档案工作管理制度.doc

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档案管理制度

第一章总则

第一条为加强公司档案管理工作，充分发挥档案在经济工作中的作用，为公司积累档案史料，根据《中华人民共和国档案法》等有关规定，结合公司的实际情况，制定本办法。

第二条本办法所称的档案是指公司从事房地产开发、商务运营等工作中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同载体的历史记录。

第三条公司档案是基础管理工作的组成部分，对提高工作效率和质量具有重要作用。

第四条公司档案工作实行统一管理的原则。

在工作活动中形成的文书档案、工程档案、会计档案、声像档案、电子文本、实物档案均有总裁办统一管理。

第五条加强档案工作的科学管理，建立健全各项规章制度，把档案工作列入工作计划，列入有关人员职责范围和岗位责任制中，并定期检查、考核、保证档案工作的规范性、系统性和延续性。

第二章档案工作机构和任务

第六条公司总裁是档案管理部门，负责指导、监督、检查各业务部门的档案管理工作；其他部门指定专人负责本部门形成的业务材料的收集、整理、立卷、归档、移交工作。

第七条档案管理部门的职责：

（一）宣传贯彻《档案法》及相关规定，提高员工的档案意识及档案工作管理水平。

（二）负责制定档案管理工作各项办法、规章制度。

（三）负责管理公司不同门类、不同载体的全部档案和公司经营活动中有关的内部资料，做好档案、资料的收集、整理、鉴定、保管、统计、检索工作。

（四）督促和指导各部门做好文件资料的整理归档工作。

（五）贯彻执行党和国家的保密制度，确保档案和资料的安全。

第八条专兼职档案工作人员要坚持党的路线，认真执行党和国家的各项方针、政策，热爱档案事业，刻苦钻研档案管理基本理论和房地产业务知识，努力提高政治思想觉悟和业务水平，以保证档案工作的顺利进行。

第三章归档范围

第九条档案的种类

（一）法规性文件。

包括上级颁发、需公司执行的，或由公司制定的各种标准、规章制度等。

（二）企业的重大决议。

包括由公司办公会及其相关的行政会议等形成的文件和会议材料、会议记录等。

（三）计划性文件。

包括公司发展规划、开发经营计划、财务计划等。

（四）总结性文件。

包括公司年度和月度工作总结、部门的年度和月度工作总结、单项性工作总结、调查报告等。

（五）批示性文件。

包括公司的各类批复、月度重点工作等。

（六）凭证性文件材料。

包括公司各部门上报的在经营活动中形成的原始记录和凭证，如：

财产状况、房屋销售、合同书、协议书等原始记录和文本。

（七）证件性文书资料。

包括法人营业执照、土地使用证、土地许可证、房屋产权证、开发资质证、施工许可证、规划许可证、预售许可证、企业和产品获得各类荣誉牌匾和证书、达标证书和证明等。

（八）汇报性文书资料。

包括公司上报各级主管部门的文件资料和相关统计表，以及公司领导在外部公共场合发言、汇报或发布的各类文书资料。

（九）人力资源资料。

包括公司各部门的人员任命、人力资源调整、人力资源管理、人才引进和培训、员工工资审核记录等相关资料。

（十）声像制品资料。

包括公司及各部门在其经营活动或政治、文化娱乐活动中，以及在外学习、考察时或外部门提供的，以声像形式记录下来的各种资料，如：

照片资料、录音资料、录像资料、影片资料等。

（十一）题赠性资料。

包括上级领导和外协友好部门或个人提供的题词、书画、工艺制品等。

（十二）技术性资料。

包括各类项目前期的可研报告、策划报告、项目规划图纸、施工图纸、文件资料；建设过程中形成的竣工工程图纸、竣工资料、临时资料等。

第四章文件资料的整理、归档

第十条公司总裁办负责制定各种门类、各种档案的载体分类方案，其他部门应严格按照归档与不归档的范围，将在工作活动中形成的具有保存价值的文件资料，收集齐全，分类整理、立卷归档，集中统一管理，任何部门和个人都不得将应归档的文件资料据为己有。

（一）各部门应在规定的归档时间内，把整理审定完毕的档案资料，移交档案室归档。

（二）归档文件资料必须完整、真实、准确，请示和批复、印本和底稿、正文和附件必须齐全。

（三）立卷应以本部门形成的文件为主，根据文件形成的特点，保持文件之间的密切联系，适当照顾文件的保存价值，使案卷能正确反映企业生产活动状况和面貌。

（四）立卷应以部门为主，结合文件形成特征的方法组卷，把有密切联系的文件组合在一起。

（五）立卷应把上级文件与本公司文件（除请示、批复外）按保管期限和文件年限分开立卷。

（六）立卷归档后，发现需立卷补充的文件资料，可按立卷原则进行插卷，使其保持文件资料的完整性。

（七）文件组成案卷后，卷内文件应按照一定规律进行排列，系统地反映问题，做到查找方便。

（八）各种实物档案（奖品、奖杯、奖章、锦旗、证书、牌匾、馈赠品等）归档必须有原件，并保持其完好无损。

（九）声像档案摄录必须详细记录事由、时间、地点、主要人物、背景、摄录者，归档声像资料必须是原版、原件、清晰、完整。

第十一条档案质量总的要求是：

遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。

（一）立卷时应编制好案卷目录，把文件的作者、标题、日期等项目填写清楚，概括而简洁的拟写好案卷标题，把案卷内容表达出来，装订整齐、牢固、无任何金属物、填写备考表，注明保管期限。

（二）填写案卷一律用碳素黑墨水钢笔或毛笔，禁止用圆珠笔或铅笔，字迹应清楚、准确。

第十二条对公司全宗档案应依据档案的来源、产生时间、内容和形式的不同进行科学分类。

文书档案按年度—保管期限—组织机构分类法进行分类；

工程档案按项目进行分类；

声像档案按年度—载体形式进行分类；

实物档案按年度—载体形式进行分类；

会计档案按年度—名称进行分类。

第十三条文书档案、工程档案的保管期限分为永久、长期、短期三类；会计档案保管期限分为永久、定期两类（定期保管期限分为三年、五年、十年、十五年、二十年五类）；声像档案、实物档案保管的期限分为永久、定期两类。

第十四条移交接收要求：

（一）文书档案由总裁办按照归档要求，将上一年度形成的文件材料进行分类、整理、并于六月底前归档。

（二）当年形成的会计档案，在会计年终了后，暂由财力资源部保管两年，期满后由财力资源部编制移交清册，向总裁办移交。

（三）工程档案应由相关部门专业人员在工程竣工三个月后，整理立卷登记造册移交总裁办。

第五章档案的借阅

第十五条档案主要供本企业利用，一般不外借。

如情况特殊，外单位人员须持介绍信，并经公司领导批准，可查阅无密级档案。

（一）各部门工作人员在办理档案借阅手续后，可直接查阅本部门业务范围的档案资料。

如需查阅非本部门的重要文件和密级档案，须经总裁办或原形成档案的部门领导批准，方可借阅。

（二）档案的借阅者应负责档案的完整和安全，不得私自影印、复制、翻印，不得擅自拆散、调换、抽取、污损、加标注证，不得转借，如有违纪，酌情处罚。

（三）对珍贵的或易损的档案，应制成复制品提供使用。

复制可采用复印、照片、重印副本、摘录等方式。

复制件应仔细校对，与原稿无误后，注明档案编号，然后提供使用。

如有必要，给复制件加盖公章，以示复制不会有误。

（四）必要时，总裁办应对所提供档案出具证明，证明材料写好后应仔细校对和审查，加盖公章后才有效。

总裁办证明只能证明某事在档案上有无记载，而不能对某事下结论。

（五）档案一般不得借出档案室。

如有特殊情况，可以做短期外借，最多为十天，但必须经领导批准并办理借阅手续。

第六章档案的管理

第十六条公司在工作活动中形成的全部档案为全部档案为一个全宗。

全宗内档案按不同门类、载体及不同保管期限分别系统排列。

案卷排列应统一，前后保持一致，不得任意改动。

第十七条采用科学的方法做好档案材料的保管工作，以确保档案材料的安全和最大限度地延长档案寿命。

档案材料如破损或字迹模糊，应及时进行修补或复制。

第十八条随着公司的发展，档案资料的增加，应根据保存资料的数量，设置必需的档案库房和柜架。

有条件时，做到档案库房、办公用房、阅档室三分开。

库房要坚固，并配有通风、防盗、防强光、防高温、放火、防潮、防尘、防鼠、防虫、防磁等设施。

档案库房温度要保持在14—24℃，相对湿度保存在45—60﹪。

第十九条档案库房应由专人负责管理，定期检查并做好统计工作。

第二十条总裁办应定期对已超过保管期限的档案进行鉴定处理。

档案鉴定工作，应在总裁办负责人的主持下和有关部室组成鉴定小组共同进行。

基本要求是：

根据档案鉴定工作的原则，做到手续清楚。

第二十一条鉴定工作结束后，应提出档案鉴定工作报告，对确无保存价值的档案进行登记造册，经公司领导审批后，予以销毁。

第二十二条销毁档案时，必须严守保密制度，指定两人负责监销。

监销人在完成任务后，要在销毁清册上签字，并注明“已销毁”字样和销毁日期。

第二十三条临时机构形成的档案，在工作结束后，必须进行系统整理，移交。

第二十四条档案工作人员调动时，必须在离职前将所整理的档案数量和状况交代清楚，履行签字手续，办好交接工作。

第七章档案的利用

第二十五条档案工作人员要熟悉所保管的档案情况，主动了解本单位各项工作利用档案的需要，积极开展档案的编研、开发和综合利用工作，为各项工作服务。

第二十六条总裁办应严格档案的借阅手续，根据档案密级程度，确定不同的利用范围及审批手续，并对档案的收进、移出、保管、利用等建立登记和统计制度。

附则

第二十七条本办法由公司总裁办负责解释。

第二十八条本办法自印发之日起施行。