工作分析--以万家公司为例.docx
《工作分析--以万家公司为例.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《工作分析--以万家公司为例.docx（27页珍藏版）》请在冰点文库上搜索。
万家公司的工作分析
一、背景
万家公司是一家大型的家用电器集团公司。
由于近年来公司发展过于迅速，人员也飞速增长，因此许多问题也逐渐暴露出来。
表现比较突出的问题就是岗位职责不清，有的事情没有人管，有的事情大家都在管，但又发生推诿扯皮的现象。
现在公司中使用的岗位职责说明已经是几年前的版本了，可实际情况却已经发生了很大变化，因此根本就无法起到指导工作的作用。
由于没有清晰的岗位职责，因此各个岗位上的用人标准也比较模糊。
这样人员的招聘选拔、提升方法就全凭领导的主观意见了；公司的薪酬激励体系也无法与岗位的价值相对等。
员工在这些方面意见很大，士气也有所下降。
最近，公司进行了一系列重组工作，年轻有为的新的高层团队也开始发挥作用，他们看到公司目前面脑的问题，决定请专业的咨询顾问进行一次系统的人力资源管理诊断和设计工作。
由于工作分析是各项人力资源管理工作的基础，因此专家建议首先从工作分析人手。
二、项目目标
通过工作分析，使万家公司各个职位的职责、权限、主要的工作绩效指标和任职者基本要求等内容得到明确清晰的界定，为各项人力资源管理工作打下基础。
在此过程中，理顺和调整一些不合理的岗位职责设置，并将新增加的岗位信息及时补充进去。
三、工作分析的准备工作
（一）成立工作分析项目实施小组
本次工作分析项目由外部的咨询顾问组成专家组，并且和万家公司有关人员共同组成工作分析实施小组。
万家公司参与到这个实施小组中的人有人力资源部人员和公司主管领导。
项目实施小组中人员的责任与分工（见表1）：
表1项目实施小组中人员的责任与分工
项目组成员
责任与分工
外部专家顾问
作为项目总体策划和实施的负责人，提供技术方案和指导，并通过可行的实施手段达到项目目标
1．项目实施方案和计划的制定
2．研究工具（调查表、问卷）的设计
3．实施调研、访谈
4．岗位说明书的撰写与修改
5．提供相关的培训
人力资源部
作为项目的协调与联络人，配合专家开展工作
1．帮助外部专家收集整理各种资料
2．分发回收调查问卷
3．安排其他人员配合专家组的工作
4．收集公司员工和管理人员在项目实施中的反馈意见，并把意见反馈给专家组和公司领导
5．协调安排工作所需的场所、材料、设备等
6．安排专家在公司工作期间的食宿、接待
公司领导
把握项目的总体方向和原则，并对工作结果进行验收
1．对专家组的总体方案和计划提出意见
2．对公司员工进行动员
3．对项目进程的检查和监督
4．听取阶段性的汇报
5．验收最终成果
（二）准备相关的资料
（1）组织机构图。
（2）各部门职能说明书。
（3）工作流程图。
（4）职权体系表。
（5）岗位责任制。
（6）参加调查的人员名单。
（三）设计有关研究工具
本次工作分析所使用的方法有（见表6—2）：
表6—2工作分析使用方法
方法适用范围
工作日志所有职位
调查问卷所有职位
访谈所有职位
现场观察法生产岗位
因此，专家组需要事先设计好相关的表格、问卷和访谈提纲。
（四）制定工作分析的实施程序和时间表
本次工作分析主要分为3个阶段进行，即准备阶段、实施阶段和结果整合阶段。
具体时间表如表6—3所示：
表6—3工作分析的实施程序和时间表
星期日
星期一
星期二
星期三
星期四
星期五
星期六
准备阶段开始
5.28▲
5.29
5.30
5.31
查看现有资料、设计调研工具、排定实施日程
6.1
6.2
6.3
6.4
6.5
6.6
6.7
6.8▲
实施阶段开始
召开动员会议、公布计划日程、发放工作日志和度调查问卷并培训填写方法
6．9－6.12，被调查人员记录工作日志，填写调查问卷
专家组进行现场观察
人力资源部派出访谈日程和人员名单
6.9
6.10
6.11
6.12
6.13
6.14
整理工作日志、调查问卷、观察记录
6.15
6.16
6.17
6.18
6.19
6.20
6.21
基层员工访谈
6.22
6.23
6.24
6.25
6.26
6.27
6.28
基层主管访谈
6.29
6.30
7.1
7.2
7.3
7.4
7.5
中层经理访谈
7.6
7.7
7.8
7.9
7.10
7.11
7.12
高层经理访谈
7.13
7.14
7.15
7.16
7.17
7.18
7.19
整理收集来的各种信息，撰写岗位说明书初稿
结果整合阶段开始
7.20▲
7.21
7.21
7.22
7.23
7.24
7.26
7.27
7.28
7.28
7.29
7.30
8.1
8.2
8.3
8.4
8.5
8.6
8.7
8.8
8.9
8.10
8.11
8.12
8.13
8.14岗位说明书初稿形成
8.15
8.16
修改岗位说明书：
高层领导提出意见，各级管理人员和员工对有关内容进行补充
8.17
8.18
8.19
8.20
8.21
8.22
8.23
8.24
8.25
8.26
8.27
8.28岗位说明书初稿形成
8.29
8.30
验收、公布、实施
8.31
9.1
四、工作分析的过程
下面我们将以公司中处于枢纽地位的行政管理部门——集团办公室中的职位为例，来看看如何通过工作分析的各种方法最终形成各个岗位的岗位说明书。
（一）基本信息
1．公司的组织机构图（图6—1）
2．集团办公室的职能说明（见表6—4）
表6－4集团办公室的职能说明
部门名称：
集团办公室
汇报给：
行政副总
下设部门：
行政事务部、公关宣传部、文秘档案部
部门工作目标：
为集团各部门和各分公司的运作与发展提供良好的后勤保障与公共关系支持系统
部门的主要职能：
1．制定集团的行政事务管理制度、公关宣传的有关制度以及文件档案管理有关制度。
2．对办公、车辆、环境卫生、安全保卫等各项行政事务实施管理。
3．制定集团整体形象的宣传与对外公关的策略，并配合企业文化建设开展对内宣传。
4．对集团上传下达的文件和往来公文进行管理。
集团总裁
总裁助理
行政副总
生产副总
产品研发中心
集团办公室
广州分公司
生产管理部
行政事物部
沈阳分公司
质量管理部
技术支持部
计划协调部
文秘档案部
材料采购部
上海分公司
西安分公司
成都分公司
武汉分公司
人力资源部
财务部
攻关宣传部
客户服务中心
安全生产办公室
产品一部
产品二部
产品三部
大客户部
市场部
销售管理部
销售副总
MIS系统部
图6—1公司的组织机构图
3．集团办公室的组织结构图（见图6—2）
集团办公室主任
集团办公室主任
公共关系专员
品牌管理专员
公共宣传部经理
高级秘书
秘书
综合文档管理员
主任秘书
文秘档案部经理
行政事务部经理
行政事务主管
行政助理
企业宣传专员
安全保卫主管
固定资产管理员
图6－2集团办公室的组织结构图
（二）信息收集的过程
1．填写工作日志（见表6—5工作日志填写说明）
表6—5工作日志填写说明
在填写工作日志之前，请仔细阅读下面的说明：
1．填写工作日志的目的是为了清楚地了解您的工作任务和职责，以便改进工作流程，提高工作效率。
关注的焦点是工作本身，绝对不涉及对您工作表现的评价。
2．关于工作日志中时间的填写方法：
开始时间：
一项工作活动开始的时间（以分钟为单位）。
结束时间：
一项工作活动结束的时间（以分钟为单位）。
所耗时间：
从事一项工作活动总共所耗费的时间（以分钟为单位）。
当一项活动是延续一段时间的活动时，可以记下开始时间和结束时间及所耗时间（中间如果插入其他活动，另外记下时间）；当活动持续的时间非常短暂，但是在一段时间内反复出现时，可以不记录每次的开始时间和结束时间，而记下在一段时间内发生的次数和总共所耗的时间。
3．请您在每天的工作开始之前将工作日志放在手边，按工作活动发生的顺序及时填写，切忌在一天工作结束后一并填写。
4．对工作活动内容的描述要尽可能具体化，判断工作内容描述是否具体化的标准就是没有亲自观察过您工作过程的人可以比较清晰地想像出您的工作活动。
5．不要遗漏那些细小的工作活动，以保证信息的完整性。
6．活动的描述中用职位代替人名，不要使看工作日志的人感到费解。
7．若因工作需要外出办事，应在归来后立即补充记录。
8．请您提供真实的信息，以免损害您的利益。
9．请您注意保管，以防遗失。
表6—6就是公关宣传部经理所记录的工作日志：
表6—6公关宣传部经理的工作日志
6月9日星期二
工作活动
开始时间
结束时间
所用时间（分钟）
8：
30
9：
30
60
审阅企业宣传专员交来的最新一期《万家人》稿件，对稿件的内容和排版设计提出意见
9：
30
11：
30
120
与广告公司协商广告有关事宜，品牌管理专员同时参加
11：
30
12：
00
30
继续阅读稿件
13：
00
14：
30
90
到集团公司主任办公室谈话，讨论关于举办大型广场晚会的问题
14：
30
15：
30
60
向公共关系专员传达集团办公室主任对广场晚会的意见，并讨论有关具体实施的问题，让公共关系专员草拟具体的实施计划
15：
30
16：
00
30
与几个媒体的朋友通电话，讨论广告宣传的有关问题
16：
00
17：
30
90
与企业宣传专员讨论对最新一期《万家人》杂志的意见，并进一步讨论对今后该杂志发展的意见
6月10日星期三
工作活动
开始时间
结束时间
所用时间（分钟）
8：
30
9：
00
30
回复几个业务有关的email
9：
00
11：
00
120
面试两个公关宣传专员的应聘者
11:
00
12:
00
60
与人力资源部的员工关系主管讨论《万家人》杂志的有关问题
13：
00
15：
30
150
参加市场部有关暑期促销活动的会议
15:
30
16:
30
60
文化演出公司前来洽谈有关大型广场晚会的事项
16:
30
17:
30
60
审阅《万家灯火》双周刊的大样
6月11日星期四
工作活动
开始时间
结束时间
所用时间（分钟）
8:
30
9:
30
60
广告公司送来最新的广告样片，提出修改意见
9：
30
10：
30
60
在各部门、各分公司的兼职宣传员工作会议上讲话
10：
30
12：
30
90
回复email，处理信件、传真
13：
00
17：
30
270
去参加大型广告传媒博览会
17：
30
21：
00
210
领导全部门员工准备明天迎接上级单位和新闻媒体到公司参观的事宜
6月12日星期五
工作活动
开始时间
结束时间
所用时间（分钟）
8：
30
12：
00
210
接待上级单位和新闻媒体参观
12：
00
13：
30
90
陪同领导午餐
13：
30
14：
30
60
与部门员工一起开会，总结本次接待参观中的经验教训。
并对部门一周的工作进行总结，提出下周的主要工作安排
14：
30
17：
30
180
撰写本周的工作总结和下周工作计划
2．填写调查问卷
表6-7是公关宣传部经理所填写的一份调查问卷
表6—7公关宣传部经理填写的调查问卷
（蓝色字体表示其选择的答案）
工作分析调查问卷
为了进一步深化公司（人事制度的）改革，特开展本项调查工作。
调查只针对岗位，不针对具体人员，请不必顾虑，如实回答，谢谢!
部门
集团办公室
职位
公关宣传部经理
上级主管
集团办公室主任
下属
品牌管理专员、公共关系专员、企业宣传专员
工
作
的
时
间
要
求
正常的工作时间每日自（8：
30）时开始至（17：
30）时结束
每日午休时间为
（1）小时，（50％）情况上可以保证
每周平均加班时间为（5）小时
实际上下班时间是否随业务情况经常变化。
（总是，有时是，偶尔是，否）
所从事的工作是否忙闲不均。
（是、否）
若工作忙闲不均，则最忙时常发生在哪段时间
每周外出时间占正常工作时间的（30％）
外地出差情况每年平均几次（5），每次平均需要（5）天
本地外出情况平均每月（10）次，每次平均（3）小时
工
作
目
标
主要目标：
为公司业务发展创建良好的公共关系环境
使公司的品牌得到推广，扩大知名度
使企业文化渗透到员工之中
工作
概要
用简练的语言描述一下您所从事的工作：
通过各种形式推广宣传企业的形象和品牌，建立广泛的公共关系，并在企业内外宣传企业文化
工
作
职
责
工作活动内容
占全部工作时间
的百分比（％）
权限
全权
部分
协助
举办各种宣传推广活动
30％
▲
负责公司形象广告和产品广告
30％
▲
创办对外宣传刊物《万家灯火》
15％
▲
创办内部刊物《万家人》
10％
▲
公关活动的组织接待
15％
▲
失
误
的
影
响
经济损失
12345
轻较轻一般较重重
公司形象损害
12345
轻较轻一般较重重
经营管理损害
12345
轻较轻一般较重重
若您的工作出现失误，会发生下列哪种情况
说明
（续）
失
误
的
影
响
不影响其他人工作的正常进行
只影响本部门内少数人
影响整个部门
影响其他几个部门
影响整个公司
如出现多种情况，请按影响程度由高到低依次填写在下面括号内
（5）
内
部
接
触
在工作中不与其他人接触（）
只与本部门内几个同事接触（5）
需与其他部门的人员接触（4）
需要与其他部门的部分领导接触（4）
需要同所有部门的领导接触
（2）
将频繁程度等级填入左边括号中
偶尔经常非常频繁
12345
外
部
接
触
不与本公司以外的人员接触（）
与其他公司的人员接触（4）
与其他公司的人员和政府机构接触（4）
与其他公司、政府机构、外商接触（4）
将频繁程度等级填人左边括号中
偶尔经常非常频繁
12345
监
督
直接和间接监督的人员数量（5）
直接监督人员的层次：
一般职工、基层领导、高层领导
只对自己负责（）
对职工的监督指导的责任（）
对职工有分配工作、监督指导的责任（）
对职工有分配工作、监督指导和考核的责任（x）
工
作
的
基
本
特
征
对自己的工作结果不负责任（）
仅对自己的工作结果负责（）
对整个部门负责（x）
对自己的部门和相关部门负责（）
对整个公司负责（）
在工作中时常做些小的决定，一般不影响其他人（）
在工作中时常做一些决定，对有关人员有些影响（）
在工作中时常做一些决定，对整个部门有影响，但一般不影响其他部门（x）
在工作中时常做一些大的决定，对自己部门和相关部门有影响（）
在工作中要做重大决定，对整个公司有重大影响（）
有关工作的程序和方法均由上级详细规定，遇到问题时可随时请
示上级解决，工作结果需报上级审核（）
（续）
工
作
的
基
本
特
征
分配工作时上级仅指示要点，工作中上级并不时常指导，但遇困难时仍可直接或间接请示上级，工作结果仅受上级要点审核（x）
分配任务时上级只说明要达成的任务或目标，工作方法和程序均由自己决定，工作结果仅受上级原则审核（）
完成本职工作的方法和步骤完全相同（）
完成本职工作的方法和步骤大部分相同（x）
完成本职工作的方法和步骤有一半相同（）
完成本职工作的方法和步骤大部分不同（）
完成本职工作的方法和步骤完全不同（）
在工作中您所接触的信息经常为：
说明
原始的，未经加工处理的信息
经过初步加工的信息
经过高度综合的信息
如出现多种情况，请按
“经常”的程度由高到低
依次填写在下面括号中
（2）
在您做决定时常根据以下哪种资料：
说明
事实资料
事实资料和背景资料
事实资料、背景资料和模糊的相关资料
事实资料、背景资料、模糊的相关资料和难以确定是否相关的资料
如出现多种情况，请按
“依据”的程度由高到低
依次填写在下面括号中
（2）
在工作中，您需要做计划的程度：
说明
在工作中无需做计划
在工作中需要做一些小的计划
在工作中需要做部门计划
在工作中需要做公司整体计划
如出现多种情况，请按
“做计划”的程度由高到
低依次填写在下面括号中
（3）
工
作
压
力
在每天工作中是否经常要迅速做出决定?
没有很少偶尔许多非常频繁
升级会员 