办公室制度(试行版).docx

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办

公

室

职

责

四川泸天化麦王汇兴水务有限责任公司

编写____________________

审核____________________

批准____________________

办公室管理制度

一、职责范围

1、办公室人员在领导的主持下开展办公室的各项工作。

2、负责办公室相关规章制度的起草编写、一般性文书的整理汇编、资料信息收集编撰等文字工作。

3、负责公司文书管理、办公用品管理、会议管理、清洁卫生管理等工作，保证各项事务有序开展。

4、协调各部门之间的行政关系，为各部门工作开展提供相应的服务。

5、负责公司对内、对外公共关系的维护和改善，做好来客接待和公司的各项宣传等工作。

6、收集各部门反馈信息和外部资讯，上传下达各种指令，及时做出整理，当好领导参谋。

7、协助其他部门工作，完成上级交代的其他工作。

二、办公室事务管理

（一）文件管理制度

第一条管理要点

1、为使文件管理工作制度化、规范化、科学化，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用。

2、文件管理的范围包括：

上级下发文件、公司各类制度文件、外部传真文件、政策指导类文件、各类合同文件等。

3、制度类文件按照公司文档统一格式进行编写，统一页眉、页脚，写明公司全称及文件性质；正文部分写明题目、时间、发文部门、内容等信息；措辞规范，表达无歧义。

4、根据文件属性、类别，对所有文件进行编号，根据编号定期归档，做好相应的文字记录，以备查阅。

第二条制度规范

1、文件的起草、收发、打印、归档整理、借阅销毁等由办公室人员负责执行。

2、公司上报下发正式文件的权利主要集中在行政办公室，各部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。

3、公司对内公开文件由行政办公室负责起草和审核，总经理签发；各部门需要向下或对外发文的文件由各部门负责起草，行政办公室负责审核，审核无误后行政办公室打印，打印后送回起草部门校对，校对无误方可正式打印，由总经理签发。

4、机密文件由行政办公室保管，对一般性文件进行分类管理，定期整理并制作相关报表。

5、各部门因工作需要可借阅一般性文件，需严格履行借阅手续，对有密级程度的文件，需总经理批准后方可借阅。

6、办公室人员对文件借阅情况进行登记，做好借阅记录并限期清退。

7、按时间、内容、部门、名称等内容分门别类进行整理，附件、批件、定稿等资料收集完全，存档备案。

半年一小清，年终一大清。

8、根据存档时间及存档的必要性对文件进行销毁，需上报签字批准，按照文件管理制度进行处理。

第三条文件管理流程设计

1、内部文件管理流程：

起草文件→审查编号→审批、签发→打印文件→下发文件→文件存档

2、外部文件管理流程：

外部收文→文件整理→文件存档→清退→文件存档→文件销毁

3、借阅流程：

提出申请，办理手续→批准→借阅→清退→文件存档→文件销毁

（二）文书管理制度

第一条管理要点

1、为确保文书制发、处理、管理工作顺利进行，保证公司内部资料的安全性、完整性，促进与提高组织管理工作的效率，充分发挥文书在各项工作中的指导作用。

2、文书管理范围包括：

一般性文书（通知、公告、提案意见、会议纪要、总结汇编）、行政人事部发文文书（学习资料、各类简报）、宣传资料、各类应存档的图表、其他有关公司的重大事项文书资料。

3、除通知外，一般性文书没有固定的格式，但必须标有页眉页脚，文本内容可根据文书具体内容进行调整。

4、根据文书性质进行编号整理，定期对文书进行归档整理，保持纸质文档与电子文档的同步更新。

第二条制度规范

1、根据公司实际需要及上级安排，起草编写内部公开文书，发文学习。

2、按照文书管理范围，办公室的发文根据需要填写《发文簿》，所有文书原稿均由办公室分类存档备查。

3、办公室发出的学习文书，需附上学习进度表；阅读者需认真学习并签名备注。

4、按时间、内容等降序排列，整理归档，坚持平时归档与年终归档相结合，对照编号列出整理清单。

5、根据文书的时效性和保存的价值性，对文书进行整理销毁；须上级审批同意，方可销毁。

6、若发现文书丢失，办公室人员必须查明原因，如实向主管部门报告，若未查明原因，则由办公室负责承担。

7、违反以上规定者按照相关规定予以惩处。

第三条流程设计

起草文书→填写《发文簿》（需要时）→发文→存档→更新目录（纸质档与电子档）→借阅→清退→审批→销毁

（三）档案管理制度

第一条管理要点

1、为了维护档案的真实性和可查阅性，使档案管理更科学、更专业，及时分类、整理、编辑、传递文书资料，提高档案管理质量与效率。

2、档案管理范围：

公司各类证照及各类文件、文书资料、其他应存档的信息资料。

3、根据文书整理和文件整理编号，对对应资料进行相应的归档、整理、备注，并存入专门的档案文件柜保管。

第二条制度规范

1、应归档的文件、材料由办公室人员负责收集，份数齐全，包括附件、批复、定稿等。

2、所有归档文书材料经过初步整理，根据时间先后顺序再按同一项目文书材料集中整理，并贴上标签。

3、坚持平时归档与年终归档、定期归档与不定期归档结合，对照编目，列出清单。

4、各部门需借阅相关档案，须由总经理签字，审核通过后方可借阅，不得抄录、复制或借出。

5、档案管理人员必须遵守保密规定，履行保密手续，特别是员工个人信息、公司图片等主要资料的保管，确保档案安全与完整。

6、档案接收、移交，必须根据档案管理制度严格做好记录。

第三条流程设计

根据文件、文书目录整理需要归档的档案→排序整理，编制编目→存档→借阅→清退

三、办公用品管理制度

第一条管理要点

1、为了加强办公用品管理，规范办公用品管理各项程序，节约办公经费，提高利用效率。

2、办公用品管理人员负责办公用品的处理和管理工作，权责一致严格要求，无私自挪用现象。

3、根据物品所属类别，对办公用品进行及时出入库登记，注明名称、数量、规格、单价、出入库时间等，做到账物相符。

4、办公用品的采购，应进行多方比较，保证性价比和质量，择优选用，合理开支。

第二条制度规范

1、公司办公用品的采购、保管、发放和办公设备的入库登记由行政办公室全权负责。

2、根据物品所属类别，对办公用品进行及时出入库登记，注明名称、数量、规格、单价、出入库时间等，做到账物相符。

3、各部门申领的办公用品需及时发放，并做好填表记录；因特殊情况急需领用未填表登记，事后须及时补填。

4、任何人未经允许不得进入办公用品管理室，不得私自挪用办公用品。

5、办公用品管理人员负责收发入、离职人员的办公用品。

6、办公室建立公司固定资产总账，每年进行一次汇总普查。

四、会议管理制度

第一条管理要点

1、为了提高会议质量，促进有效沟通，提高行动能力，进而规范会议管理。

2、根据公司实际及具体的情况，确定会议召开的必要性。

3、清楚会议召开目的，合理安排时间，做到少而精，讲究高效原则。

4、按照制度规定，严格会议管理，参会人员准时参加会议，并遵守会议纪律。

5、会议组织者审时度势，明确会议要点，做好一切准备工作。

第二条制度规范

1、收集会议议题，根据选定的议题收集会上所需资料，拟定会议时间、地点等做好会议通知工作。

2、会议主持人负责会议的召开并负责现场秩序的维护，办公室人员负责做好相应的会议记录。

3、办公室人员根据参会人员的发言状况及相关事项，及时整理好会议记要或者会议决议，打印并传阅。

4、按照时间排列，将所有会议记录文字资料和电子资料同步整理并归档。

5、会议记录为公司的机要档案，保管人员不得擅自外泄。

如需查阅应严格按照文书管理制度规定执行。

第三条管理流程设计

会前：

确定议题、会上所需资料准备、通知→会中：

积极参与，做好会议记录→会后：

整理会议记录→传阅→归档整理

五、清洁卫生管理制度

第一条管理要点

1、为了营造一个良好的工作环境，树立公司形象，保证清洁卫生管理工作顺利进行。

2、按照规定，清洁人员完成所有规定项目，并达到相应洁净标准。

3、办公室管理人员为第一责任人，管理所有清洁项目并不定时对卫生进行保持与维护。

第二条制度规范

1、清洁区域包括：

办公区域、卫生间、会议室、过道等办公场所及其设施的卫生。

2、清洁卫生实行卫生责任制，办公室人员负责管理所有区域的清洁卫生。

以部门负责人为责任人，各部门办公室的卫生，由各部门负责日常保洁。

3、由办公室人员不定时对清洁卫生进行维护，保证地面整洁，茶水供应，洗手间的整洁和卫生纸供应等工作。

4、未按要求清洁者，按照规定予以处罚。

六、日常事务管理

（一）接待管理

1、来客接待是行政事务的重要组成部分，为使接待工作规范有序，维护公司的良好形象，对接待工作做具体的要求。

2、以主动、热情、礼貌为原则，接待人员应落落大方，以礼相待。

按照接待要求，严格自己要求，做到言行、礼仪规范。

3、接待人员问清来者意图，引领其见所需见的人员，并奉上茶水，做好一系列的后续工作。

（二）后勤管理

1、为了认真贯彻公司的各种制度，充分发挥和调动员工的积极性和主动性，根据实际严格制度。

2、后勤管理分为日常清洁卫生管理和考勤登记汇总管理工作。

3、办公室人员负责每日的清洁卫生监督和维护，及时提醒各部门做好办公室卫生工作。

4、办公室人员每月根据员工在钉钉软件上的考勤情况进行汇总统计，根据汇总情况发放加班补助等。

（三）文化宣传管理

1、负责公司内部文化活动的宣传和落实工作，同时负责公司外部的宣传维护工作。

2、根据需要，及时收集信息、加工信息，做好信息传递工作。

3、关注国家政策法规，及时记录政策动向，制作简报以供学习。

4、收集与工作有关的学习资料，丰富大家的知识面，附上签阅单进行进度跟踪。

（四）其他事务

1、名片制作、收发传真等其他事务。

2、负责公司文书的打印复印工作。

3、负责树木花卉的养护工作。

4、协助其他部门工作，完成上级交代的其他任务。