房产公司行政管理制度.doc
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行政管理制度
第一章 总则 2
第二章会议管理 2
第三章办公环境管理 3
第四章归档管理 4
第五章印鉴管理 5
第六章公文打印管理 6
第七章办公及劳保用品的管理 6
第八章库房管理 7
第九章 电脑管理 8
第十章 电话通讯管理 9
第十一章车辆管理 10
一、车辆管理 10
二、车辆维修 10
三、违规与事故处理 11
第十二章司机管理 12
第十三章关于使用空调设备的规定 14
一、空调的启用 14
二、空调的使用 14
第十四章行政来访接待工作管理 15
第十五章奖罚制度 16
公司组织架构图 17
第一章 总则
（一） 目的：
完善公司行政管理制度，健全行政管理体系。
（二）适用范围：
本制度适用于公司所有行政管理工作。
（三） 行政管理工作一般需要遵循以下基本原则：
1.有序性：
使企业办公秩序规范、有序；
2.有效性：
以加强行政管理的有效性，在企业内部形成办事有程序，工作有标准，事事有人管，人人有专责的良好办公环境。
（四） 行政管理的主体包括：
公司总经理、常务副总经理、副总经理、总经理助理、财务部、审计部、综合管理部、人力资源部、预算部、营销部、工程部、规划开发部及下属公司。
（五） 综合管理部职责：
根据公司经营需要，负责组织制订公司行政管理制度，建立健全公司行政管理体系，保证公司日常经营活动顺利开展。
第二章会议管理
为了加强公司的规范化管理，完善各项工作制度，特制定以下会议管理制度：
（一）请假要于会议开始前经部门负责人及分管领导批准，并通知综合管理部，未经批准而擅自不参加会议的，将予以严厉处罚。
（二）严格遵守会议的开始时间，不得迟到，不得擅离会场。
（三）开会时，手机等能发出声响的物品要处于关机或振动状态。
开会时，不允许接打电话。
（四）开会时，不得睡觉，不得交头接耳，谈论与工作无关的内容。
（五）不得在会议室内大声喧哗。
（六）会场内禁止吸烟。
（七）各部门应定期召开工作会议，研究部门业务和管理工作。
（八）公司部门经理会议由综合管理部记录会议纪要并保存。
会议纪要应载明会议时间、地点、主持人、参加人、记录人，讨论研究内容，议定事项及责任部门、责任人，由综合管理部统一编号，于一个工作日内向总经理及常务副总经理呈递。
第三章办公环境管理
为规范办公秩序，创造整洁有序的办公环境，树立良好的企业形象，结合公司的实际情况，特制定本办法。
（一）公司综合管理部是办公环境管理的职能部门，负责相关规章制度的制定、落实、监督和检查。
（二）各办公室桌椅、物品、办公用品的摆放应整齐有序，不能杂乱无章，影响公司形象。
（三）各办公室的人员在每天上午上班后10分钟内应将本室卫生整理完毕，做到地面、墙面及办公家具整洁干净。
（四）各科室负责各自办公区域卫生，保证上班期间办公环境整洁干净，有脏乱差者进行相应处罚。
（五）员工在下班或外出办事离开办公室前，应将本人办公桌面整理干净，重要文稿须妥善放置。
（六）员工在上班时间内应自觉保持办公场所的清洁，不得乱扔烟头、纸屑等杂物。
（七） 办公室内禁止抽烟。
（八）员工应保持办公环境的安静，不得大声喧哗、聚众闲聊或追逐嬉戏，影响他人正常办公。
第四章归档管理
（一）本规定所指行政事务包括档案管理、印鉴管理、公文打印管理、办公及劳保用品管理、库房管理、电脑管理、咨询管理、车辆管理等。
（二）归档范围：
公司的规划、年度计划、统计资料、财务审计、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决议、决定、委任书、协议、合同、项目方案、通告、通知等具有参考价值的文件材料。
（三）档案管理要指定专人负责，明确责任，保证原始资料及单据齐全完整，密级档案必须保证安全。
档案的借阅与索取：
1.总经理、常务副总经理、副总经理、综合管理部经理借阅非密级档案可通过档案管理人员办理借阅手续，直接提档；
2.公司其他人员需借阅档案时，要经部门经理批准，方可并办理借阅手续；
3.借阅档案必须爱护，保持整洁，严禁涂改，注意安全和保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失，如确属工作需要摘录和复制，凡属非机密性档案，必须由部门经理批准方可摘录和复制；机密性档案（合同类）由主管副总批准方可摘录和复制。
（四）档案的销毁：
1.任何组织或个人非经允许无权随意销毁公司档案材料；
2.若按规定需要销毁时，凡属机密性档案须经总经理批准后方可销毁；一般内部档案，须经公司副总经理批准后方可销毁；
3.经批准销毁的公司档案。
档案人员要认真填写、编制销毁清单，由综合管理部经理监督销毁。
第五章印鉴管理
（一）所有置业公司、物业公司、建筑公司、新基公司、劳务公司、投资咨询公司、金汤豆捞、农林公司的印鉴由综合管理部负责保管。
（二）公司全部印鉴的使用需由主管副总经理签字许可，财务部使用印鉴需由财务总监签字许可后，管理印鉴人方可盖章。
（三）公司所有需要盖印鉴的介绍信、说明及对外开出的任何公文，应统一编号登记，以备查询，存档。
（四）合同类文件必须由经办人在合同上签字，同时附有签完字的合同流转表方可盖章。
（五）公司一般不允许开具空白介绍信、证明，如因工作需要或其它特殊情况确需开具时，必须经主管副总经理签字批条方可开出，持空白介绍信外出工作回来必须向公司汇报其介绍信的用途，未使用的必须交回。
（六）如违反以上规定者由直接责任人负责。
如印鉴管理人私自盖章引起的后果由印鉴管理人负责。
盖章后出现的意外情况由批准人负责。
第六章公文打印管理
（一）公司公文的打印工作由综合管理部负责。
（二）各部门打印、复印文件，需先登记。
（三）各部门打印文件，需提前排好版。
（四）各部门所有打印的公文，必须交综合管理部留底存档。
（五）各部门需配合综合管理部回收利用废纸。
（六）各部门打印文件时，须告知综合管理部是用循环纸还是用白纸。
第七章办公及劳保用品的管理
（一）办公用品的购发：
1.每月月底前，各部门负责人将该部门所需要的办公用品制定计划提交综合管理部，经审核后，由综合管理部统一购买。
2.综合管理部每月月初购置办公用品，凭经公司审批后的申购单，负责将办公用品购回，根据实际工作需要有计划的分发给各个部门，由部门经理签字领回；
３．如有特殊原因急用的办公用品，公司领导签字同意后，由综合管理部当日购置；
4.除正常配给的办公用品外，若还需用其它用品的须经综合管理部经理批准方可领用；
5.公司新聘工作人员的办公用品，综合管理部根据部室负责人提供的名单和用品清单，负责为其配齐，以保证新聘人员的正常工作；
6.负责购发办公用品的人员要做到办公用品齐全、品种对路、量足质优、库存合理、开支适当、用品保管好；
7.负责购发办公用品的人员要建立帐本，办好入库、出库手续。
出库一定要由领取人员签字。
（二）劳保用品的购发：
劳保用品的配给，由综合管理部根据各部、室的实际工作需要统一购买、统一发放。
第八章库房管理
（一）库房物资的存放必须按分类、品种、规格、型号分别建立帐卡。
（二）采购人员购入的物品必须附有入库单，收票时要当面点清数目，检查包装是否完好。
如发现实物与入库单数量、规格不符时，库房保管员应向交货人提出并通知有关负责人。
（三）物资入库后，应当日记入台账。
（四）严格执行出入库手续，物资出库必须填写出库单，经公司综合管理部批准后方可出库。
（五）库房物资一般不可外借，特殊情况须由主管副总批准，办理外借手续。
（六）严格管理帐单资料，所有帐册、帐单要填写整洁、清楚、计算准确，不得随意涂改。
（七）库房内严禁吸烟，禁止无关工作人员入内，库内必须配备消防设施，做到防火、防盗、防潮。
第九章 电脑管理
（一）为提高工作效率和现代化管理水平，公司根据实际工作需要，为各部门配备电脑。
为加强电脑管理，特制定本规定。
（二）公司综合管理部负责对公司所有微机进行统一管理和调配，并指定专人负责此项工作，负责对各部门所配备的电脑进行管理和维护。
（三）各部门电脑使用人员须切实担负起各自电脑及配套设备的使用和保养责任，要爱护设备，规范操作，并经常检查电脑及外设的状况，发现故障，应及时报请维修，以确保电脑处于整洁和良好状态。
（四）各部门电脑应由专业人员操作、使用，严禁非专业人员擅自使用电脑，若因此而导致电脑内储存的文件丢失或软件损坏的，由使用人承担相应责任，并视情节轻重予以行政处罚；若造成设备损坏的，使用人应照价赔偿。
（五）各部门电脑使用管理人员应遵守公司的保密制度，禁止他人未经允许擅自打开微机内文件。
如果输入电脑的信息属公司机密的，管理人员应将文件加密，未经批准不准向任何人提供、泄露，违者按公司《商业机密管理规定》的有关条款给予处理。
（六）未经部门经理许可，严禁使用电脑处理私人资料。
（七）严禁上班期间利用电脑看电影或上网娱乐，违犯者开除。
（八）凡发现电脑使用人员违章作业、保管不当或擅自安装、使用硬件和电气装置，造成硬件损坏或丢失的，其损失由当事人加倍赔偿。
第十章 电话通讯管理
（一）为规范公司通讯管理，保证通讯畅通，提高工作效率，节约办公费用，结合公司实际，特制定本规定。
（二）公司综合管理部是公司通讯管理的职能部门，负责通讯工具和设备的购置、登记、发放、费用控制和故障维修等。
（三）各部门经理为本部门办公电话管理的直接责任人，必须认真监督管理好本部门的办公电话。
（四）所有员工在办公室打电话时必须长话短说，讲究效率，每次通话时间一般应控制在三分钟以内。
严禁使用电话闲谈聊天，长时间占用线路，造成电话进出困难。
（五）严禁使用公司电话打私话。
（六）因业务需要在公司传真机上发送传真、打长途电话时，应自觉履行登记手续。
（七）公司在各办公室安装的固定电话，以及给相关干部员工配备的手机，均为公司固定资产，若发生丢失或损坏，有关责任人必须照价赔偿。
（八）公司所有员工应保持电话畅通，方便联络。
如有急事联系不上者，将依据具体情况予以相应处罚。
第十一章车辆管理
一、车辆管理
为加强公司车辆的保管及有效运用，特制定本制度。
（一）公司公务车辆的购置、档案保管、车辆年审及相关规费的交纳等事务，统一由公司综合管理部负责管理。
（二）公司车辆由公司综合管理部指派专职司机驾驶、保养，并负责维修、检验、清洁等。
未经车辆主管领导批准，严禁私自将车辆交与他人驾驶。
（三）车辆驾驶人必须具有合格驾照，方能驾驶相应准驾车型。
（四）未经副总批准，公司车辆不得借予本公司之外的人员使用。
（五）公司因公事需要用车的员工，需经过综合管理部经理批准方可用车，路途不超过三公里者自行解决。
（六）公司因工作需要配置专车的员工，在请假或出差时，应主动将车辆转交公司管理部。
（七）公司车辆油料由公司管理部统一购买，外出购油及维修须经综合管理部批准后，方可凭发票报销。
二、车辆维修
（一）车辆维修时应填写《车辆维修申请单》，注明行驶里程，审核批准后方可送修。
（二）车辆维修必须到公司指定修理厂进行，指定修理厂因条件所限不能维修的，必须到各车辆相对应的全国性特约维修站进行维修，否则维修费用一律不予报销。
（三）车辆因工作需要出长途时，在行驶途中发生故障或其它损耗急需修复、更换零件时，可视实际需要进行修理，但必须征得公司综合管理部的批准。
（四）如因驾驶人员使用不当或专职司机疏于保养，致使车辆损坏或机件故障，所需维修费用，视情节轻重，由驾驶人员或专职司机承担。
三、违规与事故处理
（一）因无照驾驶或未经许可将车辆借与他人使用而违反交通规则或发生事故的，由驾驶人和专职司机共同负担损失，并视情节轻重，给予行政处罚。
（二）因违反交通规则而发生的罚款，由驾驶人员自行负担。
（三）凡属公司车辆，非上班期间或因酒后驾驶发生的事故由使用人承担。
车辆在公务途中遇不可抗拒原因而发生车祸时，应先急救伤患人员，向附近公安机关报案，并立即报告管理部主管及相关领导。
如属轻微小事故，可向管理部报告后自行处理，事后将处理结果反馈给公司综合管理部。
（四）因意外事故造成车辆损坏，其损失在扣除保险金后，视实际情况处理。
发生交通事故后，如需向受害当事人赔偿损失，经扣除保险金后，差额部分视责任具体处理。
发生责任事故造成经济损失时，按事故的性质对用车人给予相应处罚。
1.一般事故：
经济损失在2000元以下（不含2000元），按10%处罚；
2.重大事故：
经济损失在2000——5000元（不含5000元），按8%处罚；
3.特大事故：
经济损失在5000元以上（含5000元），按6%处罚；
4.机件责任事故：
按损失金额的20%——50%处罚。
第十二章司机管理
为规范司机的行为，提高其工作效率，保障公司车辆安全高效的工作，特制定本规定。
（一）公司司机必须遵守《中华人民共和国道路交通安全法》及有关交通安全管理的规章规则，安全驾车。
并应遵守本公司其他相关的规章制度。
（二）司机应爱惜公司车辆，平时要注意车辆的保养，经常检查车辆的主要机件。
每月至少用半天时间对自己所开车辆进行检修，确保车辆正常行驶。
（三）司机应每天抽适当时间擦洗自己所开车辆，以保持车辆的清洁（包括车内、车外的清洁）。
（四）出车前，要例行检查车辆的水、电、油及其他性能是否正常，发现不正常时，要立即加补或调整。
出车回来，要检查存油量，发现存油不足一格时，应立即加油，不得出车时才临时去加油。
（五）司机发现所驾车辆有故障时要立即检修。
不会检修的，应立即报告管理人员，并提出具体的维修意见（包括维修项目和大致需要的经费等）。
未经批准，不许私自将车辆送厂维修。
（六）出车在外或出车归来停放车辆，一定要注意选取停放地点和位置，不能在不准停车的路段或危险地段停车。
司机离开车辆时，要锁好保险锁，防止车辆被盗。
（七）司机对自己所开车辆的各种证件的有效性应经常检查，出车时一定保证证件齐全。
（八）晚间司机要注意休息，不准开疲劳车，不准酒后驾车。
（九）司机需保持良好的个人形象，服装整洁卫生，注意手足、头发的清洁，注意驾驶过程中保持端正的姿势，并注意个人言行举止，文明开车，不准危险驾车（包括高速、爬头、紧跟、争道、赛车等）。
（十）司机因故意违章或证件不全被罚款的，费用不予报销。
违章造成后果由当事人负责。
（十一）车内不准吸烟。
本公司员工在车内吸烟时，应有礼貌地制止；公司外的客人在车内吸烟时，可婉转告知本公司陪同人，但不能直接制止。
（十二）出车前应根据目的地选择最佳行车路线，收车后认真填写《车辆行驶日志》，随车运送物品时，应及时向管理责任人通告，司机在乘车人（特别是公司客人和领导）上、下车时，应主动打招呼，开、关车门；乘车人上车后，应立即向其确认目的地；乘车人下车办事时，司机一般不得离车；乘车人带大件物品时，司机必须予以帮助。
（十三）上班时间内司机未被派出车的，应随时在综合管理部等候出车。
不准随便乱串其他办公室。
有要事确需离开综合管理部时，要告知管理人员去向和所需时间，经批准后方可离开；出车外出回来，应立即到管理人员处报到。
（十四）司机对管理人员的工作安排，应无条件服从，不准借故拖延或拒不出车。
对工作安排有意见的，事后可向综合管理部经理反映。
（十五）司机出车执行任务，遇特殊情况不能按时返回的，应及时设法通知管理人员，并说明原因。
（十六）下班后，应将车辆停放适当地点保管，不准私自用车。
（十七）司机未经领导批准，不得将自己保管的车辆随便交给
他人驾驶或练习驾驶，练习驾驶；严禁将车辆交给无证人员驾驶；任何人不得利用公司车辆学开车。
第十三章关于使用空调设备的规定
本着正确使用、安全管理、节约能耗的原则，根据季节气温的变化，对空调的启用、管理作如下规定：
一、空调的启用
（一）空调的启动要严格按照操作规程开启，严禁在冬天开启制冷或在夏天开启制热，否则，将对压缩机造成严重损坏，影响其正常的使用。
夏季开空调时间一般为6月1日-9月15日（三个月），冬季开空调时间一般为11月15日-2月28日（三个半月），特殊情况由综合管理部通知特殊处理；
（二）为节约能耗和延长空调的使用寿命，空调开启后，设置的温度要适中：
制热温度应设置在26度以下，制冷温度应设置在26度以上；以免空调机长时间工作，压缩机发热、发烫，影响正常使用。
二、空调的使用
（一）空调运行时，应关闭门窗；外出办事或下班最后离开办公室者，应注意关闭开关。
忘关者，一经发现，即对当事人罚款50元处理。
（二）使用空调时，必须十分注意爱护设备，如发现空调有异常噪音、冒烟、停转、不制冷或不制热现象，要立即关闭开关，以免造成毁坏，应立即联系综合管理部人员，派专业技术人员检修。
第十四章行政来访接待工作管理
为规范公司行政接待工作，树立公司的良好形象，特制定本制度。
（一）行政接待是指政府部门以及相关企事业单位负责人来访时，由公司出面进行的接待。
（二）公司综合管理部是行政接待工作的组织、实施部门。
（三）行政接待工作程序为：
1.接到通知后，首先了解来宾身份、人数、内容、抵达时间、有无特殊要求等；
2.妥善安排需要接送、住宿的来宾；
3.需要公司总经理或其他相关中高层管理人员接见的，要提前安排通知；
4.需要参观小区的，应提前通知相关部门做好准备，并拟定参观路线；
5.根据需要做好拍照和摄像；
6.视需要为来宾订购返程车（机）票，安排送客车辆和陪送人员。
（四）行政接待工作原则：
1.对来访者应诚恳热情、落落大方；
2.在接待中，要讲究礼仪：
在仪表上要衣着得体、仪容整洁；在举止上要稳重端庄、风度从容；在言语上要语气平和、礼貌文雅；
3.在接待工作中要综合考虑，把工作做得面面俱到、细致入微、有条不紊、善始善终；
4.在接待中要严格遵守公司制度，对重要问题要随时请示、汇报；对职责范围以外的事项不可随意表态；
5.在接待工作中要保守公司商业机密，切实维护公司利益和形象；
6.在接待座谈中，非特殊情况，不得随意走动、进出，保持接待工作的严肃性和礼节性。
（五）行政接待的服务标准
1.服务工作的“五声”
宾客来有迎客声；遇到宾客有称呼声；得到帮助有致歉声；工作失误有致歉声；宾客离开有送声；宾客发怒要无声。
2.服务工作的“十二字”
主动、热情、礼貌、快捷、耐心、周到。
3.服务工作的三轻
说话轻、走路轻、动作轻。
4，优质服务的标志
想在客人想到之前，做到客人开口之前，做到问一答三，做一想三。
5.见到客人应先做到
先打招呼：
“早上好、下午好、晚上好”。
字当头“谢”字随后。
好”不离口。
6，微笑的要求
微笑要发自内心，要笑的亲切、甜美、大方、得体、只有对客人尊敬和友善，对自己从事的工作热爱，才会笑容满面地接待每位。
（六）行政接待管理规定
为加强对外接待工作的管理，明确接待责任，规范接待行为，根据公司实际情况特制定本暂行规定。
1、综合管理部为公司接待的承办部门和接待工作的管理部门，主要负责接待公司总经理客人。
其它人员采取对口接待，由各对口部门负责，综合管理部协调各部门完成好接待任务。
2、接待工作要严格执行公司的有关规定，坚持“务实、节俭”的原则，做到有利工作、热情周到、勤俭节约、大方得体。
3、接待工作要注重实效，改善服务态度，提高服务质量。
4、各部门不得私自向客人馈赠礼品。
（七）凡在行政接待工作中由于违反本管理办法，而使公司形象受到损害者，公司将视情况给予行政处罚。
第十五章 奖罚制度
为提高公司执行力，增强工作效率，明确岗位责任制，依据公司实际情况，特制订本奖罚制度。
（一）公司对优秀员工、业务突出员工及对公司事业有特殊贡献的员工进行奖励，由各部门负责人建议，报人力资源部审核，经公司领导批准后进行奖励。
1、奖励形式如下：
（1）表扬：
口头表扬与通报表扬
（2）嘉奖：
金额100-200元。
（3）晋升工资：
员工有突出贡献，受到领导肯定的，可予以上调工资。
2、员工具有下列行为的，可视具体情形予以奖励：
（1）品德端正，工作努力，有出色或超常表现的；
（2）发现职责以外的故障，予以上报或妥善处理的；
（3）对经营业务或管理制度提出有效的合理化建议，得到采纳实施，并取得重大成果和显著成绩的。
（4）为企业取得重大社会荣誉，或其他特殊贡献，足为员工表率的；
（5）工作努力、业务纯熟，能适时完成重大或特殊任务的；
（6）其他对企业或社会有益的行为，具有事实证明的；
（二）公司对对违反公司行政管理制度、人力资源管理制度、财务管理制度等公司各项管理制度及部门规章的员工，未完成本职工作以及领导交办的临时工作、因失职给公司造成损失的员工；由各部门负责人建议，报人力资源部审核，经公司领导批准后进行处罚。
1、惩罚形式如下：
（1）警告：
警告三次以上罚款100元。
以下行为提出警告：
不服从工作安排，不遵守公司规章制度但未给公司造成不良影响和经济损失的行为。
（2）罚款：
100-1000元。
由于本人工作失职给公司造成不良影响和经济损失的，视情节轻重给予罚款。
（3）降低工资：
工作态度消极，效率低下，技能达不到公司要求的降级工资。
（4）除名：
降级工资后工作仍然表现不好，没有改进的，工作有重大差错的予以除名。
2、员工具有下列行为的，可视具体情形予以处罚
（1）工作时间未经批准离岗或窜岗、闲谈的；
（2）因个人过失发生工作错误的，视情形处以警告、罚款。
（3）在非吸烟区吸烟、工作时间吃零食以及在办公区从事娱乐活动；
（4）未按企业公章管理制度要求使用、保管印章，造成丢失、盗用等视情节轻重处以50～500元罚款，并警告一次；情形特别严重者予以降级、降职直至解除劳动合同。
（6）损毁公物除照价赔偿外，另处罚款50元；如查实属故意行为，视情节轻重加罚100～500元，并警告一次。
（7）利用职权、工作之便损公肥私，在对外交往中收受回扣或礼金，给企业声誉带来不良影响者，解除其劳动合同。
（8）其他违反企业制度和规定的行为，按相关制度或规定处理。
（三）公司董事长、总经理可依据公司制度及工作完成情况，宣布对员工和部门负责人进行处罚或奖励，由人力资源部按公司规章制度规定执行。
（四）所有员工罚款统一归为奖励基金，对先进员工进行奖励，年终剩余的，作为公司集体活动经费。
（五）各下属公司及相关部门，可依据本规定制定奖罚细则。
公司组织架构图
董事长
总经理
常务副总经理
副总经理
财务总监
财务部
物业公司
营销部
副总经理
工程部
规划开发部
预算部
综合人事部
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