7合同管理制度.doc
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江苏环球数字文化体验园有限公司合同管理制度
经济合同管理办法
第一章总则
第一条为保护公司合法权益，维护公司合法经济秩序，保证公司经济合同（以下简称合同）符合国家政策法规，特制订本办法。
第二条本办法所指的合同，是指本公司依法同其他法人或自然人之间，为实现一定的经济目的，明确相互权利义务关系的协议。
公司的主要合同分类有：
规划、勘测、设计合同、工程承包合同、采购合同、委托中介代理合同、委托代收代付合同、贷款、保险合同、房地产销售合同、物业租赁合同等。
有关合同的分类及编号详见附表二《合同分类编号表》（附表一为经济合同控制流程图）。
劳动人事合同、责任合同和其它合同，也按本办法规范管理。
第三条合同一般应具备以下主要条款：
1、当事人的名称或者姓名和住所；
2、标的（工程项目、材料、设备、服务内容等）；
3、数量、质量和金额；
4、履行的期限、地点和方式；
5、双方当事人的权利和义务；
6、违约责任；
7、解决争议的方法。
第四条本公司一切经济活动协议，除即时结清的外都必须采取书面形式，原则上应使用政府统一的合同文本或公司统一印制的规范文本。
如要使用对方的合同文本，应按照本办法严格评审合同内容，认真填写我公司认为必要的附加条款，由合同审算部加编公司统一编号。
与合同各方当事人协商同意的有关认购书、拟订或修改合同的文书、电（传）件、函件、图表，公司合同报批件、附表等应与合同原件一并存档。
签订合同前，原则上不对外作书面委托和承诺。
特殊情况下，由承办部门承办、合同审算部审核，公司分管领导审批同意，由业务部门填制委托（承诺）书一式三份，盖业务部门章，一份自存、一份送交受委托方，一份送合同审算部备案。
委托（承诺）书不作财务付款的依据，发出后必须在五个工作日内按本办法规定程序签订正式合同。
第五条订立、履行合同，须按本办法明确的管理机构、职责和程序进行操作，应认真谨慎，充分考虑风险，遵守国家的政策法规，符合公司整体利益，任何单位和个人不得利用合同进行违法活动，牟取私利。
经济合同的控制流程详见附表。
第二章管理机构和职责
第六条公司对合同实行集中统一管理，分部门实施履行的管理体制。
即统一审批，统一规范文本，统一档案管理与跨部门谈判、分析、评审，分部门实施履行相结合。
第七条总经理或委托代理人掌握各类合同的最终审批权，负责各类合同的签署，具体审批权限及程序详见附表三《经济合同审批程序及权限一览表》。
第八条合同审算部负责合同初稿的审核，根据总经理授权，由分管领导组织提请承办业务部门负责人、合同审算部负责人、财务管理部等有关人员进行谈判。
根据谈判结果，由合同审算部对合同初稿进行修订与完善，并规范处理为符合第四条要求的正式合同文本。
第九条分管领导、提请承办的业务部门负责人、合同审算部负责人及相关部门有关人员组成合同评审小组，分管领导兼任组长。
合同评审小组负责按本办法评审，并填写附表四《合同评审报告》。
合同审算部负责合同报批事项，负责将合同、《合同评审报告》与《合同会签表》（附表五）及合同附表呈送有关领导会签，经审核全部合同资料无误后送交总经理审批。
合同审算部将工程合同档案根据《合同分类编号表》、将《合同要素表》（附表六）录入电脑，并全面掌握工程合同的签订、履行、终止情况，定期向公司领导报送正在执行的合同统计资料情况。
第十条由财务管理部负责对总经理签署的合同文本及其附表进行审核，审核无误后加盖公司合同专用章（责任合同、劳动人事合同及其他有关合同加盖公司公章）；根据《合同分类编号表》、《合同要素表》逐一录入电脑管理系统，并记录合同文本的去向。
其中，工程合同由合同审算部录入管理。
由财务管理部全面掌握合同（工程合同除外）的签订、履行、终止情况，并定期向公司领导报送公司全部的合同统计资料。
第十一条提请承办合同的业务部门负责就合同的重要技术条款拟定合同初稿，填写初步的《合同要素表》，按本文第十三条的重要程度分类，将合同初稿与《合同要素表》提交有关部门审核，合同生效以后，负责履行；并指定专人管理本部门的业务合同，定期检查履行情况，向合同审算部、财务管理部及分管领导报告合同履行情况。
合同审算部和财务管理部也要指定责任人负责经办合同的履行与跟踪，对不能按规定条款履行的合同进行分析，提出处理意见或改进措施；了解履行进度，为公司财务付款提供参考资料。
第十二条合同存档管理的部门及职责：
合同审算部负责规划、勘测、设计合同、工程承包合同、采购合同、委托中介代理合同资料的收集、跟踪、归档与管理。
工程项目竣工结算，且尾款付清一年后，合同审算部负责将该项目的合同档案完整移交总办档案室统一存档管理。
其中，采购合同、委托中介代理合同在筹建期间由合同审算部承办与档案管理；经营期间，采购合同、委托中介代理合同由相关承办部门办理，其合同资料的整理归档由财务管理部负责。
财务管理部负责公司除工程项目、劳动人事外各类经济合同的核准、收集、跟踪与归档管理。
在合同尾款支付完毕一年后，移交总办综合档案室统一存档管理。
合同审算部、财务管理部为领导和相关部门按手续查阅合同提供服务，合同查阅应填写附表七《合同查阅复印报告单》。
总办负责公司劳动人事合同的承办、存档与管理。
各有关部门每年清理合同一次，对履行完毕，保管期满一年的合同文本及有关资料，可移交总办档案室存档。
合同资料属公司商业机密，相关涉及人员注意保守公司机密，防止合同资料外泄。
第三章管理程序和权限
第十三条公司的合同除按业务分类外，还按其重要程度分为一般（业务）合同和小额（业务）合同两类。
对一般（业务）合同，采取一般的审批程序；对小额（业务）合同，采取简化手续的审批办法。
小额（业务）合同是指：
1、合同金额10万元以下的建筑安装工程合同（无明确预算定额的，必须由公司有关办公例会核定预算定额）；
2、合同金额1万元以下的采购或其它业务合同；
3、合同总额100万元以下的在建工程续签合同和20万以下的采购续签合同且续签金额在原合同总额5%以内，其他条款不变的合同；
一般合同是指，除小额合同以外的合同。
第十四条一般合同的审批程序
1、提请承办的业务部门根据公司开发经营计划和本部门业务需要确定合同意向，协同有关部门按照公平、公开、公正以及货比三家原则，优选承包单位（或供货商），并经分管领导同意进行初步接触、洽谈；
2、提请承办的业务部门草议合同初稿，填制《合同（初稿）要素表》，报分管领导同意；
3、总经理授权分管领导、业务部门负责人和合同审算部负责人与对方进行合同谈判，由合同审算部根据双方同意的条件确定合同初稿文本，公司各相关部门进行流转会审。
合同谈判原则上在办公场所（办公室、会议室、洽谈室等）进行，我方必须有两或三人以上参加。
合同谈判应有谈判记录备查。
4、分管领导召集业务部门负责人、合同审算部负责人、财务管理部负责人及相关业务部门有关人员组成合同评审小组。
合同评审小组对合同文本进行评审，并编写《合同评审报告》。
合同审算部根据《合同评审报告》进一步修改、完善合同，形成正式合同文本。
5、合同审算部填制《合同会签表》，将合同文本、《合同评审报告》与其他合同附表一起，按合同审批权限及程序要求呈送有关部门和有关领导审批后，报总经理审批。
6、财务管理部根据《合同会签表》对合同文本及其附表进行复核，复核无误后加盖公司合同专用章。
合同原件及附表留财务管理部、合同审算部存档，并交业务部门和对方单位履行。
第十五条一般合同审批注意事项
一般合同的审批根据情况，可征询法律、财会等专业人士的意见，并呈报总经理审批；
对涉及外方的规划、设计和设备采购的合同，需请专业公司对外方公司的专业背景、资信状况、信用等级等进行调查，再按上述程序办理。
重大工程发包或设备、材料采购要按政府主管部门有关规定实行公开招标，原则上要按政府主管部门规定的招标范围、招标规模、招标程序和招标办法进行。
工程项目，设备、材料招标，由提请承办的业务部门协助合同审算部承办；一般采购合同由采购小组协助合同审算部承办。
第十六条小额（业务）合同的审批
小额工程合同的会签原则上由提请承办的业务部门拟订合同方案，填报《合同要素表》按《合同会签表》程序直接报合同审算部、财务总监、公司分管领导、总经理授权分管领导审批（总经理后审）；
小额采购合同的会签原则上由提请承办的业务部门拟订合同方案，填报《合同要素表》按《合同会签表》程序直接报合同审算部、财务总监、公司分管领导、总经理授权分管领导审批（总经理后审）；
小额合同原件份数最少一式六份，提请承办的业务部门一份、合同审算部二份、财务管理部一份；对方合同份数为一至三份。
第十七条分类合同的制订和审批
1、规划、勘测、设计合同
由业务部门草拟合同条款初稿，按招标要求初步选定几家规划设计单位；分管领导负责组织合同谈判；合同评审小组负责组织合同评审；合同审算部负责承办合同规范、招标、合同报批及合同签定事宜。
此类合同使用国家或公司统一印制的合同文本，审批程序按本文要求进行；合同文本一式八份，业务部门一份、合同审算部三份、财务管理部一份，对方单位三份。
2、工程承包合同
由业务部门草拟合同条款初稿，按招标要求初步选定几家承包工程队伍。
合同审算部根据工程设备部审定的施工图设计资料及工期要求，确定工程规模、工程量、质量标准和工程造价，并负责将工程承包合同的规范、合同报批及合同签定等事宜。
工程承包合同的预付款、进度款凭分管领导签字认可的工程进度报告核付。
工程承包合同除前述经济合同的主要条款外，还必须包括下列内容：
工程发包方式（明确规定未经我方同意不得分包）；
甲方对工程主要用料的具体要求；
材料检验事项；
分部分项工程，特别是隐蔽工程的验收；
对工期、质量的奖罚办法；
竣工资料交接事项和决算资料的报送期限等。
工程承包合同使用国家统一印制的标准合同文本。
合同份数一式八份，业务部门一份、合同审算部二份、财务管理部一份、监理公司一份，承包单位三份。
3、采购合同
由设计开发部提出年度项目规划方案，工程设备部提出年度设备采购需求，其他有关部门提出年度固定资产采购需求；
由合同审算部统一编制年度工程投资计划、财务管理部统一编制年度固定资产投资计划；
提出采购需求的有关部门就设备或固定资产的数量、规格、价位等关键性指标拟出合同初稿；
合同审算部负责承办采购合同规范、招标、合同报批及合同签定事宜；
公司采购小组负责拟定相应的采购计划，包括设备、固定资产的购置（包括厂家联系、加工要求、运输、报关）与运输事宜。
实施计划时，按实际需要分批填报采购的《合同会签表》；
采购合同除包括第一章第三条所述主要内容外，还应考虑：
结算币种和汇率、商品的包装质量、检验商品质量的资料（包括厂家及产品来源证明等）和实样、提前交货或逾期交货价格变动的处理办法、付款方式规定通过银行转帐结算（付现金必须按有关制度报批）等。
采购合同使用国家或公司统一印制的标准合同文本，附市场调查和同类产品比价等资料。
合同份数一式八份，业务部门一份、合同审算部二份、财务管理部一份、采购小组一份，对方单位三份。
4、委托中介、代理合同
提请承办部门根据委托代理业务的需要选择代理商（法人或自然人）、初步测定代理费，初步拟订合同文本。
由合同审算部负责承办委托中介、代理合同规范、招标、合同报批及合同签定事宜（其中，楼盘委托中介销售代理合同除外），审批程序同上。
委托中介、代理合同应尽量使用行业规范合同或公司统一印制的标准合同文本，合同文本一式六份，提请承办部门一份，合同审算部二份、财务管理部一份，中介、代理方一份。
5、委托代收代付合同、贷款合同
由财务管理部根据公司年度工程投资计划，拟订年度融资计划，由公司总经理审批，具体合同办理由财务管理部承办、财务总监核、公司总经理审批。
6、房地产销售合同
经销部负责合同的承办与报批工作，提交《房产销售合同》，填写《合同要素表》，销售合同主要内容包括：
价格、交楼日期、优惠条款、付款办法、折扣率及我方约定事项等；
由财务管理部、市场部等部门组成合同评审小组对合同主要条款进行评审，通常对整个楼盘的销售计划、销售合同统一审定，并编写《合同评审报告》。
经销部根据《合同评审报告》，对楼盘销售计划、销售合同进行修改、完善，附上《合同会签表》送交公司分管领导、财务总监、总经理审批。
楼盘委托中介代理销售合同按此程序办理与审批。
房产销售合同使用江苏常州市政府统一印制的标准合同文本，合同份数、合同存放以政府规定为准。
公司经销部一份、财务管理部一份、业主一份、产权处和公证处各一份。
经销部的合同正本，在合同生效后即交财务管理部保存。
在签订房产销售合同之前签订的《认购书》，应作为合同附表随同合同正本存档。
7、物业租赁合同
此类合同的评审内容主要是：
租户资格、租赁价格、保证金、租金收缴办法和期限、公司要求约定的关于物业安全防火责任等条款。
合同评审程序按本条六款办理，通常一年评审一次。
必要时可根据市场情况通过评审程序进行调整（在经正常程序审定的租赁价格上下限范围内的调整，由分管领导审批）。
合同使用公司统一规范的文本，正本一式三份，物业管理部（目前暂由总办代理）一份，财务管理部一份，租户一份。
8、保险与其它小额经济合同
保险合同由提请承办部门拟定合同初稿、选定保险公司并具体承办，由财务管理部审核，报公司总经理审批。
保险合同文本份数：
提请承办的业务部门一份，财务管理部二份。
其他小额合同，如低值易耗品的印刷、设备维护修理、办公楼内绿化和清洁卫生管理合同等，由公司总办选择相应专业公司，拟订合同初稿，审批程序按第三章第十三条至第十五条的的合同分类、合同审批程序办理。
合同正本一式三份，总办一份，财务管理部一份，对方一份。
9、劳动人事合同
劳动人事合同使用政府主管部门的规范文本；此类合同由总经理或经授权的分管领导审批签署，盖公司公章后生效，合同文本由人力资源部登记、编号、保管。
第四章合同的修改、补充
第十八条工程承包合同的修改、补充，主要是因重大的工程设计变更引起的，对于重大的工程设计变更，应由工程设备部填制《工程设计变更通知书》，合同审算部根据变更通知书和相应图纸计算变更工程量和工程造价，若100万以下工程累计变更增加投资未超过5%时，报预算总监、公司分管领导、总经理（或授权分管领导）批准后实施；若100万以下工程累计变更增加达5%以上—20%时，由合同审算部报预算总监、公司分管领导、财务总监、总经理批准后实施；若100万以上工程累计变更增加投资达到40万以上时，由合同审算部对工程合同作出修改、补充，报预算总监、公司分管领导、财务总监、总经理审批后实施。
修改补充的合同编号用原合同编号+“副号”（A、B、C等）以示区别。
第十九条一般（业务）合同的一般条款在履行过程中，经双方协商同意修改、补充的，由承办部门填写附表八《合同修改补充会签表》，经合同审算部审核，并由合同审算部报总经理或经授权的分管领导审批，批准后凭《合同修改、补充会签表》到合同审算部、财务管理部复核盖章、备案。
重要条款的修改、补充，除按第十九条办理外，还需按本文第十五条规定的程序审批。
第五章履行合同的管理和监督
第二十条根据《中华人民共和国合同法》，本公司各类经济合同接受常州市工商行政管理部门的监督、检查、指导。
第二十一条合同生效后，由各业务部门负责履行，并指定专人负责有关合同文本的管理，建立本部门的合同台帐和统计制度。
第二十二条合同审算部、财务管理部、总办负责公司各类合同原件的复核和管理，建立各类合同档案、台帐和统计，配合各部门监督合同履行情况。
合同审算部、财务管理部在有关合同尾款支付完毕一年后，将有关合同的全部档案资料移交档案室统一保管。
第二十三条本公司内部有关人员查阅、复印合同原件必须填写《合同查阅、复印报告单》并经合同审算部经理批准；合同原件原则上不得外借，特殊情况须经公司总经理批准。
第二十四条合同管理人员调离工作岗位，必须办理移交手续，由部门总监监交并在《移交清单》上签字后方可离开岗位。
第六章罚则
第二十五条对违反有关规定在合同签定或管理过程中因主观原因失误，造成公司损失或影响的，经公司办公会议讨论，可给予适当处分，必要时报请上级监察部门处理。
第二十六条在合同签订过程中，有以下行为，造成公司损失的，视情节和造成损失程度给予：
警告、扣发奖金、撤销职务甚至辞退的处分；情节和损失特别严重的，送监察或司法部门处理。
1、未经批准或超越权限擅自用公司的名义对外作出承诺或担保，造成损失和影响的；
2、无视谈判纪律，收受对方好处，放弃公司利益，造成损失和影响的；
第二十七条在合同履行和管理工作中玩忽职守，丢失合同、资料，泄漏公司机密或对对方履约监管不力，造成损失和影响的，可视情节，给予警告、扣发奖金、调离岗位，以至辞退的处分。
第七章附则
第二十八条各部门可根据实际情况制订相应的补充规定，补充规定必须符合本办法的精神。
合同管理制度执行情况是公司年度考核部门工作成绩的内容之一。
第二十九条本办法自印发之日起试行。
附表一
经济合同控制流程
根据公司计划目标和部门需要提出合同意向，选择初选意向单位。
（业务部门）
与对方单位初步洽谈，拟订合同初稿，填制合同要素表。
（业务部门）
重大合同公司
办公会议评审
总经理授权，业务部门、合同审算部进
行合同谈判，初稿公司各部门流转会审
根据谈判结果修改、完善，并规范合同
文本，附合同会签表报批。
（合同审算部）
NO退合
同审算部
履行完毕、合同归档。
（合同审算部档案室）
合同评审（分管领导、业务部门
及合同审算部、财务管理部负责人）
YES
小额合同
确定合同文本，填制合同会签表，报批。
（合同审算部、分管领导）
跟踪监督、信息反馈
授权分管领导审批（总经理后审）
总经理审批
修改补充合同（业务部、合同审算部）
复核、盖合同章、录入电脑。
（合同审算部、财务管理部）
合同分类、编码存档。
（合同审算部）
履行合同（业务部门、合同审算部）
累计变更
10万以下
累计变更
40万以上
累计变更
10万以上
设计变更、工程变更
附表二：
经济合同分类及编号
按合同类别分
按项目分
其他
建材采购设计
设备采购
安装工程
土建工程
勘测设计
土方挖运、挡土墙等
勘测、设计
按施工单位分
按细项分分
按工程分
F其它经济合同
D设备维护维修
C:
ISO9000认证
木门
基础
主体
铝合金工程
水
电
消防
电信
其它
气
D其它
B住宅
D其它
C其它有关合同
C其它采购
B广告、营销策划
B住宅
B低值易耗品采购
B设备采购
A建材采购
B房地产销售按揭担保协议
A向银行或其他金融机否贷款合同
A宿舍租赁合同
C商铺
A厂房
A市场调查
A厂房
C商铺
C企业形象策划
B房地产
（按总20000～）
A景区
（按总10000～）
04贷款、担保
05销售合同
09责任合同
08劳动人事合同
07其它经济合同
06物业租赁
03商品采购
01工程合同
A
B
C
D
商品房
福利房
福利房
商品房
微利房
所有合同
02中介代理
D其它
微利房
E清洁卫生合同
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江苏环球数字文化体验园有限公司合同管理制度
附表三：
经济合同审批程序及权限一览表
事项
标准
主办
部门
合同审算总监
财务
总监
公司分
管领导
授权
副总
总经理
备注
合同审批
与鉴定
小额合同
报
核
核
核
批
后审
一般合同
报
核
核
核
核
批
附表四：
合同评审报告
NO:
合同名称：
类别：
编号：
承办部门：
报批时间：
年月日
对方单位：
评审意见：
审小组（签名）：
年月日
附表五：
合同会签表
合同名称：
合同缔约他方单位
送审人
合同标的
送审时间
业务部门意见
合同预算部
合同审算总监意见
法律顾问
财务总监意见
分管副总意见
总经理审批
附表六：
合同要素表
业务部门：
送审时间：
合同名称
送审人
合同缔约他方单位
类别
合同标的
编号
合同要素（内容）：
一、标的：
二、数量（工程量）：
三、型号（规格）及质量：
四、金额：
五、履约方式：
六、履约期限：
七、履约地点：
八、其他条款：
附表七：
合同查阅、复印报告单
NO:
合同名称：
类别：
编号：
承办部门：
合同对方单位：
申请单位（部门）：
申请人：
申请理由（及证明）：
年 月 日
合同审算部（财务管理部）总监意见：
年 月日
附表八：
合同修改补充会签表
NO:
合同名称：
类别：
编号：
承办部门：
报批时间：
年月日
对方单位：
原 订 条 款
修改补充条款
原 因
领 导 审 批
承办部门负责人：
年 月 日
合同审算部总监：
年 月 日
财务总监：
年 月 日
分管副总经理：
年 月 日
总经理：
年 月 日
升级会员 