小区物业管理信息系统.docx

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小区物业管理信息系统

第1章现行系统概述

1.1开发背景

随着高楼大厦鳞次栉比的拔地而起，新型的现代化小区的建成，物业，开始在我们的身边扮演着重要的角色。

物业公司是为居民提供保障性服务的机构，确保小区住户在本小区的居住环境舒适安心。

物业起着住户和保安，保洁的联系作用。

物业公司向小区住户收取物业费用，除去保安，保洁，绿化，设施维护等的费用，赚取差价，同时也通过创造其他的项目，如小区广告的投放，快递收发，部分物业闲置房屋的出租等赚取费用。

为了实现利益的最大化，在保证居住环境和服务设施达到居民满意的基础上，物业公司必须整合出最优化的人员派比，并在创收方面寻找新的突破。

各个小区的档次不同，整体居民的风气不同，所要解决的问题也不同，所以，各小区之间的信息交流显得尤为重要。

在网络经济时代，传统的单一管理方法已不能适应物业公司管理的新需要，物业公司的经营管理必须借助于计算机网络技术、通信技术等高科技手段。

因此，建立物业公司计算机管理信息系统已成为物业行业的当务之急。

1.2组织结构分析

组织结构是物业公司战略实施的方案，是物业公司运行和管理的基础，不合适的组织结构设计会影响物业公司组织效能的发挥。

本案例中的物业公司共有2大部门，品质管理部和住户管理部，其中品质管理部包括保安部，保洁部，绿化部，维修部4个部门，住户管理部包括客服部和财务部其组织结构图如图1-1所示。

图1-1物业公司组织结构图

1.3现行系统运行状况分析

目前，由于中国物业行业的单一式经营，许多物业还沿用传统的经理负责制方式，各区的经理只与总部单独对话的方式。

一些小区中存在的问题需要重复的专业人员，出现相同的问题只有出现后才能被纠正，不能提前预防处理。

这种单一的责任制造成的直接后果就是物业公司内部信息流通不畅，资源无法共享。

由于物业公司内部没有实现信息化管理，内部上下级之间、部门之间各自独立，削弱了物业公司的整体实力。

另外，各个部门独立经营、独立核算，无法实现旅行社的统一运营，也无法实现服务和价格优势。

由于信息不能共享，物业公司各部门各自为政，工作效率低下，大大增加了物业公司的费用和成本。

此外，物业公司不实现网络化管理就无法及时解决细小的问题，很容易造成细小隐患放大化，难以发掘新的创收项目。

另外，还会导致报价混乱，价格无法统一，财务状况不能及时跟踪，导致财务管理监控漏洞不断出现，影响企业的正常运作。

第2章系统需求分析

2.1系统目标与需求分析

物业行业作为新出现的行业之一，对信息的质量和信息处理能力有着特殊的要求。

物业信息一般具有以下一些特点。

1．信息量大、信息重复率高

居住小区的面积大小不同，所居住的人口数量也不同，但中国的小区式居住必定使得人员的集中化，所谓人多主意多，面对大量的小区住户，每个人的要求也不尽相同。

可是一方水土养一方人，要解决的问题看上去很多，但在同一行业领域内还是会有许许多多的问题是重复或类似的。

2.信息的准确率低

同样也是人多引起的，同样的问题，住户上午发现的，可是到了下班才来提出，可此时此问题有可能已经解决了。

每个人描述问题的方式不同也会引起同一问题的歧义。

这样出现的问题若不分析处理，汇报到总部，会影响总部做出最后的命令。

3．较强的专业化处理能力

现代物业管理信息系统必须提供专业化的服务，包括利用网络技术和信息处理技术，为每个小区定制专业化的服务。

物业公司可以通过完美的信息服务实现专业问题专家解决的方法，由公司统一解决专业问题。

这样能减少人员的投入，对于不同小区出现的同样问题，可以给以快速优化的解决方案。

本案例仅考虑物业公司内部网络的功能需求，即围绕物业公司的基本业务，如住户投诉问题处理，创收计划制定等环节。

物业公司管理信息系统必须能够满足以下功能需求。

（l）品质管理功能

包括保安形象规范，保洁要求标准，环境绿化合理性，维修的及时性和有效性。

（2）住户管理功能

包括公司内各种收支的核算，以及员工工资的实际发放工作和一个独立的接受投诉、具体调度、分工作业、跟踪检查、统计分析等系统。

2.2系统开发的可行性研究

1．技术可行性研究

先进的软件技术、数据库技术和网络技术作为计算机技术的一部分在过去的几十年中都得到了迅猛的发展，这为本系统的开发提供了技术后盾。

本系统开发基于微软公司ASP.NET技术的管理信息系统架构，开发语言选择VisualBasic，应用服务器采用IIS，数据库选择Access。

采用微软公司最先进的开发平台能够在提高系统效率的同时保证各个层次的兼容性。

2．经济可行性研究

物业管理中，如何把物业工作交给计算机来处理，成为一项噬待解决的问题。

实现物业工作的管理信息化，可以大大减轻员工的负担，节省大量的人力、物力。

本系统采用全套微软技术，大大降低了开发过程的总成本，而且本系统旨在打造物业行业的通用软件，开发成型后批量使用具备较强的经济价值。

3.社会可行性研究

本主统开发前的准备活动、开发以及系统的运行等活动不违反现行的法律法规，没有对他人的专利、版权构成侵犯，与现行的管理制度没有冲突。

基于以上三方面的分析，本系统的开发是可行的。

第3章结构化系统分析

3.1系统业务流程分析

1.住户管理业务流程分析

业务描述：

实现对业主购房、出租、退房的全过程管理，可以随时查询住户历史情况和现状，加强对业主及住户的沟通和管理。

包括业主信息管理、业主家庭成员、车辆信息、电话信息、宠物信息、报修欠费历史等信息。

业务流程图如图1-2所示。

图1-2住户管理业务流程图

2.车辆管理业务流程分析

业务描述：

对进出管理区域的机动车辆实行发放出入证、停车证制度、登记制度和停车收费制度（收费标准按所在地物价局规定执行）。

为出入小区的车辆提供引导服务,保持车辆出入畅通、停放有序。

业务流程图如图1-3所示。

图1-3车辆管理业务流程图

3.投诉维修管理业务流程分析

业务描述：

建立设备基本信息库与设备台帐，定义设备保养周期等属性信息；对设备运行状态监控并生成运行记录，故障记录等信息，根据生成的保养计划自动提示到期需保养的设备；对出现故障的的设备从维修申请，到派工、维修、完工验收、回访等实现过程化管理；

对于住户对绿化保洁人员等服务的投诉问题解决处理。

及时作出绿化安排及维护记录，保证清洁用具管理、保洁安排及检查记录的工作。

业务流程图如图1-4所示。

图1-4投诉维修管理业务流程图

4.收费管理业务流程分析

业务描述：

物业收费管理信息系统是整个综合物业管理信息系统的日常业务管理模块，对物业管理公司的经营管理工作起到至关重要的作用。

在收费管理中，

系统将收费分为社区、大楼、楼层、房间等多个级别。

主要功能模块：

收费项目定义、合同管理、应收款管理、实收、欠费管理、收费情况统计查询等业务流程图如图1-5所示。

图1-5收费管理业务流程图

3.2数据流程分析

数据流程图是结构化系统分析的主要工具，它表示了系统内部信息的流程，并表示系统的逻辑处理功能。

1.小区物业管理信息系统的顶层数据流程图

本系统的顶层数据流程图如图1-6所示。

该数据流程图有三个主要的外部实体：

住户、财务部和品质管理部；住户信息（F1）、方案总结（F4）和财会清单（F3）是该系统主要的输入数据流，缴费信息（F2）是该系统主要的输出数据流。

图1-6小区物业管理信息系统顶层数据流程图

2.小区物业管理信息系统的第一层数据流程图

通过对业务流程图和顶层数据流程图的分析，得到系统的第一层数据流程图，如图1-7所示。

该数据流程图包含4个主要的数据梳理过程：

住户管理（P1）、收费管理（P2）、车辆管理（P3）、投诉维修管理（P4）；涉及的外部实体有住

户、财务部、保安部和品质管理部；数据存储包括住户信息表（D2）、车辆登记

表（D7）、投诉维修总结（D16）；数据流包括住户信息（F1）缴费信息（F2）、财会清单（F3）、方案总结（F4）、信息录入（F5）、投诉需求信息（F6）、更新车位信息（F7）、车位信息（F8）、入库信息（F9）、住户信息（F10）、记录入库（F11）、总结报告（F12）数据流。

其中外部实体住户出现两次，加画斜线以示区别。

3.“P1住户管理”数据处理过程展开的第二层数据流程图

将第一层数据流程图的数据处理过程住户管理进一步分解，画出其第二层数据流程图，如图1-8所示。

住户管理（P1）包括档案管理（P1.1）、办理入住手续（P1.2）、抄表（P1.3）、签订装修协议（P1.4）、收费管理（P2）5个数据处理过程；输入P1的数据流包括住户信息（F1）、房屋信息（F13）、申请装修（F18）数据流；输出P1的数据流包括房屋信息（F14）、住户信息（F15）、作业要求（F16）、作业要求（F17）、协议信息（F19）、信息录入（F20）、信息录入（F21）、收费记录（F22）数据流；与P1有关的数据存储包括房屋信息表（D1）、住户信息表（D2）、仪表数据表（D3）、装修费用表（D4）、装修协议书（D5）；与P1有关的外部实体有住户、客服部、工程部、财务部。

4.“P2收费管理”数据处理过程展开的第二层数据流程图

将第一层数据流程图的数据处理过程收费管理进一步分解，画出其第二层数据流程图，如图1-9所示。

收费管理系统包括缴费单管理（P2.1）、缴费管理（P2.2）、账务管理（P2.3）、统计计划（P2.4）4个数据处理过程；输入P2的数据流包括缴费信息（F2）、住户信息（F30）、住户信息（F32）、住户信息（F40）、缴费信息（F44）、查询信息（F45）数据流；输出P2的数据流包括缴费计划（F31）、缴费单信息（F33）、缴费单信息（F34）、住户缴费信息（F35）、统计报表（F36）、统计报表（F37）、统计报表（F38）、缴费信息（F39）、缴费计划（F41）、缴费计划（F42）、统计信息（F43）、查询信息（F4）数据流；与P2有关的数据存储包括缴费单（D9）、缴费计划（D10）、统计报表（D11）、账务清单（D12）；与P2有关的外部实体有财务部、住户服务中心、住户、业务经理，其中住户、财务部各出现两次，住户服务中心出现三次，加画斜线以示区别。

5.“P3车辆管理”数据处理过程展开的第二层数据流程图

将第一层数据流程图的数据处理过程车辆管理进一步分解，画出其第二层数据流程图，如图1-10所示。

车辆管理系统包括确定价格（P3.1）、划分车位（P3.2）

、咨询与登记（P3.3）、车位管理（P3.4）、调查市场记录（F26）、收费管理（P2）5个数据处理过程；输入P3的数据流包括车位信息（F25）、调查市场记录（F26）、住户信息（F30）数据流;输出P3的数据流包括车位信息（F8）、更新车位信息（F7）、收费记录（F22）、收费记录（F23）、车辆登记（F24）、价格信息（F27）、划分车位（F28）、收费信息（F29）数据流；与P3有关的数据存储包括车位信息表（D6）、车辆登记表（D7）、车位缴费表（D8）；与P3有关的外部实体有住户、保安部、财务部。

6.“P4投诉维修管理”数据处理过程展开的第二层数据流程图

将第一层数据流程图的数据处理过程投诉维修管理进一步分解，画出其第二层数据流程图，如图1-11所示。

投诉维修管理系统包括维修投诉登记管理（P4.1）、投诉维修处理（P4.2）、方案调整（P4.3）和总结（P4.4）4个数据处理过程；输入P4的数据流包括方案总结（F4）、投诉需求信息（F6）、物业管理服务协议（F46）数据流；输出P4的数据流包括投诉信息（F47）、投诉信息（F48）、执行信息（F49）、执行信息（F50）、执行信息（F51）、执行信息（F52）、问题汇总（F53）、信息提交（F54）、提出方案（F55）、问题处理计划（F56）、信息录入（F57）、信息入库（F58）、信息汇入（F59）、方案汇总（F60）、方案汇总（F61）数据流；与P4有关的数据存储包括投诉维修信息（D13）、登记表（D14）、疑难问题信息（D15）、维修投诉总结（D16）、调整方案（D17）；与P4有关的外部实体有住户、保洁部、绿化部、维修部、品质管理部，其中品质管理部出现两次，加画斜线以示区别。

图1-7小区物业管理信息系统的第一层数据流程图

图1-8“P1住户管理”数据处理过程展开的第二层数据流程图

图1-9“P2收费管理”数据处理过程展开的第二层数据流程图

图1-10“P3车辆管理”数据处理过程展开的第二层数据流程图

图1-11“P4投诉维修管理”数据处理过程展开的第二层数据流程图

3.3数据字典

本系统的数据字典的例子参见表1-1~表1-6。

表1-1数据元素条目

数据项编号

名称

别名

含义/说明

数据值类型

取值范围

长度

有关数据结构

1-001

房屋编号

房号

房屋所在的楼号单元门牌号

数值型

000000~

999999

房产证明、住户档案、房屋信息

1-002

住户信息

户主

户主的个人基本信息

字符型

房产证明、住户档案、房屋信息、车库购买凭证、库主档案、车库信息

1-003

身份证号

数值型

房产证明、库主档案

1-004

联系电话

户主的电话

数值型

住户档案、房屋信息、库主档案、投诉信息

1-005

入住时间

数值型

住户档案

1-006

车位编号

车位号

车库或车位的编号

数值型

0000~

9999

车库购买凭证、车库信息

1-007

车位费用

数值型

0~9999

车库信息

1-008

租用时间

租期

数值型

0~365

车库信息

1-009

投诉编号

数值型

0~99999

投诉信息

1-010

维修编号

数值型

0~99999

维修信息

1-011

处理编号

数值型

0~99999

维修投诉统计信息

1-012

投诉维修种类

投诉和维修所负责的部门

字符型

业务部门信息

1-013

维修开销

维修费

维修过程所购置工具材料的费用

数值型

0~99999

缴费单信息、账务信息

1-014

方案编号

数值型

0~9999

维修投诉统计信息

1-015

住户缴费

住户需缴的费用

数值型

0~99999

缴费单信息、缴费信息

1-016

部门名称

字符型

业务部门信息

1-017

缴费单

住户需缴费用清单

数值型

0~99999

缴费单信息、缴费信息

1-018

缴费信息

实收费用

字符型

缴费单信息、缴费信息、住户档案、房屋信息

表1-2数据结构条目

编号

名称

说明

结构