XX集团供应商管理制度.docx

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XX集团供应商管理制度

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管理体系指导性文件

文件编号：

供应商管理制度

受控常态：

受控

□非受控

分发号：

2010年08月08日发布2010年08月20日实施

XXXXXXXX有限公司

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B

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1.目的

规定供应商的评价、选择、认可、考核及资格取消办法，确保其供应物资在技术、品质、价格、交期及服务等方面满足公司要求。

2.适用范围

本程序适用于向本公司提供生产用原辅物料和零部件的供应商（包括生产厂家和代理及分销商）；也适用于公司外协加工（含半成品及成品）的供应商。

3.职责

3.1.1采购部负责寻找新供应商并定期对供应商价格、交期及服务等方面进行评估和管理。

3.1.2开发部负责样品的确认，必要时协助质保部评估供应商的产品开发、设计技术能力能否满足公司要求。

3.1.3质保部负责对供应商的质量体系进行评估及定期稽核、负责《合格供方名录》的维护和更新，并负责跟踪合格供应商质量情况。

3.1.4总经理负责批准《合格供方名录》。

4.物料分类：

本公司生产用原辅物料共分为以下类别

4.1A类物料：

在产品组成中起关键性功能作用的物料；

4.2B类物料：

在产品组成中除A类物料外的其它物料；

4.3C类物料：

在产品形成过程中，用于辅助作业或保护产品且对产品品质影响较大的辅助物料。

5.流程图

6.工作程序

6.1供应商选择

6.1.1采购部根据公司生产要求，通过新闻媒体、网络、产品展会等各种途径寻找并收集具有开发潜力的供应商资料。

流程图

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NO

OKOK

NO

OK

NO

OK

OK

OK

NO

NO

OK

6.1.2公司对供应商的选择原则是针对生产商，但某销售商为生产厂家指定代理商时，则该销

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售商可视为生产厂商。

6.2供应商评估

6.2.1提供新物料之供应商如以前为公司供应过其它物料时，可依其以往表现予以评估；与公司业务无关系的新供应商，采购人员与其初步洽谈并了解其基本情况后，要求填写《供应商基本资料表》，并对该收集到的供应商资料进行汇总，交采购部主管审核。

6.2.2采购部主管对该供应商拟采购的物料进行分类，连同收集到的资料一起交质保部主管。

由质保部主管根据提供的资料和物料类别确定是否对其现场评估。

a）如须现场评估时（主要是A、B类物料），则由质保部根据《质量管理评价表》编制《供应商现场检查表》，并组织采购、技术、开发（必要时）部门组成评估小组对该供应商现场评估，评估完成后，评估小组填写《供应商审核报告》交质保部主管审批。

b）如无须现场评估时（主要是C类物料）或现场评估存在实际困难，可由采购部向供应商发出《供应商调查问卷表》，由供应商根据企业实际情况填写《供应商调查问卷表》，并提供相关的资料（ISO9001证书、质量体系文件、公司概况及相关的产品测试资料等）寄回采购部。

质保部组织采购、技术、开发（必要时）部门组成评估小组对其资料进行评估。

评估完成后，评估小组填写《供应商审核报告》交质保部主管审批。

6.2.3供应商评估结论分为优秀/合格/需要改善/待定/不合格等情况，质保部主管根据评估结果决定其后续处理方式。

a）评估结果为优秀或合格时，采购人员可要求供应商提交样品和相关的资料交开发部进行样品确认。

具体依据《样品验收流程管理制度》处理。

允许提供二次交样不合格整改的机会，如第三交样还达不到要求则由采购部寻找新的供应商。

b）评估结果为需要改善或待定时，但由于特殊原因再次认可此供应商时，可由采购部提出申请，质保部向其发出《供应商改善行动要求》，限期改善后再次稽核。

如仍不合格则由采购部寻找新的供应商。

c）评估结果为待定时，但由于特殊原因再次认可此供应商时，可由采购部提出申请，质保部向其发出《供应商改善行动要求》，限期改善后再次进行现场审核。

如现场审核再次未能通过，则由采购部寻找新的供应商。

d）评估结果为不合格时，则由采购部寻找新的供应商。

e）供应商等级的评定按以下表中要求进行评定。

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供应商等级评定表

等级

得分

评价

处理措施

Ⅰ

100≥总得分≥95

优秀

高度推荐为合格供应商，等级为Ⅰ级。

Ⅱ

95＞总得分≥90

合格

推荐为合格供应商，等级为Ⅱ级。

Ⅲ

90＞总得分≥75

需要改善

待改善后，资料验证合格后，推荐为合格供应商，等级为Ⅲ级。

Ⅳ

75＞总得分≥60

待定

有机会，需改善后通知XX公司，进行二次审核。

Ⅴ

50＞总得分≥0

不合格

不考虑

6.3合格供方名录控制

6.3.1评估及送样确认合格的供应商，由采购部根据《质量保证协议》模版与供应商签订《质量保证协议》。

经质保部主管同意后，由质保部供应商管理工程师将供应商编入《合格供方名录》交质保部主管审核，报总经理批准。

6.3.2如客户指定、独家专卖或专利技术之厂商、国内大中型知名企业、优质品牌的厂商，可

不受6.2.2条款限制，经总经理批准直接列入《合格供方名录》。

6.3.3批准后的《合格供方名录》以受控文件发至进厂检验、采购部、仓储中心等相关部门。

6.3.4质保部供应商管理工程师负责更新与维护，采购人员分发采购订单时，必须以最新版本《合格供方名录》为准选择交易对象。

如《合格供方名录》有任何变动时，质保部必须及时通知相关部门。

6.4供应商表现评估

6.4.1供应商日常来料发生品质问题时，质保部供应商工程师及时通过采购部向其发出《供应商改善行动要求》，要求进行原因分析并限期提出改善对策。

采购人员负责跟进《供应商改善行动要求》处理进度，质保部供应商管理工程师跟踪品质问题的改善效果并记录和关闭《供应商改善行动要求》。

6.4.2质保部供应商管理工程师每月根据进厂检验结果，生产投诉不良品率等对供应商品质状况进行分析，并把结果通知供应商，并对品质较差的供应商制程进行稽查，以了解品质倾向。

如发现重大缺陷时填写《供应商审核报告》交其限期改善。

6.4.3质保部供应商管理工程师每半年组织采购、仓储中心等部门对供应商表现进行考核，考核后填写《供应商考核表》，并根据考核结果对供应商进行等级评定。

6.4.4供应商考核评价项目及分数比例如下（满分100分）：

（1）品质水平：

40分；

（2）交期：

20分；

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（3）价格：

15分；

（4）服务：

15分；

（5）产能/订货周期：

10分。

6.4.5供应商评分及等级评定标准如下：

（1）品质水平：

供应商管理工程师每月根据以下项目确定每一供应商品质评分，以此衡量供应商来料品质水平。

a）来料不良品率（60%）计算公式：

不良品率（D）=每月检验出不良品数每月检验总数×100%

得分=（1-D）×60%×40分

b）生产现场投诉不良品率（40%）计算公式：

生产现场投诉不良品率（P）=生产现场投诉不良品数每月来料总交验数×100%

得分=（1-P）×40%×40分

c）供应商每月品质水平得分=a+b

d）半年度品质水平得分=（每月得分总和）/6

（2）交期评分：

仓储中心依据订单规定交期对供应商当月各批订单交货进行评分，评分方法为：

a）准时交付得20分；

b）延迟1-2天每批扣2分；

c）延迟3-4天每批扣5分；

d）延迟5-6天每批扣10分；

e）延迟7天以上每批得0分；

仓储中心每月将同一供应商当月各批订单交货评分予以平均，得出该供应商月交期平均分，然后计算该供应商半年度交期平均分。

（3）价格评分：

采购部每半年度根据供应商价格水平及报价评分，评分方法：

a）报价迅速、价格具有竞争力：

15分

b）报价迟缓、价格尚公平：

10分

c）报价迅速、价格稍偏高：

8分

d）报价迟缓、价格稍偏高：

5分

e）报价迟缓、价格偏高：

0分

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（4）服务评分：

质保部供应商管理工程师和采购人员根据供应商服务水平及解决问题的态度好坏评分，评分方法：

a）《供应改善行动要求》回复时间长短评分（由质保部负责评分）：

回复时间为3天内8分

回复时间为1周内6分

回复时间为1-2周内3分

回复时间为1个月内1分

回复时间超过1个月0分

b）不良退货交换行动评分（由采购人员负责评分）：

按期更换7分

偶尔拖延5分

经常拖延3分

置之不理0分

服务得分=a+b

（5）产能/订货周期评分：

采购人员根据供应商确定交货时间长短予以评分，评分方法：

a）交期限为1周内10分

b）交期限为1-2周内8分

c）交期限为3-4周内6分

d）交期限为5-6周内3分

e）交期限为6周以上0分

（6）质保部供应商管理工程师根据供应商半年度考核得分总和将供应商分级如下：

等级

得分

评价

处理措施

品质评分

Ⅰ

100≥总分≥90

优秀

高度推荐，增加采购量

≥32

Ⅱ

90＞总分≥80

优良

推荐，维持采购量

≥28

Ⅲ

80＞总分≥60

可接受

适当减少采购量

≥24

Ⅳ

60＞总分≥50

差

暂时采购，限期改善

≥20

Ⅴ

50＞总分≥0

不合格

取消供应商资格

＜20

注：

对于提供多种来料的供应商，取其品质水平得分之平均数决定其品质评分等级。

如总分达到分数要求，但品质评分达不到，则依照品质评分该供应商降一级。

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6.5供应商资格取消

6.5.1供应商首批来料不良时，供应商管理工程师向其发出《供应商改善行动要求》，如果连续不良且因主要缺陷点批退时，供应商管理工程师再次发出《供应商改善行动要求》，第三批来料仍因主要缺陷批退时，供应商管理工程师提出取消供应商资格申请，经质保部主管审核、总经理批准后将其从《合格供方名录》中删除。

6.5.2质保部不定期稽核供应商制程，发现重大缺陷时，发出《供应商改善行动要求》要求改善，如第二次稽核时仍末改善则取消其供应商资格。

6.5.3半年度考核为Ⅴ级（如考核为Ⅳ级但品质评分低于20分时，视同Ⅴ级），取消供应商资格；评分为Ⅳ级时，由供应商管理工程师发出《供应商改善行动要求》要求改善，改善末见成效者取消其供应商资格。

6.5.4供应商资格取消后，供应管理工程师立即更新《合格供方名录》，并将更新后的《合格供方名录》重新审批后分发至相关部门。

7.战略供应商和主力供应商的培育

7.1战略供应商和主力供应商是企业的合作伙伴，只有XXXX的发展才能使供应商得到发展，同样，供应商的发展也促进XXXX的发展。

因此，大力培育战略和主力供应商，优化供应商,成为供应管理的重要内容，并确保大量物资采购越来越向战略供应商和主力供应商群体集中。

7.2在科学评价与选择基础上，寻求和培育基于合作伙伴关系的战略型供应商，以提升自身的核心能力，赢得竞争优势，组织相关技术、质量等相关人员进行重点培育扶持。

在供应商的能力提升扶持方面，应做好以下几方面：

7.2.1扶持供应商提升设计和制造过程的质量保证能力：

主动与供应商沟通，让供应商精确掌握我们的要求；对供应商的先期产品品质规划和管理计划和生产零部件过程进行监督和指导，给予供应商需要的技术支持；与供应商共同改进零部件的质量问题；与供应商共同完善其采购过程、制造过程的质量控制手段和方法；帮助供应商完善生产、物流过程中的标识管理和不合格品（特别是让步接收件和返工件）控制等。

7.2.2扶持提升供应商成本控制能力：

与供应商进行采购资源共享，帮助供应商开发更廉价的采购渠道；给予供应商尽可能充足的生产周期，采购量尽可能稳定；与供应商共同改善其物流和制造过程，减少无效劳动，缩短生产周期；与供应商共同探讨改善库存管理的办法，帮助供应商降低其原材料、在制品、成品的库存量；帮助供应商改善其生产工艺，减少生产

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过程中能源、辅料、耗材的消耗等

7.2.3完善供应商计划管理：

督促、帮助供应商建立、完善相应的计划管理手段，确保供应商收到订单，并能够将订单转化为各部门的工作任务；跟踪供应商的订单执行情况（如物料采购进度、生产进度、交付进度）进行即时监控；为供应商提供员工培训，使供应商能持续的提高。

7.3提高物料采购人员的专业化管理水平，重点培养采购人员。

合理编制采购计划，在确保正常生产的情况下，严格控制采购数量，降低库存量；

7.4对历史采购合同数据定期进行系统分析，合理确定供应商数量（削减和开发），提高主力供应商网络成员的比例，跟踪供应商供货情况，考核供应商绩效，编制月报，发布供应商使用情况，并打破独家采购现象，寻求新货源。

7.5加强供需双方中高层互访沟通，建立信息互信共享方法，坚持互助互信、互惠互利，与供方签订供货协议（付款条件的确定，应充分考虑自身的承付能力），严格按协议执行。

特别情况发生时，应主动与供应商沟通协商，取得供应商的支持。

7.6根据物料的重要度，对部分物料采购实行综合打分制，内容包括该供应商的经营理念、经营规模、质量保证能力、交货及时性、价格水平及历史供货情况等方面，对优质供应商进行政策倾斜。

7.7经公司领导审批，主力供应商可发展更高层次的战略伙伴关系，物料价格可招标豁免，通过谈判等方式实施战略采购，签订长期协议，建立起双方稳定的战略合作关系。

8.相关文件

YG/GL06-004《样品交验流程管理规定》

YG/MS02019《采购控制程序》

9.记录

《供应商基本资料》

《供应商审核报告》

《供应商改善行动要求》

《样品验收单》

《合格供方名录》

《供应商考核表》

《供应商月品质报告》

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《供应商调查问卷表》

《质量管理评价表》

《供应商现场检查表》

《供方审核评价计划》