面指挥救火，一面指挥抢救人员及物品。
（二十四）救火时，应特别注意下列事项：
1.油类或电线失火，应用砂或地毯等物扑灭，切勿用水灌救。
2.衣服着火，立即在地上打滚，较易扑灭。
3.先救人，后抢物。
抢救物品时，应先抢救帐册、凭证及重要文件或贵重物品。
4.在火烟中抢救，应用湿手巾掩着口鼻。
5.如火焰封住出路口，应利用绳索或电线等物从窗口逃生。
□ 窃盗防范
（二十五）现金、贵重物品及机要文件，下班后应放置于安全之橱柜中，指定专员负责保管。
（二十六）守卫人员应随时注意进出人员。
（二十七）夜间值勤的守卫人员，应于规定时间在公司内巡逻。
（二十八）主管对经管财物人员应随时注意其私生活是否严谨，以防监守自盗。
（二十九）携出物品时，应先取具公司规定之物品携出证件，保卫人员凭证查验放行。
（三十）办公室应于夜间加班人员离去后关闭门窗，并确实下锁。
（三十一）窃案发生后，应保护现场，报有关单位侦察。
□ 风灾、水灾、地震之防护
（三十二）气象机关发布台风警报后，守卫及有关单位应随时注意收听报告台风动向的广播转知总经理、经理或厂长。
（三十三）台风接近本地区前，采取下列预防措施：
1.关闭门户，如有特别防范设备，亦应装上。
2.熄灭炉火，关闭不必要之电源或煤气。
3.重要文件及物品放置于安全地点。
4.放在室外不堪雨淋的物品，应搬进室内，或加以适当之遮盖。
5.准备手电筒、蜡烛、油灯等照明物品及雨衣、雨鞋等雨具。
6.门窗如有损坏，应紧急修缮。
7.指定必要人员，集中待命，准备抢救灾害。
8.准备必需药品及干粮。
（三十四）强烈台风袭击时，应采取下列措施：
1.关闭电源或煤气来源。
2.非绝对必要，不可生火，生火时应严密戒备。
3.重要文件或物品应有专人看管。
4.门窗破坏时，警戒人员应采取紧急措施。
（三十五）公司房舍有被洪水冲及之处，应采取紧急预防措施。
（三十六）为防止震灾，易燃物不应放在高处，以免落地造成灾害。
□ 身体伤害的预防
（三十七）有危险性之工作应由熟练人员担任，派人在场监督。
（三十八）发生伤害时，应急将受伤者送劳工保险指定医院治疗。
（三十九）工作地点的顶上可能落下伤人物体时，工作人员应戴安全盔帽。
（四十）使用强烈腐蚀性的浓酸时，应使用安全的工具，避免与身体接触。
（四十一）在灰尘飞扬中工作者，应带上口罩及眼镜。
（四十二）使用电气器材时，应注意绝缘是否完全及是否有导电物体接近电源。
（四十三）操作起重机时，应注意吊起物体底下及附近是否有人。
（四十四）使用塔架或扶梯，应严密检查是否坚固。
（四十五）玻璃、洋钉或铁丝等不得任意抛弃。
（四十六）不得穿着松弛衣裤操作机器或走近操作中之机器。
（四十七）工具应放置于工具箱中，工具箱应尽量放在地面。
（四十八）尖锐工具应有防护圈盖，且不得放置于衣袋中。
（四十九）锻铸或焊接时应注意远离他人，并应戴必要的眼罩。
五十）汽车机车、堆高机、起重机其驾驶员必须领有驾驶执照或为公司指定人员，无照人员不得驾车，亦不得练习驾车。
（五十一）驾驶汽车或机车必须严格遵守交通规则。
（五十二）特种作业的监督人员应明了该项作业的特殊危险，随时告知其属下工作人员。
（五十三）遇停电时要立刻关闭总开关，送电时在开各开关之前，要先开总开关。
开主开关时须预先与关系者联络。
（五十四）凡电器机器的修理，更换保险丝检查或其他有触电之危险时必先关闭开关而后行之。
（五十五）高压电线作业未先确认死线前不可进行作业。
□ 机械工具的处理
（五十六）使用机械工具前必须先检点有无异状，无异状时始可使用。
（五十七）初次用的机械或新装置使用的机械类，必须得所属主客的准许，并听取说明后始可操作之。
（五十八）原动机或动力传动装置，开始发动时应先用口号（呼声）或适当的方法联络同事周知，再确认周围的安全状态后行之。
（五十九）机械的清扫注油时应转动停止后行之，但得特别许可时不在此限。
（六十）如无必要避免机械的空运转。
（六十一）计器类要经常做正确的保养，尤其是密闭加压机械更要严加留意。
（六十二）对于压力计、温度计及其他计器类要特别小心操作，并在其规定的示度范围内使用。
（六十三）玻璃器具材料等的装卸、切断或其他使用均需留心，慎防破损，除非经特别允许作业外，一定要戴手套工作。
□ 空袭的防护
（六十四）关于空袭的防护，应严格遵守政府防空法令规定外，悉依本准则办理。
（六十五）本办法所称空袭避难，系指发布紧急警报后，或突然遭受空袭时，人员、车辆、重要文件所应采取的避难行动。
（六十六）实施避离时，应遵守下列事项：
1.关闭门户，熄灭炉灶烟火，关闭自来水龙头。
2.应接受服勤人员的指导，不得在街巷之间、防空壕洞前或户外徘徊观望。
3.敌机临空投弹时，应躺伏地上，紧靠墙基，将头部及胸部稍微抬起，使腕着力于地，并以棉花掩塞耳孔，口略张开，以防爆炸及震动的伤害。
4.守卫及接线员注意警报音响，或携带半导体收音机，收听广播消息。
5.凡参加消防队组织的人员，应依照规定执行勤务。
（六十七）紧急警报发布后，人员行动准则如下：
1.公司的人员，应立刻携带重要文件、帐册、财务等进入指定的地下室或坚固建筑物底层，实施避难。
2.工厂人员，携带重要文件、帐册、财务等应就近利用地形地物，实施掩蔽。
（六十八）紧急警报发布后，车辆（包括甲、乙种车辆）行动准则如下：
1.在市区内行驶中的车辆，应就近向马路两旁疏开停放，但在干道向郊外行驶中的车辆，得继续驶往郊外疏散。
2.在市区停放的车辆，应一律禁止行驶。
3.在郊区的车辆，不得进入市区，就近疏开掩蔽。
（六十九）紧急警报发布后，消防人员应立即出动，驶往指定地点，分别执行下列各项任务：
1.维持秩序。
2.指挥人车避离掩蔽。
3.保护公司安全。
（七十）夜间听到警报，守卫人员立即熄灭一切灯火，严禁露光。
（七十一）本准则经呈准后施行，修改时亦同。
八、卫生管理准则
1.本公司为维护员工健康及工作场所环境卫生，特订定本准则。
2.凡本公司卫生事宜，除另有规定外，悉依本准则行之。
3.本公司卫生事宜，除总务及生产单位（安全卫生委员会）负责外，全体人员，须一体确实遵行。
4.凡新进入员必须了解卫生的重要与应用的知识。
5.各工作场所内，均须保持整洁，不得堆积足以发生臭气或有碍卫生之垃圾、污垢或碎屑。
6.各工作场所内之走道及阶梯，至少须每日清扫一次，并须采用适当方法减少灰尘的飞扬。
7.各工作场所内，应严禁随地吐痰。
8.饮水必须清洁。
9.洗手间、厕所、更衣室及其他卫生设施，必须特别保持清洁。
10.排水沟应经常清除污秽，保持清洁畅通。
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